張梅

摘要：近幾年，社會(huì)一直處于不斷發(fā)展的進(jìn)程當(dāng)中，事業(yè)單位作為社會(huì)體系中的重要職能和服務(wù)部門，其檔案管理所面臨的挑戰(zhàn)也在不斷增加。建立科學(xué)有效的檔案管理體系能為事業(yè)單位發(fā)展提供堅(jiān)實(shí)的推動(dòng)力。將創(chuàng)新理念融入到事業(yè)單位檔案管理工作當(dāng)中已經(jīng)成為一種趨勢。新時(shí)期背景下，優(yōu)化檔案管理工作的意義不容小覷。本文就新時(shí)期事業(yè)單位檔案管理工作創(chuàng)新思路展開了一系列的研究。

關(guān)鍵詞：新時(shí)期;事業(yè)單位;檔案管理;創(chuàng)新思路

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)識(shí)別碼：A 文章編號(hào)：1001-828X（2019）018-0038-02

前言

在事業(yè)單位的管理工作體系當(dāng)中，檔案管理是其中的一個(gè)重點(diǎn)?？茖W(xué)的檔案管理機(jī)制能在很大的程度上促進(jìn)事業(yè)單位的穩(wěn)定發(fā)展，更好的發(fā)揮其在社會(huì)上的職能部門作用。事業(yè)單位檔案管理工作具有一定的綜合性，主要包括信息收集、整理以及歸納分析等方面。創(chuàng)新是新時(shí)期所主要提倡的一個(gè)理念，也為事業(yè)單位開展檔案管理工作提供了更多的發(fā)展契機(jī)。因此，事業(yè)單位的檔案管理人員應(yīng)該認(rèn)識(shí)到創(chuàng)新理念的重要性，并將其實(shí)際運(yùn)用于檔案管理工作當(dāng)中。

一、事業(yè)單位檔案管理工作的現(xiàn)狀

首先，檔案管理工作理念較為落后。傳統(tǒng)的工作模式下，事業(yè)單位開展檔案管理工作的方法主要是由工作人員對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行收集和整理，并且檔案的完善性不足，部分文檔字跡模糊不清，不完整、不準(zhǔn)確，缺乏整理歸檔的價(jià)值，給事業(yè)單位檔案管理工作和業(yè)務(wù)溯源帶來較大的困難。

其次，檔案管理工作制度不夠完善、落實(shí)不到位。隨著檔案管理理念與方法的發(fā)展，原有的檔案管理制度難以適應(yīng)事業(yè)單位機(jī)構(gòu)調(diào)整、業(yè)務(wù)發(fā)展需求，檔案收集、移交、歸檔、借閱流程不規(guī)范。由于檔案管理工作屬于職能性工作，單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作重視程度不足，部分領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為檔案管理工作可有可無，在這種觀念的影響下，部分部門對(duì)檔案管理工作支持力度不足，檔案移交不及時(shí)、不完整，借閱逾期不歸還等問題時(shí)有發(fā)生，嚴(yán)重影響了檔案管理的規(guī)范性、有效性。

最后，檔案管理工作方法與信息技術(shù)的結(jié)合程度較低。當(dāng)前，信息技術(shù)與各行各業(yè)之間的融合程度不斷提高，將其實(shí)際運(yùn)用于事業(yè)檔案管理工作當(dāng)中已經(jīng)成為了一種發(fā)展趨勢。在事業(yè)單位檔案管理工作中，由于領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作重視程度不足，加之信息化建設(shè)資金投入較大，單位檔案信息系統(tǒng)建設(shè)進(jìn)度緩慢，更多地以紙質(zhì)檔案形式保存、查閱，檔案管理難度大，難以挖掘檔案自身價(jià)值。例如，在同類型業(yè)務(wù)的處理中，原本可以參照以往處理方法，實(shí)現(xiàn)經(jīng)營、管理工作提升，但受限于檔案管理效率低下，檔案管理工作時(shí)效性低，制約了檔案管理工作作用的有效發(fā)揮。

二、新時(shí)期事業(yè)單位檔案管理工作的創(chuàng)新思路

1.革新檔案管理工作理念

從事業(yè)單位的角度來看，要想達(dá)到提高檔案管理工作質(zhì)量的目標(biāo)，就應(yīng)該對(duì)檔案管理工作理念進(jìn)行革新，在保留其優(yōu)勢的基礎(chǔ)上，融入創(chuàng)新理念，對(duì)其進(jìn)行改進(jìn)和優(yōu)化。所以，事業(yè)單位檔案管理人員應(yīng)向領(lǐng)導(dǎo)宣傳、普及檔案管理的重要作用，學(xué)習(xí)、宣傳和推廣先進(jìn)企業(yè)、單位檔案管理方法，提高單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作的重視程度，加大資金和工作支持力度。在企業(yè)內(nèi)部積極通過宣傳欄、企業(yè)微信群、公眾號(hào)等途徑普及檔案管理的重要意義，將檔案管理工作與企業(yè)業(yè)務(wù)經(jīng)營、知識(shí)管理、文化建設(shè)有機(jī)結(jié)合起來，提高全體員工對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)，在單位內(nèi)部形成良好的檔案管理氛圍，從而提高其他部門對(duì)檔案管理工作的支持力度，改善檔案收集不及時(shí)、不完整的情況，提高檔案管理工作效率與質(zhì)量。同時(shí)，為了促進(jìn)檔案管理工作創(chuàng)新發(fā)展，事業(yè)單位應(yīng)鼓勵(lì)員工提出合理化建議或意見，在現(xiàn)有檔案管理工作的基礎(chǔ)上，借助全體員工的智慧，為檔案管理工作出謀劃策，增強(qiáng)檔案管理工作創(chuàng)新動(dòng)力。針對(duì)檔案管理工作中存在的問題，檔案人員應(yīng)理性看待，加強(qiáng)與業(yè)務(wù)部門、職能部門溝通，認(rèn)真收集意見與建議，并組織相關(guān)部門討論、改進(jìn)和優(yōu)化檔案管理流程、方法，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作持續(xù)優(yōu)化。此外，隨著檔案管理工作的發(fā)展，新技術(shù)、新理念、新方法不斷涌現(xiàn)，事業(yè)單位應(yīng)定期組織檔案管理人員到先進(jìn)企業(yè)、單位進(jìn)行培訓(xùn)、交流，真正實(shí)現(xiàn)觀念創(chuàng)新、方法創(chuàng)新，提高檔案管理工作的規(guī)范性和創(chuàng)新性。

2.建立健全檔案管理工作制度

檔案管理制度是檔案管理工作的基準(zhǔn)，也是實(shí)現(xiàn)檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化發(fā)展的基礎(chǔ)，只有不斷健全、持續(xù)優(yōu)化的檔案管理制度才能適應(yīng)事業(yè)單位的發(fā)展。在實(shí)際工作中，事業(yè)單位檔案管理部門應(yīng)當(dāng)圍繞單位業(yè)務(wù)管理特點(diǎn)，制定科學(xué)合理的檔案管理制度，并結(jié)合單位工作重點(diǎn)調(diào)整進(jìn)行修訂和完善，使其與單位業(yè)務(wù)發(fā)展相契合。首先，事業(yè)單位的檔案管理人員應(yīng)該對(duì)這項(xiàng)工作形成全面的了解和認(rèn)知，以此為基礎(chǔ)建立檔案管理工作制度，并適當(dāng)?shù)闹赋鰧⑿畔⒒夹g(shù)與檔案管理工作相結(jié)合的創(chuàng)新方向。其次，將創(chuàng)新理念融入到檔案管理工作當(dāng)中的過程中，不僅應(yīng)該采用相應(yīng)的制度對(duì)工作人員行為進(jìn)行約束，也應(yīng)該相應(yīng)的約束事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)。例如，單位內(nèi)部的工作人員和領(lǐng)導(dǎo)想要通過檔案管理部門查閱檔案時(shí)，應(yīng)該出示相關(guān)的證件，如果是在網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中查閱，則需要用自己的賬號(hào)和密碼完成登錄，再進(jìn)行相關(guān)查閱。通過這樣的方式保證檔案管理工作的獨(dú)立性以及合理性。再者，為了強(qiáng)化檔案管理制度落實(shí)，檔案管理部門應(yīng)制定有效措施對(duì)資料收集、歸檔部門進(jìn)行約束和規(guī)范，對(duì)制度落實(shí)不到位的部門和人員制定相應(yīng)的處罰措施，提高相關(guān)部門對(duì)檔案管理工作的重視程度和支持力度。最后，將獎(jiǎng)懲制度融入到檔案管理工作當(dāng)中。對(duì)于工作表現(xiàn)優(yōu)秀的員工，給予獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)出現(xiàn)重大工作錯(cuò)誤的員工給予一定的懲罰。運(yùn)用健全的事業(yè)單位檔案管理工作制度來促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理工作的發(fā)展。

3.采用信息化檔案管理工作方法

在信息化背景下，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)積極建設(shè)檔案管理信息系統(tǒng)，以信息技術(shù)支撐檔案管理工作，加大信息系統(tǒng)建設(shè)資金投入，提高信息技術(shù)與事業(yè)單位檔案管理工作之間的結(jié)合程度。首先，可以通過計(jì)算機(jī)掃描等技術(shù)對(duì)一些紙質(zhì)檔案的內(nèi)容進(jìn)行電子存檔，實(shí)現(xiàn)電子檔案和紙質(zhì)檔案雙向管理。同時(shí)，篩選、對(duì)比檔案管理信息系統(tǒng)價(jià)格、功能、實(shí)現(xiàn)方式等，建設(shè)符合事業(yè)單位檔案管理實(shí)際需求的檔案管理系統(tǒng)，提高事業(yè)單位檔案管理工作信息化水平。其次，運(yùn)用信息技術(shù)建立動(dòng)態(tài)的信息化檔案，主要是對(duì)工作人員以及事業(yè)單位的發(fā)展情況實(shí)施動(dòng)態(tài)管理，將一些重要信息不斷融入到檔案當(dāng)中，提高其完善程度。例如，在對(duì)檔案進(jìn)行動(dòng)態(tài)管理的過程中，可以隨時(shí)利用信息技術(shù)對(duì)員工的檔案進(jìn)行不斷補(bǔ)充，在這樣的管理模式下，可以拓展檔案內(nèi)容的范圍，比如，員工的考勤情況、工作成果、取得的相關(guān)證書等方面都融入到電子檔案當(dāng)中。傳統(tǒng)的事業(yè)單位檔案管理方式大多是通過書寫的方式進(jìn)行記錄，這樣的模式下，會(huì)使得檔案信息的使用者需要耗費(fèi)較長時(shí)間在查找檔案上。運(yùn)用信息技術(shù)能實(shí)現(xiàn)快速對(duì)檔案進(jìn)行分類，并能直接運(yùn)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行查找。檔案信息的使用者只需要在檔案管理系統(tǒng)中輸入關(guān)鍵信息，就能馬上檢索到合適的檔案內(nèi)容。這樣的方式能在很大的程度上節(jié)約檔案查找的時(shí)間，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量。最后，事業(yè)單位檔案管理部門應(yīng)當(dāng)借助信息系統(tǒng)進(jìn)行數(shù)據(jù)挖掘和分析，梳理、分析單位管理、業(yè)務(wù)開展經(jīng)驗(yàn)，并形成分類知識(shí)，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作由簡單重復(fù)性工作向高價(jià)值知識(shí)管理工作的轉(zhuǎn)變，為單位決策、流程優(yōu)化、技術(shù)創(chuàng)新和員工培訓(xùn)提供有效的支持，促進(jìn)事業(yè)單位創(chuàng)新發(fā)展。

三、結(jié)語

綜上所述，在新時(shí)期背景下，傳統(tǒng)的檔案管理工作方法難以適用現(xiàn)代事業(yè)單位發(fā)展需求。將創(chuàng)新理念融入到事業(yè)單位檔案管理工作當(dāng)中具有關(guān)鍵性的意義。事業(yè)單位檔案管理部門應(yīng)從單位整體出發(fā)，借鑒和學(xué)習(xí)先進(jìn)企業(yè)、單位檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)，加大檔案管理工作宣傳力度，提高單位領(lǐng)導(dǎo)和員工對(duì)檔案管理工作的認(rèn)知水平，加大資金和工作支持力度，優(yōu)化檔案管理環(huán)境。不斷建立健全檔案管理制度，提高檔案管理工作規(guī)范性。此外，事業(yè)單位應(yīng)持續(xù)推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)，提高檔案管理工作信息化水平，深入挖掘事業(yè)單位檔案價(jià)值，為事業(yè)單位決策、業(yè)務(wù)開展提供數(shù)據(jù)支持，促進(jìn)事業(yè)單位健康發(fā)展。