王桂桂

一、引 言

存貨作為企業(yè)流動(dòng)資產(chǎn)的一部分，從短期看，存貨直接影響企業(yè)的利潤(rùn)，而從長(zhǎng)期來(lái)看存貨關(guān)系到企業(yè)的生存和發(fā)展，因而加強(qiáng)對(duì)存貨的管理問(wèn)題就變得越來(lái)越重要，建立健全存貨的內(nèi)部控制制度也迫在眉睫。存貨內(nèi)部控制體系的建立一方面使得公司庫(kù)存的管理更加科學(xué)和嚴(yán)謹(jǐn)，能夠進(jìn)行有效的成本控制，獲得企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)。另一方面可以加快存貨周轉(zhuǎn)率，保證庫(kù)存安全，加強(qiáng)企業(yè)運(yùn)營(yíng)能力，實(shí)現(xiàn)公司可持續(xù)發(fā)展。

YH 食品公司作為食品制造行業(yè)，對(duì)于存貨采購(gòu)周期的時(shí)間性要求較高，生產(chǎn)環(huán)節(jié)多,存貨容易混淆，管理繁雜，對(duì)內(nèi)部控制的環(huán)境要求比較高。食品制造行業(yè)的存貨管理方面具有特殊性質(zhì)，在采取內(nèi)部控制時(shí)必須差別對(duì)待。因此企業(yè)應(yīng)該以內(nèi)部控制相關(guān)概述為依據(jù)，對(duì)企業(yè)存貨的管理重要性進(jìn)行分析，發(fā)揮內(nèi)部控制在存貨管理中的關(guān)鍵作用。對(duì)于企業(yè)存貨的內(nèi)部控制研究，需要明確企業(yè)的研究現(xiàn)狀，以及指出企業(yè)經(jīng)營(yíng)現(xiàn)狀中出現(xiàn)的問(wèn)題，并且針對(duì)問(wèn)題提出解決措施。

二、存貨內(nèi)部控制理論概述

（一）存貨內(nèi)部控制相關(guān)概念界定

存貨內(nèi)部控制是企業(yè)為管理好存貨，針對(duì)存貨收、發(fā)、存與供、產(chǎn)、銷與各環(huán)節(jié)的特點(diǎn)，事先制定的一套相互牽制、相互驗(yàn)證的內(nèi)部控制制度。企業(yè)制訂存貨內(nèi)部控制的目的在于保障存貨資產(chǎn)的完整以及加速存貨資金的周轉(zhuǎn)。

（二）存貨內(nèi)部控制內(nèi)容

存貨內(nèi)部控制包括采購(gòu)、驗(yàn)收入庫(kù)、倉(cāng)儲(chǔ)、出庫(kù)、盤(pán)點(diǎn)等環(huán)節(jié)，具體不同環(huán)節(jié)內(nèi)部控制內(nèi)容如下：

（1）采購(gòu)環(huán)節(jié)內(nèi)部控制

合理使用訂貨單是存貨采購(gòu)環(huán)節(jié)相關(guān)內(nèi)部控制的一項(xiàng)基本措施，其總體目標(biāo)是所有的交易都已經(jīng)獲得了適當(dāng)授權(quán)與批準(zhǔn)。訂貨單應(yīng)當(dāng)預(yù)先連續(xù)編號(hào)，此外，對(duì)訂貨單還應(yīng)當(dāng)定期進(jìn)行清點(diǎn)。

（2）驗(yàn)收環(huán)節(jié)內(nèi)部控制

合理使用驗(yàn)收單是存貨驗(yàn)收環(huán)節(jié)相關(guān)內(nèi)部控制的一項(xiàng)基本措施，其總體目標(biāo)是所有收到的貨物都已得到準(zhǔn)確的記錄。企業(yè)應(yīng)當(dāng)設(shè)置獨(dú)立的部門(mén)負(fù)責(zé)驗(yàn)收貨物。

（3）倉(cāng)儲(chǔ)環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制

存貨倉(cāng)儲(chǔ)環(huán)節(jié)相關(guān)的內(nèi)部控制的總體目標(biāo)是確保與存貨實(shí)物的接觸必須得到相關(guān)管理層的批準(zhǔn)和認(rèn)可。企業(yè)應(yīng)當(dāng)使用適當(dāng)?shù)拇鎯?chǔ)設(shè)施，避免存貨受意外損壞而造成企業(yè)損失。

（4）出庫(kù)環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制

合理使用裝運(yùn)單是存貨出庫(kù)環(huán)節(jié)相關(guān)內(nèi)部控制的一項(xiàng)基本措施，其總體目標(biāo)是準(zhǔn)確記錄所有的裝運(yùn)。裝運(yùn)單應(yīng)當(dāng)預(yù)先編號(hào)并且定期進(jìn)行清點(diǎn)。

（5）盤(pán)點(diǎn)環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制

存貨實(shí)地盤(pán)點(diǎn)相關(guān)的內(nèi)部控制通常包括：制定合理的盤(pán)點(diǎn)計(jì)劃，確定合理的存貨盤(pán)點(diǎn)程序，配備相應(yīng)的監(jiān)督人員等。

三、YH 食品公司存貨內(nèi)部控制現(xiàn)狀及存在的問(wèn)題分析

（一）YH 食品公司存貨內(nèi)部控制現(xiàn)狀

YH 食品公司，是河南YH 食品有限公司在豫西地區(qū)建立的一個(gè)生產(chǎn)基地。位于洛寧縣產(chǎn)業(yè)集聚區(qū)內(nèi)。主要產(chǎn)品有水餃、湯圓、手抓餅、春卷等產(chǎn)品。YH食品公司現(xiàn)有存貨內(nèi)部控制制度未將整個(gè)公司形成一個(gè)價(jià)值創(chuàng)造的鏈條。具體體現(xiàn)在存貨采購(gòu)流程不完整、存貨驗(yàn)收環(huán)節(jié)存在缺陷、存貨實(shí)物保管措施不當(dāng)以及存貨盤(pán)點(diǎn)清查工作形式化四個(gè)方面。

（二）YH 食品公司存貨內(nèi)部控制存在的問(wèn)題

1、存貨采購(gòu)流程不完整

存貨的采購(gòu)在存貨內(nèi)部控制中起著關(guān)鍵性的作用。目前YH 食品公司存貨采購(gòu)流程如下圖1，流程不夠完整，主要體現(xiàn)在存貨采購(gòu)預(yù)算體系不夠嚴(yán)密導(dǎo)致存貨積壓嚴(yán)重，存貨采購(gòu)未經(jīng)合理相關(guān)授權(quán)審批等。第一，所需的原材料中如糖桂花、豆沙復(fù)合料、牛肉等具有季節(jié)性的原材料在市場(chǎng)需求突然上升時(shí)，公司在未經(jīng)過(guò)合理預(yù)算的前提下購(gòu)進(jìn)原材料，沒(méi)有考慮市場(chǎng)需求以及企業(yè)生產(chǎn)狀況進(jìn)而導(dǎo)致采購(gòu)結(jié)構(gòu)以及采購(gòu)數(shù)量不合理。在市場(chǎng)不景氣的情況下采購(gòu)數(shù)量過(guò)多造成存貨周轉(zhuǎn)率低，存貨積壓，加大公司營(yíng)運(yùn)成本，減少公司營(yíng)利。第二，YH 食品公司的采購(gòu)人員為提高工作效率，未經(jīng)過(guò)相關(guān)授權(quán)審批。此外，YH 食品公司采購(gòu)計(jì)劃人員和采購(gòu)人員分工不明，采購(gòu)缺乏審批流程，采購(gòu)員與供應(yīng)商聯(lián)系密切，采購(gòu)原材料超出訂單所需采購(gòu)量過(guò)多，存貨過(guò)多增加倉(cāng)儲(chǔ)成本，而且有時(shí)采購(gòu)時(shí)間過(guò)長(zhǎng)，信息在企業(yè)傳遞比較慢，工作人員會(huì)出現(xiàn)記錄錯(cuò)誤，這也是采購(gòu)流程中的一個(gè)缺陷。

圖1 YH 食品公司采購(gòu)流程圖

2、存貨驗(yàn)收環(huán)節(jié)存在缺陷

存貨驗(yàn)收環(huán)節(jié)過(guò)程中驗(yàn)收人員應(yīng)當(dāng)比較所收貨物是否與訂購(gòu)單上相符合,如貨物的到貨時(shí)間，數(shù)量等，最為關(guān)鍵的是檢查貨物是否有所毀壞。YH 食品公司在存貨驗(yàn)收入庫(kù)環(huán)節(jié)中采購(gòu)人員身兼多職，既負(fù)責(zé)原材料的采購(gòu)，又負(fù)責(zé)原材料的驗(yàn)收入庫(kù)。只有采購(gòu)人員在存貨入庫(kù)時(shí)上交入庫(kù)單，而驗(yàn)收人員未親自到現(xiàn)場(chǎng)檢查存貨狀況是否完好。此外也未設(shè)立專門(mén)的人員去核查原材料的價(jià)格是否真實(shí)、供應(yīng)商是否可靠。而且在存貨驗(yàn)收入庫(kù)過(guò)程中少了許多監(jiān)督的環(huán)節(jié)，缺少采購(gòu)訂單、確認(rèn)報(bào)價(jià)單以及送貨單等憑證，事后出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)不能明確的追究責(zé)任，導(dǎo)致入庫(kù)驗(yàn)收環(huán)節(jié)時(shí)間過(guò)長(zhǎng)，不能及時(shí)的進(jìn)行生產(chǎn)、按期交付客戶的商品需求，致使YH 食品公司信譽(yù)和利益受損。

3、存貨實(shí)物保管措施不當(dāng)

存貨的保管控制主要是對(duì)存貨儲(chǔ)存和存貨安全、存貨使用效率進(jìn)行相應(yīng)的控制。良好的存貨實(shí)物保管措施，不僅能夠規(guī)范倉(cāng)庫(kù)保管人員工作，也能提高存貨倉(cāng)儲(chǔ)內(nèi)部管理人員的內(nèi)部控制意識(shí)以及保證倉(cāng)庫(kù)存貨的安全，也能夠?yàn)楣竟芾砀玫慕?jīng)營(yíng)服務(wù)。

YH 食品公司作為特殊的食品企業(yè)，存貨實(shí)物倉(cāng)儲(chǔ)保管制度不完善。具體表現(xiàn)在公司存貨種類繁多，并未采取分倉(cāng)保管的方式如將原材料、半成品和產(chǎn)成品按照不同的存放環(huán)境分開(kāi)存放，也未安排指定人員專門(mén)管理，并對(duì)相關(guān)保管人員進(jìn)行適當(dāng)?shù)膷徢芭嘤?xùn)。在存貨實(shí)物保管過(guò)程中，YH 食品公司相關(guān)工作人員不但不熟悉其保管流程，也不了解存貨的特殊存放條件如產(chǎn)品所需原材料牛肉和糖桂花以及產(chǎn)成品春卷、餃子等各自需要的貯藏溫度，進(jìn)而造成非生產(chǎn)性損耗。此外YH 食品公司管理層尚未形成一個(gè)重視存貨實(shí)物管理安全的理念，雖然有固定的日常巡檢制度，但實(shí)施力度不夠，缺乏強(qiáng)有效的后續(xù)跟進(jìn)和監(jiān)督。

4、存貨盤(pán)點(diǎn)清查工作形式化

盤(pán)點(diǎn)清查工作對(duì)維護(hù)企業(yè)資產(chǎn)存貨的完整性、準(zhǔn)確性，以及及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，分析原因，處理問(wèn)題，改進(jìn)工作方面都有著相當(dāng)重要的意義，而且也為會(huì)計(jì)信息匯總歸集的準(zhǔn)確性提供了相應(yīng)的保障。公司對(duì)存貨盤(pán)點(diǎn)清查的控制監(jiān)督，應(yīng)由相關(guān)人員至少于一個(gè)會(huì)計(jì)年度期限內(nèi)進(jìn)行實(shí)際存貨盤(pán)點(diǎn)，用以檢驗(yàn)是否賬實(shí)不符。

YH 食品公司對(duì)于存貨的盤(pán)點(diǎn)清查工作缺乏明確的規(guī)章制度，以及對(duì)存貨盤(pán)點(diǎn)清查人員的考核和激勵(lì)制度，導(dǎo)致存貨盤(pán)點(diǎn)清查人員工作不及時(shí)、不到位。而且存貨盤(pán)點(diǎn)清查人員的盤(pán)點(diǎn)工作不夠嚴(yán)謹(jǐn)，如盤(pán)點(diǎn)日期和盤(pán)點(diǎn)方法選擇隨意化，在盤(pán)點(diǎn)過(guò)程中經(jīng)常敷衍了事，未真正記錄YH 食品公司存貨狀況，導(dǎo)致存貨信息失真，影響公司財(cái)務(wù)報(bào)表的真實(shí)性，以至于很難及時(shí)發(fā)現(xiàn)驗(yàn)收入庫(kù)、出庫(kù)、存貨管理過(guò)程中的問(wèn)題。

四、YH 食品公司存貨內(nèi)部控制問(wèn)題的解決對(duì)策

（一）加強(qiáng)存貨存量信息追蹤及預(yù)算分析

YH 食品公司應(yīng)以自身經(jīng)營(yíng)特點(diǎn)出發(fā)，加強(qiáng)對(duì)存貨儲(chǔ)存控制和監(jiān)督來(lái)進(jìn)行合理預(yù)算。確定合理數(shù)量的存貨，勤進(jìn)少購(gòu)，避免存貨積壓資金流動(dòng)不暢，此外公司內(nèi)部應(yīng)借助現(xiàn)代存貨管理措施，以便及時(shí)了解存貨數(shù)量的變化來(lái)確定合理的進(jìn)貨時(shí)間和進(jìn)貨數(shù)量。存貨存量信息追蹤分析的加強(qiáng)一方面可以避免受市場(chǎng)跟風(fēng)采購(gòu)的影響，避免因?yàn)闆](méi)有考慮公司資金的實(shí)際承受能力而造成采購(gòu)原材料過(guò)量，入庫(kù)儲(chǔ)存時(shí)間加長(zhǎng)，存貨庫(kù)存成本增加，資金嚴(yán)重緊缺的情況，進(jìn)而影響到公司正常生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的進(jìn)行。另一方面可以使存貨管理控制嚴(yán)格化，避免出現(xiàn)公司內(nèi)部采購(gòu)人員因?yàn)閷?duì)存貨庫(kù)存信息掌握不及時(shí)或過(guò)于高估市場(chǎng)需求量而導(dǎo)致對(duì)企業(yè)存貨需求的預(yù)測(cè)比實(shí)際需求量要大得多的情況。

（二）建立健全存貨驗(yàn)收內(nèi)部控制制度

企業(yè)作為一個(gè)風(fēng)險(xiǎn)組織，企業(yè)管理就是風(fēng)險(xiǎn)管理，風(fēng)險(xiǎn)管理中要運(yùn)用內(nèi)部控制制度。YH 食品公司應(yīng)當(dāng)以自身具體經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的特點(diǎn)為依據(jù)，設(shè)計(jì)有效的存貨驗(yàn)收內(nèi)部控制制度。在驗(yàn)收入庫(kù)環(huán)節(jié)建立不相容職務(wù)分離制度來(lái)優(yōu)化設(shè)計(jì)、有效執(zhí)行控制活動(dòng)。驗(yàn)收部門(mén)應(yīng)該由公司的高層管理人直接領(lǐng)導(dǎo)，獨(dú)立承擔(dān)食品質(zhì)量生產(chǎn)職責(zé)，同時(shí)督促企業(yè)各部門(mén)執(zhí)行食品質(zhì)量規(guī)范。驗(yàn)收部門(mén)作為公司產(chǎn)品的把關(guān)員，不僅要把關(guān)食品在生產(chǎn)線上的質(zhì)量監(jiān)督，還要在原材料存貨的驗(yàn)收入庫(kù)、出庫(kù)、報(bào)廢、成品入庫(kù)、運(yùn)輸和銷售出庫(kù)的一系列控制關(guān)卡上切實(shí)履行職責(zé)。在每一個(gè)存貨安全的關(guān)鍵控制點(diǎn)上，驗(yàn)收人員都不可缺少。驗(yàn)收部門(mén)工作人員應(yīng)秉承著對(duì)工作高度負(fù)責(zé)的態(tài)度，運(yùn)用專業(yè)知識(shí)，合理準(zhǔn)確的考核每一件成品的合格率。

（三）加強(qiáng)對(duì)相關(guān)人員的崗前培訓(xùn)

存貨是保障企業(yè)生產(chǎn)流程正常運(yùn)作的血液，作為日?？刂拼尕涍M(jìn)出、質(zhì)量養(yǎng)護(hù)和保管的倉(cāng)庫(kù)則是控制存貨血液可持續(xù)發(fā)展的重要器官。YH 食品公司原材料食材存貨數(shù)量巨大，類別繁多，公司在倉(cāng)庫(kù)日常收、發(fā)、存的管理活動(dòng)中需要制定清晰、高效的流程管理規(guī)定。要對(duì)驗(yàn)收保管環(huán)節(jié)相關(guān)的工作人員進(jìn)行崗前培訓(xùn)，加強(qiáng)他們對(duì)特殊存貨潛在風(fēng)險(xiǎn)的認(rèn)識(shí)。同時(shí)應(yīng)該加強(qiáng)保管相關(guān)人員的學(xué)習(xí)，樹(shù)立風(fēng)險(xiǎn)管理意識(shí)。公司可以采用引入合適的存貨管理辦法，通過(guò)對(duì)原材料食材價(jià)值、保管要求的高低分類別，強(qiáng)調(diào)高價(jià)值存貨的重要性以來(lái)提高倉(cāng)庫(kù)相關(guān)人員對(duì)于特殊存貨的保管，以便更好的使倉(cāng)庫(kù)相關(guān)工作人員合理使用存貨分類管理方法，優(yōu)化存貨倉(cāng)儲(chǔ)管理的同時(shí)提高經(jīng)營(yíng)管理效率。

（四）定期開(kāi)展盤(pán)點(diǎn)清查工作

企業(yè)單純的實(shí)施存貨內(nèi)部控制制度是不夠的，還要對(duì)存貨的內(nèi)部控制活動(dòng)進(jìn)行監(jiān)督，實(shí)時(shí)披露存貨內(nèi)部控制的信息，做到真正的內(nèi)部監(jiān)督，保證企業(yè)信息的及時(shí)性和真實(shí)性。定期的盤(pán)點(diǎn)清查工作也屬于內(nèi)部監(jiān)督的一部分，YH 食品公司負(fù)責(zé)盤(pán)點(diǎn)的有關(guān)人員在進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)前要明確自己的職責(zé)，事先做好準(zhǔn)備工作。存貨盤(pán)點(diǎn)工作應(yīng)由倉(cāng)庫(kù)管理人員以及獨(dú)立的會(huì)計(jì)記賬人員和存貨的保管人員共同進(jìn)行。存貨管理部門(mén)應(yīng)有序地放置存貨并保證盤(pán)點(diǎn)記錄的完整，及時(shí)報(bào)批和處理盤(pán)虧、盤(pán)盈存貨。倉(cāng)儲(chǔ)管理部門(mén)應(yīng)通過(guò)檢查、盤(pán)點(diǎn)等方式，全面掌握了解存貨的情況。財(cái)務(wù)部門(mén)與倉(cāng)儲(chǔ)管理部門(mén)應(yīng)結(jié)合盤(pán)點(diǎn)清查結(jié)果對(duì)存貨的庫(kù)齡進(jìn)行分析，確定是否需要計(jì)提存貨減值準(zhǔn)備，報(bào)相關(guān)的部門(mén)審批后，才可進(jìn)行會(huì)計(jì)處理，并附相關(guān)的書(shū)面記錄資料。此外存貨盤(pán)點(diǎn)工作一方面要核對(duì)存貨實(shí)物的數(shù)量是否與相關(guān)賬簿記錄相符，另一方面也要關(guān)注實(shí)物的質(zhì)量是否有明顯的損壞。

五、結(jié)束語(yǔ)

經(jīng)過(guò)對(duì)YH 食品公司內(nèi)部控制的現(xiàn)狀分析，分別從采購(gòu)、倉(cāng)儲(chǔ)、驗(yàn)收、盤(pán)點(diǎn)環(huán)節(jié)借鑒現(xiàn)有的研究成果并結(jié)合企業(yè)實(shí)際的存貨管理實(shí)踐，對(duì)企業(yè)存貨內(nèi)部控制進(jìn)行較為系統(tǒng)的研究。對(duì)這一系列問(wèn)題的探討和研究，不僅對(duì)YH 食品公司有著深遠(yuǎn)的意義，對(duì)于同類型的餐飲企業(yè)也有很好的借鑒作用。

食品的質(zhì)量決定了企業(yè)的命脈，食品企業(yè)只有生產(chǎn)高質(zhì)量的食品才能樹(shù)立品牌，獲得品牌效益，長(zhǎng)遠(yuǎn)健康的經(jīng)營(yíng)下去，企業(yè)一旦食品質(zhì)量出現(xiàn)了問(wèn)題，會(huì)給公司帶來(lái)巨大損失，嚴(yán)重的會(huì)導(dǎo)致企業(yè)難以經(jīng)營(yíng)下去，因此公司要格外關(guān)注存貨的內(nèi)部控制管理。YH 食品公司作為食品公司中的成長(zhǎng)型企業(yè)，應(yīng)重視企業(yè)存貨內(nèi)部控制制度發(fā)展。隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，對(duì)企業(yè)內(nèi)部控制研究的加深，企業(yè)內(nèi)部控制制度也處于一個(gè)動(dòng)態(tài)發(fā)展的過(guò)程，YH 食品公司為適應(yīng)時(shí)代的潮流，在企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)中取得優(yōu)勢(shì)地位，應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況不斷完善內(nèi)部控制制度。