于輝

【摘 要】隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，我國各個領(lǐng)域都加大了對信息技術(shù)的應(yīng)用，檔案管理工作也不例外。做好數(shù)字化檔案規(guī)范管理工作，不僅有利于提高檔案資料的真實性和完整性，還有利于提高檔案管理工作的工作效率和工作質(zhì)量。本文針對如何做好數(shù)字化檔案規(guī)范管理工作進行研究，希望通過本文的分析可以進一步提高數(shù)字化檔案管理的規(guī)范性、合理性。

【關(guān)鍵詞】數(shù)字化檔案；規(guī)范管理；途徑分析

現(xiàn)階段數(shù)字化檔案管理方式已經(jīng)成為企業(yè)進行檔案管理的重要途徑，如何保證數(shù)字檔案管理的規(guī)范性和科學(xué)性是現(xiàn)代企業(yè)需要解決的首要任務(wù)。本文首先分析了數(shù)字化檔案管理需要遵循的原則，然后再針對數(shù)字化檔案管理工作提出幾點有效建議，旨在提高數(shù)字化檔案管理的規(guī)范性，促進企業(yè)檔案管理工作的順利進行。

一、數(shù)字化檔案管理需要遵循的原則

（一）保證數(shù)字化檔案的完整性

由于每個企業(yè)的性質(zhì)以及組織機構(gòu)等各方面有所不同，所以對數(shù)字化檔案的要求也會有所不同，不同的企業(yè)單位，其檔案的格式、存儲方式、以及期限等各方面都有所不同。因為每個企業(yè)的專業(yè)技術(shù)水平不同，所以數(shù)字化檔案管理技術(shù)也有所不同，這就為檔案收集和存檔工作帶來很大的影響。對于這種情況我們需要采取有效措施，保證數(shù)字化檔案的完整性。

（二）保證數(shù)字化檔案的真實性

數(shù)字化檔案主要是把原來的紙質(zhì)檔案變?yōu)殡娮訖n案，由實變虛。數(shù)字化檔案是可以被復(fù)制的，在復(fù)制的過程中也有可能會被修改，使得電子檔案中的信息與原來的紙質(zhì)信息不相符，檔案資料失真，不能充分發(fā)揮檔案的積極作用。因此在建立數(shù)字檔案的過程中需要加強對電子檔案的檢查，保證檔案的真實性、有效性。

（三）保證數(shù)字化檔案的安全性

數(shù)字化檔案需要采用信息技術(shù)來建立完成，在使用信息技術(shù)時，很容易會受到“黑客”等攻擊，改變檔案中的信息，危害數(shù)字化檔案的安全性。并且儲存電子檔案的磁盤以及磁帶的載體很容易產(chǎn)生靜電，影響信息的再現(xiàn)功能，如果不對其進行及時的清理維護，會使磁盤或者磁帶出現(xiàn)磨損、磁粉脫離等現(xiàn)象，不利于檔案信息的安全性。

二、數(shù)字化檔案管理中存在的問題

（一）計算機系統(tǒng)故障問題

在數(shù)字化檔案管理中最長出現(xiàn)的問題就是計算機系統(tǒng)故障問題。計算機系統(tǒng)故障問題可以分為硬件故障和軟件故障兩種類型。硬件故障主要是硬盤存量不足，不能容納大量的數(shù)據(jù)信息，系統(tǒng)處理器水平不高，不能滿足超大數(shù)據(jù)量運轉(zhuǎn)對處理器的要求。軟件故障主要是計算機中檔案處理相關(guān)軟件本文設(shè)計存在缺陷，其算法存在很大的不合理性，運算繁瑣會使計算機出現(xiàn)過熱或死機的現(xiàn)象。其次電子檔案相關(guān)軟件與系統(tǒng)匹配不協(xié)調(diào)，從而導(dǎo)致計算機系統(tǒng)出現(xiàn)故障，無法正常運營，導(dǎo)致檔案出現(xiàn)都是和損壞的現(xiàn)象。

（二）缺乏完善的安全保障

為了保證計算機系統(tǒng)中數(shù)據(jù)的安全性，每臺計算機都會安裝防火墻這眼高的安全裝置，預(yù)防計算機遭到黑客和病毒的襲擊，導(dǎo)致數(shù)據(jù)信息出現(xiàn)丟失的現(xiàn)象。對于國家和企業(yè)而言，數(shù)字化檔案是十分重要的，如果網(wǎng)絡(luò)被黑客或者病毒侵入，就會導(dǎo)致網(wǎng)絡(luò)癱瘓，使計算機里的信息出現(xiàn)丟失和泄露的現(xiàn)象，對國家和企業(yè)造成嚴(yán)重的危害。

（三）更換系統(tǒng)導(dǎo)致檔案丟失

隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，計算機系統(tǒng)也在不斷也在不斷的更新?lián)Q代中，各個企業(yè)單位為了提高檔案管理數(shù)字化水平，提高檔案管理效率，會對計算機系統(tǒng)進行頻繁更新，在更新的過程中，如果檔案管理人員操作不當(dāng)或者一時疏忽，沒有對相關(guān)的數(shù)據(jù)信息進行存檔備份，這樣就會導(dǎo)致系統(tǒng)在升級的過程中一些檔案出現(xiàn)丟失的現(xiàn)象。其次工作人員在對檔案信息進行備份的過程中只是在電腦中進行備份，沒有在硬盤中進行備份，一旦電腦出現(xiàn)故障需要格式化就會對是的檔案信息出現(xiàn)丟失現(xiàn)象。

三、提高數(shù)字化檔案規(guī)范管理的有效途徑

（一）不斷提高檔案管理人員的工作素質(zhì)

在數(shù)字化檔案管理工作中，管理人員發(fā)揮著重要的作用。隨著數(shù)字化檔案管理的不斷發(fā)展，對檔案管理人員的要求也不斷提高。企業(yè)需要對工作人員進行數(shù)字化檔案管理工作的專業(yè)知識和專業(yè)技能，使工作人員能夠充分意識到檔案管理工作的重要性，改變以往的檔案管理理念和管理方法，加大對信息技術(shù)的應(yīng)用。檔案管理人員也需要不斷提高自身的計算機應(yīng)用水平，熟悉和掌握計算機各項操作技能，保證數(shù)字化檔案管理工作的順利進行。

（二）明確數(shù)字化檔案的格式

數(shù)字化檔案一般都是具有固定的格式的，因此需要對數(shù)字化檔案建立通統(tǒng)一的數(shù)據(jù)接收格式，為了保證數(shù)字化檔案的統(tǒng)一性，可以建立一個城建檔案管理軟件，建立一個統(tǒng)一的數(shù)字化檔案模板，在這個模板中有統(tǒng)一的文件格式，把這個數(shù)字化檔案模板發(fā)放到當(dāng)?shù)氐母鱾€單位和企業(yè)中，并對其工作人員進行培訓(xùn)，要求他們能夠熟練使用統(tǒng)一的數(shù)字化檔案模板，保證數(shù)字化檔案的統(tǒng)一性。

（三）加強對計算機系統(tǒng)的維護

要想保證數(shù)字化檔案管理的規(guī)范性就需要加強對計算機系統(tǒng)的維護。針對計算機系統(tǒng)中的硬件和軟件故障應(yīng)該采取相應(yīng)的解決措施。對于硬件故障，企業(yè)應(yīng)該根據(jù)需要對硬件進行更換升級，選擇容量更大、運轉(zhuǎn)更為迅速的硬件處理器，使計算機硬件系統(tǒng)能夠滿足現(xiàn)代檔案管理的需求。對于軟件故障，企業(yè)應(yīng)該加大對檔案管理軟件的投資力度，引進更為先進的檔案管理軟件。同時檔案軟件的設(shè)計公司也需要不斷的進行技術(shù)創(chuàng)新，進一步提高檔案軟件的運行效率和使用效果。企業(yè)在安裝檔案軟件時需要保證軟件與計算機系統(tǒng)的匹配，使軟件系統(tǒng)運行的更加順利和流暢。

（四）進一步提高對計算機系統(tǒng)的安全管理

在數(shù)字化檔案規(guī)范管理中，做好計算機系統(tǒng)安全工作是十分重要的。企業(yè)應(yīng)該針對計算機系統(tǒng)不斷提高防火墻的安全水平，計算機管理軟件公司以及計算機系統(tǒng)軟件公司應(yīng)該加強對防火墻以及其他殺毒軟件技術(shù)的研究，提高他們的安全防護功能。在防病毒系統(tǒng)的使用過程中還應(yīng)該加大對系統(tǒng)的跟蹤調(diào)查，看其使用情況是否良好，如果發(fā)現(xiàn)有系統(tǒng)漏洞，則應(yīng)該立即找出并采取有效措施進行解決。對企業(yè)檔案管理人員進行技術(shù)培訓(xùn)，使他們能夠按照正確的使用辦法來操作檔案管理軟件和計算機系統(tǒng)，以免操作不當(dāng)導(dǎo)致計算機系統(tǒng)出現(xiàn)故障。

（五）做好檔案信息的備份工作

在數(shù)字化檔案規(guī)范管理中，需要做好檔案信息的備份工作。計算機系統(tǒng)在使用的過程中可能會出現(xiàn)各種各樣的問題，如果不對檔案信息進行備份，很有可能導(dǎo)致檔案信息的丟失。因此為了有效的避免這一問題，首先需要提高檔案管理人員的安全意識，讓他們在檔案管理工作中做好及時有效的做好檔案備份工作。其次可以在計算機系統(tǒng)中設(shè)置一個程序，當(dāng)系統(tǒng)需要更新時，能夠先讓計算機把所有的文件信息備份下來，并對原來的電腦程序進行備份，一旦系統(tǒng)更新失敗，計算機就可以自動回復(fù)原來的系統(tǒng)，這樣就可以保證檔案信息不會因為系統(tǒng)更新而出現(xiàn)丟失問題，可以有效保證檔案信息的安全性。

四、總結(jié)

綜上所述，隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，信息技術(shù)我國各個領(lǐng)域中的得到了廣泛的應(yīng)用，尤其是在檔案管理中，信息技術(shù)發(fā)揮了重要的作用。提高檔案管理的數(shù)字化水平，保證數(shù)字化檔案管理的規(guī)范性，有利于提高企業(yè)檔案管理工作的工作效率和工作水平，保證檔案信息的安全性和真實性，從而促進企業(yè)健康、穩(wěn)定的發(fā)展。

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