摘 要：本文淺談大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下高校文書(shū)檔案管理的重要作用，通過(guò)分析高校文書(shū)檔案管理的現(xiàn)狀，對(duì)如何加強(qiáng)高校文書(shū)檔案管理工作提出了自己的觀點(diǎn)。

關(guān)鍵詞：高校檔案；文書(shū)檔案；科學(xué)化；管理

文書(shū)是檔案的前身和源泉，檔案是在文書(shū)辦理完畢后，通過(guò)一定條件的篩選，經(jīng)過(guò)歸檔管理轉(zhuǎn)化而來(lái)的。高校檔案是高校在實(shí)際工作中直接產(chǎn)生的原始記錄，是高校獲取信息的渠道之一。在高校檔案管理工作中，文書(shū)檔案管理工作是其中至關(guān)重要、必不可少的一部分，它清楚反映了學(xué)校的整個(gè)發(fā)展過(guò)程，具有重要的查驗(yàn)和使用價(jià)值。同時(shí)，時(shí)間越久，產(chǎn)生的文書(shū)檔案越來(lái)越多，其作用也就越來(lái)越重要。

1 大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下高校文書(shū)檔案管理的重要作用

檔案工作是高校各項(xiàng)管理工作中極其重要的基礎(chǔ)性工作?，F(xiàn)階段，文書(shū)檔案作為高校檔案中不可或缺的一部分，規(guī)范化開(kāi)展文書(shū)檔案工作，將極大影響檔案管理的工作效率，甚至對(duì)高校各方面工作開(kāi)展有著重要作用。

文書(shū)檔案管理的重要作用主要體現(xiàn)在：一是文書(shū)檔案管理工作是高校信息傳遞的“窗口”。文書(shū)、檔案部門(mén)是上級(jí)精神傳達(dá)至下級(jí)、下級(jí)情況反映至上級(jí)、師生查閱資料的首要關(guān)鍵部門(mén)。二是文書(shū)檔案管理工作是高校獲取信息的重要來(lái)源。高校領(lǐng)導(dǎo)、各職能部門(mén)通過(guò)文書(shū)部門(mén)掌握各類(lèi)信息資料，及時(shí)做出判斷、決策、部署，加快推動(dòng)各項(xiàng)工作進(jìn)行。三是文書(shū)檔案管理工作是高校信息傳遞的樞紐。文書(shū)工作是上情下達(dá)、下情上達(dá)的“中轉(zhuǎn)站”。四是文書(shū)檔案管理工作是高校發(fā)展的憑證。文書(shū)檔案客觀、真實(shí)記載了高校的全部歷史發(fā)展過(guò)程，見(jiàn)證了高校不同時(shí)期的風(fēng)雨輝煌。

2 大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下高校文書(shū)檔案管理現(xiàn)狀

2.1 對(duì)文書(shū)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)不到位

在實(shí)際工作中，普遍存在著忽視文書(shū)檔案的現(xiàn)象，有些高校領(lǐng)導(dǎo)還沒(méi)有真正認(rèn)識(shí)到文書(shū)檔案管理工作的重要作用，對(duì)文書(shū)檔案工作毫不在意，大都是做做表面文章。由于文書(shū)檔案的收集和整理不及時(shí)，造成很多重要資料丟失，在一定程度上使得文書(shū)檔案的使用價(jià)值大打折扣，很難為學(xué)校發(fā)展提供信息資源。

2.2 文書(shū)檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)有待提高

有些管理文書(shū)檔案的工作人員沒(méi)有經(jīng)過(guò)系統(tǒng)的培訓(xùn)，對(duì)檔案的歸檔范圍、保存期限等基本知識(shí)都不甚了解。有些已通過(guò)了資格培訓(xùn)，但偶爾參與有關(guān)的檔案學(xué)習(xí)，難以學(xué)習(xí)到先進(jìn)的檔案科學(xué)技術(shù)和管理方法，其專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)達(dá)不到現(xiàn)代化的文書(shū)檔案工作要求，無(wú)法適應(yīng)新形勢(shì)下檔案管理的需求，降低了檔案管理工作效率。

2.3 文書(shū)工作與檔案管理工作銜接合作不暢

文書(shū)源于檔案，檔案是文書(shū)的延續(xù)，兩者不可分割。通常在實(shí)際工作中文書(shū)與檔案分屬于兩個(gè)部門(mén)，各自分頭開(kāi)展工作，這在一定程度上拉遠(yuǎn)了文書(shū)工作與檔案管理工作的距離。文書(shū)工作人員的檔案管理意識(shí)不足，檔案管理工作人員也對(duì)文書(shū)工作不了解，當(dāng)工作一旦產(chǎn)生交集時(shí)，容易發(fā)生問(wèn)題?，F(xiàn)階段，高校文書(shū)檔案管理的規(guī)范化程度還很不夠，在工作中，有時(shí)出現(xiàn)材料混亂，裝訂無(wú)序，沒(méi)有及時(shí)清點(diǎn)、整理、歸檔，增加了文書(shū)檔案的甄別難度，嚴(yán)重影響文書(shū)檔案的后續(xù)利用價(jià)值。

2.4 部門(mén)之間存在溝通、協(xié)作障礙

高校文書(shū)檔案資料的收集需要各職能部門(mén)的支持、配合，實(shí)際工作中，往往因?yàn)槿狈f(xié)作精神，影響了整個(gè)檔案的完整性。例如個(gè)別部門(mén)為了“圖方便、找省事”，未能按時(shí)轉(zhuǎn)交某些文件資料至檔案部門(mén)。另外，高校的歸檔工作需要大范圍搜集文件資料，由于全局意識(shí)不夠、合作精神不足，導(dǎo)致某些重要檔案材料遺失，極大地影響了檔案管理工作效率。

3 大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下做好高校文書(shū)檔案管理工作的幾點(diǎn)思考

3.1 提高重視程度，健全規(guī)章制度

領(lǐng)導(dǎo)重視文書(shū)檔案管理工作，是工作順利開(kāi)展的首要條件。高校要提高文書(shū)檔案管理工作的地位，樹(shù)立文書(shū)檔案管理意識(shí)，建立健全檔案管理體系，加大對(duì)檔案工作的指導(dǎo)力度。同時(shí)，要通過(guò)多種形式大力宣傳檔案工作，普及檔案知識(shí)，使廣大師生認(rèn)識(shí)到檔案工作的重要性，大力支持檔案工作，提高檔案工作管理水平。

3.2 注重工作銜接，規(guī)范文書(shū)處理

高水準(zhǔn)的檔案管理是以高校文書(shū)部門(mén)對(duì)文件的標(biāo)準(zhǔn)化處理為基礎(chǔ)的。文書(shū)人員要增強(qiáng)檔案意識(shí)，認(rèn)識(shí)到今日的文書(shū)就是明日的檔案，要嚴(yán)格按照檔案的要求，做好文件資料的立卷歸檔工作，實(shí)現(xiàn)文檔一體化管理。因此，為了達(dá)到高校文書(shū)工作與檔案管理的準(zhǔn)確銜接，文書(shū)檔案工作人員要做到“一規(guī)范、三及時(shí)”：一是文書(shū)格式要規(guī)范，保證文書(shū)檔案的高質(zhì)量；二是文件處理要及時(shí)，做好文件的登記工作，一旦缺少文件，更容易落實(shí)清楚去向；三是文件收集要及時(shí)，以確保文件資料的完整；四是立卷、歸檔要及時(shí)，文書(shū)檔案人員要在文件處理完后立刻清點(diǎn)、整理。

3.3 加強(qiáng)橫向交流，了解業(yè)務(wù)動(dòng)態(tài)

文書(shū)檔案的收集是文書(shū)檔案工作中的重要組成部分。要改變收集方式，變“被動(dòng)”收集為“主動(dòng)”收集。這就要求文書(shū)檔案工作人員不僅要有檔案意識(shí)，還要有參與意識(shí)，一要熟悉各職能部門(mén)主要辦理哪些業(yè)務(wù)，同時(shí)還要把握工作中的新方向；二要深入到各職能部門(mén)，熟悉主要工作流程，取得有關(guān)檔案工作的信息；三要以高校的重點(diǎn)工作為依據(jù)，研究如何開(kāi)展檔案工作，更好地為高校提供服務(wù)和保障。同時(shí)，要主動(dòng)與各部門(mén)檔案工作人員溝通、交流，加強(qiáng)部門(mén)間的橫向交流，徹底掃清文件資料搜集道路的障礙，積極發(fā)揮文書(shū)、檔案部門(mén)在高校發(fā)展中的重要作用。

3.4 強(qiáng)化業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高專(zhuān)業(yè)素質(zhì)

高校要定期組織專(zhuān)兼職檔案員開(kāi)展專(zhuān)題技能培訓(xùn)。大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，各種信息技術(shù)撲面而來(lái)，文書(shū)檔案工作人員面臨巨大挑戰(zhàn)，要充分發(fā)揮主觀能動(dòng)性，多渠道、多途徑，全方位地扎實(shí)學(xué)習(xí)專(zhuān)業(yè)基礎(chǔ)知識(shí)，精通現(xiàn)代辦公技術(shù)，發(fā)揚(yáng)愛(ài)崗敬業(yè)、求是創(chuàng)新、追求卓越的優(yōu)良作風(fēng)，提高工作水平，提升服務(wù)能力。

4 結(jié)語(yǔ)

高校檔案記錄著學(xué)校走過(guò)的點(diǎn)點(diǎn)滴滴，是一部見(jiàn)證了學(xué)校整個(gè)發(fā)展的歷史畫(huà)卷，是高校開(kāi)展各項(xiàng)工作的重要決策依據(jù)，是高校教科研等發(fā)展的主要信息源泉。大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，要加強(qiáng)對(duì)高校文書(shū)檔案管理的研究，創(chuàng)新工作思路，探索更新科學(xué)技術(shù)手段和管理方法，使文書(shū)檔案管理工作更上一層樓，推動(dòng)高校文書(shū)檔案工作科學(xué)健康發(fā)展。

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作者簡(jiǎn)介

韓雪（1986-），女，漢族，山東省淄博市，山東輕工職業(yè)學(xué)院，館員，碩士，研究方向：檔案。