戴堅堅

中小民營外貿(mào)企業(yè)的創(chuàng)建門檻相對于制造業(yè)來說較低。低門檻以及寬松的國家法制環(huán)境，導致中小民營外貿(mào)企業(yè)數(shù)量上頗為壯觀，然而質(zhì)量上卻普遍較低。特別是企業(yè)內(nèi)部管理和內(nèi)部控制建設上，極少有中小民營外貿(mào)企業(yè)重視。

一、目前中小民營外貿(mào)企業(yè)管理中普遍存在的問題

（一）風險意識缺乏、風險管理落后。外貿(mào)企業(yè)的風險存在于進出口業(yè)務流程的各個環(huán)節(jié)中,然而,許多外貿(mào)企業(yè)似乎并沒有意識到這一點,不能靈敏、集中、全面的捕捉到風險信息,對規(guī)避風險做出的決策遲緩,方法落后,缺乏積極有效和有操作性的風險防范措施,交易決策的主觀隨意性和盲目性較大,各部門權責劃分不明確,相互推介,相互沖突,為企業(yè)帶來了本可以避免的風險損失。

（二）對業(yè)務流程的控制失效。外貿(mào)業(yè)務流程主要包括出口前的準備,接單權限是否合理，報價是否經(jīng)過內(nèi)部授權；出口合同是否回簽,供應商合同是否正式,供應商是否有實地核查，信用證的催證、審證、改證是否監(jiān)控，客戶應收賬款的催收管理、信用額度管理是否到位等等。

（三）企業(yè)內(nèi)部控制意識薄弱。大多數(shù)中小民營外貿(mào)企業(yè)沒有內(nèi)部控制的概念，甚至于連外部審計都沒有定期進行。實際上內(nèi)部控制工作是保障企業(yè)財產(chǎn)安全、防止舞弊的重要保障，是企業(yè)建立自我約束機制的重要組成部分。

（四）重業(yè)務輕管理。大部分外貿(mào)企業(yè)過于重視業(yè)務部門而忽視綜合管理部門的存在，認為是業(yè)務人員給企業(yè)帶來了經(jīng)濟效益，而綜合管理人員只會開支費用。其實任何一個企業(yè)都有業(yè)務一線和綜合保障之分，兩者都是企業(yè)的重要組成部分，只是分工不同而己。如果沒有綜合部門提供的資金、人事、后勤、報關、退稅等相關的服務，業(yè)務又如何能夠順利開展？實踐中，經(jīng)常有企業(yè)由于忽視了綜合人員的管理作用，業(yè)務員經(jīng)常是一人單獨對外談判報價，同時也對內(nèi)進行采購，很容易導致該業(yè)務員跳槽后業(yè)務資源被業(yè)務員帶走，給企業(yè)造成重大的經(jīng)濟損失。

二、外貿(mào)企業(yè)建立和健全內(nèi)部控制制度的基礎

（一）內(nèi)部控制的主要內(nèi)容。內(nèi)部控制是指單位內(nèi)部的管理控制體系，即保證單位經(jīng)濟活動正常進行所采取的一系列必要的管理措施。內(nèi)部控制不僅包括單位最高管理當局用來授權與指揮經(jīng)濟活動的各種方法，也包括核算，審核，分析各種信息資料及報告的程序和步驟。當然，還包括對單位經(jīng)濟活動進行綜合計劃，控制和評價而制定的各項規(guī)章制度。

（二）內(nèi)部控制的目標。內(nèi)部控制目標是合理保證企業(yè)經(jīng)營管理合法合規(guī)、資產(chǎn)安全、財務報告及相關信息真實完整，提高經(jīng)營效率和效果，促進企業(yè)實現(xiàn)發(fā)展戰(zhàn)略。

（三）內(nèi)部控制的基本結(jié)構(gòu)。內(nèi)部控制的基本結(jié)構(gòu)包括：控制環(huán)境、會計系統(tǒng)、控制程序三個方面。外貿(mào)企業(yè)的內(nèi)部控制思路可以從這三方面出發(fā)，妥實基礎內(nèi)容，方可有效運行。

三、外貿(mào)企業(yè)內(nèi)部控制實施案例

一眾公司為長三角地區(qū)在醫(yī)藥中間體貿(mào)易行業(yè)小有名氣的外貿(mào)企業(yè)。2015年成立初始，各內(nèi)部控制制度、流程缺乏，導致報銷、付款紊亂，不合規(guī)業(yè)務頻繁出現(xiàn)，應收賬款失控，壞賬發(fā)生無法追責。隨著公司業(yè)務量的快速增加，因為內(nèi)部控制的缺乏而出現(xiàn)的管理問題頻頻發(fā)生。公司的內(nèi)部風險隨著業(yè)務量的增加也一并增加。2015年，因內(nèi)部付款審批制度的缺乏，財務人員被網(wǎng)絡詐騙付款7萬人民幣；因為業(yè)務銜接管控上的缺陷，業(yè)務人員離職，導致部分2萬美金應收賬款無法跟蹤摧回。

公司管理層意識到，內(nèi)部控制的薄弱，對公司會產(chǎn)生很大的影響，并且會限制公司的長期健康發(fā)展。于是，2016年公司決定開始內(nèi)部管理體系搭建，內(nèi)部制度流程建設，重視內(nèi)部控制。

在控制環(huán)境上：首先，從董事會到普通員工，全員灌輸內(nèi)部控制的重要性。

重新構(gòu)建組織架構(gòu)：①在董事會中設立一位員工代表董事；②設監(jiān)事會，并賦予其監(jiān)管實權，對公司董事會起到行之有效的監(jiān)管作業(yè)；③對董事長和總經(jīng)理進行審批權限設置、劃分；④不相容崗位人員調(diào)整。

搭建公司管理體系基本框架。在業(yè)務上，規(guī)范市場業(yè)務的合同管理、訂單管理、客戶關系管理、詢價管理、退貨管理、信用額度管理等等；在采購上，規(guī)范供應商管理、付款賬期管理，產(chǎn)品質(zhì)量管理等等；在單證儲運方面，規(guī)范卷宗流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)及各節(jié)點文件，規(guī)范貨代供應商管理、規(guī)范交單管理等等；在財務控制方面，規(guī)范貨幣資金管理、費用報銷管理，付款審批管理，核算管理等等。聘請外部專業(yè)會計師事務所，每年對企業(yè)會計核算和內(nèi)部管理進行審計，聽取專業(yè)審計意見并進行有效的整改。

會計系統(tǒng)上：建立會計工作的崗位職責制；建立健全會計核算體系，嚴格遵守《新企業(yè)會計準則》及國家稅收法規(guī)政策；引入金蝶ERP管理系統(tǒng)，建立電算化會計信息系統(tǒng)。

1.核算上：使用新準則下核算規(guī)則及核算科目，規(guī)范核算二、三級科目，配以輔助核算，如客戶輔助核算，供應商輔助核算，部門職員輔助核算，項目輔助核算等等；規(guī)范核算摘要編寫；盡可能通過規(guī)范的核算管理減少和降低錯賬風險；

2.人員安排上：對會計憑證的編制、審核、記賬人員予以職責分離，編制人員不得審核，審核人員不得記賬；對各崗位人員職責進行明確細分，做好崗位作業(yè)流程圖，并實行定期輪崗制度；

3.做好會計信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)安全保護工作及備份工作，以免數(shù)據(jù)的泄露、遺失。

控制程序方面：對內(nèi)部重要業(yè)務環(huán)節(jié)編制流程，設置流程節(jié)點，把控重要控制點。

采購上，做好采購與付款控制。著重把握付款審核要素：采購合同、賬期管理、產(chǎn)品質(zhì)量檢測、進倉情況等。嚴防采購舞弊現(xiàn)象的發(fā)生。

銷售上，做好銷售與收款控制。著重把握訂單的真實有效及回款風險，如：是否為新客戶；客戶訂單是否真實；銷售合同是否回簽；客戶信用是否良好；中信保有無報損記錄；老客戶回款信用等級；歷史回款賬期記錄等等。

費用支付上，做好事實審核和報銷、付款控制。如：差旅費報銷，是否有出差計劃；是否有出差審批；費用支出是否取得合法合規(guī)、合理發(fā)票，票據(jù)消費和出差時間、地點是否吻合；報銷時是否按制度規(guī)定審核、審批等；業(yè)務招待費報銷，是否有事前審批，招待對象及招待人數(shù)是否清晰，招待地點是否符合費用表報銷范圍，招待金額是否超標等。

經(jīng)過一年的搭建、梳理和控制。2017年一眾公司有效避免了幾次網(wǎng)絡詐騙情況，保障了公司資金安全；應收賬款催收及時，壞賬損失基本未有發(fā)生；公司業(yè)務流轉(zhuǎn)、運作效率加快，舞弊現(xiàn)象基本未有發(fā)現(xiàn)。給企業(yè)接下來業(yè)務的快速發(fā)展奠定了良好的內(nèi)部控制基礎。

四、內(nèi)部控制的重要性

民營企業(yè)，特別是中小民營外貿(mào)企業(yè)。對于內(nèi)部控制無論是概念上，還是實務上都是嚴重缺乏。外部環(huán)境的變化，促使民營外貿(mào)企業(yè)也不得不內(nèi)部整頓和自我提升。有效的內(nèi)部控制，是民營外貿(mào)企業(yè)在日趨嚴峻的經(jīng)濟環(huán)境中得以生存并發(fā)展的重要保障。中小民營外貿(mào)企業(yè)，應當越來越重視并加強企業(yè)的內(nèi)部控制管理，促使企業(yè)長期健康的發(fā)展。