李占戈

一、背景

2006年《國(guó)家中長(zhǎng)期科學(xué)和技術(shù)發(fā)展規(guī)劃綱要(2006-2020年)》設(shè)立了重大科技專項(xiàng),其中10個(gè)涉及國(guó)家民生的重大領(lǐng)域民口科技專項(xiàng)(以下簡(jiǎn)稱“重大專項(xiàng)”)。黨中央、國(guó)務(wù)院、相關(guān)部委為給科研人員簡(jiǎn)除煩苛、松綁減負(fù)營(yíng)造潛心研究的良好環(huán)境相繼出臺(tái)政策、修改完善制度；激發(fā)科技創(chuàng)新活力，落實(shí)“放管服”精神是建設(shè)世界科技強(qiáng)國(guó)的有利保障?？蒲惺聵I(yè)單位如何用內(nèi)部控制做指引，信息化手段為輔助有創(chuàng)新、有針對(duì)、有特色的為重大專項(xiàng)管理做好服務(wù)是本文所要闡述的。

二、用內(nèi)部控制與信息化相結(jié)合手段管理重大專項(xiàng)的必要性

重大專項(xiàng)的管理在課題承擔(dān)單位實(shí)則牽動(dòng)著多個(gè)部門，但在事業(yè)單位內(nèi)部,往往形成這樣的現(xiàn)實(shí)：重大專項(xiàng)項(xiàng)目人員要獨(dú)自負(fù)責(zé)項(xiàng)目預(yù)算、實(shí)施和驗(yàn)收的全過(guò)程管理；其他部門只是配合完成本部門的本職工作。各部門對(duì)重大專項(xiàng)管理的理解和方式存在多樣性和差異性,沒(méi)有哪個(gè)部門能將重大專項(xiàng)的管理工作串并聯(lián)到一個(gè)整體中去運(yùn)行。在所有參與部門權(quán)責(zé)不清、流程不暢，沒(méi)有管理核心的情形下制定一個(gè)適合本單位需要且強(qiáng)有力的內(nèi)控制度,一方面可以規(guī)范各部門的權(quán)責(zé)行為，形成各部門有章可循、風(fēng)險(xiǎn)防控、上下聯(lián)動(dòng)、相互配合、溝通順暢、協(xié)同作戰(zhàn)的日常管理運(yùn)行機(jī)制，另一方面可以為重大專項(xiàng)從項(xiàng)目申報(bào)、項(xiàng)目執(zhí)行、結(jié)題驗(yàn)收的全過(guò)程發(fā)揮組織協(xié)調(diào)、推動(dòng)促進(jìn)順利完成的作用。

三、用內(nèi)部控制與信息化相結(jié)合手段管理重大專項(xiàng)的實(shí)踐與探索

下面以筆者所在事業(yè)單位的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)為脈絡(luò)，從重大專項(xiàng)的預(yù)算編制、預(yù)算執(zhí)行、結(jié)題驗(yàn)收三個(gè)方面論述如何使用內(nèi)部控制與信息化相結(jié)合的手段為科研人員減負(fù)，為重大專項(xiàng)管理工作做好支撐與服務(wù)。（本事業(yè)單位參與重大專項(xiàng)管理的部門有：科技發(fā)展部、項(xiàng)目組、財(cái)務(wù)部、資產(chǎn)部、辦公室、信息化管理支撐中心（簡(jiǎn)稱信管中心）、紀(jì)檢監(jiān)察部（含審計(jì)部）等。）

（一）內(nèi)部控制信息化在重大專項(xiàng)預(yù)算編制中的實(shí)踐

1.分析重大專項(xiàng)預(yù)算編制存在的問(wèn)題及原因

（1）因?qū)陀^變化的可預(yù)見性不夠，導(dǎo)致預(yù)算內(nèi)容與實(shí)際執(zhí)行結(jié)果不一致。課題承擔(dān)單位從初始申報(bào)預(yù)算到預(yù)算批復(fù)要經(jīng)歷一個(gè)較長(zhǎng)的過(guò)程，在這個(gè)等待和實(shí)際執(zhí)行的周期中預(yù)算內(nèi)容會(huì)因科技發(fā)展、升級(jí)漲價(jià)、停產(chǎn)無(wú)貨等各種因素變化導(dǎo)致期初預(yù)算與執(zhí)行結(jié)果有差異。這些不確定的變化會(huì)間接導(dǎo)致項(xiàng)目預(yù)算申報(bào)內(nèi)容與執(zhí)行結(jié)果不一致，帶來(lái)重大專項(xiàng)項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)被審減的風(fēng)險(xiǎn)。

（2）因主觀獲取不考慮未來(lái)適用性，導(dǎo)致預(yù)算與實(shí)際相違背。部分課題承擔(dān)單位為了申報(bào)項(xiàng)目而申報(bào),在不了解重大專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)管理的要求下生搬硬套項(xiàng)目申請(qǐng)指引要求,沒(méi)有與本單位實(shí)際情況相結(jié)合,造成經(jīng)費(fèi)預(yù)算結(jié)構(gòu)比例與實(shí)際支出相違背。

（3）因預(yù)算編制程序不夠合理，導(dǎo)致預(yù)算內(nèi)容不夠全面。課題承擔(dān)單位往往呈現(xiàn)“一個(gè)單位，一類人”的編制方式，簡(jiǎn)單來(lái)說(shuō)就是參與課題預(yù)算編制的人員僅局限于承擔(dān)課題的專業(yè)或本部門人員，沒(méi)有延展到其他參與重大專項(xiàng)執(zhí)行的相關(guān)部門和專業(yè)。例如：設(shè)備購(gòu)置費(fèi)，項(xiàng)目組更多地考慮儀器設(shè)備是否滿足試驗(yàn)的需求；資產(chǎn)采購(gòu)部門更多考慮資產(chǎn)采購(gòu)產(chǎn)品價(jià)格、稅金及匯率變化給預(yù)算帶來(lái)的影響；財(cái)務(wù)部會(huì)關(guān)注發(fā)票進(jìn)項(xiàng)稅能否抵扣等各項(xiàng)因素對(duì)預(yù)算編制帶來(lái)的影響等。由此可見，各關(guān)聯(lián)部門因?qū)I(yè)領(lǐng)域不同、關(guān)注的角度不同，對(duì)預(yù)算編制產(chǎn)生的影響也不同。

2.利用內(nèi)控制度與信息化手段可以提高重大專項(xiàng)預(yù)算編制能力

首先，完善預(yù)算編制的組織管理體制。根據(jù)內(nèi)設(shè)部門的職責(zé)和分工，對(duì)照各部門權(quán)責(zé)確定組織管理部門，重大專項(xiàng)預(yù)算編制確定由科技發(fā)展部、項(xiàng)目組、財(cái)務(wù)部、資產(chǎn)部、辦公室、信管中心共同參與。

其次，規(guī)范預(yù)算編制程序，明確歸口管理職責(zé)。用信息化手段在網(wǎng)絡(luò)辦公平臺(tái)建立項(xiàng)目管理門戶，按照不同部門分工設(shè)置不同節(jié)點(diǎn)，由信管中心負(fù)責(zé)將內(nèi)部控制的制度、流程、關(guān)鍵控制點(diǎn)和控制措施等要求固化在信息化系統(tǒng)中，做到環(huán)環(huán)相扣，做到多層面多維度多角度全局把控、相互監(jiān)督、共同服務(wù)完成課題的預(yù)算編制工作；科技發(fā)展部、業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)預(yù)算籌備；財(cái)務(wù)部、資產(chǎn)部、辦公室三部門參與論證、審定。

最后，建立科學(xué)編制方法，細(xì)化預(yù)算編制。項(xiàng)目組將重大專項(xiàng)預(yù)算內(nèi)容的指標(biāo)、費(fèi)用、定額等進(jìn)行細(xì)化，提出預(yù)算編制的初稿，財(cái)務(wù)部、資產(chǎn)部、辦公室三部門參與論證、審定?？萍及l(fā)展部、業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)最終申報(bào)。對(duì)預(yù)算編制內(nèi)容還要做到定期通報(bào)執(zhí)行情況，召開預(yù)算執(zhí)行分析會(huì)議，研究解決預(yù)算執(zhí)行中存在的問(wèn)題，提出改進(jìn)措施，提高日后預(yù)算編制的能力。

（二）內(nèi)部控制信息化在重大專項(xiàng)預(yù)算經(jīng)費(fèi)執(zhí)行過(guò)程中的探索

1.分析重大專項(xiàng)預(yù)算經(jīng)費(fèi)使用中存在的問(wèn)題及原因

（1）因課題承擔(dān)單位參與重大專項(xiàng)執(zhí)行的各部門權(quán)責(zé)不清、監(jiān)管無(wú)力、信息不對(duì)稱造成預(yù)算經(jīng)費(fèi)使用混亂。過(guò)去，項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)的支出都是由項(xiàng)目組登記后申請(qǐng)財(cái)務(wù)報(bào)銷，財(cái)務(wù)部對(duì)批復(fù)的項(xiàng)目 仼務(wù)書或項(xiàng)目預(yù)算不掌握不控制。兩部門每月月底或者更長(zhǎng)的時(shí)間對(duì)課題經(jīng)費(fèi)進(jìn)行賬務(wù)核對(duì)，因核對(duì)不及時(shí)或信息不對(duì)稱，經(jīng)常發(fā)現(xiàn)超預(yù)算支出、無(wú)預(yù)算支出、有預(yù)算無(wú)支出等各種情況。對(duì)于超支需要調(diào)整預(yù)算的支出，項(xiàng)目組在單位內(nèi)部要跑部門、跑簽字、跑蓋章，要上報(bào)專業(yè)機(jī)構(gòu)審批或財(cái)政部備案；周期長(zhǎng)、手續(xù)繁，為了不影響項(xiàng)目整體執(zhí)行進(jìn)度，課題承擔(dān)單位經(jīng)常會(huì)在調(diào)整手續(xù)不全的情況下繼續(xù)執(zhí)行經(jīng)費(fèi)支出后補(bǔ)手續(xù)。

（2）因課題牽頭單位缺乏有效監(jiān)管手段，對(duì)相關(guān)參與單位管理不到位，在經(jīng)費(fèi)使用與管理上缺乏溝通，造成項(xiàng)目整體進(jìn)度遲緩經(jīng)費(fèi)資金大量結(jié)余。

2.利用內(nèi)控制度與信息化手段可以提高重大專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)使用的準(zhǔn)確性

（1）充分利用信息化手段精細(xì)化財(cái)務(wù)管理，提高數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性。在網(wǎng)絡(luò)辦公平臺(tái)建立BI財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)分析系統(tǒng)及時(shí)向關(guān)聯(lián)部門反饋財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)信息，從而有效控制經(jīng)費(fèi)支出結(jié)構(gòu)。BI財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)分析系統(tǒng)一端與財(cái)務(wù)軟件相關(guān)聯(lián)，記錄財(cái)務(wù)軟件中的每一筆項(xiàng)目支出；另一端與辦公平臺(tái)項(xiàng)目管理門戶相關(guān)聯(lián)，將項(xiàng)目余額實(shí)時(shí)反饋到辦公平臺(tái)。項(xiàng)目組申請(qǐng)項(xiàng)目報(bào)銷時(shí)可以通過(guò)BI財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)分析系統(tǒng)傳遞的數(shù)據(jù)清晰的看到每一個(gè)項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)的整體執(zhí)行情況和預(yù)算科目的余額，有余額的經(jīng)費(fèi)申請(qǐng)通過(guò)、余額不足的申請(qǐng)會(huì)柔性校驗(yàn)通過(guò)、無(wú)余額的申請(qǐng)責(zé)任剛性控制。財(cái)務(wù)部在進(jìn)行項(xiàng)目報(bào)銷時(shí)，可以根據(jù)BI財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)分析系統(tǒng)對(duì)余額的校驗(yàn)結(jié)果準(zhǔn)確入賬。BI財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)分析系統(tǒng)的啟用，避免了超額支付，事后調(diào)賬的風(fēng)險(xiǎn)。在預(yù)算平臺(tái)的監(jiān)控下不僅為項(xiàng)目組及時(shí)提空了數(shù)據(jù)支撐，也是財(cái)務(wù)部精細(xì)化管理水平的呈現(xiàn)，為項(xiàng)目順利執(zhí)行起到了保駕護(hù)航的作用。

（2）規(guī)范內(nèi)部控制流程及審批權(quán)限，快捷方便地為科研人員做好服務(wù)?？萍疾?、發(fā)展改革委、財(cái)政部共同研究制定了《進(jìn)一步深化管理改革激發(fā)創(chuàng)新活力確保完成國(guó)家科技重大專項(xiàng)既定目標(biāo)的十項(xiàng)措施》（國(guó)科發(fā)重〔2018〕315號(hào)）（以下簡(jiǎn)稱 315號(hào)通知），文件中提到“賦予科研單位科研課題經(jīng)費(fèi)管理使用自主權(quán)。直接費(fèi)用中除設(shè)備費(fèi)外，其他科目費(fèi)用調(diào)劑權(quán)全部下放給課題承擔(dān)單位，單位應(yīng)完善管理制度，及時(shí)為科研人員辦理調(diào)劑手續(xù)?！闭n題承擔(dān)單位要優(yōu)化預(yù)算調(diào)劑流程，簡(jiǎn)化預(yù)算調(diào)劑手續(xù)，真正落實(shí)下放預(yù)算調(diào)劑自主權(quán)，給科研人員“解套”。新規(guī)定剛出臺(tái)，在筆者發(fā)稿時(shí)，單位尚未形成相關(guān)制度，筆者建議可以在網(wǎng)絡(luò)辦公平臺(tái)項(xiàng)目管理門戶增設(shè)預(yù)算調(diào)劑模塊，除直接費(fèi)用中設(shè)備費(fèi)以外的預(yù)算調(diào)整項(xiàng)目負(fù)責(zé)人可以在網(wǎng)絡(luò)辦公平臺(tái)根據(jù)實(shí)際情況直接提出調(diào)劑申請(qǐng)，調(diào)劑理由及原因由對(duì)應(yīng)分管技術(shù)的領(lǐng)導(dǎo)審批，重大事項(xiàng)由更高層級(jí)領(lǐng)導(dǎo)匯簽。涉及其他參加單位的預(yù)算調(diào)劑需求，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人在預(yù)算調(diào)劑模塊上傳參與單位加蓋公章簽字的申請(qǐng)說(shuō)明備案。

（3）加強(qiáng)外部溝通，與課題相關(guān)參與單位保持密切溝通，定期詢問(wèn)預(yù)算執(zhí)行進(jìn)度，推動(dòng)項(xiàng)目預(yù)算經(jīng)費(fèi)整體實(shí)施執(zhí)行。

（三）內(nèi)部控制信息化在重大專項(xiàng)項(xiàng)目驗(yàn)收的實(shí)踐

1.分析重大專項(xiàng)項(xiàng)目驗(yàn)收存在的問(wèn)題及原因

以往，重大專項(xiàng)的驗(yàn)收分技術(shù)驗(yàn)收和財(cái)務(wù)驗(yàn)收，階段分為中期驗(yàn)收、結(jié)題初驗(yàn)、結(jié)題終驗(yàn)；除此以外，課題承擔(dān)單位還要接受各類審計(jì)。每一次有關(guān)重大專項(xiàng)的驗(yàn)收和審計(jì)都要需要提供繁雜的資料，項(xiàng)目組要跑各個(gè)部門整理各種數(shù)據(jù)打印各種材料；頻繁的檢查審計(jì)，給科研人員帶來(lái)巨大壓力。常有項(xiàng)目組的人員抱怨“跑斷腿，累斷手”。

2.利用內(nèi)控制度與信息化手段可以簡(jiǎn)化驗(yàn)收程序

給科研人員松綁減負(fù)，讓專業(yè)的人做專業(yè)的事，315號(hào)通知中“（三）精簡(jiǎn)課題驗(yàn)收程序”具體解釋了簡(jiǎn)化驗(yàn)收程序的具體實(shí)施細(xì)則。案例中的事業(yè)單位為了使驗(yàn)收程序更簡(jiǎn)單，在項(xiàng)目管理門戶中設(shè)立技術(shù)驗(yàn)收文件夾，項(xiàng)目組可隨時(shí)上傳項(xiàng)目的技術(shù)進(jìn)展和數(shù)據(jù)，財(cái)務(wù)部在BI財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)分析系統(tǒng)增加了項(xiàng)目賬務(wù)查詢功能，項(xiàng)目組可隨時(shí)查看下載項(xiàng)目項(xiàng)目的歷年明細(xì)賬和總賬，與財(cái)務(wù)驗(yàn)收有關(guān)的資料也會(huì)及時(shí)上傳到項(xiàng)目管理門戶中。在接受檢查和審計(jì)時(shí)，從門戶導(dǎo)出數(shù)據(jù)方便快捷準(zhǔn)確，減少了過(guò)去審計(jì)檢查的繁雜工作。內(nèi)審部也定期查看項(xiàng)目執(zhí)行情況為一次性綜合績(jī)效評(píng)價(jià)打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

四、結(jié)語(yǔ)

除了把內(nèi)控制度和信息化嵌入到項(xiàng)目管理的全過(guò)程，財(cái)務(wù)管理與項(xiàng)目管理也要做到有機(jī)融合，承擔(dān)單位應(yīng)培養(yǎng)懂財(cái)務(wù)的科研人員、懂業(yè)務(wù)的財(cái)務(wù)人員，讓跨專業(yè)多元化的人才為項(xiàng)目提供服務(wù)及支撐?？瞥x 人員和財(cái)務(wù)人員要共同提高責(zé)任感和使命感；科研人員要多學(xué)習(xí)財(cái)務(wù)知識(shí)，了解各類科研項(xiàng)目的經(jīng)費(fèi)管理辦法；同樣,財(cái)務(wù)人員也應(yīng)該參與到項(xiàng)目的整體過(guò)程中，多了解項(xiàng)目的研究?jī)?nèi)容、研究目的、任務(wù)要求，運(yùn)用財(cái)務(wù)專業(yè)知識(shí)與科研人員配合完成預(yù)算編制、預(yù)算執(zhí)行和結(jié)題驗(yàn)收工作。課題承擔(dān)單位還應(yīng)指定專門人員對(duì)合作單位定期培訓(xùn)或督導(dǎo)檢查,以利于及時(shí)發(fā)現(xiàn)和整改項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中存在的問(wèn)題。多方做好溝通、共同配合,相互支撐、做到按規(guī)定、按標(biāo)準(zhǔn)確保重大專項(xiàng)整體任務(wù)的完成。

守規(guī)矩、遵制度、重內(nèi)控、信息化、相融合、多創(chuàng)新是全面提升重大專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)管理之根本。內(nèi)控制度為行政事業(yè)單位內(nèi)部管理指明了方向，建立適合本單位實(shí)際情況的內(nèi)部控制體系，梳理業(yè)務(wù)流程，明確業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，打通壁壘理清權(quán)責(zé)；信息化手段打破傳統(tǒng)管理模式，將財(cái)務(wù)專業(yè)知識(shí)與內(nèi)控制度高度融合，提高績(jī)效、降低風(fēng)險(xiǎn)。如果說(shuō)重大專項(xiàng)資金管理是系統(tǒng)性管理，內(nèi)控制度是管理的整體思想，那么用現(xiàn)代化和信息化的手段去實(shí)施則是打破傳統(tǒng)重構(gòu)管理模式之舉措。