趙睿

摘 要：公文具有莊重嚴(yán)肅的格調(diào)，是服務(wù)于法定機(jī)關(guān)和組織的實(shí)用文體，是進(jìn)行公務(wù)活動(dòng)的重要工具。公文的性質(zhì)和特點(diǎn)決定了公文用語(yǔ)必須嚴(yán)謹(jǐn)規(guī)范。本文首先簡(jiǎn)述公文概念及其特點(diǎn)，再結(jié)合公文用語(yǔ)基本要求重點(diǎn)分析工作中遇到的常見(jiàn)問(wèn)題，并針對(duì)問(wèn)題，論述如何做到規(guī)范用語(yǔ)，以期為后續(xù)的公文撰寫(xiě)提供參考。

關(guān)鍵詞：公文語(yǔ)言；莊重；規(guī)范；應(yīng)用

公文，在黨政機(jī)關(guān)、國(guó)有企事業(yè)單位中得到廣泛應(yīng)用，其能夠言簡(jiǎn)意賅的表達(dá)核心內(nèi)容和主題，實(shí)現(xiàn)重點(diǎn)信息的高效率傳遞，因此是機(jī)關(guān)組織工作的重要工具。科學(xué)、準(zhǔn)確地運(yùn)用語(yǔ)言，是從事公文寫(xiě)作人員履行自身崗位職責(zé)的基本要求，也是擬好公文的必備素質(zhì)。

1 公文概念及其特點(diǎn)

1.1 公文概念

公文即公務(wù)文書(shū)，是法定機(jī)關(guān)與組織在公務(wù)活動(dòng)中，按照特定的體式、經(jīng)過(guò)一定的處理程序形成和使用的書(shū)面材料，又稱(chēng)公務(wù)文件[1]。

公文是上情下達(dá)、下情上傳的“橋梁”，在一定程度上代表著企業(yè)形象，體現(xiàn)著干部員工素質(zhì)，反映著工作的嚴(yán)細(xì)實(shí)程度，更關(guān)乎內(nèi)部管理與對(duì)外溝通的效能，因此在企業(yè)管理中發(fā)揮著重要作用。中共中央辦公廳、國(guó)務(wù)院辦公廳《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》（中辦發(fā)〔2012〕14號(hào)）中明確規(guī)定黨政機(jī)關(guān)公文概念：黨政機(jī)關(guān)公文是黨政機(jī)關(guān)實(shí)施領(lǐng)導(dǎo)、履行職能、處理公務(wù)的具有特定效力和規(guī)范體式的文書(shū)，是傳達(dá)貫徹黨和國(guó)家方針政策，公布法規(guī)和規(guī)章，指導(dǎo)、布置和商洽工作，請(qǐng)示和答復(fù)問(wèn)題，報(bào)告、通報(bào)和交流情況的重要工具。

1.2 公文特點(diǎn)

公文的性質(zhì)決定了公文所必有的特點(diǎn)。認(rèn)識(shí)和掌握了特點(diǎn)，能更加精準(zhǔn)地領(lǐng)會(huì)公文、把握公文、撰寫(xiě)公文。

1）法定的權(quán)威性。在黨政機(jī)關(guān)、國(guó)有企事業(yè)單位職權(quán)范圍內(nèi)制發(fā)的公文，均代表本級(jí)機(jī)關(guān)的要求，體現(xiàn)本級(jí)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和管理意圖，要求所屬企事業(yè)單位、機(jī)關(guān)部門(mén)必須嚴(yán)格遵照?qǐng)?zhí)行，并配套相應(yīng)的紀(jì)律和行政措施加以約束和保證。因而，具有依法行政的權(quán)威性和依法依規(guī)管理的約束力。

2）讀者的特定性。是指公文的讀者對(duì)象是明確的、特定的。讀者非讀不可，該貫徹的貫徹、該落地的落地，該反饋的反饋，有著強(qiáng)有力的行政約束力。這些都不存在讀者對(duì)象愿不愿意處理的問(wèn)題，均為崗位職責(zé)所使然，分內(nèi)工作必須完成。

3）主旨的直白性。公文主旨的表述不同于文學(xué)作品的主題，它是以事論事、據(jù)理明事，從具體的客觀事實(shí)中直截了當(dāng)?shù)仃U明行文機(jī)關(guān)的意圖和指向。是什么，不是什么；贊成什么，反對(duì)什么；應(yīng)當(dāng)怎樣行為，不應(yīng)當(dāng)怎樣行為，都必須準(zhǔn)確無(wú)誤地明確傳達(dá)給受文機(jī)關(guān)。

4）材料的真實(shí)性。是指公文所選用的一切材料必須客觀、真實(shí)、準(zhǔn)確。因?yàn)楣氖莻鬟_(dá)和貫徹黨和國(guó)家方針政策的重要工具，是用來(lái)指導(dǎo)實(shí)踐、推動(dòng)工作、處理實(shí)際問(wèn)題的嚴(yán)肅文件，它所選用的材料，都必須是客觀存在的事實(shí)。

5）程式的規(guī)范性。公文經(jīng)過(guò)長(zhǎng)期的理論創(chuàng)新和實(shí)踐積累，逐漸形成了當(dāng)前比較固定的規(guī)范程式，如公文格式、行文規(guī)則、行文關(guān)系等?！饵h政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》（中辦發(fā)〔2012〕14號(hào)）作了明確規(guī)定，國(guó)家專(zhuān)門(mén)出臺(tái)了《黨政機(jī)關(guān)公文格式》（GB/T 9704-2012），各級(jí)黨政機(jī)關(guān)和部門(mén)必須嚴(yán)格遵照?qǐng)?zhí)行，不得違反。

6）語(yǔ)言的嚴(yán)肅性。公文在語(yǔ)言表達(dá)上具有莊重嚴(yán)肅的格調(diào)，容不得半點(diǎn)含糊其辭、模棱兩可。這種莊重嚴(yán)肅具體表現(xiàn)在公文語(yǔ)言的確切、簡(jiǎn)明和平實(shí)上。

7）效用的時(shí)限性。公文是依法行政和進(jìn)行公務(wù)活動(dòng)的重要工具，為解決實(shí)際問(wèn)題和為現(xiàn)實(shí)工作服務(wù)的，因此公文的撰寫(xiě)、傳遞或傳輸、處理均有時(shí)間上的要求和限制，延誤了時(shí)間，便貽誤工作，失去自身價(jià)值。

2 公文用語(yǔ)基本要求

公文用語(yǔ)是表現(xiàn)公文特色的規(guī)范化語(yǔ)言，是在公文語(yǔ)體要求下的特有用語(yǔ)，要符合莊重、準(zhǔn)確、樸實(shí)、精煉、嚴(yán)謹(jǐn)、規(guī)范等基本要求。

2.1 規(guī)范精煉，準(zhǔn)確達(dá)意

公文用語(yǔ)要簡(jiǎn)潔明快，平易樸實(shí)，通俗易懂，自然無(wú)華，用精煉的文字表達(dá)最豐富最明確的內(nèi)容，杜絕一切大話(huà)空話(huà)套話(huà)。語(yǔ)言要合乎事實(shí)、合乎邏輯、合乎語(yǔ)法，判斷要準(zhǔn)確，推理要周?chē)?yán)，所用引語(yǔ)和數(shù)據(jù)等要精確無(wú)誤。規(guī)范化使用書(shū)面語(yǔ)匯，慎用或少用口語(yǔ)、方言、網(wǎng)絡(luò)語(yǔ)。

2.2 思想積極，主題明確

公文所反映的理念思想要明確鮮活，使受文者能夠準(zhǔn)確掌握公文的要旨和精髓。一是公文的觀點(diǎn)和材料的統(tǒng)一，準(zhǔn)確地提煉公文觀點(diǎn)和恰當(dāng)?shù)剡x擇能說(shuō)明觀點(diǎn)的典型素材，使觀點(diǎn)統(tǒng)轄材料、材料論證觀點(diǎn)，相互佐證；二是圍繞中心，突出主題，詳略得當(dāng)，明確樸實(shí)，切忌廢話(huà)、空話(huà)，硬靠硬套，照搬照抄。

態(tài)度要鮮明。公文大都是為了指導(dǎo)和推動(dòng)工作，要干什么、不能干什么，堅(jiān)持什么、反對(duì)什么，必須態(tài)度鮮明，不能模棱兩可，要讓讀者一接觸文件就能了解其基本指導(dǎo)思想、主要意圖和所表達(dá)的目的。例如“明確宣布”“不經(jīng)……批準(zhǔn)……，不得……”“均為責(zé)任事故”等，這些語(yǔ)言從形式、內(nèi)涵、使用之處來(lái)看，都是很鮮明的語(yǔ)言，表達(dá)的態(tài)度非常明確。

2.3 邏輯通順，修辭得當(dāng)

邏輯通順是指公文語(yǔ)言應(yīng)符合邏輯要求，主語(yǔ)、謂語(yǔ)、賓語(yǔ)、定語(yǔ)、狀語(yǔ)和補(bǔ)語(yǔ)等元素齊全，無(wú)明顯歧義和成分缺失問(wèn)題。一是公文中所講的概念必須正確、精準(zhǔn)，判斷、推理必須符合辯證邏輯與形式邏輯的原則和規(guī)律；二是公文中所反映的基本立場(chǎng)、觀點(diǎn)、政策、措施必須正確，符合客觀實(shí)際與事物發(fā)展的基本規(guī)律。

修辭方面，因公文性質(zhì)和作用較為特殊，不同于文藝作品，公文語(yǔ)言盡可能不要使用隱喻、暗示、夸張、渲染等手法[2]，只需透徹地點(diǎn)破實(shí)質(zhì)，擺明道理，讓人準(zhǔn)確理解即可。如在公告中，寫(xiě)明“偉大的市政協(xié)代表團(tuán)蒞臨我公司進(jìn)行工作指導(dǎo)”，該文中，“偉大的”一詞用于修飾市政協(xié)代表團(tuán)并無(wú)必要，反而產(chǎn)生畫(huà)蛇添足之嫌。修辭強(qiáng)調(diào)對(duì)關(guān)鍵內(nèi)容進(jìn)行突出即可，如“慶祝改革開(kāi)放總設(shè)計(jì)師鄧小平同志誕辰XX周年”，“改革開(kāi)放總設(shè)計(jì)師”作為“鄧小平”的修飾，有效對(duì)人物進(jìn)行突出，修辭得當(dāng)。

2.4 莊重嚴(yán)肅，權(quán)威可信

公文多在黨政機(jī)關(guān)、國(guó)有企事業(yè)單位中廣泛使用，行文機(jī)構(gòu)性質(zhì)也決定了公文的自身價(jià)值，語(yǔ)言必須莊重嚴(yán)肅，非必要情況下無(wú)需引入過(guò)多詼諧幽默、地方文化等元素。如某地準(zhǔn)備進(jìn)行文藝匯演，可直接寫(xiě)明“某年某月某日，于黨委辦公樓前廣場(chǎng)進(jìn)行文藝演出，歡迎各界人士到場(chǎng)參加”即可，內(nèi)容簡(jiǎn)練且莊重嚴(yán)肅。如果寫(xiě)為“某年某月某日，于黨委辦公樓前廣場(chǎng)有人進(jìn)行表演”，語(yǔ)義雖然不受影響，但表達(dá)效果并不理想，過(guò)于通俗，缺乏莊重感。

權(quán)威可信，是指公文傳遞的信息不容隨意更改，在一些自上而下進(jìn)行信息傳遞、指令轉(zhuǎn)達(dá)的公文中，權(quán)威性尤為重要，如“關(guān)于響應(yīng)市政府進(jìn)行整肅市容市貌的號(hào)召”，其中“市政府”一詞有效加強(qiáng)了公文的權(quán)威性，明確了“號(hào)召”的來(lái)源并非個(gè)人或非官方團(tuán)體，具有了理想的可信性。

3 公文用語(yǔ)常見(jiàn)問(wèn)題

一篇好的公文是修改成的。從這個(gè)意義上講，公文寫(xiě)作要講究遣詞煉句，只有文通字順，句穩(wěn)詞妥，才能準(zhǔn)確無(wú)誤地將發(fā)文意圖表達(dá)清楚明白。但在日常工作中，一些常見(jiàn)錯(cuò)誤，導(dǎo)致公文不能?chē)?yán)謹(jǐn)體現(xiàn)本義。

3.1 語(yǔ)不對(duì)體

公文的語(yǔ)言運(yùn)用主要體現(xiàn)在語(yǔ)體上，語(yǔ)體就是在公文寫(xiě)作中體現(xiàn)出來(lái)的公文的語(yǔ)言風(fēng)格和體式[3]。語(yǔ)不對(duì)體易導(dǎo)致內(nèi)容失實(shí)，不夠樸實(shí)。例：XX公司在一篇通報(bào)中表?yè)P(yáng)某位領(lǐng)導(dǎo)同志堅(jiān)持深入實(shí)際時(shí)寫(xiě)道“渤海灣的每一座鉆井臺(tái)上都留記著他的腳印”，寫(xiě)他的高尚品德時(shí)說(shuō)“他的風(fēng)格之高為我公司近年來(lái)之最”，寫(xiě)他的基本狀況時(shí)說(shuō)“他愛(ài)人名叫李XX，他有1個(gè)兒子、1個(gè)閨女……”等。本例中均屬語(yǔ)不對(duì)體，前兩處屬文藝用語(yǔ)，顯得不平實(shí)；后一處使用了口語(yǔ)，不夠莊重。修改時(shí)要將前兩處用平實(shí)語(yǔ)言表述，后一處用書(shū)面語(yǔ)言表述。

3.2 詞義誤用

詞義誤用系指在公文寫(xiě)作中對(duì)詞匯意義的誤用，即把對(duì)此事物的概括反映到了彼事物上。例：XX石油分公司在某份文件中寫(xiě)道“最近以來(lái)，職工在上班期間里，很少有干私活的現(xiàn)象發(fā)生”。XX政府某份文件里有“地震給唐山造成極其嚴(yán)重的損壞”的語(yǔ)句?！捌陂g”是個(gè)大概念，用在這里不妥，應(yīng)當(dāng)使用“時(shí)間”這個(gè)小概念。損壞和毀壞詞義相近，但程度和情感色彩不同，此處把本應(yīng)使用“毀壞”的詞用了“損壞”，造成詞義誤用。

3.3 表述不當(dāng)

表述不當(dāng)易引起內(nèi)容誤讀，有時(shí)會(huì)給執(zhí)行層、操作層帶來(lái)工作困擾。例：《XX省實(shí)施<黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例>細(xì)則》中“同級(jí)政府和同級(jí)政府的部門(mén)之間可以聯(lián)合行文；各級(jí)政府可以和上一級(jí)政府有關(guān)部門(mén)聯(lián)合行文”。該例文中，分句語(yǔ)意不明，存在多種理解：一是政府可以和它的部門(mén)聯(lián)合行文，二是政府可以和同級(jí)乙政府的部門(mén)聯(lián)合行文，三是甲政府的部門(mén)可以和同級(jí)乙政府的部門(mén)聯(lián)合行文。這就失去了公文指導(dǎo)作用，應(yīng)修改成無(wú)歧義的表述。

3.4 違反邏輯

公文用語(yǔ)要符合邏輯。違背邏輯，會(huì)模糊公文的指向性。例：XX公司公文中先提出“對(duì)揮霍公款大吃大喝、屢教不改的，應(yīng)當(dāng)追究有關(guān)人員的行政責(zé)任，并承擔(dān)一定的經(jīng)濟(jì)損失”，這一論題是正確的，但文中又說(shuō)：“……對(duì)少數(shù)檢查態(tài)度較好的，可不必再承擔(dān)經(jīng)濟(jì)上的責(zé)任”，前后矛盾，違背了邏輯。本例的解決辦法是將第二句所講的不正確論述去除。

3.5 文句冗長(zhǎng)

文句冗長(zhǎng)易導(dǎo)致文章半文不白，拗口難懂，不能準(zhǔn)確表達(dá)思想意圖。例：XX石油局在某份文件中寫(xiě)道“為了保證我局今年的行政經(jīng)費(fèi)略有節(jié)余，各處室各項(xiàng)經(jīng)費(fèi)的開(kāi)支要嚴(yán)格執(zhí)行局領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)上級(jí)財(cái)務(wù)部門(mén)要求制訂的，并經(jīng)局務(wù)會(huì)議討論通過(guò)的《財(cái)務(wù)開(kāi)支審批制度》，減少不必要的浪費(fèi)”。應(yīng)改成“為了保證我局今年的行政經(jīng)費(fèi)略有節(jié)余，各處室各項(xiàng)經(jīng)費(fèi)的開(kāi)支要嚴(yán)格執(zhí)行石油局發(fā)布的《財(cái)務(wù)開(kāi)支審批制度》，減少浪費(fèi)”。

3.6 濫用文學(xué)語(yǔ)言

公文的敘述用語(yǔ)要與所敘述對(duì)象的實(shí)際情況保持一致，語(yǔ)言要平實(shí)準(zhǔn)確，不要使用文學(xué)用語(yǔ)。例：XX交通局在一起重大交通事故的報(bào)告中，談到事故發(fā)生時(shí)情形寫(xiě)到：“……卡車(chē)翻下公路邊的大溝內(nèi)，急速翻滾，如墜萬(wàn)丈深淵……，車(chē)內(nèi)人滾作一團(tuán)，嚇得魂不附體?！北纠窍胪ㄟ^(guò)交通事故來(lái)體現(xiàn)重視交通規(guī)則，珍惜乘員生命的重要性，但“如墜萬(wàn)丈深淵”“魂不附體”等詞語(yǔ)，均屬文學(xué)用語(yǔ)，放在文中貽笑大方。

4 規(guī)范用語(yǔ)的重要性

通過(guò)以上案例可以看出，一篇公文，無(wú)論主旨如何正確、鮮明、深刻，材料如何充分、詳細(xì)、具體，結(jié)構(gòu)如何巧妙、合理、得體，但如果沒(méi)有規(guī)范的語(yǔ)言作為載體，也不會(huì)取得令人滿(mǎn)意的效果。公文語(yǔ)言運(yùn)用得是否恰當(dāng)?shù)皿w，直接關(guān)系到公文的質(zhì)量。所以，在公文寫(xiě)作中，必須下一番“刮垢磨光”的功夫，只有熟練掌握公文語(yǔ)言的特點(diǎn)及其運(yùn)用規(guī)律，才能寫(xiě)出合乎規(guī)范的高質(zhì)量公文文稿，充分發(fā)揮以文輔政的作用[4]。

5 規(guī)范用語(yǔ)的建議

遣詞煉句是從事公文寫(xiě)作和打造公文精品工程的一項(xiàng)基本功和必備技能。只有掌握了公文遣詞煉句的常用技巧，并在工作實(shí)踐中不斷加以運(yùn)用和總結(jié)積累，才能更好地在公文寫(xiě)作中做到輕車(chē)熟路、精益求精，使公文更加精準(zhǔn)地反映領(lǐng)導(dǎo)意圖，充分體現(xiàn)公文寫(xiě)作者的價(jià)值創(chuàng)造。如何做到規(guī)范公文用語(yǔ)，可以參考以下建議：

5.1 正確理解意圖，多思

古人云“學(xué)而不思則罔”，平時(shí)不但要會(huì)讀書(shū)，更要會(huì)思考。公文是專(zhuān)業(yè)性、政策性很強(qiáng)的一種文體，行文之前，要正確理解把握對(duì)方意圖，增強(qiáng)工作的主動(dòng)性和預(yù)見(jiàn)性，通盤(pán)考慮所擬文種，如請(qǐng)示、報(bào)告、命令、決定等，選擇相適宜的公文用語(yǔ)，才能正確傳情表意。如，通知、報(bào)告、意見(jiàn)中常用引敘語(yǔ) “現(xiàn)將”“業(yè)經(jīng)”等；批復(fù)中常用表態(tài)語(yǔ)“同意”“擬同意”“不同意”等；請(qǐng)示中常用詢(xún)問(wèn)語(yǔ) “妥否”“是否可行”等；報(bào)告中結(jié)尾常用“特此報(bào)告”等。

5.2 掌握模板樣式，多學(xué)

公文寫(xiě)作有既定的格式和模板，不同文種，模板措辭、文意表述均不同。作為文字工作者，要想腦子里有貨，必須學(xué)會(huì)學(xué)習(xí)和模仿。借鑒優(yōu)秀公文，整理先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)和做法，模仿他們的結(jié)構(gòu)框架、語(yǔ)言措辭，拓寬調(diào)研領(lǐng)域，形成自己的公文寫(xiě)作思路。同時(shí)，掌握和遵循《黨政機(jī)關(guān)公文格式》，用它處理和解決相應(yīng)的實(shí)際問(wèn)題，有利于公文處理的標(biāo)準(zhǔn)化、制度化和科學(xué)化管理，有利于提高辦事效率。