摘 要：檔案的收集整理是信息時(shí)代的基礎(chǔ)性工作，在網(wǎng)絡(luò)發(fā)達(dá)的今天。中國的檔案部門仍處于較為繁瑣落后的人工處理時(shí)代。反映著我國目前的檔案管理工作較為薄弱。隨著計(jì)算機(jī)的發(fā)展和大數(shù)據(jù)時(shí)代的來臨。檔案的收集與整理都需要進(jìn)行創(chuàng)新。

關(guān)鍵詞：收集；整理；創(chuàng)新研究

收集與整理是信息管理的基礎(chǔ)的工作環(huán)節(jié)，可也是最為重要的環(huán)節(jié)。收集是工作的開始，整理則是信息傳達(dá)的樞紐。在檔案收集的過程中，能夠更多的獲取檔案中所體現(xiàn)的工作的質(zhì)量。進(jìn)而繼續(xù)利用已經(jīng)搜集好的檔案，進(jìn)行下一步的工作安排。對(duì)于檔案的細(xì)致整理，可以讓檔案井然有序的排列出來，方便隨時(shí)調(diào)出查閱。也有利于檔案的管理和安全。所以，想要真正有效率的利用檔案進(jìn)行工作。就必須要做好檔案的收集與整理，這項(xiàng)工作的意義就在于，它是實(shí)現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。也可以為資料的查找承擔(dān)大量的任務(wù)。

1 檔案收集與整理的要素

1.1 檔案要具有真實(shí)性

檔案是對(duì)歷史發(fā)生的各種事件和社會(huì)上的活動(dòng)的真實(shí)記錄。有著非常高的價(jià)值。檔案是在人類不停的探索與實(shí)踐中所產(chǎn)生的，它明確的記載了很多重要的歷史大事件。是國內(nèi)外研究者非常重視的研究資料。對(duì)檔案的真實(shí)性與完整性有非常高的要求。

1.2 檔案要具有時(shí)效性

檔案記錄著豐富多彩的歷史與社會(huì)活動(dòng)。是以后決策非常重要的憑依。這要求檔案在保證真實(shí)性的同時(shí)還有時(shí)效性?？梢跃o跟時(shí)代的腳步，及時(shí)記錄著發(fā)生的活動(dòng)。才能對(duì)現(xiàn)在與將來產(chǎn)生的效果更大。

2 中國檔案管理與收集面對(duì)的問題

2.1 缺少檔案整理收集意識(shí)

檔案的整理與收集作為一項(xiàng)基礎(chǔ)的、繁瑣的工作。與社會(huì)各個(gè)部門緊緊連接。尤其是行政單位對(duì)于檔案的需求非常大。但是仍然有很多單位沒有深刻的理解到檔案整理與搜集的重要性。從管理層面就沒有整理收集的意識(shí)，忽略了檔案的建設(shè)。導(dǎo)致在某些工作需要查閱檔案的時(shí)候。無法及時(shí)提供。如此一來，檔案的收集與整理就成為了浮于表面的面子工程。無法發(fā)揮出檔案對(duì)于工作應(yīng)該有的輔助性。

2.2 檔案整理制度不規(guī)范

由于檔案的數(shù)量大、管理起來繁瑣復(fù)雜，非常麻煩。很多部門單位，缺少一套正規(guī)科學(xué)的檔案整理制度。就算是出臺(tái)了整理制度的部門單位。也不夠科學(xué)合理，不足以應(yīng)對(duì)數(shù)量巨大的檔案與時(shí)代發(fā)展對(duì)檔案整理日益增高的需求。整理適度的缺陷主要體現(xiàn)在：首先，檔案的收集不夠系統(tǒng)和規(guī)范，存在檔案重復(fù)、有錯(cuò)誤等現(xiàn)象。并且沒有對(duì)收集的檔案制定一個(gè)審核標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致檔案質(zhì)量參差不齊。其次，部門對(duì)已經(jīng)納入數(shù)據(jù)庫的檔案沒有進(jìn)行認(rèn)真的管理，未能跟進(jìn)審核。造成檔案題目和實(shí)際內(nèi)容不符，甚至出現(xiàn)缺失的情況。最后就是部門對(duì)檔案沒有進(jìn)行科學(xué)規(guī)范的保管。檔案雖然已經(jīng)錄入，但是查找起來非常麻煩。這些都是沒有保管制度不夠科學(xué)規(guī)范所造成的弊端[1]。

2.3 落后的檔案整理模式

大部分的部門單位，對(duì)于檔案的掌握只限于收集整理和保存。而能夠做到應(yīng)用的部門單位則少之又少。想要對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)化、高效率的應(yīng)用。就需要緊跟科技的發(fā)展，采用全新的檔案整理模式。如果硬采用傳統(tǒng)的、依靠人力的整理模式。勢(shì)必?zé)o法滿足日益增大的數(shù)據(jù)庫和時(shí)代對(duì)檔案的要求。這會(huì)極大的阻礙檔案發(fā)揮它應(yīng)有的效果。

2.4 過于封閉的檔案管理制度

我國對(duì)檔案的安全性非常重視，一直都有嚴(yán)格的檔案保密制度。一般人并不能接觸到這些檔案。就算是部門內(nèi)部工作人員，想要查閱檔案。都需要像上級(jí)申請(qǐng)。而且品準(zhǔn)過程非常漫長。這讓本就繁瑣的整理工作，變得難上加難。極大的影響到了檔案管理人員和檔案使用人員的積極性。

2.5 檔案整理硬件落后

部門單位對(duì)檔案整理的重視有限。并不能及時(shí)給相關(guān)部門及時(shí)更新硬件，辦公條件比較惡劣。很多檔案保管還是停留在書面實(shí)體化。沒有進(jìn)一步的，向更深的層次挖掘。無法實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案整理。也缺少網(wǎng)絡(luò)檢索的高級(jí)檔案整理技術(shù)。同時(shí)由于采取人工整理，檔案的更新和不全也成了一大難題。很多檔案庫的資料遠(yuǎn)遠(yuǎn)跟不上時(shí)代。

3 解決檔案收集與整理難的對(duì)策

3.1 想保證檔案收集與整理的質(zhì)量

要充分體現(xiàn)檔案的工作應(yīng)有的作用，是所有掌管檔案的部門單位面臨主要矛盾。想要把這項(xiàng)基礎(chǔ)工作做好。就要在檔案的收集上下功夫。要充分發(fā)揮在收集檔案時(shí)能做到的指揮作用。要做到有的放矢的收集整理各個(gè)類型的檔案。基礎(chǔ)要從一開始打牢。在收集的初期，就分門別類，便于接下來的收集工作。

在整理檔案上，要采用科學(xué)規(guī)范的措施，改善工作方式，提升工作效率。建立起嚴(yán)格的檔案管理制度。加強(qiáng)對(duì)檔案的保存，從收集到整理都要進(jìn)行統(tǒng)一管理，防止檔案丟失。

3.2 加強(qiáng)檔案的流通性

檔案的保密性固然重要，但是如果過于保密，只有一小部分人才能查閱。就失去了收集整理檔案的意義。因此各部門要適當(dāng)?shù)拈_放檔案的查閱。減少查閱檔案相關(guān)的手續(xù)。社會(huì)各部門單位保證檔案橫向的流通，加強(qiáng)檔案之間的交換。

3.3 提升檔案整理工作人員的素質(zhì)和技術(shù)

以前的檔案整理技術(shù)含量低，主要是靠人力整理。隨著科技的發(fā)展，檔案整理逐漸和計(jì)算機(jī)聯(lián)系在了一起。這就要求工作人員掌握一定的計(jì)算機(jī)技術(shù)。懂得用科技來整理檔案，省時(shí)省力的同時(shí)。也節(jié)約了成本。

4 針對(duì)以上問題的對(duì)策和措施

4.1 提高檔案收集和整理工作的地位

收集與整理的工作，在長時(shí)間以來，都被認(rèn)為是一項(xiàng)枯燥乏味，缺少技術(shù)含量的工作。人員流動(dòng)性非常大。這需要相關(guān)部門盡可能的改善該工作在人們心中的固有印象。

4.2 注意檔案完整與更新

檔案的整理并不是全部納入，而是要進(jìn)行一部分的篩選。這就需要整理人員細(xì)致的區(qū)分有用與無用信息。盡可能全面的做到將有用信息全部匯總，將重復(fù)和虛假餓信息全部剔除。完整的檔案錄入后并不就是代表著結(jié)束。還要定時(shí)查看檔案的更新。如果有更新還要及時(shí)的進(jìn)行補(bǔ)充。

4.3 注重檔案工作條例的實(shí)施

檔案的收集工作一定要有相關(guān)的工作條例。通過標(biāo)準(zhǔn)化的條例管理，提升檔案的質(zhì)量。要確保制度的落實(shí)，與獎(jiǎng)懲制度相互配合。提高工作人員的使命感。做到整理收集工作有標(biāo)準(zhǔn)作為參考。讓死板的條例變成工作人員自覺地行動(dòng)，保證檔案的質(zhì)量。

4.4 牢抓檔案管理的服務(wù)質(zhì)量

檔案從人力變?yōu)殡娮有畔⒒且粋€(gè)漫長的過程。隨著計(jì)算機(jī)水平的高速發(fā)展，檔案管理的技術(shù)的水平也在發(fā)展。檔案整體的建設(shè)也隨著是時(shí)代和科技的發(fā)展不斷進(jìn)步。在當(dāng)下，檔案整理要實(shí)現(xiàn)公開化，盡可能的服務(wù)大眾。這就要求相關(guān)部門要站在時(shí)代前沿，融入科技的發(fā)展。

5 檔案收集與整理要不斷創(chuàng)新

檔案的收集和整理其實(shí)是一項(xiàng)非常有難度的工作。工作人員要面對(duì)大量魚目混珠的數(shù)據(jù)檔案。仔細(xì)的分辨挑選出合格的檔案加以保存。面對(duì)數(shù)量飛漲的檔案，我們也要在這項(xiàng)工作中加以創(chuàng)新，提高效率和準(zhǔn)確性。

5.1 在理論上使檔案的收集與整理上實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新

創(chuàng)新是一個(gè)社會(huì)進(jìn)步的關(guān)鍵，也是促進(jìn)人們渴望發(fā)展的動(dòng)力。在大數(shù)據(jù)信息化的時(shí)代面前。檔案收集和整理工作就要與大數(shù)據(jù)時(shí)代齊頭并進(jìn)，共同進(jìn)步。用最新的理念來指引自己的工作。讓檔案的收集和整理可以迅速的適應(yīng)大數(shù)據(jù)時(shí)代，服務(wù)于全社會(huì)的，每一個(gè)角落。

要打破固有的思維模式，拋棄守舊的思想。要向國外學(xué)習(xí)高超的數(shù)據(jù)管理技術(shù)，加快技術(shù)改革的腳步。建立起與社會(huì)活動(dòng)相適應(yīng)的檔案收集機(jī)制，在保證檔案安全的前提下，提高檔案相關(guān)工作人員的技術(shù)水平。完全發(fā)揮出檔案在現(xiàn)代應(yīng)有的作用。讓檔案信息的利用出現(xiàn)在社會(huì)的每個(gè)角落[2]。

5.2 實(shí)現(xiàn)的檔案收集與整理創(chuàng)新的舉措

多角度、全面化發(fā)展檔案的利用工作。根據(jù)社會(huì)和時(shí)代的需求。為不同的個(gè)人、部門和企業(yè)。提供定制化的檔案服務(wù)。

進(jìn)行檔案的深入分析工作。根據(jù)對(duì)檔案的利用需求越來越大。檔案也要不斷加大開放程度。利用電子化檔案發(fā)揮新的服務(wù)方式?？梢栽诒ＷC信息完整的同時(shí)，更快速的把檔案傳到需要的部門手中[3]。

6 結(jié)論

檔案的收集與整理，正面臨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的新一輪挑戰(zhàn)。檔案的洗牌與更新已經(jīng)是必然的趨勢(shì)。這就要求我們不斷的進(jìn)步學(xué)習(xí)。保證檔案在新的時(shí)代徹底發(fā)揮出他應(yīng)有的作用。

參考文獻(xiàn)

[1]蔣志英.事業(yè)單位重大活動(dòng)檔案管理工作相關(guān)問題分析[J].科技傳播，2011（02）.

[2]蔣志英.事業(yè)單位重大活動(dòng)檔案管理工作相關(guān)問題分析[J].科技傳播，2011（02）.

[3]李興利.重大活動(dòng)與專項(xiàng)工作檔案的整理[J].檔案管理，2010（01）.

作者簡介

李詩婷（1983-），女，漢，廣西南寧人，本科，檔案系列中級(jí)職稱，研究方向：檔案的收集和中整理。