楊佳星

摘 要：關(guān)聯(lián)數(shù)據(jù)是信息時代下信息技術(shù)以及數(shù)據(jù)處理技術(shù)解決組織、共享、管理與服務(wù)信息的最新延伸技術(shù)。企業(yè)檔案管理是企業(yè)管理中難度較高的一項管理工作，企業(yè)檔案信息整合是指根據(jù)企業(yè)檔案信息的特點，圍繞特定主題或?qū)ο?，將分散、異?gòu)、無序的檔案信息進(jìn)行組織整理的活動過程。通過企業(yè)檔案信息整合可以集中反映某一主題或?qū)ο蟮木唧w情況、發(fā)展趨勢等內(nèi)容，從而更好的為企業(yè)服務(wù)。文章通過SWOT分析法，分析了關(guān)聯(lián)數(shù)據(jù)技術(shù)在企業(yè)數(shù)字化檔案資源轉(zhuǎn)向數(shù)據(jù)化檔案資源整合應(yīng)用中的優(yōu)勢劣勢以及相應(yīng)的對策。

關(guān)鍵詞：關(guān)聯(lián)數(shù)據(jù)應(yīng)用；企業(yè)檔案信息；SWOT分析

1 企業(yè)檔案信息資源整合與關(guān)聯(lián)數(shù)據(jù)

1.1 企業(yè)檔案信息資源整合內(nèi)涵

企業(yè)檔案作為企業(yè)原始的真實的活動記錄，其內(nèi)容有著不可替代的價值。但檔案信息的價值是需要通過有序的收集、整理、加工才能得到體現(xiàn)的。傳統(tǒng)企業(yè)檔案管理模式通常是按照國家規(guī)定綱目進(jìn)行分類設(shè)定的，但傳統(tǒng)模式管理下的檔案，信息分散且個別有異構(gòu)的特點，使利用受限。

企業(yè)檔案信息整合服務(wù)指根據(jù)企業(yè)檔案信息的特點，圍繞特定主題或?qū)ο?，將分散、異?gòu)、無序的檔案信息進(jìn)行組織整理的工作。例如：在行政管理類檔案中開展整合專業(yè)技術(shù)職稱信息、公司人事任免信息、企業(yè)科技檔案項目成果等信息，為企業(yè)在職工職稱評定、職務(wù)晉升等工作中，方便快速地檢索出所需的檔案信息，能極大地簡化辦事流程，提高工作效率；又如：通過對同一主題科技檔案信息的整合收集，從而為以后同一類型的項目提供參考依據(jù)或為某一領(lǐng)域的研究與技術(shù)突破提供有效的數(shù)據(jù)支持。

可以說企業(yè)檔案信息整合是一項可以幫助企業(yè)提高檔案利用效率、提升企業(yè)檔案增值服務(wù)、有利于檔案信息資源共享、影響企業(yè)科學(xué)決策、增強(qiáng)企業(yè)競爭力的工作。

1.2 關(guān)聯(lián)數(shù)據(jù)定義、本質(zhì)及應(yīng)用

1.2.1 關(guān)聯(lián)數(shù)據(jù)定義

“關(guān)聯(lián)數(shù)據(jù)”是一種用來組織、發(fā)布和鏈接各類數(shù)據(jù)、信息和知識的方法，運用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息技術(shù)等全新數(shù)據(jù)處理技術(shù)對現(xiàn)有各類的資源進(jìn)行整合，使其在同一網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)上構(gòu)建一張計算機(jī)可以理解的語義數(shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)，使任何人都能夠準(zhǔn)確、高效、可靠地查找、利用這些相互關(guān)聯(lián)的信息與知識。

關(guān)聯(lián)數(shù)據(jù)繼承了Web技術(shù)中的超文本傳輸協(xié)議（HTTP）和統(tǒng)一資源定位符（URI），采用數(shù)據(jù)資源描述框架（RDF）來描述各類“資源”對象。RDF用統(tǒng)一資源標(biāo)識符（URI）標(biāo)識事物，用簡單的屬性及屬性值來描述資源并組合成為一個陳述（被稱為陳述的主體、謂詞和客體），即RDF三元組（RDF triples），可被用于表達(dá)任何可在Web上被標(biāo)識的事物的信息。此外，關(guān)聯(lián)數(shù)據(jù)采用SPARQL（Simple Pro-tocol and RDF Query Language）技術(shù)作為檢索查詢語言和數(shù)據(jù)獲取協(xié)議，它可以檢索任何用 RDF來表示的信息資源。

1.2.2 關(guān)聯(lián)數(shù)據(jù)本質(zhì)與應(yīng)用

關(guān)聯(lián)數(shù)據(jù)的本質(zhì)是通過定義“統(tǒng)一資源標(biāo)識符（URI）”規(guī)范，使用戶利用 HTTP 機(jī)制和 URI 機(jī)制獲取關(guān)聯(lián)化的數(shù)字信息資源，并打破封閉環(huán)境、減少數(shù)據(jù)冗余、形成關(guān)聯(lián)訪問，使信息資源關(guān)聯(lián)整合。關(guān)聯(lián)數(shù)據(jù)技術(shù)可以對不同類型的信息資源（如文件、圖片、音頻、視頻等）賦予相同標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的URI定位，這保證了數(shù)據(jù)資源的一致性，從而有機(jī)會打破數(shù)據(jù)壁壘與信息孤島；同時通過對不同類型信息資源的URI定位，還可以挖掘不同類型資源之間的隱性關(guān)系，實現(xiàn)同一主題或?qū)ο筚Y源的融合，形成信息關(guān)聯(lián)，方便檢索利用；

我國對關(guān)聯(lián)數(shù)據(jù)在檔案管理中的應(yīng)用研究起步較晚，歐洲數(shù)據(jù)圖書館早在2008就通過OWL語言，對第一次世界大戰(zhàn)的相關(guān)檔案資料進(jìn)行了重新編譯以及資源整合，法國國家檔案管早在2011年就發(fā)布了敘詞表，并提供PDF格式的查詢服務(wù)。

2 關(guān)聯(lián)數(shù)據(jù)應(yīng)用于企業(yè)檔案信息資源整合中的SWOT分析

2.1 優(yōu)勢分析

1）關(guān)聯(lián)數(shù)據(jù)的優(yōu)勢。關(guān)聯(lián)數(shù)據(jù)的優(yōu)勢在于其數(shù)據(jù)信息的開放性與關(guān)聯(lián)性，隨著公開數(shù)據(jù)規(guī)模不斷擴(kuò)大，最終形成數(shù)據(jù)間的交互網(wǎng)絡(luò)?？梢杂行Т蚱苽鹘y(tǒng)檔案管理中，不同分類檔案、異構(gòu)檔案之間的界限。對檔案資源整合有良好的促進(jìn)作用。

另外通過HTTP協(xié)議、URI定位可以對資源進(jìn)行更為準(zhǔn)確的定位，在傳統(tǒng)檔案管理模式下，同一主題檔案信息資源整合過程中，可能會涉及多種門類檔案，而在查詢中需要分別檢索所涉及門類檔案的信息，以獲取想要的信息資源。而基于關(guān)聯(lián)數(shù)據(jù)的檔案信息整合技術(shù)，可以將查詢分解為只涉及單個檔案門類的查詢模式，現(xiàn)在階段在檔案資源整合工作主要分為收集、整理、分類、整合、利用五個主要環(huán)節(jié)，在關(guān)聯(lián)數(shù)據(jù)的支持下，可以提高數(shù)據(jù)分析以及挖掘，實現(xiàn)數(shù)據(jù)的全程控制，充分滿足檔案資源整合的各項數(shù)據(jù)處理技術(shù)需求。

2）企業(yè)檔案自身的優(yōu)勢。企業(yè)檔案信息資源多為結(jié)構(gòu)化或半結(jié)構(gòu)化的信息資源，著錄格式與存儲格式也依照國家、公司有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。因此據(jù)有格式的規(guī)范性，這有利于關(guān)聯(lián)數(shù)據(jù)的統(tǒng)一轉(zhuǎn)換與整合；此外企業(yè)檔案作為企業(yè)的原始真實的活動記錄，還具有憑證價值與情報價值；具有價值且規(guī)范性的企業(yè)檔案資源非常適合作為數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)中轉(zhuǎn)站，用于信息交換和語義互操作。

2.2 劣勢分析

1）檔案資源開放權(quán)限與閱讀權(quán)限。關(guān)聯(lián)數(shù)據(jù)在企業(yè)檔案信息資源整合中應(yīng)用的最大阻力是關(guān)聯(lián)數(shù)據(jù)主要針對公開性的開放數(shù)據(jù)，而企業(yè)檔案資源數(shù)據(jù)中有許多數(shù)據(jù)是封閉性的非公開數(shù)據(jù)，部分檔案資料屬于企業(yè)機(jī)密有著嚴(yán)格的獲取以及閱讀權(quán)限要求，導(dǎo)致存在矛盾，這也是關(guān)聯(lián)數(shù)據(jù)在企業(yè)檔案信息資源整合中的劣勢所在。封閉性的企業(yè)檔案資源沒有辦法利用關(guān)聯(lián)數(shù)據(jù)技術(shù)實現(xiàn)對應(yīng)的檔案資源整合。

2）企業(yè)檔案標(biāo)準(zhǔn)化程度低。由于企業(yè)檔案資源在不同的歷史時期所依據(jù)的著錄標(biāo)準(zhǔn)不同以及在企業(yè)不同歷史時期企業(yè)檔案信息的產(chǎn)生環(huán)節(jié)和產(chǎn)生渠道不同，導(dǎo)致檔案信息標(biāo)準(zhǔn)化程度低，標(biāo)準(zhǔn)化較低直接影響了檔案信息組織的質(zhì)量，導(dǎo)致資源之間的關(guān)聯(lián)和語義操作的實在出現(xiàn)障礙。

2.3 機(jī)遇分析

1）企業(yè)自身發(fā)展的需要。企業(yè)檔案信息資源整合有利于挖掘檔案信息資源，提高檔案利用效率；有利于檔案信息集成，實現(xiàn)檔案增值服務(wù)；有利于檔案信息共享，增強(qiáng)企業(yè)競爭力。而關(guān)聯(lián)數(shù)據(jù)技術(shù)是實現(xiàn)企業(yè)檔案信息資源整合的一條可行之路。

2）存在可借鑒的實踐成果。目前國外已經(jīng)已經(jīng)開展了關(guān)聯(lián)數(shù)據(jù)應(yīng)用于檔案工作中的相關(guān)研究，如：Linking Lives是英國聯(lián)合信息系統(tǒng)委員會（JISC）資助的項目，用于將Archives Hub中的檔案資源關(guān)聯(lián)數(shù)據(jù)化。

國內(nèi)也開展了一系列的研究工作，如黃欣在《關(guān)聯(lián)數(shù)據(jù)在照片檔案管理中的應(yīng)用研究》中，具體闡述了關(guān)聯(lián)數(shù)據(jù)應(yīng)用的必要性、原則、RDF鏈接制作方法、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)構(gòu)建、元數(shù)據(jù)核心集基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫建設(shè)、數(shù)據(jù)庫關(guān)聯(lián)等一系列的研究成果；

2.4 挑戰(zhàn)分析

關(guān)聯(lián)數(shù)據(jù)技術(shù)在企業(yè)檔案信息資源整合中遇到的主要威脅來自于：檔案數(shù)據(jù)的安全性難以保障。檔案信息數(shù)據(jù)安全是檔案信息管理的根本工作之一，而關(guān)聯(lián)數(shù)據(jù)的公開性是管理數(shù)據(jù)應(yīng)用于企業(yè)檔案資源整合中所必需面對的問題。關(guān)聯(lián)數(shù)據(jù)一般通過PDF以及API等格式進(jìn)行開發(fā)，此類API密鑰防盜性較弱，非常容易出現(xiàn)泄漏和入侵等現(xiàn)象，讓數(shù)據(jù)存在風(fēng)險，影響檔案資源的數(shù)據(jù)安全。

3 管理數(shù)據(jù)在企業(yè)檔案資源整合應(yīng)用中的策略

3.1 優(yōu)化檔案著錄標(biāo)準(zhǔn)

首先應(yīng)依據(jù)關(guān)聯(lián)數(shù)據(jù)特點，重新優(yōu)化檔案著錄標(biāo)準(zhǔn)，以實現(xiàn)著錄字段向關(guān)聯(lián)數(shù)據(jù)映射，以滿足檔案資源整合的需要；其次，對于現(xiàn)有檔案資源標(biāo)準(zhǔn)化程度低的情況，研究公司發(fā)展脈絡(luò)，補(bǔ)充必要信息；

3.2 構(gòu)建統(tǒng)一利用平臺

通過構(gòu)建統(tǒng)一的檢索利用平臺，可以在提供跨種類檔案信息檢索的基礎(chǔ)上，為用戶構(gòu)建參考咨詢或決策建議系統(tǒng)。再通過完善語義推理機(jī)制以及知識挖掘，向用戶提供個性化、可定制的檔案信息資源。以實現(xiàn)檔案信息精確推送從而影響科學(xué)決策、科研生產(chǎn)，提升企業(yè)競爭力。

3.3 鼓勵員工參與

應(yīng)鼓勵公司員工參與檔案信息整合利用中來。應(yīng)該在開放員工檢索利用的基礎(chǔ)上，允許普通用戶對檔案資源進(jìn)行簡單的組織分類、添加標(biāo)簽，通過簡單的組織分類可以研究不同用戶需求，從而改進(jìn)本體推理并優(yōu)化檔案信息推送準(zhǔn)確率。

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