摘 要：電子檔案的自動(dòng)分離鑒定，大大提升了電子檔案歸類工作的準(zhǔn)確性，提升了檔案管理人員的工作效率?；诖?，本文首先介紹了電子檔案自動(dòng)分類鑒定應(yīng)用的意義。其次，分析目前電子檔案自動(dòng)分類鑒定工作中存在的不足。最后，分析優(yōu)化電子檔案自動(dòng)分類工作效果的對(duì)策。

關(guān)鍵詞：電子檔案；自動(dòng)分類鑒定；大數(shù)據(jù)技術(shù)

很長(zhǎng)時(shí)間以來，在操作電子檔案的過程中，都需要投入大量的人力資源。這種傳統(tǒng)手工操作的方法，不僅制約了電子檔案分類鑒定工作的效率提升，也導(dǎo)致檔案鑒定工作當(dāng)中存在一些失誤現(xiàn)象，影響了檔案鑒定工作的精準(zhǔn)程度。目前，隨著大數(shù)據(jù)技術(shù)、人工智能技術(shù)與云計(jì)算技術(shù)的發(fā)展，電子檔案分類鑒定工作，正在朝向自動(dòng)化的方向不斷發(fā)展。

1 電子檔案自動(dòng)分類鑒定應(yīng)用的意義

檔案資料是寶貴的文化財(cái)產(chǎn)，是對(duì)過去人類歷史活動(dòng)的真實(shí)寫照。對(duì)檔案進(jìn)行電子化管理，可以有效地對(duì)檔案中的信息數(shù)據(jù)進(jìn)行整理。開展自動(dòng)化的檔案分類鑒定工作，有利于國(guó)家單位以及各個(gè)組織，通過真實(shí)有效的方式，將檔案當(dāng)中的圖片、文字、聲音、視頻信息集中在一起，促進(jìn)我國(guó)檔案文獻(xiàn)資料整理工作的不斷進(jìn)步。

首先，自動(dòng)化的電子檔案分類鑒定方法，可以顯著提升檔案整理工作的效率。減少檔案管理人員的手動(dòng)操作工作量，將檔案管理人員從繁瑣復(fù)雜的日常整理工作當(dāng)中解放出來。

其次，自動(dòng)化的檔案分類鑒定辦法，錯(cuò)誤率比較低，有利于我國(guó)檔案文獻(xiàn)信息的鑒定和整理效率的提高。既適應(yīng)了當(dāng)前高科技信息技術(shù)的發(fā)展要求，有利于檔案管理規(guī)模的擴(kuò)大，又能促進(jìn)檔案文件的多種途徑傳播。

最后，自動(dòng)化的電子檔案分類鑒定方法，可以大大提升檔案整理編輯的效率，促進(jìn)檔案信息的深入挖掘，有利于我們更好地利用檔案當(dāng)中的信息資料，進(jìn)行數(shù)據(jù)分析。

2 電子檔案自動(dòng)分類鑒定應(yīng)用過程中存在的問題

第一，一些單位的檔案管理工作部門，進(jìn)行檔案整理的設(shè)備比較老舊，無法滿足目前的自動(dòng)化檔案分類鑒定要求。第二， 很多工程信息中的檔案資料，是以紙質(zhì)形式存在的，而管理人員并沒有及時(shí)的通過掃描技術(shù)，將文獻(xiàn)資料轉(zhuǎn)化為電子檔案格式。第三，一些單位的檔案文獻(xiàn)資料管理人員，不具備現(xiàn)代的電子信息技術(shù)操作水平。很多單位都是將年紀(jì)漸長(zhǎng)的技術(shù)人員，調(diào)配到檔案管理崗位。這些人員在技術(shù)學(xué)習(xí)上、自我驅(qū)動(dòng)上，動(dòng)力都明顯不足。很多單位也沒有針對(duì)檔案管理人員的信息技術(shù)水平，進(jìn)行專項(xiàng)培訓(xùn)，檔案管理人員的工作水平提升。第四，自動(dòng)化的檔案信息分類鑒別工作，容易受到目前復(fù)雜的電腦病毒的侵害，造成檔案信息的流失，影響檔案分類工作的信息安全。尤其是一些機(jī)密的重要電子檔案，在進(jìn)行自動(dòng)化識(shí)別的過程當(dāng)中，容易被不法分子盜取，造成嚴(yán)重的泄密事故。

3 提高電子檔案自動(dòng)分類鑒定應(yīng)用效果的對(duì)策

3.1 設(shè)備升級(jí)

一些部門的電子計(jì)算機(jī)設(shè)備，已經(jīng)沒有辦法搭載目前最新的自動(dòng)化運(yùn)行軟件。這些電子設(shè)備的計(jì)算水平比較低下，運(yùn)行效率難以提高，各種配套設(shè)施，也已經(jīng)不適合當(dāng)前“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境的技術(shù)要求。管理工作者要提高對(duì)于自動(dòng)化技術(shù)的認(rèn)識(shí)，促進(jìn)電子檔案自動(dòng)化分類鑒定工作的順利開展。

各個(gè)單位在進(jìn)行電子檔案自動(dòng)分類鑒定工作的過程當(dāng)中，要理清自己?jiǎn)挝荒壳暗碾娮釉O(shè)備管理水平，對(duì)已有的電子設(shè)備進(jìn)行清理。通過工作頁(yè)制度，分清哪些設(shè)備是可以有效運(yùn)行的；哪些設(shè)備是已經(jīng)過時(shí)的；哪些設(shè)備是可以通過軟件升級(jí)進(jìn)行改造的；哪些設(shè)備是完全需要進(jìn)行淘汰的。將上述設(shè)備信息整理成一個(gè)表格。

根據(jù)表格當(dāng)中的信息數(shù)據(jù)，全面考慮政策化因素與市場(chǎng)化因素，選擇既經(jīng)濟(jì)又可靠的電子管理系統(tǒng)。盡量通過軟件升級(jí)的方式，對(duì)企業(yè)原有的電子信息管理設(shè)備進(jìn)行改造。

企業(yè)要提高對(duì)于目前信息設(shè)備的管理與維護(hù)水平，及時(shí)發(fā)現(xiàn)目前設(shè)備運(yùn)行過程當(dāng)中的震動(dòng)狀況、發(fā)熱狀況，并對(duì)故障信息進(jìn)行及時(shí)的處理，保障有專人對(duì)設(shè)備進(jìn)行清理和維護(hù)。避免由于管理不當(dāng)，造成電子檔案自動(dòng)分類設(shè)備運(yùn)行失效，給企業(yè)帶來額外的損失。

3.2 信息補(bǔ)足

一些部門的檔案自動(dòng)化鑒定分類過程當(dāng)中，無法獲得全面的信息資源。這對(duì)后期的補(bǔ)足工作，是一個(gè)極大的挑戰(zhàn)，工作人員很難在浩如煙海的文字檔案信息當(dāng)中，獲得有效的檔案信息資源。在推進(jìn)電子檔案自動(dòng)化分類鑒定技術(shù)的過程當(dāng)中，管理人員要運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)，對(duì)目前的電子檔案信息進(jìn)行擴(kuò)充。

首先，各個(gè)管理單位要引進(jìn)最新型號(hào)的掃描儀，對(duì)目前的工程電子檔案進(jìn)行信息錄入，多種途徑地對(duì)信息進(jìn)行補(bǔ)足。

其次，各個(gè)管理單位可以利用國(guó)家的數(shù)據(jù)庫(kù)與各個(gè)企業(yè)的數(shù)據(jù)庫(kù)，利用大數(shù)據(jù)技術(shù)當(dāng)中的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)技術(shù)、數(shù)據(jù)分析技術(shù)與數(shù)據(jù)清洗技術(shù)，對(duì)目前的電子檔案當(dāng)中的數(shù)據(jù)重復(fù)現(xiàn)象進(jìn)行清理。避免數(shù)據(jù)庫(kù)當(dāng)中的數(shù)據(jù)冗余現(xiàn)象，對(duì)整個(gè)電子自動(dòng)化分析系統(tǒng)造成負(fù)面影響。

再次，管理人員要加強(qiáng)對(duì)于信息錄入工作的重視，提高對(duì)分類方法和分類技術(shù)的掌握程度。對(duì)目前的電子檔案進(jìn)行科學(xué)的分類，設(shè)立科學(xué)的分類框架，加強(qiáng)與分類設(shè)計(jì)軟件人員之間的聯(lián)系，幫助軟件設(shè)計(jì)人員，充分的了解電子檔案自動(dòng)化分類鑒定程序的設(shè)計(jì)要求。

最后，管理人員要建立長(zhǎng)期信息補(bǔ)足的意識(shí)，在日常工作當(dāng)中，逐漸的將電子檔案信息當(dāng)中缺失的部分進(jìn)行補(bǔ)足。

3.3 加強(qiáng)培訓(xùn)

各個(gè)單位在進(jìn)行電子檔案自動(dòng)化分類堅(jiān)定工作的過程當(dāng)中，要加強(qiáng)對(duì)于檔案管理人員的技術(shù)培訓(xùn)，幫助檔案管理人員，切實(shí)的掌握現(xiàn)代化的檔案分類管理技術(shù)。

一方面，各個(gè)單位要嚴(yán)格落實(shí)人才引進(jìn)與招聘制度，對(duì)目前的檔案管理部門人員結(jié)構(gòu)進(jìn)行調(diào)整。通過校企聯(lián)合辦學(xué)，培養(yǎng)定向的電子管理專業(yè)人才，為企業(yè)的日后檔案管理工作進(jìn)行人才儲(chǔ)備。

另一方面，各個(gè)單位在落實(shí)電子檔案分類鑒定技術(shù)的過程當(dāng)中，要加強(qiáng)對(duì)員工的技術(shù)培訓(xùn)。對(duì)新進(jìn)員工進(jìn)行充分的技術(shù)交底，保障員工可以充分掌握新設(shè)備與新技術(shù)的使用操作方式。鼓勵(lì)員工參與到設(shè)備安裝與設(shè)備試運(yùn)行調(diào)試過程當(dāng)中，鼓勵(lì)員工成為技術(shù)達(dá)人[2]。將管理人員的電子化類操作水平，與員工的績(jī)效管理薪資水平結(jié)合在一起。

3.4 打造安全管理網(wǎng)絡(luò)

做好信息安全保障工作要從以下幾個(gè)方面入手：

通過安全管理專題研討會(huì)、安全培訓(xùn)會(huì)等培訓(xùn)方式，提高檔案管理人員對(duì)于自動(dòng)化的電子檔案分類鑒別安全的重視。幫助管理人員識(shí)別最新種類的電子病毒，提高管理人員處理非法入侵的技術(shù)水平。

通過更加安全的網(wǎng)絡(luò)協(xié)議、更加有效的網(wǎng)絡(luò)密碼設(shè)置，提高整個(gè)電子檔案自動(dòng)化分類鑒別過程當(dāng)中的信息安全等級(jí)。給予不同的管理人員，以不同的訪問權(quán)限，通過智能化的身份識(shí)別技術(shù)，對(duì)訪問電子檔案的人員身份進(jìn)行識(shí)別。

4 結(jié)論

綜上所述，推動(dòng)電子檔案自動(dòng)化分類鑒定工作的順利開展，各個(gè)管理部門的人員要轉(zhuǎn)變檔案管理思路，提升檔案管理技術(shù)。從本文的分析可知，研究電子檔案自動(dòng)化分類鑒定技術(shù)，有利于各個(gè)單位的檔案管理人員，從發(fā)展的角度看待目前檔案分類鑒定工作當(dāng)中的技術(shù)進(jìn)步。因而，我們要加強(qiáng)對(duì)于自動(dòng)化技術(shù)的重視，并在檔案管理實(shí)踐中，提升分類鑒定的實(shí)際水平。

參考文獻(xiàn)

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作者簡(jiǎn)介

陳穎瑩（1987-），女，漢族，廣東省廣州市人，本科，助理館員，研究方向：檔案。