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        新形勢(shì)下醫(yī)院基建檔案管理研究

        2019-07-08 09:48:31范旭暉
        贏未來(lái) 2019年13期
        關(guān)鍵詞:新形勢(shì)檔案管理醫(yī)院

        范旭暉

        摘要:醫(yī)院基礎(chǔ)設(shè)施檔案如實(shí)的記錄了從項(xiàng)目啟動(dòng)到設(shè)計(jì),施工,竣工驗(yàn)收,交付和運(yùn)營(yíng)管理的整個(gè)項(xiàng)目生命周期,并客觀的反映了項(xiàng)目的總體規(guī)劃,功能設(shè)計(jì),組織建設(shè)以及隨后的擴(kuò)建。

        因此,作為見(jiàn)證醫(yī)院建設(shè)和發(fā)展歷史的基礎(chǔ)設(shè)施檔案,對(duì)醫(yī)院本身具有重要意義。

        關(guān)鍵詞:新形勢(shì);醫(yī)院;基建;檔案管理

        1醫(yī)院基建檔案的概念及特點(diǎn)

        1.1醫(yī)院基建檔案的概念

        醫(yī)院在基本建設(shè)管理和工程項(xiàng)目活動(dòng)中形成的,具有保存價(jià)值的文字、圖表、圖紙及聲像等各種載體的文件材料,均屬基建檔案?;n案涉及工程規(guī)劃、設(shè)計(jì)、勘察、測(cè)繪、監(jiān)理、施工、建設(shè)單位及其主管機(jī)關(guān)和其他相關(guān)部門,部分工程項(xiàng)目還涉及征地、拆遷、補(bǔ)償?shù)确矫娴墓ぷ鳌?/p>

        1.2醫(yī)院基建檔案的特點(diǎn)

        醫(yī)院基建檔案詳細(xì)記錄了醫(yī)院基建項(xiàng)目的歷史,不僅具備一股檔案的特點(diǎn),還具有涉及面廣、信息量大、技術(shù)含量高、載體和形式多樣、成套滯后、保存價(jià)值高等特點(diǎn)?;?xiàng)目投資大、建設(shè)周期長(zhǎng)、環(huán)節(jié)多,檔案材料滯后于它所反映的基建項(xiàng)目。

        2前醫(yī)院基建檔案管理存在的問(wèn)題

        2.1基建檔案管理工作滯后

        基建工程具有工程周期長(zhǎng)、流程長(zhǎng)、階段多、涉及部門多等特點(diǎn),使基建檔案具有多樣性、復(fù)雜性、成套性等特點(diǎn)。建設(shè)過(guò)程中由于經(jīng)濟(jì)利益或趕工期等原因,很多單位只重視工程本身,忽視工程檔案,基建檔案的收集、整理與歸檔工作與工程建設(shè)不能協(xié)調(diào)開(kāi)展,普遍存在“三不”現(xiàn)象,即資料收集不及時(shí)、內(nèi)容不完整、整理裝訂立卷不規(guī)范,造成基建檔案工作滯后,從而影響了各方對(duì)檔案資料的利用,制約了單位經(jīng)濟(jì)和檔案管理工作的持續(xù)發(fā)展。

        2.2基建材料書(shū)寫(xiě)、編制欠規(guī)范

        有些工地現(xiàn)場(chǎng)檔案資料編制人員業(yè)務(wù)技術(shù)不高,缺乏專業(yè)的基建知識(shí)和檔案編制能力。有的施工單位基建資料編制不夠認(rèn)真,工程聯(lián)系單編號(hào)出現(xiàn)不連續(xù)或重復(fù)現(xiàn)象;有的施工單位編制的歸檔文件材料字跡、圖樣不清晰,或簽字手續(xù)不完備;有的文件用鉛筆、圓珠筆書(shū)寫(xiě)、繪制,或者用復(fù)印件代替原件,使檔案質(zhì)量下降。有的監(jiān)理單位例會(huì)記錄不詳細(xì),或存在錯(cuò)誤,嚴(yán)重影響了基建檔案質(zhì)量。

        2.3復(fù)合型管理人才缺乏

        醫(yī)院檔案管理人員文化程度、業(yè)務(wù)水平參差不齊。基建檔案員往往從綜合檔案室臨時(shí)調(diào)用或由基建辦工作人員兼職,導(dǎo)致基建檔案綜合管理水平不高?;ㄞk兼職人員在檔案的編制上對(duì)資料存檔范圍把握不準(zhǔn),在歸檔文件的整理上缺少經(jīng)驗(yàn)。檔案室人員因缺少基建方面專業(yè)知識(shí),遇到專業(yè)性強(qiáng)的資料,往往不知所措,給歸檔及歸檔后的查閱,造成一定的困擾。

        3醫(yī)院基建檔案規(guī)范化管理對(duì)策

        3.1基建檔案的建立應(yīng)與工程建設(shè)相同步

        (1)根據(jù)工程總進(jìn)度計(jì)劃擬定基建檔案總體規(guī)劃,并制定具體的分期實(shí)施方案,加強(qiáng)基建檔案的收集工作。(2)制定基建檔案收集范圍、歸檔質(zhì)量要求、歸檔時(shí)間等規(guī)定的具體分解圖表,貫徹落實(shí)基建檔案工作的規(guī)定和措施。(3)采取基建檔案工作“三納入”、“四同步”的措施,要從“事前、事中、事后”加以注意和控制,以利于及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題,解決問(wèn)題,保證基建檔案歸檔工作順利進(jìn)行,從而保證基建工程質(zhì)量。

        3.2加強(qiáng)與施工單位交流合作

        項(xiàng)目招標(biāo)時(shí),應(yīng)優(yōu)先選擇施工經(jīng)驗(yàn)豐富的正規(guī)公司,簽約時(shí)明確基建材料的重要性,要求施工單位在工程建設(shè)中重視基建檔案,醫(yī)院本身也應(yīng)安排具備相關(guān)專業(yè)知識(shí)的人員參與施工,對(duì)資料進(jìn)行收集整理,施工中出現(xiàn)變動(dòng)要及時(shí)更新材料。另外,應(yīng)采取一定的行政、經(jīng)濟(jì)手段,督促施工單位、建設(shè)單位共同做好基建檔案的收集、整理、歸檔?;üこ炭⒐r(shí),對(duì)竣工資料應(yīng)逐項(xiàng)核對(duì)檢查,發(fā)現(xiàn)缺頁(yè)、字跡模糊不清、簽字手續(xù)不完備、“三筆”現(xiàn)象(紅筆、鉛筆、圓珠筆)、竣工圖任意涂改拼湊、用復(fù)印件代替竣工藍(lán)圖等現(xiàn)象,一律退回。

        3.3提高檔案管理人員專業(yè)水平和綜合素質(zhì)

        (1)隨著基建檔案管理向現(xiàn)代化、科學(xué)化、系統(tǒng)化方向邁進(jìn),檔案人員必須注意學(xué)習(xí)新技術(shù),努力提高業(yè)務(wù)素質(zhì)和科學(xué)知識(shí),不斷提高基建檔案的科學(xué)管理水平。(2)現(xiàn)代化醫(yī)院管理中基建檔案管理人員應(yīng)具備熟悉基建專業(yè)知識(shí),掌握電子文檔管理和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、了解現(xiàn)代化管理理論的技能。(3)醫(yī)院基建檔案人員必須不斷提高自身的綜合素質(zhì),具備相應(yīng)的組織能力、管理能力和協(xié)調(diào)能力,這在代建體制下尤為重要。檔案工作的性質(zhì)決定了檔案工作者既是專業(yè)型人才,又是管理型人才。

        3.4充分運(yùn)用信息技術(shù)手段

        隨著社會(huì)發(fā)展以及醫(yī)院建設(shè)規(guī)模的不斷增大,基建檔案數(shù)量不斷增加、內(nèi)容更加復(fù)雜,載體形式更加多樣,充分利用信息化手段,實(shí)現(xiàn)自動(dòng)檢索、計(jì)算統(tǒng)計(jì)、信息共享等功能,促進(jìn)基建檔案資源的有效利用及開(kāi)發(fā),提升基建檔案的使用效率。

        4結(jié)語(yǔ)

        總而言之,醫(yī)院基礎(chǔ)設(shè)施檔案是醫(yī)院發(fā)展建設(shè)的重要文件,也是醫(yī)院基礎(chǔ)建設(shè)的歷史記錄。特別是在當(dāng)前醫(yī)院建設(shè)的新形勢(shì)下,有必要改變傳統(tǒng)的歸檔觀念,創(chuàng)新工作方法,進(jìn)一步做好醫(yī)院基建工程檔案管理工作。

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