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        零配件“大數(shù)據(jù)”審計(jì)方法案例分析

        2019-07-08 02:12:48于保森
        經(jīng)濟(jì)研究導(dǎo)刊 2019年6期
        關(guān)鍵詞:零配件挖掘思路

        于保森

        摘 要:制造業(yè)零配件的采購、領(lǐng)用和庫存環(huán)節(jié)的管理,存在機(jī)型復(fù)雜、種類繁多、數(shù)據(jù)量巨大的特點(diǎn)。基于此,剖析零配件“大數(shù)據(jù)”,總結(jié)分析和挖掘的思路,以期洞察零配件“大數(shù)據(jù)”的規(guī)律,優(yōu)化零配件管理。

        關(guān)鍵詞:零配件;大數(shù)據(jù);分析;挖掘;思路

        中圖分類號:F239 ? ? ? ?文獻(xiàn)標(biāo)志碼:A ? ? ?文章編號:1673-291X(2019)06-0116-01

        對于工廠來說,零配件的供應(yīng)在保障設(shè)備正常生產(chǎn)方面起到舉足輕重的重要作用,設(shè)備由于零配件的延誤導(dǎo)致不能按時生產(chǎn)將造成大量的浪費(fèi)。零配件存在機(jī)型復(fù)雜、種類繁多,數(shù)量巨大的特點(diǎn),面對這些巨量數(shù)據(jù),如何更加有效地提高零配件的管理,也是一個大的難題。

        年內(nèi)蕪湖卷煙廠審計(jì)科開展了《設(shè)備配件管理系統(tǒng)》中六年“大數(shù)據(jù)”的審計(jì),借助Excel表中的數(shù)據(jù)透視表功能,在極短的時間內(nèi)完成審計(jì)報(bào)告,主要得益于事先謀劃,借助大數(shù)據(jù)處理加快了進(jìn)程,審計(jì)發(fā)現(xiàn)更加具有數(shù)據(jù)上的說服力。

        一、采購績效的審計(jì)

        對于采購部門來說,“降本增效”是其重要職能之一,用數(shù)字“說話”評定其績效更加客觀有效,同時加強(qiáng)數(shù)據(jù)上的分析能夠發(fā)現(xiàn)采購流程上可能產(chǎn)生的細(xì)節(jié)缺陷,洞察工作中可能產(chǎn)生的客觀失誤,達(dá)到進(jìn)一步優(yōu)化流程,減少工作失誤的目的,即通過結(jié)果導(dǎo)向反證和優(yōu)化過程。

        1.降本增效的成果界定。方法是當(dāng)年采購數(shù)據(jù)與歷史采購數(shù)據(jù)進(jìn)行對比,引用可比性分析的方法,確定降本增效產(chǎn)生的價值量。對比時,會產(chǎn)生兩種數(shù)據(jù):一種是不可比數(shù)據(jù)(表現(xiàn)為有現(xiàn)行價格信息無歷史價格信息和無現(xiàn)行價格信息有歷史價格信息),該類信息無可比性,應(yīng)過濾。另一種是可比數(shù)據(jù),即既有歷史價格信息又有現(xiàn)行價格信息。這種數(shù)據(jù)又分三個方向,一是價格沒變動,二是價格提升,三是價格下降??傮w績效是可比數(shù)據(jù)總體產(chǎn)生的節(jié)約價值作為采購績效的價值量。

        2.價格提升的對策分析。可比價格中應(yīng)單獨(dú)分析價格提升的原因,方法是價格增長的倍率分析。一方面,查找最近采購記錄的痕跡化記錄,是否符合流程要求,從中總結(jié)價格上漲的因素,分析其合理性;我們在實(shí)務(wù)中發(fā)現(xiàn),還存在錄入數(shù)據(jù)時產(chǎn)生的錯誤疏漏,需及時予以糾正。另一方面,針對價格上漲倍率較高的記錄,首先查閱歷史記錄單價,尋求原供應(yīng)商原價供貨,其次若確屬市場自然上漲因素,從謹(jǐn)慎性角度考慮,應(yīng)重新組織競價采購。

        3.價格下降對績效影響的規(guī)律分析。價格下降對總體績效的影響主要是對其規(guī)律進(jìn)行研究分析,分析績效比重較大的數(shù)據(jù)的特點(diǎn)、規(guī)律、原因。這樣在工作中,可以將符合這些特征的數(shù)據(jù)篩選出來,有的放矢地采取措施,實(shí)現(xiàn)“巧干”和“放大”績效的效果。

        二、閑置庫存的審計(jì)

        閑置庫存具有高風(fēng)險(xiǎn)性,是零配件流動性管理的難點(diǎn)之一。這個責(zé)任一般確定為領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任、管理者責(zé)任、使用者責(zé)任和保管者責(zé)任,表現(xiàn)為過度保障、“牛鞭效應(yīng)”和生產(chǎn)停機(jī)責(zé)任追究等方面的片面性,缺乏責(zé)任共擔(dān)的系統(tǒng)性的有效機(jī)制。

        1.三年、六年、多年以上未動用的庫存分析。方法是將三年、六年、多年內(nèi)未產(chǎn)生領(lǐng)用的配件篩選出來,對比分析、沉淀資金的增長趨勢,堅(jiān)定消除閑置備件影響的決心。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者一定要高度重視閑置庫存的高風(fēng)險(xiǎn)性,落實(shí)管理者和使用者在閑置配件上的責(zé)任,問責(zé)一次勝于說教十次。一定要把主責(zé)落實(shí)到使用者頭上,避免“牛鞭效應(yīng)”的放大。

        2.消除閑置的對策。一是將設(shè)備更新、設(shè)備改造后不適用的零配件梳理出來,在公司內(nèi)部5家煙廠共享使用,都沒有的機(jī)型行文報(bào)廢;二是對時間長的橡膠件進(jìn)行質(zhì)量鑒定,對變形變軟等不適合使用的配件行文報(bào)廢;三是屬于寄售的應(yīng)積極與供應(yīng)商協(xié)商退貨,并建立更有效的寄售機(jī)制,定期和不定期梳理長期庫存;四是對于機(jī)型淘汰的電器、機(jī)械配件,應(yīng)建立與生產(chǎn)機(jī)型生命周期同步的報(bào)廢機(jī)制,把長期不用的備件作為稀缺資源加強(qiáng)庫存保養(yǎng),盡力保障在設(shè)備生產(chǎn)中的使用。長期閑置配件應(yīng)建立使用者責(zé)任考核機(jī)制,列入使用部門年度績效考核,優(yōu)先使用長期閑置配件。新增長期閑置配件同樣列使用者責(zé)任考核,促進(jìn)形成不新增閑置沉淀的機(jī)制,這也是采購部門績效的一個重要方面。

        三、采購和領(lǐng)用頻次分析

        采購和領(lǐng)用的頻次反映配件使用的流量,頻次越高說明其作為易損件的使用程度越高,保障了易損件的采購,就能極大限度地保障設(shè)備生產(chǎn)。

        庫存量和采購量是否能與消耗量匹配?方法是以幾年的“大數(shù)據(jù)”為研究對象,統(tǒng)計(jì)消耗的最大值、平均值、最小值、標(biāo)準(zhǔn)差,分析其離散程度,通過這種數(shù)據(jù)模型確認(rèn)出消耗量的安全范圍。再通過與已有安全庫存上下限的設(shè)置比較,提出優(yōu)化安全庫存上下限的方案,征求使用部門的意見最終確定安全庫存上下限。該工作應(yīng)定期結(jié)合新數(shù)據(jù)的產(chǎn)生進(jìn)行適時分析,才能不斷提升管理水平,優(yōu)化采購和安全庫存的管理。

        大數(shù)據(jù)(big data,mega data),指的是需要新處理模式才能具有更強(qiáng)的決策力、洞察力和流程優(yōu)化能力的信息資產(chǎn)。如果我們不具備一定的數(shù)據(jù)處理能力,“大數(shù)據(jù)”就不是信息資產(chǎn),而是靜態(tài)的存儲數(shù)據(jù)反而是一種負(fù)累。蕪湖卷煙廠對零配件的管理初步按“大數(shù)據(jù)”的處理模式進(jìn)行了部分分析,筆者認(rèn)為,相較以前的流程審計(jì)和對大數(shù)據(jù)的無能為力,起到了一定的積極的作用,起到了優(yōu)化流程、提高決策、檢查失誤的作用。

        [責(zé)任編輯 劉兆峰]

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