陳楊

【摘 要】?jī)?nèi)部控制是保證企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理合法合規(guī)，提高經(jīng)營(yíng)效率和效果，促進(jìn)企業(yè)實(shí)現(xiàn)發(fā)展戰(zhàn)略的有效途徑。在煙草商業(yè)企業(yè)內(nèi)部控制中，采購(gòu)業(yè)務(wù)內(nèi)部控制是其重要的組成部分，建立完善的采購(gòu)業(yè)務(wù)內(nèi)部控制，有利于降低運(yùn)營(yíng)成本，防范采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)，進(jìn)一步增強(qiáng)企業(yè)整體實(shí)力。

【關(guān)鍵詞】煙草企業(yè)；采購(gòu)業(yè)務(wù)；內(nèi)部控制

在現(xiàn)代企業(yè)管理思想之中，采購(gòu)業(yè)務(wù)被認(rèn)為是企業(yè)重要的利潤(rùn)來源之一，越來越多的企業(yè)意識(shí)到，采購(gòu)業(yè)務(wù)過程中的控制不嚴(yán)直接影響企業(yè)經(jīng)營(yíng)成本的增加，從而導(dǎo)致企業(yè)利潤(rùn)率的降低。完善的采購(gòu)業(yè)務(wù)內(nèi)部控制是管控企業(yè)經(jīng)營(yíng)成本的有效途徑，有利于推動(dòng)企業(yè)的高質(zhì)量發(fā)展。

一、煙草商業(yè)企業(yè)采購(gòu)內(nèi)部控制現(xiàn)狀

隨著企業(yè)管理水平的不斷提升，煙草商業(yè)企業(yè)的內(nèi)部控制形成了一套相對(duì)健全的制度體系，其中涉及采購(gòu)業(yè)務(wù)內(nèi)部控制的制度也比較完善，對(duì)規(guī)范采購(gòu)業(yè)務(wù)起到一定的積極作用，提高了企業(yè)采購(gòu)業(yè)務(wù)的效率與效益。在采購(gòu)內(nèi)部控制方面，煙草企業(yè)還陸續(xù)使用了原料管理信息系統(tǒng)、物資管理系統(tǒng)，為采購(gòu)管理提供了信息化平臺(tái)支撐。

二、煙草商業(yè)企業(yè)采購(gòu)業(yè)務(wù)內(nèi)部控制存在的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)及分析

（一）未建立采購(gòu)業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估體系

風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估是企業(yè)內(nèi)部控制五大要素中的主要要素之一，是企業(yè)識(shí)別風(fēng)險(xiǎn)和控制風(fēng)險(xiǎn)的基礎(chǔ)，有效的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估體系可以充分識(shí)別出企業(yè)所面臨的各種風(fēng)險(xiǎn)，通過評(píng)估與判斷，采取對(duì)應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施，從而保證企業(yè)經(jīng)營(yíng)目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。隨著建設(shè)現(xiàn)代化煙草經(jīng)濟(jì)體系的不斷深入，煙草商業(yè)企業(yè)采購(gòu)業(yè)務(wù)頻繁發(fā)生，風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)主要有：采購(gòu)計(jì)劃安排不合理，造成庫(kù)存短缺或積壓，可能導(dǎo)致資金占用和資源浪費(fèi)；供應(yīng)商選擇不當(dāng)，采購(gòu)方式不合理，招投標(biāo)或定價(jià)機(jī)制不科學(xué)，授權(quán)審批不規(guī)范，可能導(dǎo)致采購(gòu)物資質(zhì)次價(jià)高，出現(xiàn)舞弊或遭受欺詐；采購(gòu)驗(yàn)收不規(guī)范，付款審核不嚴(yán)，可能導(dǎo)致采購(gòu)物資、資金損失或信用受損。由于采購(gòu)過程中風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)很多，煙草商業(yè)企業(yè)應(yīng)該對(duì)此加以重視。目前，煙草商業(yè)企業(yè)對(duì)采購(gòu)業(yè)務(wù)內(nèi)部控制還未建立有效的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估體系，對(duì)采購(gòu)業(yè)務(wù)中所面臨的風(fēng)險(xiǎn)缺少預(yù)見性與預(yù)測(cè)性，不能及時(shí)、準(zhǔn)確、全面地搜集到來自企業(yè)內(nèi)外部的風(fēng)險(xiǎn)信息，從而很難對(duì)所面臨的風(fēng)險(xiǎn)做出靈活的應(yīng)對(duì)措施，而且對(duì)于采購(gòu)業(yè)務(wù)的風(fēng)險(xiǎn)控制往往都是事后控制，缺少事前的防御性控制。

（二）采購(gòu)業(yè)務(wù)控制活動(dòng)有待改進(jìn)

目前，煙草企業(yè)已經(jīng)對(duì)采購(gòu)業(yè)務(wù)控制活動(dòng)制定了一系列的控制制度與控制程序，但是由于不同的控制制度分別由不同部門起草，這就造成了不同制度相互之間存在著交叉與重疊，缺少連貫性，甚至相互之間存在互相矛盾的情況，造成采購(gòu)業(yè)務(wù)的控制活動(dòng)相關(guān)制度比較松散，未形成一個(gè)完整的制度體系，影響了采購(gòu)業(yè)務(wù)的工作效率，甚至造成部門之間、員工之間分工不明確、權(quán)責(zé)不明確的現(xiàn)象，部門之間、員工之間互相推諉，影響企業(yè)的管理效率。

（三）采購(gòu)業(yè)務(wù)內(nèi)部監(jiān)督有待加強(qiáng)

內(nèi)部監(jiān)督是對(duì)采購(gòu)業(yè)務(wù)內(nèi)部控制建立和實(shí)施情況的監(jiān)督檢查，包括日常監(jiān)督和專項(xiàng)監(jiān)督，煙草商業(yè)企業(yè)的內(nèi)部監(jiān)督還存在一些不完善的地方有待提高。例如，采購(gòu)業(yè)務(wù)方面的監(jiān)督主要集中在采購(gòu)合同、采購(gòu)價(jià)格和采購(gòu)流程審計(jì)，審計(jì)人員的專業(yè)素質(zhì)主要偏向于財(cái)務(wù)，采購(gòu)業(yè)務(wù)、法律方面的人才較少，一定程度上影響了采購(gòu)業(yè)務(wù)審計(jì)的深度與廣度。此外，采購(gòu)業(yè)務(wù)內(nèi)部監(jiān)督主要依托內(nèi)部審計(jì)部門，管理層及公司其他內(nèi)部機(jī)構(gòu)在內(nèi)部監(jiān)督中的相應(yīng)職責(zé)未得到進(jìn)一步發(fā)揮。

三、煙草商業(yè)企業(yè)采購(gòu)內(nèi)部控制優(yōu)化建議

（一）建立采購(gòu)業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估體系

為了建立采購(gòu)業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估體系，煙草企業(yè)可以成立一個(gè)專門的由采購(gòu)部門、審計(jì)部門、法律部門等和采購(gòu)業(yè)務(wù)相關(guān)的其他部門共同組成的采購(gòu)業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估小組，必要時(shí)也可聘請(qǐng)外部咨詢專家參加。采購(gòu)業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估是一個(gè)動(dòng)態(tài)的、連續(xù)的、系統(tǒng)的過程，可以從以下兩個(gè)方面來建立采購(gòu)業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估體系：一方面，對(duì)于采購(gòu)業(yè)務(wù)中常見的風(fēng)險(xiǎn)，煙草企業(yè)可以建立風(fēng)險(xiǎn)指標(biāo)警戒線，當(dāng)采購(gòu)業(yè)務(wù)相關(guān)風(fēng)險(xiǎn)指標(biāo)到達(dá)設(shè)定的警戒線后，就會(huì)立刻識(shí)別出采購(gòu)業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)并采取相應(yīng)的應(yīng)對(duì)措施，將采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)控制在可以接受的范圍之內(nèi)。另一方面，隨著企業(yè)的各項(xiàng)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的進(jìn)行，會(huì)不斷產(chǎn)生一些新的風(fēng)險(xiǎn)，需要對(duì)新產(chǎn)生的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行識(shí)別與評(píng)估，并及時(shí)采取對(duì)應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)控制措施。

（二）強(qiáng)化關(guān)鍵控制點(diǎn)控制措施

煙草企業(yè)控制活動(dòng)的執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)主要是建立的控制制度，對(duì)采購(gòu)業(yè)務(wù)控制活動(dòng)的改進(jìn)主要就是完善相關(guān)的采購(gòu)業(yè)務(wù)制度與政策，注意各個(gè)制度與政策之間需要保持口徑一致并做好銜接，不能只考慮一項(xiàng)制度或政策本身。在此基礎(chǔ)上，強(qiáng)化購(gòu)買環(huán)節(jié)、付款環(huán)節(jié)兩個(gè)關(guān)鍵控制點(diǎn)及控制措施：在購(gòu)買環(huán)節(jié)，明確采購(gòu)職責(zé)權(quán)限及相應(yīng)的請(qǐng)購(gòu)和審批程序、嚴(yán)格按照預(yù)算執(zhí)行進(jìn)度辦理請(qǐng)購(gòu)手續(xù)、建立科學(xué)的供應(yīng)商評(píng)估和準(zhǔn)入制度、根據(jù)市場(chǎng)情況和采購(gòu)計(jì)劃選擇合理的采購(gòu)方式、建立采購(gòu)定價(jià)機(jī)制、根據(jù)實(shí)際擬訂采購(gòu)合同并按規(guī)定權(quán)限簽訂合同、嚴(yán)格采購(gòu)驗(yàn)收并強(qiáng)化采購(gòu)過程管理。在付款環(huán)節(jié)，完善付款流程、加強(qiáng)預(yù)付賬款和定金管理、強(qiáng)化采購(gòu)活動(dòng)的會(huì)計(jì)系統(tǒng)控制、建立退貨退款制度。

（三）強(qiáng)化采購(gòu)業(yè)務(wù)內(nèi)部監(jiān)督作用

煙草商業(yè)企業(yè)應(yīng)該加強(qiáng)內(nèi)部審計(jì)部門的獨(dú)立性，審計(jì)部門定期或不定期地對(duì)采購(gòu)部門業(yè)務(wù)操作流程進(jìn)行常規(guī)、持續(xù)的監(jiān)督檢查，對(duì)采購(gòu)業(yè)務(wù)相關(guān)制度與政策的執(zhí)行情況進(jìn)行評(píng)價(jià)。在選用審計(jì)人員時(shí)，需要綜合考慮審計(jì)人員的財(cái)務(wù)專業(yè)水平、具體業(yè)務(wù)以及法律知識(shí)背景、溝通能力以及文字表達(dá)能力，必要時(shí)還可以聘請(qǐng)外部中介機(jī)構(gòu)協(xié)助內(nèi)部審計(jì)部門對(duì)采購(gòu)業(yè)務(wù)內(nèi)部控制提供咨詢，進(jìn)一步挖掘采購(gòu)業(yè)務(wù)內(nèi)部控制的不足，提高內(nèi)部控制水平。此外，強(qiáng)化企業(yè)管理層和其他內(nèi)部機(jī)構(gòu)在內(nèi)部監(jiān)督中的職責(zé)，確保發(fā)現(xiàn)的重要問題及時(shí)送達(dá)治理層，建立和完善內(nèi)部控制缺陷糾正、改進(jìn)機(jī)制，充分發(fā)揮監(jiān)督監(jiān)督效力。

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