田娑潤 吳楠 阮志立

摘 要：本次研究主要是對物聯(lián)網(wǎng)在智能辦公中的應(yīng)用情況進(jìn)行研究，通過研究物聯(lián)網(wǎng)在智能辦公中檔案管理、安全監(jiān)控、客戶接待、會(huì)議室使用方面的應(yīng)用情況，提出在智能辦公中應(yīng)用物聯(lián)網(wǎng)的意義和優(yōu)點(diǎn)，進(jìn)而體現(xiàn)出物聯(lián)網(wǎng)的應(yīng)用價(jià)值。

關(guān)鍵詞：物聯(lián)網(wǎng);智能辦公;應(yīng)用

前言：目前，互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展已經(jīng)逐漸步入到人類生活的各個(gè)方面，如智能化家居、智能化辦公、智能化建筑管理等，給人們的生活方式帶來更加智能的改變。物聯(lián)網(wǎng)是互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的延伸，將物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)應(yīng)用于人的生活及工作中，可增加生活和工作的智能性。如何將物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)應(yīng)用于智能辦公中，并提升智能辦公的效率，是物聯(lián)網(wǎng)發(fā)展的一大目標(biāo)。

一、物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)

物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)是在互聯(lián)網(wǎng)基礎(chǔ)上，使用電子信息、無線數(shù)據(jù)通信等技術(shù)將各種事物聯(lián)系在一起的一種信息技術(shù)。該技術(shù)理念于1999年首次被提出的，其根本是互聯(lián)網(wǎng)應(yīng)用的擴(kuò)展。智能化辦公系統(tǒng)是指利用先進(jìn)的技術(shù)和設(shè)備，提高辦公效率和質(zhì)量，改變員工的辦公條件，降低員工工作壓力的一種科學(xué)化辦公系統(tǒng)。智能化辦公系統(tǒng)包含了通信技術(shù)、自動(dòng)化技術(shù)及計(jì)算機(jī)技術(shù)等先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，在制作過程中還要結(jié)合社會(huì)學(xué)、行為學(xué)等學(xué)科理論。利用計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行智能化辦公可降低因個(gè)人失誤所導(dǎo)致的信息誤差，為公司管理者提供更加真實(shí)有效的信息，以增加管理者對企業(yè)未來發(fā)展趨勢的掌控。

二、物聯(lián)網(wǎng)在智能辦公中的應(yīng)用

（一）對公司中的檔案進(jìn)行管理

檔案是一個(gè)公司發(fā)展過程的記錄和根基，包含著這個(gè)公司方方面面的相關(guān)記錄。通過物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)建立合理的檔案管理系統(tǒng)，并對公司的檔案進(jìn)行智能化管理，此管理可分為三個(gè)方面：（1）簡化檔案歸納步驟。一個(gè)公司中的檔案類別較多，不同檔案的存儲(chǔ)和管理方法不同，在歸納過程中步驟較為繁瑣。進(jìn)行物聯(lián)網(wǎng)管理后，將檔案的名稱輸入到檔案管理系統(tǒng)并可直接將檔案所屬的儲(chǔ)存類別、儲(chǔ)存位置等快速的表現(xiàn)出來，可簡化檔案的歸納過程。（2）增加檔案管理安全。在對檔案進(jìn)行管理的過程中，安全性是第一要?jiǎng)?wù)。利用物聯(lián)網(wǎng)系統(tǒng)對檔案室進(jìn)行監(jiān)控管理，當(dāng)有員工借閱檔案的時(shí)候，對其進(jìn)行面部識(shí)別，確認(rèn)好借閱人員的信息并核實(shí)其借閱要求符合條件之后，為其發(fā)放檔案。這樣，可以增加檔案在存儲(chǔ)過程中的安全性。（3）簡化借閱步驟。在公司人員借閱檔案時(shí)，可通過檔案管理系統(tǒng)直接找到相關(guān)檔案，以便于快速找到相關(guān)檔案。但是，物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)因依托于互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)，所以會(huì)受到網(wǎng)絡(luò)安全情況的影響，想要提高物聯(lián)網(wǎng)的安全性，以保證公司中材料、信息等檔案的安全性，還要增加相關(guān)方面的研究。

（二）對辦公區(qū)域進(jìn)行安全管控

在一個(gè)企業(yè)中，安全管控的地位遠(yuǎn)高于其他管控的地位。安全管控中既包括對企業(yè)工作人員的安全管控也包括對企業(yè)信息的安全管控。在停車場、走廊、倉庫等辦公區(qū)域中安裝攝像頭，并在辦公區(qū)域入口處設(shè)置警衛(wèi)及門禁是保障企業(yè)中人員和財(cái)產(chǎn)安全的重要手段。在大數(shù)據(jù)的浪潮下，智能安防的管控系統(tǒng)得到了很大的應(yīng)用。在物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的支持下，通過大數(shù)據(jù)對進(jìn)入辦公區(qū)域的車輛牌照進(jìn)行掃描識(shí)別、視頻監(jiān)控，并對進(jìn)入辦公區(qū)域人員的影像、聲音進(jìn)行記錄識(shí)別，然后通過面部識(shí)別進(jìn)行門禁安檢和打卡，每一個(gè)過程都聯(lián)有警報(bào)系統(tǒng)。將上述過程通過物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)進(jìn)行連接后，在大數(shù)據(jù)的支持下，可以使進(jìn)入辦公區(qū)域的車輛和人能夠在第一時(shí)間內(nèi)被確認(rèn)身份信息。如此，可降低外來人員及非法人員隨意進(jìn)入企業(yè)辦公區(qū)域內(nèi)的幾率，對企業(yè)員工及財(cái)產(chǎn)的安全起到保護(hù)的作用。但是，由于大數(shù)據(jù)在信息的收集和錄入方面也會(huì)存在疏漏，所以在對公司進(jìn)行安全管理的時(shí)候，還是要認(rèn)真仔細(xì)，不可全部依靠物聯(lián)網(wǎng)，相關(guān)安檢人員也不可松懈自己的工作職責(zé)。

（三）對客戶進(jìn)行接待

利用物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)對客戶進(jìn)行接待，可提高接待客戶的效率，并降低人力資源的消耗。當(dāng)公司接到客戶訪問申請后，通過物聯(lián)網(wǎng)可對公司人員的時(shí)間安排進(jìn)行計(jì)算，快速找到接待客戶的最佳時(shí)間及在這一時(shí)間內(nèi)可用于接待顧客的地點(diǎn)。然后，通過物聯(lián)網(wǎng)設(shè)計(jì)，可將對客戶的歡迎標(biāo)語進(jìn)行設(shè)計(jì)，并在客戶到達(dá)公司前在公司門前的電子屏幕上進(jìn)行投放。在客戶到達(dá)后，可通過對客戶信息的了解在物聯(lián)網(wǎng)中為其設(shè)置進(jìn)入公司的臨時(shí)權(quán)限，以保證客戶可以順利進(jìn)入公司。由此，公司在利用物聯(lián)網(wǎng)對客戶進(jìn)行接待的時(shí)候，可科學(xué)的安排接待時(shí)間和地點(diǎn)，以防止公司接待人員在接待顧客時(shí)仍有其他工作或接待地點(diǎn)被占用的情況發(fā)生，同時(shí)還可減少公司進(jìn)行接待準(zhǔn)備工作的時(shí)間，并可通過物聯(lián)網(wǎng)對客戶的到達(dá)進(jìn)行監(jiān)控，進(jìn)而降低工作人員的工作負(fù)擔(dān)，提高其工作效率。物聯(lián)網(wǎng)會(huì)根據(jù)設(shè)定進(jìn)行相關(guān)的工作，但在面對突發(fā)情況的時(shí)候，如突然有人來訪時(shí)，其應(yīng)對能力仍然不足，需加緊相關(guān)研究。

（四）對下班后公司進(jìn)行控制

一個(gè)公司中在正常運(yùn)作時(shí)所需要運(yùn)行的電器設(shè)備較多，員工在下班后很難保證所有的電器設(shè)備全部被關(guān)閉，此時(shí)變需要公司派出專人進(jìn)行檢查和處理。而且，在有員工加班的情況出現(xiàn)時(shí)，還會(huì)增加檢查電器安全人員的工作負(fù)擔(dān)。當(dāng)物聯(lián)網(wǎng)被應(yīng)用于公司后，公司可通過在物聯(lián)網(wǎng)中的設(shè)計(jì)，將公司中的電器設(shè)備或電源進(jìn)行關(guān)閉。對于有加班需求的人，可以在物聯(lián)網(wǎng)系統(tǒng)中進(jìn)行申請，然后系統(tǒng)在進(jìn)行相關(guān)的處理后，對加班人員所用電器設(shè)備進(jìn)行用電的保留。然后，在加班人員申請加班結(jié)束后，物聯(lián)網(wǎng)再繼續(xù)進(jìn)行相應(yīng)電器、電源的關(guān)閉，以防止電器設(shè)備在無人環(huán)境下長期運(yùn)作發(fā)生事故。與此同時(shí)，物聯(lián)網(wǎng)系統(tǒng)還可以對下班后的公司進(jìn)行監(jiān)控，若公司在員工下班后出現(xiàn)可疑人員或火災(zāi)等事故，可立即發(fā)出警報(bào)，并為公司管理人員提供消息的傳遞，以減少公司的損失。但是，物聯(lián)網(wǎng)對電器等的控制需要通過網(wǎng)絡(luò)，目前許多企業(yè)在電器等設(shè)施的配備中并沒有完全安裝可用于網(wǎng)絡(luò)控制的設(shè)備，此類設(shè)備的更換費(fèi)用也相對較高，所以在進(jìn)行相關(guān)控制的時(shí)候仍具有局限性。

（五）對會(huì)議室進(jìn)行控制

開會(huì)是一個(gè)公司傳遞思想、信息、計(jì)劃及安排的常用方法，是公司在發(fā)展過程中不可缺少的環(huán)節(jié)，會(huì)議室是一個(gè)公司開展會(huì)議的重要地點(diǎn)。但是，一個(gè)公司的部門較多，而會(huì)議室的資源及設(shè)備有限，在安排不充分的情況下，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)占用的情況發(fā)生。利用物聯(lián)網(wǎng)，對公司會(huì)議室的使用情況進(jìn)行分析、安排可降低會(huì)議室使用不合理情況的發(fā)生。利用物聯(lián)網(wǎng)對公司的會(huì)議室進(jìn)行管理，在一個(gè)部門要進(jìn)行會(huì)議室的使用時(shí)，想在物聯(lián)網(wǎng)上進(jìn)行申請，如果在其設(shè)定使用的時(shí)間段內(nèi)已經(jīng)有人使用，為申請人做出提醒，并提出使用時(shí)間的建議。當(dāng)申請人的使用申請通過后，利用物聯(lián)網(wǎng)對需要參會(huì)的人發(fā)出邀請信息，并在規(guī)定的使用時(shí)間內(nèi)，參會(huì)人員通過面部掃描識(shí)別進(jìn)入會(huì)議室，這樣可以檢測到一定時(shí)間內(nèi)沒有進(jìn)入到會(huì)議室的人員，并為會(huì)議室使用申請者做出提醒。

總結(jié)

將物聯(lián)網(wǎng)應(yīng)用于智能辦公中，可以提高企業(yè)中工作人員的工作效率、改善企業(yè)的管理方式，提高企業(yè)的資源利用率及智能辦公的智能性。通過本次研究可知，物聯(lián)網(wǎng)在智能辦公中有著良好的應(yīng)用優(yōu)勢。由此，我們可以推測到物聯(lián)網(wǎng)在其他方面的應(yīng)用中也可起到相應(yīng)的促進(jìn)作用，尤其可以促進(jìn)智能化研究及工作的進(jìn)行。

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作者簡介：

田娑潤（2000-），男，貴州省貴陽市，土家族，在讀本科生研究方向：測控技術(shù)與儀器。