摘 要：當(dāng)前信息化建設(shè)大環(huán)境下，越來越多的部門建立了電子檔案信息系統(tǒng)，這已經(jīng)成為當(dāng)前最主要的檔案信息服務(wù)方式。本文從提升電子檔案信息系統(tǒng)的服務(wù)能力，體現(xiàn)其建設(shè)與應(yīng)用價值的角度，提出對電子檔案信息系統(tǒng)檢索效率的基本要求，探討分析目前存在的問題以及影響因素，探究提高電子檔案信息系統(tǒng)檢索效率的有效途徑。

關(guān)鍵詞：電子檔案;信息系統(tǒng);檢索效率;探究

當(dāng)前信息化建設(shè)大環(huán)境下，越來越多的部門建立了電子檔案信息系統(tǒng)，成為當(dāng)前最主要的檔案信息服務(wù)方式。如何更好的體現(xiàn)建設(shè)與應(yīng)用價值是這種新型的檔案管理模式所面臨的重要問題。要把工作重點放在盤活檔案庫藏資源，實現(xiàn)資源共享與網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)上，即強化系統(tǒng)核心功能——電子檔案信息檢索的建設(shè)。電子檔案信息系統(tǒng)檢索效率是指系統(tǒng)實施識別和查找過程的效率，它是評價整個電子檔案信息系統(tǒng)建設(shè)與服務(wù)應(yīng)用水平的重要指標(biāo)，有必要對其進行研究與探討。

一、 電子檔案信息系統(tǒng)檢索效率基本要求

開發(fā)建設(shè)電子檔案信息系統(tǒng)是要將檔案以數(shù)字化的形式進行保存、傳承與開發(fā)利用，對系統(tǒng)檢索效率的基本要求就是要以用戶需求為中心，最大限度滿足用戶對檔案的查詢，從而大大提高檔案信息資源共享和開發(fā)利用效率。

二、 電子檔案信息系統(tǒng)檢索存在的問題

由于檔案文件之間存在的有機聯(lián)系和檔案組織方式的層級特征，檔案信息檢索的實現(xiàn)更為復(fù)雜，當(dāng)前部分電子檔案信息系統(tǒng)檢索效率不高，直接影響了用戶應(yīng)用系統(tǒng)查閱檔案的積極性，客觀表現(xiàn)出以下問題：1. 檔案信息檢索不方便，檢索過程不直觀、快捷，用戶不能及時得到所需信息。2. 檔案信息檢索不全面，需要的信息缺失，重要的信息沒有。3. 檔案信息檢索不準(zhǔn)確，檢索出的信息偏差大，關(guān)鍵信息少，沒用信息多。

三、 影響電子檔案信息系統(tǒng)檢索效率的主要因素

針對實際存在的問題，應(yīng)從軟、硬件兩方面剖析影響因素，在檔案信息資源管理與計算機軟件工程等方面進行分析，尋找解決對策。

（一） 從電子檔案信息資源建設(shè)角度分析

1. 電子檔案信息資源建設(shè)較分散。檔案信息的檢索首先是檔案信息的序化、組織與存儲，如果檔案著錄、編目不充分、不深入，就會使海量的檔案信息無法進行有效的利用。

2. 電子檔案信息資源范圍受限。限于一館、一局域網(wǎng)的檔案信息檢索利用需求降低，電子檔案信息化建設(shè)應(yīng)用價值降低。

3. 電子檔案信息資源形式欠完備。電子檔案信息資源應(yīng)建立健全包含文本、圖像、音頻與視頻檔案等多種多樣的資源形式，不斷建設(shè)豐富、完備、優(yōu)質(zhì)的檔案數(shù)據(jù)庫，檔案信息檢索才會越全面、越準(zhǔn)確。

（二） 從電子檔案信息系統(tǒng)檢索功能角度分析

1. 檢索工具不健全。檢索工具沒有詳細(xì)描述檔案文件的內(nèi)容特征與外部特征，大多適應(yīng)于手檢。如只采用目錄檢索工具，沒有建立健全以全部文本信息作為檢索對象的全文檢索工具。

2. 檢索服務(wù)方式不靈活，檢索功能有待改進。當(dāng)前僅基于文本檔案的檢索技術(shù)已無法滿足用戶的需求，基于內(nèi)容的信息檢索技術(shù)得到了迅速的發(fā)展和應(yīng)用，如語義分析基礎(chǔ)上的智能檢索。

四、 提高電子檔案信息系統(tǒng)檢索效率的途徑

做好信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與檔案管理工作的不斷融合，從電子檔案信息系統(tǒng)資源、技術(shù)、應(yīng)用、管理等要素方面多管齊下，才是提高檢索效率的長效機制。

（一） 做好檔案資源基礎(chǔ)整理工作

重新對檔案資源進行標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化整理必不可少。開展檔案著錄基礎(chǔ)工作，注重自身行業(yè)特點與電子檔案信息系統(tǒng)的要求，重新制定出適合本館、本行業(yè)的著錄細(xì)則，指導(dǎo)具體操作。

（二） 建設(shè)豐富的電子檔案資源數(shù)據(jù)庫

豐富的館藏資源數(shù)據(jù)庫是利用的根基。加快電子文件歸檔規(guī)范化建設(shè)，提高檔案雙軌制管理效率。

（三） 建立健全電子檔案信息系統(tǒng)檢索工具

目前，電子檔案信息系統(tǒng)主要建立以下四種檢索工具：

1. 目錄檢索工具。指以一個檔案館或檔案室為基本著錄單位，將一批相關(guān)檔案的著錄條目，按照一定次序編排而成的檢索工具。如卷內(nèi)文件目錄、案卷目錄、全宗目錄、全引目錄、分類目錄、主題目錄、專題目錄等。

2. 題錄檢索工具。是將檔案中的各種名稱按一定的排檢方式編排而成的檢索工具，是保證檢索查準(zhǔn)率的關(guān)鍵工具之一。要統(tǒng)一規(guī)范檔號、存放位置等題錄內(nèi)容，補全題名、責(zé)任者、日期等要素，對責(zé)任者、機構(gòu)簡稱等名稱記錄一致，避免識別不清的情況，增加誤檢率。

3. 文摘檢索工具。能更為詳細(xì)的揭示檔案文件內(nèi)容的檢索工具，對重要檔案、超文本檔案建立文摘檢索工具，將更方便查閱。如針對科研檔案進行的“成果簡介”，體現(xiàn)重要科研成果，能有效提高檢索效率。

（四） 加大投入不斷完備電子檔案信息系統(tǒng)檢索功能

1. 應(yīng)用先進復(fù)雜的組合檢索技術(shù)。信息檢索技術(shù)決定了查詢效率，對于電子檔案信息資源系統(tǒng)檢索功能，不僅要支持一般的全文檢索，而且支持組配檢索、ANT檢索、布爾邏輯檢索、二次檢索等多種復(fù)雜檢索方式，以及突出對非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)內(nèi)容的檢索，從而提高檢索效率。

2. 提供網(wǎng)絡(luò)檔案信息檢索功能。檔案網(wǎng)站是電子檔案信息系統(tǒng)服務(wù)用戶的重要窗口，建設(shè)多層次、多類型的檔案信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)，形成網(wǎng)站群，提供搜索引擎或針對多級用戶的普通檢索與高級檢索功能。

3. 提供基于知識服務(wù)的信息檢索。目前，隨著知識處理技術(shù)的發(fā)展，信息檢索由基于關(guān)鍵詞的檢索逐步轉(zhuǎn)向針對內(nèi)容的基于知識的信息檢索，即從語義和概念出發(fā)，自動分析信息資源，查找和發(fā)現(xiàn)相關(guān)知識單元，使信息檢索更貼近用戶需求。如提供公文、合同、學(xué)術(shù)等檔案主題進行檢索，能提高檢索速度，減少檢索耗時。

總之，電子檔案信息系統(tǒng)不僅是采用數(shù)字形式存儲檔案，而是要實現(xiàn)檔案資源共享，才是系統(tǒng)建設(shè)的最終目標(biāo)。檔案的價值最終體現(xiàn)在“用”上，向用戶提供檔案資源，方便查詢，保證系統(tǒng)檢索效率，是電子檔案信息系統(tǒng)建設(shè)不懈努力的方向。

作者簡介：

申廣娜，河北省石家莊市，河北省石家莊市藁城區(qū)信息中心。