廉海鷗

摘 要：針對目前行政事業(yè)單位存在的問題，利用高效、便捷、低成本的Saas云服務(wù)系統(tǒng)，規(guī)范財務(wù)審批流程，加強費用管控，提升工作效率，適應(yīng)不斷加快的工作節(jié)奏，同時對云報銷及總體架構(gòu)進行細致描述。

關(guān)鍵詞：行政事業(yè)單位;云報銷;框架設(shè)計;目標;新模式

中圖分類號：D630? ? ? ? 文獻標志碼：A? ? ? 文章編號：1673-291X（2019）12-0097-02

一、當(dāng)前行政事業(yè)單位財務(wù)報銷流程存在的問題

傳統(tǒng)的報銷方式全部環(huán)節(jié)均在線下完成，需要經(jīng)過層層審核，耗時長，報銷流程復(fù)雜。一方面，容易導(dǎo)致員工無法及時得到報銷款項，引發(fā)員工消極情緒;另一方面，不便于財務(wù)統(tǒng)計報銷明細，出錯率高。隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展和工作節(jié)奏的加快，這種報銷模式的缺點逐漸顯現(xiàn)，主要表現(xiàn)在以下五個方面。

1.職工報銷周期長。手工模式下，員工為處理報銷須多次找領(lǐng)導(dǎo)進行審批，審批后還需要到財務(wù)部門進行核銷，大量占用有效工作時間。

2.預(yù)算管控不嚴。有的行政事業(yè)單位認為預(yù)算管理就是財務(wù)預(yù)算，沒有把全面預(yù)算管理目標、起點、依據(jù)、預(yù)算編制過程及方法、預(yù)算組織與控制等貫穿到各科室、各單位和個人，個別單位基本上是通過財政部門下達的各類年度預(yù)算經(jīng)費指標文件進行管理，但是領(lǐng)導(dǎo)或項目負責(zé)人不可能對所有的管理文件和預(yù)算規(guī)定都熟知。因此，在財務(wù)報銷審批的過程中可能會出現(xiàn)違規(guī)報銷或超支報銷等問題。

3.單據(jù)審批耗費精力。每一項報銷的審批最終都需要匯總到主管經(jīng)濟業(yè)務(wù)事項的領(lǐng)導(dǎo)，如果發(fā)生領(lǐng)導(dǎo)外出培訓(xùn)、開會、休假等情況，就容易導(dǎo)致費用審批出現(xiàn)瓶頸，造成領(lǐng)導(dǎo)工作精力分散。

4.制度落地難度大。行政事業(yè)單位日常的經(jīng)濟活動種類繁多，不同的費用支出對應(yīng)不同的管理制度。在審批的過程中，由于依賴人為的判斷，不可避免會導(dǎo)致執(zhí)行不力，一旦變更，審批過程很難快速調(diào)整。

5.費用統(tǒng)計分析難度大。在審批過程中，由于大量的數(shù)據(jù)沒有電子化、系統(tǒng)化。費用發(fā)生的匯總與統(tǒng)計分析往往滯后，無法做到實時反饋報銷數(shù)據(jù)。

近年來，隨著各類云服務(wù)的興起，云報銷系統(tǒng)也應(yīng)運而生，這些云端系統(tǒng)提供了移動報銷、審批和實時財務(wù)統(tǒng)計等便捷服務(wù)。對比傳統(tǒng)的報銷方式，云報銷系統(tǒng)最大的優(yōu)勢在于通過一系列的手段簡化了報銷流程，提升了報銷效率，為部分行政事業(yè)單位解決了傳統(tǒng)報銷流程上存在的各類難題。

二、云報銷

云報銷是基于Saas模式的云計算技術(shù)報銷管理系統(tǒng)，集成了多種安全認證技術(shù)，包括網(wǎng)絡(luò)加密技術(shù)、服務(wù)器認證技術(shù)、軟件登陸認證技術(shù)等等，從外部身份認證，內(nèi)部權(quán)限管理多個方面為用戶提供嚴密和先進的安全防護措施，保證數(shù)據(jù)安全，具有方便快捷、高效管控、安全易用等優(yōu)點。使用云報銷系統(tǒng)可以輕松創(chuàng)建和提交合規(guī)的費用報銷單據(jù)，快速處理員工費用報銷。利用云計算技術(shù)不但能夠大大優(yōu)化資源共享，還能保證數(shù)據(jù)的安全性，從而為中小型單位的管理者提供更高技術(shù)、高品質(zhì)的財務(wù)管理方案。同時，通過定制的費用分析報告，進行詳細的費用數(shù)據(jù)分析，也能為使用單位節(jié)省時間和降低成本。

由于該系統(tǒng)具有靈活、安全的審批流程和隨時隨地地處理費用報銷的功能。因此，不管是員工還是管理層，都可以隨時隨地地處理費用報銷，甚至可以使用手機和平板電腦等移動終端設(shè)備直接進行審批操作，突破了報銷處理的時間和空間障礙。

三、行政事業(yè)單位云報銷平臺總體框架設(shè)計

云報銷平臺主要為私有云平臺，它設(shè)計的外部主體主要包括：云平臺資源提供商、云平臺運營商、第三方平臺以及可以對接的政府采購平臺、銀行系統(tǒng)等其他云平臺?；谠?，在系統(tǒng)對接上將變得更加簡單，支持行政事業(yè)單位將云報銷系統(tǒng)融入到已有的財務(wù)軟件諸如金蝶、用友、SAP中，由于部署在云端，只要聯(lián)網(wǎng)，即可使用所有功能。而且不限終端、瀏覽器，意味著使用者在異地也可用手機完成包括報銷在內(nèi)的所有相關(guān)事項。

行政事業(yè)單位報銷云平臺的主要架構(gòu)包括門戶層、中間層、基礎(chǔ)設(shè)施層三個層次。最上層為系統(tǒng)集層統(tǒng)一門戶，包括用戶、管理員接口以及第三方平臺API接口。中間層就是以行政事業(yè)單位云報銷系統(tǒng)為主的Saas云應(yīng)用服務(wù)，它包括云數(shù)據(jù)庫、云服務(wù)器、云容災(zāi)、大數(shù)據(jù)處理等平臺服務(wù)。該服務(wù)無須行政事業(yè)單位為上一套系統(tǒng)而建立和運營自己的硬件服務(wù)器及軟件設(shè)施，也無須專人維護，在信息化系統(tǒng)建設(shè)方面的成本至少下降五成以上。底層主要為平臺的基礎(chǔ)設(shè)施，包括核心數(shù)據(jù)庫、云技術(shù)終端、虛擬交換機以及可獲取的第三方資源等。云報銷系統(tǒng)以一種更加靈活和輕便的方式部署在安全的第三方云端，行政事業(yè)單位在購買Saas軟件之后，只需支付固定的月租費用，即可享受終身免費升級的服務(wù)，同時也能有效保障系統(tǒng)運行的穩(wěn)定性和連續(xù)性。

四、使用云報銷實現(xiàn)的目標

1.流程審批。規(guī)范日常辦公中的各項審批，通過電子化、無紙化的流轉(zhuǎn)方式，實現(xiàn)各項審批、申請的高效運轉(zhuǎn)。同時，結(jié)合“流程圖+表單”，高效跟蹤審批執(zhí)行過程，全方位把控流程進度。

2.費用管理。通過個人、部門、個人與部門綜合考慮的角度設(shè)置三位一體的費用管控模式，費用信息強大關(guān)聯(lián)，費用報銷有據(jù)可依、智能預(yù)警，全方位對行政事業(yè)單位費用進行控制，清晰報銷、費用申請流程，提高工作效率。

3.收支管理。通過整合數(shù)據(jù)庫，監(jiān)控收支行為，分析收支數(shù)據(jù)，對收支進行整體規(guī)劃和管理，保證資源在多個支出類別中的最優(yōu)分配，從而規(guī)范收支行為，加強財務(wù)管理。

五、規(guī)范財務(wù)審批工作流程，創(chuàng)新費用管控新模式

行政事業(yè)單位智能報銷系統(tǒng)是基于“云服務(wù)+移動互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)”，配合Saas流程引擎，可以極大地提升財務(wù)報銷體驗，打造行政事業(yè)單位報銷新生態(tài)。該系統(tǒng)的顯著特征是將整個業(yè)務(wù)流程包括消費流水對接模塊、票據(jù)掃描模塊、單位內(nèi)部信息對接模塊、支付模塊等相互打通對接，全面實現(xiàn)行政事業(yè)單位報銷系統(tǒng)與攜程、滴滴、政采、連鎖酒店、電子發(fā)票、銀行等外部平臺與內(nèi)部預(yù)算系統(tǒng)、資產(chǎn)管理系統(tǒng)、財務(wù)核算系統(tǒng)無縫集成。

1.實時記錄監(jiān)控企業(yè)的收支情況，實現(xiàn)財務(wù)風(fēng)險管控流程化。整合業(yè)務(wù)流程，全面識別各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的風(fēng)險管控節(jié)點，通過一體化的業(yè)務(wù)流程設(shè)計和自動化業(yè)務(wù)處理，圍繞一個具體的收支方案，可以是一個項目，或一件具體支出、收入的事件等，對收支信息進行實時記錄，并進行合理的預(yù)算規(guī)劃，在關(guān)鍵的節(jié)點設(shè)置超標預(yù)警和合規(guī)預(yù)警，當(dāng)預(yù)算超出一定范圍時系統(tǒng)自動提示，以實現(xiàn)財務(wù)管控的規(guī)范、有效。

2.實現(xiàn)財務(wù)制度與報表展現(xiàn)，管理組織機構(gòu)內(nèi)部門、人員的費用。針對財務(wù)預(yù)算、資金、費控等實際執(zhí)行的情況，對費用管控進行全方面、多維度的管理。針對費用相關(guān)業(yè)務(wù)，對流程的申請、審批實現(xiàn)嚴格把控，規(guī)范票據(jù)、合同審批流程，加強行政事業(yè)單位費用監(jiān)控機制。

3.實現(xiàn)流程與收支管理、費用管理的集成。用流程審批來管控行政事業(yè)單位的費用報銷和收支記錄，用規(guī)范的流程管控體制讓行政事業(yè)單位的財務(wù)信息更加安全，及時生成的統(tǒng)計報表對接機構(gòu)管理，從而支持行政事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)的決策和整體發(fā)展規(guī)劃。