夏鈞

[摘要]秘書(shū)人員的能力結(jié)構(gòu)是秘書(shū)學(xué)研究的重要內(nèi)容，也是秘書(shū)人員勝任工作的重要保證。合理的秘書(shū)人員能力結(jié)構(gòu)應(yīng)具有三個(gè)層次：第一層次是基礎(chǔ)能力，第二層次是一般能力，第三層次是特殊能力。秘書(shū)人員應(yīng)建立一個(gè)多層次、多因素的合理的能力結(jié)構(gòu)，才能完成領(lǐng)導(dǎo)交代的各項(xiàng)工作。

[關(guān)鍵詞]秘書(shū);能力;素質(zhì);修養(yǎng)

秘書(shū)是指為政府、政黨、企事業(yè)以及私人服務(wù)的從事文字或行政工作的人員。秘書(shū)在社會(huì)生活中是一個(gè)特殊的社會(huì)角色，在新形勢(shì)下，要出色地完成所承擔(dān)的本職工作，必須具有良好的素質(zhì)和修養(yǎng)。每個(gè)國(guó)家、每個(gè)地區(qū)以及每個(gè)單位，發(fā)展速度的快慢，除了其它原因之外，高效率的管理和秘書(shū)工作無(wú)疑是一個(gè)重要因素。秘書(shū)水平的高低往往直接決定領(lǐng)導(dǎo)能力的發(fā)揮，影響社會(huì)政治經(jīng)濟(jì)的發(fā)展。秘書(shū)人員要想勝任工作，完成任務(wù)，必須要有良好的政治素質(zhì)，一定要建立一個(gè)合理的能力結(jié)構(gòu)。

一、秘書(shū)的政治素質(zhì)

秘書(shū)處在特殊的工作崗位，秘書(shū)人員必須具有良好的政治素質(zhì)，這是從事秘書(shū)工作的首要條件，也是做好秘書(shū)工作的根本保證。秘書(shū)工作具有很強(qiáng)的政治性，在階級(jí)社會(huì)中，都是為一定的階級(jí)、一定的國(guó)家和社會(huì)集團(tuán)服務(wù)的，特別是政權(quán)機(jī)構(gòu)和政黨機(jī)構(gòu)中的秘書(shū)工作，是直接為其階級(jí)和國(guó)家的各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)服務(wù)的。今天，在我國(guó)，秘書(shū)人員是為中國(guó)特色社會(huì)主義建設(shè)服務(wù)的，四項(xiàng)基本原則是我國(guó)政治生活中的一項(xiàng)基本準(zhǔn)則，新時(shí)代中國(guó)特色社會(huì)主義思想是我們各項(xiàng)工作的重要指導(dǎo)思想。因此，秘書(shū)人員在起草文件、辦理事務(wù)時(shí)，都必須以此為準(zhǔn)繩。其次，秘書(shū)人員要有較高的政治理論水平。秘書(shū)人員只有掌握馬列主義的理論和方法，才能在紛繁復(fù)雜的事務(wù)面前保持清醒的頭腦，當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手。最后，秘書(shū)人員要有較高的政策水平。秘書(shū)工作之一就是協(xié)助各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)貫徹執(zhí)行好黨的各項(xiàng)方針政策，推動(dòng)各項(xiàng)工作的開(kāi)展。對(duì)政策的理解、認(rèn)識(shí)，必須要同本地區(qū)、本單位的具體情況相結(jié)合，培養(yǎng)自己的政治敏感性和判斷力，這樣才能不至于在復(fù)雜的情況面前迷失政治方向。

二、秘書(shū)的能力結(jié)構(gòu)

能力是勝任某項(xiàng)任務(wù)的主觀條件，它直接影響到工作的質(zhì)量和效率。從事任何工作都需要有相應(yīng)的能力，秘書(shū)作為特殊的職業(yè)，其能力結(jié)構(gòu)應(yīng)具有三個(gè)層次：首先是基礎(chǔ)能力。基礎(chǔ)能力一般指人的智力，主要包括觀察力、注意力、想象力和思維力。這是人們賴(lài)以吸收外界知識(shí)的能力，也是其他能力的基礎(chǔ)。秘書(shū)人員，由于職業(yè)的需要，務(wù)必把自己鍛煉成為一名目光敏銳、善于捕捉信息的觀察者。提高自己的觀察力，最主要的是多接觸社會(huì)，開(kāi)闊視野。記憶能力是學(xué)習(xí)與創(chuàng)新不可缺少的最基本的材質(zhì)，一個(gè)記憶力不強(qiáng)的人，是無(wú)法勝任秘書(shū)工作的。所以秘書(shū)人員應(yīng)采取科學(xué)的方法，不斷培養(yǎng)和鍛煉自己的記憶力。凡是符合個(gè)人興趣的事情就記得快、記得牢，故秘書(shū)人員應(yīng)培養(yǎng)自己的工作熱情，提高對(duì)秘書(shū)工作的興趣：以理解為基礎(chǔ)的記憶也能記得快、記得牢，所以還要提高自己的理解力，建立合理的知識(shí)結(jié)構(gòu)。思維能力是人們智力活動(dòng)的核心，為了發(fā)展自己的思維能力，就必須學(xué)會(huì)獨(dú)立思考，對(duì)任何事物都要認(rèn)真分析和研究，多問(wèn)幾個(gè)為什么。

其次是一般能力。這是秘書(shū)人員第二層次的能力。它包括語(yǔ)言文字應(yīng)用能力、組織管理能力、社會(huì)活動(dòng)的能力和創(chuàng)造性工作的能力等。語(yǔ)言文字應(yīng)用能力是秘書(shū)人員的業(yè)務(wù)才能之一。秘書(shū)工作很大一部分是通過(guò)聽(tīng)說(shuō)寫(xiě)進(jìn)行的。說(shuō)話不像寫(xiě)文章，可以進(jìn)行潤(rùn)色，反復(fù)推敲，所以秘書(shū)人員語(yǔ)言表達(dá)能力尤其重要。秘書(shū)人員說(shuō)話要準(zhǔn)確，口齒要清楚，語(yǔ)調(diào)要平穩(wěn)，要達(dá)到上述要求，平時(shí)要多學(xué)習(xí)多磨練，要在實(shí)踐中注意應(yīng)用，才能逐漸提高此能力?！皩?xiě)”是秘書(shū)的又一基本功。秘書(shū)人員要全面掌握公文寫(xiě)作的格式和要求，嚴(yán)格按照公文文種的特點(diǎn)來(lái)寫(xiě)作，這樣才能成為一名稱(chēng)職的秘書(shū)人員。組織管理能力也是秘書(shū)人員必備的業(yè)務(wù)能力?，F(xiàn)代的秘書(shū)，既不是只伏案寫(xiě)文件的“純文牘型”人才，也不是只幫領(lǐng)導(dǎo)拿拿皮包的“純服務(wù)型”人才，而是具有一定組織和管理能力的人才。社會(huì)活動(dòng)能力也是秘書(shū)人員必須具備的一般能力之一。此能力最主要的是獨(dú)立工作的能力和協(xié)調(diào)社會(huì)諸多關(guān)系的能力?，F(xiàn)代社會(huì)中，人與人、人與社會(huì)的交往日益增多，那種封閉型的人已不適應(yīng)時(shí)代的要求了。常言道“領(lǐng)導(dǎo)不在家，秘書(shū)來(lái)當(dāng)家”，故秘書(shū)必須具有獨(dú)立工作、完成任務(wù)的能力，許多工作，秘書(shū)必須事先獨(dú)立思考完成，以保證領(lǐng)導(dǎo)決策應(yīng)有的精力。平時(shí)工作中，秘書(shū)人員要做個(gè)有心人，要善于與人打交道，協(xié)調(diào)好人際關(guān)系。秘書(shū)人員工作中要有創(chuàng)新意識(shí)，要有開(kāi)創(chuàng)新局面的能力。這是以其他能力為基礎(chǔ)而形成的一種更高級(jí)的能力，這也是新時(shí)期對(duì)秘書(shū)人員的新要求。要?jiǎng)?chuàng)造性的工作，就要明白自己工作的目的，在工作過(guò)程中就要不停問(wèn)“有沒(méi)有更好的解決方法”，這樣創(chuàng)造性就會(huì)自然而然發(fā)揮出來(lái)，就能為領(lǐng)導(dǎo)節(jié)省更多的時(shí)間，搜索更多的情報(bào)，提出更多的合理化建議來(lái)。要想創(chuàng)造，就要對(duì)傳統(tǒng)的東西有所突破，就要發(fā)展求異思維，培養(yǎng)思維的靈活性，善于提出新見(jiàn)解，發(fā)現(xiàn)新規(guī)律，解決新問(wèn)題。要想創(chuàng)造，在意志和品格上還要具有一定的堅(jiān)韌性。因?yàn)閳?jiān)定性和持久性是構(gòu)成人創(chuàng)造能力的一個(gè)重要因素。因而秘書(shū)人員要在生活和工作中鍛煉自己的堅(jiān)韌性，這對(duì)提高創(chuàng)造力是大有益處的。

最后是特殊能力。秘書(shū)是一種需要多種技能的綜合性職業(yè)。由于科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，尤其是辦公自動(dòng)化社會(huì)的應(yīng)用，使秘書(shū)的工作方法發(fā)生了巨大變化，這就要求秘書(shū)掌握多種專(zhuān)業(yè)化的事務(wù)工作技能，提高對(duì)辦公設(shè)備的操作能力。為了勝任工作，秘書(shū)人員必須從文字的單項(xiàng)功能轉(zhuǎn)向能掌握各種技能的多功能。比如：打字、復(fù)印、速記、計(jì)算機(jī)的應(yīng)用，文字處理機(jī)的應(yīng)用，以及檔案的檢索等。只有掌握不同的技能，才能應(yīng)對(duì)各種工作。

總之，秘書(shū)人員的能力結(jié)構(gòu)是一個(gè)多層次、多因素的綜合體。要想成為合格的秘書(shū)人員，必須要有良好的政治素質(zhì)，要建立合理的能力結(jié)構(gòu)，這是秘書(shū)人員勝任工作的重要保證。