孫德禮

[摘? 要]隨著我國社會經濟的迅速發(fā)展與社保體系的不斷健全，社保檔案的數量與種類也在日益增多。同時，國家也對社保工作提出了更高的標準，這給社保檔案管理工作增加了難度。為了提高了社保檔案管理的質量、水平及效率等，應用現代科技手段已成為必然趨勢和要求，對促進社保檔案管理的良性發(fā)展有著不可替代的作用。文章主要講解了幾個能提高社保管理質量、水平及效率等的現代化方法。

[關鍵詞]社保檔案管理;電子檔案;信息技術

中圖分類號：G279

1? 電子檔案和條形碼技術

隨著現代社會信息技術的不斷發(fā)展，各個領域和行業(yè)的信息化水平不斷提高，許多管理工作也實現了電子化和智能化。在當前社保案管理過程中，電子檔案和條形碼技術的應用已經成為發(fā)展的必然趨勢，并取得了較為理想的效果，在很大程度上提高了社保檔案管理的質量。因此，社保檔案管理人員應加強對電子檔案和條形碼技術的認識，合理使用，確保社保檔案管理的順利開展。

電子檔案和條形碼技術的應用，保證了檔案的安全。在傳統(tǒng)的社保檔案管理中，通常將人工記錄作為檔案信息。這樣容易造成檔案信息的錯誤，也可能造成檔案保管不當造成文件丟失。在電子檔案和條形碼技術的應用基礎上，形成電子社會保障檔案，使檔案管理人員隨時掌握檔案信息，對外部檔案進行有效監(jiān)督，提高檔案管理的安全性。另外，對于傳統(tǒng)的紙質文件，管理過程中的存儲空間比較大，查找文件信息需要很長時間。有些文件由于時間長而惡化，造成文件損壞。使學生檔案信息安全是很困難的。電子檔案和條形碼技術的應用，可以有效地提高社保檔案管理的效率。在當前社保檔案管理過程中，電子檔案和條形碼技術的應用使傳統(tǒng)紙質檔案成為電子文件。在此基礎上，可以大大提高檔案管理的效率。在檔案管理過程中，條形碼的應用可以形成一個電子化的社保檔案，使檔案信息的查詢和使用更加方便。通過掃描條形碼，可以準確地確定社保文件的位置，大大節(jié)省了檔案信息的搜索時間。此外，相比于傳統(tǒng)的紙質檔案管理、條碼實施社保檔案管理的使用可以大大降低檔案管理成本，并能使全國聯(lián)網的實現，使社保文件可以查詢任何地區(qū)，可以實現檔案信息資源。共享在查詢和使用方面更為方便。

在社保檔案的實際管理過程中，檔案管理單位和有關人員應當根據有關規(guī)定對社保檔案信息進行收集和管理，并對其進行合理的分類歸檔。在社保業(yè)務過程中，經常涉及大量的相關業(yè)務信息，包括改變客戶的個人數據、審查社保金額等。所涉及的信息主要包括業(yè)務流程和業(yè)務管理。類型和業(yè)務處理時間等，在實際的管理過程中，所涉及的所有信息都需要記錄和存檔。如果我們以傳統(tǒng)的方式記錄文件，組織文件往往是復雜的。后來的參考和打電話也很不利。因此，電子檔案和條碼技術可以應用和業(yè)務可以使用。將條碼轉換成條碼模式，條碼由專用設備打印成標簽樣式，標簽附在相應的紙質文件上，條碼掃描信息將條碼信息及相關電子文件信息存儲在電子文件中?？梢孕纬上嚓P的搜索索引。如有必要，可利用索引快速查找相關電子文件。此外，對于每一個條碼，它具有獨特的功能，因此沒有重復，因此每個電子文件都有其自己的特點，可以有效地避免混淆或重復編號。

就實際情況而言，計算機技術在社保檔案管理中的應用已經非常普及，以及社保服務的有關部門已在處理相關的業(yè)務選擇的過程，所以每個企業(yè)的信息，他們的流量對應的數字。在實際的管理過程中，條碼技術可以將流量轉化為條碼。對于每個社會保障服務，證書表都通過條形碼處理，可以有效地防止丟失的業(yè)務信息的發(fā)生。有了這些條形碼，商業(yè)信件可以用電子文件備份。條碼與業(yè)務信息可以緊密結合，使條碼技術能夠應用于提高可靠性，從而有效提高條碼的應用效果。另外，在社會保障檔案管理過程中，電子檔案和條形碼技術的應用可以復制紙質檔案。這樣，即使文件損壞或丟失，也能保存文件信息，避免信息丟失，提高安全性。

2? 數字化技術

社保檔案的有效管理直接關系到我國每位公民的利益，同時，社會保障工作也起到了穩(wěn)定社會的重要作用。近年來，伴隨我國經濟的迅速發(fā)展，參保人員不斷增加，一定程度上擴大了社保檔案管理的工作量。目前我國的社保檔案信息化管理水平處于起步階段，在社保檔案管理中還存在一些問題，因此，加強數字化技術的有效運用是重要的研究課題。

我國的社保檔案管理工作的數字化建設依然處于初起階段，政府部門雖然也提出了加大對檔案數字化管理的要求，可是，沒有頌布相應的標準化文件，導致不同區(qū)域的的工作者對檔案數字化建設的理解難以達成共識，使得各地區(qū)的檔案數據化管理的程序千差萬別。對此，有關機構應當加強制定相應的操作流程與標準規(guī)范，確保各個區(qū)域的社保單位有章可循，有法可依。檔案管理的標準化建設是實現檔案數字化的重要前提，同時，數字化建設也會推動我國的檔案信息的管理更加規(guī)范，因此，二者是辯證統(tǒng)一的關系。在社保檔案管理工作中有效地應用數字化技術，不要單純考慮某個方面產生的影響，而應當兼顧整體，充分促進總體機構的優(yōu)化，確保檔案數字化管理系統(tǒng)高質、高效地運行。同時，在檔案管理數字化建設期間，還需要注意與當前的辦公、業(yè)務、財務系統(tǒng)保持有效地銜接，可以確保數字化信息在體系中重復應用，降低檔案管理的任務量，提升體系的整體性能的發(fā)揮。為了促進數字化技術更好地運用在社保檔案管理中，最為基本的應用則是檔案資料的電子化，例如：紙質的照片、檔案、錄音等內容，皆要變成電子檔案。很多管理機構利用掃描、制作的形式完成檔案的數字化。當建立數字化的管理平臺時，管理方式就要從傳統(tǒng)的單純儲存紙質檔案，逐漸過渡到紙制、電子檔案共同儲存、轉交的雙歸檔方式。既推進了數字化檔案管理的發(fā)展，又降低了檔案管理的工作量。在進行數字化期間，應當注意規(guī)范操作，以確保檔案的質量。正確掃描相應的索引信息，可以按照信息內容迅速查詢需要的檔案資料;且依據特定的程序完成掃描，促進檔案管理中各個環(huán)節(jié)順利進行，確保結果準確無誤。

為了提升社保檔案信息的管理水平，需要加強檔案資料管理的信息化建設。數字化技術的應用顯得十分重要，同時，還要提升檔案人員的綜合素質。唯有檔案管理人員具有較強的專業(yè)技能，才會更好地實現檔案資料的信息化管理。第一，管理人員應當增強自身對信息化的理解，積極更新傳統(tǒng)管理思想，加強對檔案資料信息化管理的重視。第二，對管理工作者展開應用數字化技術的培訓活動，讓其更好地適應先進的管理方式與技術。同時，管理人員還需要深入學習信息化管理技術，及時補充新的知識，從而實現社保檔案的信息化管理。

3? 完善管理制度

為保證社保檔案可以規(guī)范化的運轉，提高社保檔案管理工作的總體量質量，還要完善社保檔案管理工作制度，優(yōu)化社保檔案管理工作的細則，從而在基層有效的落實社保檔案管理工作制度。首先，加強社保檔案管理法規(guī)的建設，根據國家最新的社保管理辦法明確基層社保檔案的運轉流程，全面保證檔案的準確性與有效性。其次，加強社保檔案管理體系建設，成立專職的社保檔案管理部門，由專職人員進行社保檔案管理，并且形成社保檔案管理技術培訓體系，不斷加強專業(yè)技術水平。第三，對社保檔案管理工作運行機制進行評估，找出社保檔案管理工作存在的漏洞，從而形成完善的社保檔案管理工作體系，從而滿足社保檔案規(guī)范化運行的需求，切實在信息化條件下實現檔案的有序運轉，不斷研究和推出新政策，在有效便民服務的基礎上提高檔案管理質量。例如，針對60、70人員建立檔案查詢與糾錯管理制度，建立社保繳費檔案追查制度，以及完善服務下鄉(xiāng)知青社保服務機制。還要圍繞著當代大學生創(chuàng)新就業(yè)新形勢需要，移動轉接業(yè)務等形成專門的檔案轉調機制等，從而滿足社會發(fā)展對社保檔案使用提出的新需要。

4 結語

本文認為現代社保檔案管理工作是建立在信息化的基礎之上的，因此應當在社保檔案管理發(fā)展改革的過程中具備智能化、創(chuàng)新性與體系化的思維，在強調提高社保檔案運行規(guī)范化的基礎上提高社保檔案管理總體水平。我們可以從多方面著手，采取更有效更先進的方法，以滿足社會發(fā)展的需求。

參考文獻：

[1]姜薇.信息技術在社保檔案管理中的應用[J].卷宗，2019（2）.

[2]黃炳輝.淺談加強社保檔案管理的重要性及策略[J].現代經濟信息，2018（18）.