張琴

摘 要：機(jī)關(guān)事業(yè)單位文書檔案管理是單位內(nèi)部管理的重要部分，是一項十分重要的基礎(chǔ)性工作，對保證單位科學(xué)高效運轉(zhuǎn)具有十分重要意義。基于此，本文就機(jī)關(guān)事業(yè)單位文書檔案管理的基本要求、規(guī)范管理環(huán)節(jié)及其措施進(jìn)行了分析。

關(guān)鍵詞：機(jī)關(guān)事業(yè)單位；文書檔案；規(guī)范管理

機(jī)關(guān)事業(yè)單位文書檔案（以下簡稱文書檔案）是各項工作的真實記錄，它見證了單位的發(fā)展、變遷，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供借鑒，為單位的高效運行提供有效保證，其作用不可小覷。以下就如何加強(qiáng)文書檔案的規(guī)范管理進(jìn)行探討。

1 文書檔案及其作用

文書檔案是以機(jī)關(guān)事業(yè)單位發(fā)生的人事、事件及過程記載等為管理對象，通過相應(yīng)載體（主要是紙質(zhì)或?qū)嵸|(zhì)或電子介質(zhì)）進(jìn)行記錄、分類、整理并集中存放于檔案室中，是辦理完畢而且具有一定保存價值的文書。文書檔案的載體具有多樣性，主要包括上級部門下發(fā)的各類文件、本級開展工作形成的各類文件、下級上報的各類材料、單位所簽訂的各種協(xié)議、合同、責(zé)任書等紙質(zhì)材料和電子文檔。文書檔案作為一種歷史記錄，它不同于其他文獻(xiàn)，具有一定的法律效應(yīng)，發(fā)揮著重要的憑證作用。同時，它又具有廣泛的參考價值，使后來者可以引用和借鑒。文書檔案管理水平是衡量一個單位管理水平的重要標(biāo)準(zhǔn)。當(dāng)前，文書檔案管理存在重視不夠、收集不齊全、管理不規(guī)范、管理人員調(diào)整頻繁和專業(yè)能力偏低等問題。

2 文書檔案規(guī)范管理的重要環(huán)節(jié)

為確保文書檔案規(guī)范管理，要突出抓好公文形成、收集、整理等三個環(huán)節(jié)工作，使文書檔案管理流程清晰，有章可循。

1）公文制作。文書檔案主要來源于文件，檔案由文件轉(zhuǎn)化而來，是文件的歸宿，規(guī)范公文制作是規(guī)范文書檔案管理的前提和基礎(chǔ)。因此，在公文制作過程中：一是要嚴(yán)格遵照《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》《黨政機(jī)關(guān)公文格式》（GB/T9704-2012）要求。二是要確保公文字跡清晰易于長期保存。無論公文是打印或草擬，還是不同的手寫批注、簽字等，選的紙張、墨汁及筆型應(yīng)不易褪色，確保字跡清晰明了，便于長期保存使用。三是要對公文制發(fā)的簽發(fā)手續(xù)、審核權(quán)限、正文標(biāo)題、主/抄送單位、落款及日期、是否保密、是否公開等進(jìn)行嚴(yán)格的檢查。四是公文的文種使用要合理，格式要標(biāo)準(zhǔn)，對簡稱及不標(biāo)準(zhǔn)的字盡量少用或不用，為未來規(guī)范管理和信息化檢索打下基礎(chǔ)。

2）立卷歸檔。立卷歸檔是文書檔案管理的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，要著力抓好以下工作：一是要認(rèn)真貫徹落實國家檔案局8號令，編制本單位《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》，報同級檔案部門審定執(zhí)行。二是要建立健全文書檔案歸檔制度，全面收集反映本單位職能職責(zé)具有參考利用價值的各種載體的文件材料，包括文字、圖表、照片、音像、電子郵件等，以確保文件材料收集齊全完整。三是要合理區(qū)分文件類別。在實際操作過程中應(yīng)重視文件資料的清理和甄別，把握重點，分清主次，嚴(yán)守全宗的出入口，防止應(yīng)歸檔文件丟失和不該歸檔的文件混入，有效提升文書檔案的使用價值。同時，要準(zhǔn)確掌握立卷歸檔文件的時效性，只有完成現(xiàn)階段任務(wù)的文件才可立卷歸檔，否則會給文書檔案管理造成混亂和無序。四是要落實工作責(zé)任。把立卷歸檔工作落實到各科室，明確責(zé)任人，任何部門或個人不得把規(guī)定不歸檔的資料擅自歸檔，也不得把具有保存價值的文件資料據(jù)為己有或拒絕歸檔。五是要依規(guī)劃定保管期限，涉及與人密切相關(guān)的文件材料要盡量延長保管期限，以維護(hù)當(dāng)事人的合法權(quán)益。

3）規(guī)范整理。規(guī)范整理是提高案卷質(zhì)量的保證，實現(xiàn)檔案利用價值最大化、檢索利用便捷化。要嚴(yán)格執(zhí)行《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T22-2015），重點把握好以下幾點：一是以件為單位整理。一般以每份文件為一件，正文、附件為一件；文件正本與定稿為一件；轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件；原件與復(fù)制件為一件；正本與翻譯本為一件；報表、名冊、圖冊等一冊（本）為一件，作為附件的除外；簡報、周報等材料一期為一件；會議紀(jì)要、會議記錄一般一次為一件，會議記錄一年一本的，一本為一件；來文與復(fù)文一般獨立成件，也可為一件；有文件處理單或發(fā)文稿紙的，與相關(guān)的文件為一件；二是件內(nèi)文件排序。正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，復(fù)制件在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；來文與復(fù)文作為一件時，復(fù)文在前，來復(fù)在后；有文件處理的，文件處理單在前，正文在后。三是規(guī)范性文件引用，主要包括：GB/T 18894 電子文件歸檔與管理規(guī)范、DA/T 1-2000檔案工作基本術(shù)語、DA/T 13-1994檔號編制規(guī)則、DA/T 25-2000檔案修裱技術(shù)規(guī)范、DA/T 38-2008電子文件歸檔光盤技術(shù)要求和應(yīng)用規(guī)范。四科學(xué)分類。同一全宗應(yīng)保持分類方案的一致性和穩(wěn)定性，一般采用年度-機(jī)構(gòu)（問題）-保管期限、年度-保管期限-機(jī)構(gòu)（問題）等方法進(jìn)行三級分類。五是裝訂方式。一般以件為單位裝訂，永久保存的歸檔文件，宜采取線裝法裝訂。頁數(shù)較少的，使用直角或縫紉機(jī)軋邊裝訂，文件較厚的，使用“三孔一線”裝訂。不得使用不銹鋼夾或封套裝訂。

3 加強(qiáng)文書檔案規(guī)范管理的措施

1）強(qiáng)化制度建設(shè)。要結(jié)合本單位工作實際，建立健全檔案收集、查閱利用、統(tǒng)計等各項規(guī)章制度。強(qiáng)化制度執(zhí)行的監(jiān)督檢查，確保各項規(guī)章制度落實到位，維護(hù)制度的嚴(yán)肅性。

2）強(qiáng)化保密管理。一是檔案保管室應(yīng)單獨設(shè)立，做到與辦公室分開、與閱覽室分開，同時檔案室的門窗應(yīng)專門加固，以防被盜；二是要確定專人負(fù)責(zé)檔案室的管理，無關(guān)人員一律禁止入內(nèi)；三是要對檔案管理人員進(jìn)行專門培訓(xùn)，提高對檔案管理工作重要性的認(rèn)識，特別要準(zhǔn)確區(qū)分常規(guī)檔案和保密檔案的保管要求，在切實做好常規(guī)檔案保管的同時，對保密檔案的管理必須要采取措施做到嚴(yán)防死守，堅決杜絕因思想松懈或工作失誤對國家安全和國家利益造成損失。

3）強(qiáng)化信息化管理。隨著時代的發(fā)展，對檔案管理工作的要求也在不斷提高，如何通過信息化管理盡可能的延長檔案使用壽命、提高工作效率，是目前檔案管理工作的新任務(wù)和新要求。一是要利用現(xiàn)代管理工具和手段準(zhǔn)確、及時地傳遞檔案信息，提高檔案信息的時效性；二是對各類檔案資料進(jìn)行數(shù)字化處理，實現(xiàn)紙質(zhì)檔案和數(shù)據(jù)檔案并存，提高檔案的使用壽命；三是充分利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行檔案管理創(chuàng)新，通過網(wǎng)絡(luò)向社會提供高效的檔案信息服務(wù)，實現(xiàn)檔案信息資源的有效共享。

4）強(qiáng)化人員管理。檔案管理人員是實施檔案管理工作的主體，需要良好的政治素質(zhì)和豐富的檔案管理知識，且相對穩(wěn)定。一方面在檔案管理人員的選配上要全面考察政治素質(zhì)和事業(yè)心責(zé)任感，突出政治性要求，教育引導(dǎo)檔案人員切實履行好“為黨管檔、為國守史”的工作職責(zé)。另一方面要切實加強(qiáng)對檔案管理人員的業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)，準(zhǔn)確掌握文書檔案的收集、整理、分類、編目、編號、裝訂、立卷、保管、借閱管理等一系列檔案管理的方法和要求，提高檔案管理的專業(yè)化水平。