張旭東

摘 要：基建檔案作為記錄基建工程項(xiàng)目完整過(guò)程信息的重要載體，是開(kāi)展基建管理工作所需的重要依據(jù)，強(qiáng)化基建檔案管理意義重大。本文在對(duì)基建檔案管理現(xiàn)狀進(jìn)行詳細(xì)闡述的基礎(chǔ)上，提出了一些基建檔案管理對(duì)策，希望可以最大程度提升基建檔案的利用率。

關(guān)鍵詞：基建檔案；管理現(xiàn)狀；管理對(duì)策

基建檔案是一類記載基建工程相關(guān)情況的檔案資料，資料內(nèi)容豐富，包含從基建工程項(xiàng)目立項(xiàng)開(kāi)始到最后的工程完工等整個(gè)工程建設(shè)過(guò)程中的全部信息，同時(shí)還包括基建工程后期維修等方面的資料。然而，在實(shí)際的基建工程管理中，基建檔案管理的重要性常常被相關(guān)管理人員忽視，以至于影響了最終基建管理效果?；?，如何才能提升基建檔案管理有效性值得深入探討。

1 基建檔案管理現(xiàn)狀分析

1）檔案管理意識(shí)淡薄。不同于普通檔案，基建檔案管理對(duì)象為基建工程，其涉及到比較多的工作流程以及相對(duì)較長(zhǎng)的工作周期，這決定了基建檔案管理具有很強(qiáng)的繁瑣性與復(fù)雜性，尤其是受到經(jīng)濟(jì)因素等外界環(huán)境因素的干擾，使得當(dāng)下許多基建工程管理單位沒(méi)有充分重視基建檔案管理工作，這種錯(cuò)誤的認(rèn)知在一定程度上影響了基建檔案管理工作的開(kāi)展。

2）檔案管理手段落后。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)和計(jì)算機(jī)得到了全面普及，促使信息化檔案逐漸發(fā)展時(shí)下流行的一種檔案類型，其較于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案具有管理便捷、查詢效率高等優(yōu)勢(shì)。然而，在當(dāng)下的基建檔案管理中，許多管理單位為了節(jié)省管理成本而沒(méi)有專門借助先進(jìn)的檔案管理技術(shù)或手段來(lái)開(kāi)展檔案管理，以至于影響了檔案管理工作的質(zhì)量與效率。

3）管理人員素質(zhì)偏低。管理人員素質(zhì)問(wèn)題也是當(dāng)下國(guó)內(nèi)基建檔案管理中普遍存在的一類問(wèn)題。為了節(jié)省基建工程管理成本，當(dāng)下的許多基建工程管理單位沒(méi)有聘請(qǐng)專業(yè)的檔案管理人員來(lái)負(fù)責(zé)基建檔案管理工作，使得實(shí)際的基建檔案管理流程比較復(fù)雜，甚至可能會(huì)出現(xiàn)檔案資料流向不清楚的情況，影響了檔案管理工作的質(zhì)量。此外，如果檔案管理人員缺乏責(zé)任心，實(shí)際的檔案管理中存在工作懈怠問(wèn)題，這也會(huì)對(duì)檔案管理工作效果產(chǎn)生影響。

4）檔案管理體制問(wèn)題。在社會(huì)經(jīng)濟(jì)迅猛發(fā)展的背景下，工程建設(shè)管理體制改革進(jìn)程不斷推進(jìn)，管理體制日益健全，同時(shí)也形成了許多工程檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和法規(guī)等方面的管理規(guī)范和要求，但是傳統(tǒng)的基建檔案管理機(jī)制無(wú)法滿足當(dāng)下的高標(biāo)準(zhǔn)與要求，使得實(shí)際的工作中因?yàn)槟硞€(gè)工作環(huán)節(jié)中常常出現(xiàn)了一些問(wèn)題，進(jìn)而會(huì)直接影響基建檔案管理的效果。

2 基建檔案管理水平提升的對(duì)策

1）正確認(rèn)識(shí)檔案管理。為了順利開(kāi)展基建檔案管理工作，需要從更新全體管理人員對(duì)基建檔案管理的認(rèn)知入手，使全體基建檔案管理人員可以充分意識(shí)到基建檔案管理工作的重要性。通過(guò)在實(shí)際的工作中推廣與普及全新的管理理念和方法，使基建工程管理者等相關(guān)部門工作人員可以充分意識(shí)到檔案管理工作的重要性，這是順利開(kāi)展基建檔案管理工作的重要基礎(chǔ)。此外，基建工程管理單位要注意對(duì)基建工程檔案管理工作機(jī)制進(jìn)行持續(xù)改進(jìn)和完善的同時(shí)，立足于基建工程項(xiàng)目的實(shí)際情況以及管理要求與規(guī)定，科學(xué)地構(gòu)建一個(gè)適宜的檔案管理機(jī)制，尤其是要注意在基建檔案管理前期要統(tǒng)一落實(shí)管理機(jī)制中所涵蓋的實(shí)施細(xì)則，且要注意對(duì)后期基建檔案管理工作中所涉及到的各種具體要求進(jìn)行規(guī)范化處理。如此一來(lái)，就可以為基建檔案管理工作奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

2）更新檔案管理手段。在科學(xué)技術(shù)快速發(fā)展的今天，互聯(lián)網(wǎng)已經(jīng)成為社會(huì)大眾生活中不可或缺的事物，也極大地推動(dòng)了基建檔案管理信息化進(jìn)程，提升了其管理的有效性。基此，為了不斷提升當(dāng)下基建檔案管理工作的質(zhì)量和效率，就需要立足于時(shí)代發(fā)展潮流，積極利用計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及大數(shù)據(jù)技術(shù)等先進(jìn)的技術(shù)來(lái)開(kāi)發(fā)出全新的基建檔案管理技術(shù)與方法，或者對(duì)現(xiàn)有的基建檔案管理方式方法進(jìn)行不斷改進(jìn)和優(yōu)化，借此來(lái)促使基建檔案管理向科學(xué)化、信息化和智能化方向發(fā)展。特別是在檔案管理體系建設(shè)期間要注意靈活地運(yùn)用信息管理手段、技術(shù)與方法，開(kāi)展網(wǎng)絡(luò)化基建檔案管理，同時(shí)還可以基于互聯(lián)網(wǎng)來(lái)實(shí)現(xiàn)對(duì)基建檔案數(shù)據(jù)和信息的傳輸、搜索和保存，逐步利用先進(jìn)的信息技術(shù)將基建檔案文本信息轉(zhuǎn)化成電子檔案，最終可以構(gòu)建成完整的基建檔案電子化數(shù)據(jù)庫(kù)。

3）強(qiáng)化管理人員培訓(xùn)?；n案管理人員是基建檔案管理工作的主體，其自身的業(yè)務(wù)水平直接關(guān)乎他們能否勝任基建檔案管理工作，強(qiáng)化管理人員專業(yè)培訓(xùn)管理，提升他們的工作素質(zhì)是確?；n案管理工作有序開(kāi)展的重要保障。首先，要徹底改變當(dāng)下檔案管理人員身兼數(shù)職的情況，改變?nèi)藛T組織機(jī)構(gòu)，由專門的檔案管理人員來(lái)負(fù)責(zé)基建檔案管理工作，使他們可以全身心投入到基建檔案管理工作中來(lái)。其次，要定期組織全體基建檔案管理工作人員開(kāi)展專項(xiàng)教育培訓(xùn)，向他們傳授大數(shù)據(jù)索引技術(shù)等專業(yè)的檔案管理技術(shù)和方法，不斷提升他們的基礎(chǔ)素質(zhì)。最后，還可以從社會(huì)上聘請(qǐng)一些具有豐富工作經(jīng)驗(yàn)的基建檔案管理人員來(lái)負(fù)責(zé)基建檔案管理工作，平時(shí)可以在基建檔案管理部踐行學(xué)徒制，由經(jīng)驗(yàn)豐富的員工帶領(lǐng)新員工來(lái)共同完成基建檔案管理工作，平時(shí)要向那些經(jīng)驗(yàn)不足的年輕檔案管理人員分享自己的一些工作經(jīng)驗(yàn)和小技巧，確?？梢詮恼w上提升基建檔案管理團(tuán)隊(duì)的業(yè)務(wù)素質(zhì)，最終可以使他們更好地勝任基建檔案管理工作崗位的工作任務(wù)。

4）健全檔案管理體制。基建工程涉及到比較多的環(huán)節(jié)，周期較長(zhǎng)，這決定了基建檔案管理工作的復(fù)雜性，尤其是涉及到大量的基建檔案管理工作任務(wù)，此時(shí)如果缺乏健全的檔案管理機(jī)制，無(wú)法對(duì)各個(gè)環(huán)節(jié)的檔案管理工作進(jìn)行有效管控，那么就非常容易影響基建檔案管理工作的整體質(zhì)量。基此，為了可以進(jìn)一步提升基建檔案管理工作有效性，可以從做好基建施工前資料準(zhǔn)備工作入手來(lái)完善基建檔案管理工作機(jī)制。在開(kāi)展基建檔案管理工作之前，基建檔案管理人員需要從工作開(kāi)始之初就跟進(jìn)項(xiàng)目，做好項(xiàng)目初期基建場(chǎng)地勘查、項(xiàng)目審批與立項(xiàng)等環(huán)節(jié)入手來(lái)統(tǒng)一搜集相應(yīng)的檔案資料，避免后續(xù)檔案資料管理過(guò)程中丟失了這些重要資料，確保檔案的完整性。此外，為了提高檔案資料搜集工作環(huán)節(jié)的效率，可以成立專門的接收、轉(zhuǎn)化以及鑒定等程序，確保可以將這些基建檔案資料搜集工作變得系統(tǒng)化、清晰化，避免出現(xiàn)重要檔案信息遺漏。

除了做好準(zhǔn)備工作階段檔案資料搜集外，還要做好如下幾個(gè)關(guān)鍵階段的檔案文件收發(fā)、審查、驗(yàn)收和報(bào)送等環(huán)節(jié)的工作。首先，在完善檔案文件收發(fā)與歸檔工作的過(guò)程中，需要做好基建檔案收發(fā)文的等級(jí)工作，期間如果存在項(xiàng)目變更，那么要注意及時(shí)更換變更圖紙中的數(shù)據(jù)，并將舊圖回收，避免施工單位錯(cuò)誤使用這些變更前的舊有圖紙。其次，要注意強(qiáng)化基建檔案文件的審查工作。為了便捷地審核基建檔案，要注意對(duì)其進(jìn)行分類處理，確保各類文件資料收集的齊全性，同時(shí)還要注意對(duì)基建項(xiàng)目的整體情況進(jìn)行全面反映，尤其是要注意及時(shí)提醒那些目錄或文件不全的資料供應(yīng)部門及時(shí)補(bǔ)交或整改，確保檔案資料的齊全性和準(zhǔn)確性。最后，要做好基建檔案驗(yàn)收與報(bào)送工作。在該檔案管理環(huán)節(jié)，需要嚴(yán)格依據(jù)基建檔案?jìng)浒概c驗(yàn)收制度以及基建檔案檢查和預(yù)驗(yàn)收等基本步驟來(lái)開(kāi)展，確?；n案驗(yàn)收工作的質(zhì)量。

3 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，當(dāng)下的基建檔案管理工作中存在檔案管理意識(shí)淡薄、檔案管理手段落后、管理人員素質(zhì)偏低和檔案管理體制不健全等問(wèn)題，影響了基建檔案管理效果。針對(duì)這種情況，在實(shí)際的基建檔案管理中要注意從促使全體基建檔案管理人員正確認(rèn)識(shí)基建檔案管理重要性入手，更新檔案管理手段，強(qiáng)化管理人員培訓(xùn)，健全檔案管理體制，確?？梢圆粩嗵嵘n案工作質(zhì)量。

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