劉萍

檔案管理是事業(yè)單位工作的重要組成部分，關(guān)系著事業(yè)單位能否高效運(yùn)轉(zhuǎn)。時(shí)代的發(fā)展促使人們觀念不斷更新，技術(shù)不斷進(jìn)步，這對(duì)事業(yè)單位的檔案管理提出了更高的要求。檔案管理必須改變傳統(tǒng)落后的人工式管理，創(chuàng)新管理模式與方法，多措并舉實(shí)現(xiàn)檔案管理的高效率，為事業(yè)單位良好運(yùn)轉(zhuǎn)保駕護(hù)航。

1 推進(jìn)檔案管理的信息化建設(shè)

傳統(tǒng)的檔案管理存在工作效率低、工作程序繁瑣、檢索耗時(shí)長(zhǎng)、安全隱患大等問題，不能適應(yīng)信息化時(shí)代的發(fā)展要求。因此需要提高檔案管理的工作效率，簡(jiǎn)化工作程序，縮短檢索時(shí)間，增強(qiáng)安全保護(hù)。事業(yè)單位的檔案管理同樣必須適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的要求進(jìn)行信息化建設(shè)。首先，建立標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的信息系統(tǒng)。事業(yè)單位的檔案從收集、歸類、保存、利用等方面進(jìn)行信息化管理，每一步工作程序都標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，檔案統(tǒng)一實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理，把以前的紙質(zhì)檔案通過掃描等技術(shù)錄入信息系統(tǒng)，能夠大大提高檔案管理人員的工作效率，提高檢索速度，節(jié)省人力成本。其次，建立數(shù)字網(wǎng)絡(luò)安全防御系統(tǒng)。通過殺毒軟件、加密處理、登錄人員身份識(shí)別、檔案?jìng)浞莸仁侄渭訌?qiáng)檔案資料數(shù)字化安全管理，防止病毒入侵或不法人員擾亂事業(yè)單位檔案管理的秩序，保障事業(yè)單位各項(xiàng)工作平穩(wěn)有序運(yùn)行。最后，建立自動(dòng)化檔案管理系統(tǒng)。檔案管理的自動(dòng)化包括信息的自動(dòng)收集、自動(dòng)分類、自動(dòng)檢索等功能，可以實(shí)現(xiàn)檔案資料的批量處理和自動(dòng)處理，可以簡(jiǎn)化工作程序，提高工作效率，降低錯(cuò)誤率。

2 健全檔案管理專項(xiàng)制度

俗話說：沒有規(guī)矩不成方圓。檔案管理這項(xiàng)工作也需要“規(guī)矩”，即健全的制度。在某些事業(yè)單位檔案管理工作被視為打雜的工作，根本沒有專項(xiàng)規(guī)章制度對(duì)檔案管理工作進(jìn)行有效指導(dǎo)和約束。即使有些單位針對(duì)檔案管理建立了相關(guān)制度，但是規(guī)定過于寬泛，執(zhí)行力度較差，流于形式，這就容易造成檔案管理混亂，工作人員玩忽職守的現(xiàn)象發(fā)生，影響事業(yè)單位的發(fā)展。因此，必須對(duì)檔案管理制度進(jìn)行創(chuàng)新。首先，建立健全檔案管理制度。運(yùn)用現(xiàn)代管理理念建立檔案管理制度，對(duì)每一項(xiàng)工作程序都進(jìn)行細(xì)化，對(duì)每一個(gè)工作崗位職責(zé)都進(jìn)行明確，保障每一項(xiàng)工作都能有條不紊地運(yùn)行。其次，落實(shí)責(zé)任到人制度。相關(guān)人員明確各自的職責(zé)范圍，一旦出現(xiàn)問題能夠立刻找到責(zé)任人，避免推諉扯皮現(xiàn)象發(fā)生。最后，建立嚴(yán)格的考核與激勵(lì)制度。對(duì)員工的工作表現(xiàn)要獎(jiǎng)罰分明，不能是“大鍋飯”和“平均主義”模式，對(duì)工作態(tài)度好、工作績(jī)效好的員工要在工資、獎(jiǎng)金上有所激勵(lì)，在評(píng)優(yōu)提干方面有優(yōu)先權(quán)，真正調(diào)動(dòng)員工的工作熱情，做到干多干少不一樣，干好干壞不一樣。對(duì)那些消極怠工、工作態(tài)度不認(rèn)真、工作成效比較差的員工出臺(tái)嚴(yán)厲的懲罰措施，并嚴(yán)格落實(shí)，杜絕一切鉆制度空子的行為發(fā)生。

3 加強(qiáng)培訓(xùn)，引進(jìn)專業(yè)化人才

傳統(tǒng)的檔案管理工作人員大部分不是科班出身，總體來說素質(zhì)不高，專業(yè)知識(shí)匱乏，工作態(tài)度散漫，工作動(dòng)力不足，積極性較差，因而導(dǎo)致檔案管理的總體效率較低，出錯(cuò)率較高，不能很好地服務(wù)于事業(yè)單位的管理。在信息化時(shí)代，事業(yè)單位的工作節(jié)奏隨之變快，必然要求檔案管理的工作效率提高，這就意味著檔案管理工作人員必須提高其工作技能，學(xué)習(xí)專業(yè)化管理手段與方法，以更好地服務(wù)于單位。首先，加強(qiáng)現(xiàn)有工作人員的培訓(xùn)和再教育。先對(duì)其觀念進(jìn)行培訓(xùn)，讓其認(rèn)識(shí)到檔案管理不是可有可無的部門，必須把檔案管理工作重視起來，改變其散漫的工作態(tài)度；而后對(duì)其專業(yè)技能進(jìn)行培訓(xùn)，聘請(qǐng)專業(yè)講師教授新技術(shù)并進(jìn)行實(shí)戰(zhàn)，提高工作人員的工作效率。其次，引進(jìn)專業(yè)化檔案管理人才。大學(xué)是培養(yǎng)人才的搖籃，為社會(huì)培養(yǎng)了很多具備專業(yè)技能的檔案管理人才。事業(yè)單位可以從大學(xué)里招聘專業(yè)的檔案管理人才，用他們的專業(yè)知識(shí)提高事業(yè)單位的檔案管理水平。但是大學(xué)生的理論功底扎實(shí)但是實(shí)戰(zhàn)經(jīng)驗(yàn)不足，必須對(duì)其進(jìn)行全面的崗前培訓(xùn)和實(shí)戰(zhàn)操練，這樣工作起來才能得心應(yīng)手。此外，事業(yè)單位也可以通過社會(huì)招聘的渠道引進(jìn)經(jīng)驗(yàn)豐富的高素質(zhì)檔案管理人才，但是需要付出高昂的人力資源成本。事業(yè)單位可以根據(jù)自己的情況選擇人才引進(jìn)的類型和方式。

4 創(chuàng)新檔案管理服務(wù)方式

傳統(tǒng)的檔案管理處于被動(dòng)服務(wù)狀態(tài)，各部門或人員根據(jù)檔案管理的規(guī)定把檔案移交給檔案管理部門，檔案管理部門經(jīng)過整理后歸檔，歸檔之后檔案資源可能就束之高閣了，沒有工作人員對(duì)這些檔案資源進(jìn)行主動(dòng)、充分地開發(fā)。只有當(dāng)用戶提出利用要求的時(shí)候，檔案管理部門才提供相應(yīng)的查找服務(wù)。在這種情況下，檔案管理部門的重要性未凸顯，檔案資源的價(jià)值未充分體現(xiàn)，不利于檔案部門和事業(yè)單位的未來發(fā)展。在信息化背景下，檔案管理部門必須改變過去的工作思路和服務(wù)方式，增強(qiáng)主動(dòng)服務(wù)的意識(shí)，建設(shè)一個(gè)開放式的共享平臺(tái)，使檔案資源主動(dòng)走近用戶，為其他部門的工作提供有價(jià)值的檔案信息，最終實(shí)現(xiàn)檔案資源共享。此外，檔案管理部門可以利用大數(shù)據(jù)技術(shù)等打造一個(gè)一體化的服務(wù)流程，包括檔案資料一體化、部門銜接一體化、內(nèi)部流程一體化，可以有效增強(qiáng)數(shù)據(jù)的流通性和兼容性，有利于降低事業(yè)單位各部門的溝通成本，彰顯檔案管理工作的重要性，促進(jìn)事業(yè)單位又好又快發(fā)展。

總之，檔案管理工作在任何單位都是必不可少的一項(xiàng)工作，檔案管理工作的好壞能夠影響整個(gè)單位的平穩(wěn)運(yùn)行。在信息時(shí)代背景下，檔案管理工作也需要與時(shí)俱進(jìn)，改變傳統(tǒng)落后的管理模式與工作方法，利用先進(jìn)的技術(shù)、健全的制度、高素質(zhì)的人才、現(xiàn)代化的服務(wù)方式來改進(jìn)檔案管理工作，提高工作效率。檔案管理人員要用專業(yè)的精神、敬業(yè)的態(tài)度、飽滿的熱情、十足的干勁做好本職工作，為單位的可持續(xù)發(fā)展做出貢獻(xiàn)。

（作者單位：河北省滄州市東光縣檔案局）