許小寧

文秘工作是辦公室工作的重要組成部分。工作的水平不僅影響辦公室的工作部署，而且還代表著部門(mén)的形象。改善文秘的工作是能力、知識(shí)相互作用的結(jié)果。辦公室工作人員要自覺(jué)增強(qiáng)責(zé)任感和緊迫感，自覺(jué)地加強(qiáng)學(xué)習(xí)，以中心為中心，為全局服務(wù)，把所學(xué)的知識(shí)應(yīng)用到實(shí)際工作中，努力提高自身的素質(zhì)和素質(zhì)，在實(shí)踐中提高工作的效率和水平。

在許多企業(yè)和單位中，辦公室是企業(yè)和單位發(fā)展的中心部分，它不僅承擔(dān)了各種任務(wù)，而且還提供了大量運(yùn)行動(dòng)力。辦公室工作不僅要嚴(yán)格遵守上級(jí)的命令和要求，而且要充分了解下級(jí)員工的情況。負(fù)責(zé)處理政府內(nèi)部和公司內(nèi)部事項(xiàng)的人員也必須具備良好的溝通和調(diào)整技能。對(duì)于文秘人員，必須保證工作的質(zhì)量和水平，促進(jìn)公司的穩(wěn)定運(yùn)行和發(fā)展。

一、辦公室文秘工作的要求

（一）技術(shù)操作能力

主要掌握現(xiàn)代技術(shù)產(chǎn)品的使用，打印機(jī)，傳真機(jī)，通用電腦辦公軟件的應(yīng)用。結(jié)合當(dāng)前新形式的電話會(huì)議，記者們必須做好電話會(huì)議的準(zhǔn)備和協(xié)調(diào)工作，跟上時(shí)代的步伐。

（二）遵守紀(jì)律，嚴(yán)守秘密

文秘工作人員必須有嚴(yán)格的專業(yè)紀(jì)律和嚴(yán)格的保密，這與工作的特殊性是分不開(kāi)的。文秘是領(lǐng)導(dǎo)周?chē)膯T工，他們接觸到的東西和他們知道的信息，其中有些是保密的。因此，文秘要始終嚴(yán)格要求自己，用鐵律來(lái)規(guī)范自己，嚴(yán)格保密。在工作中，我們從不打著領(lǐng)導(dǎo)的旗號(hào)，不為個(gè)人和他人做個(gè)人事情，不以個(gè)人思想取代領(lǐng)導(dǎo)意圖，不發(fā)號(hào)施令。作為文秘，他們不能散布謠言，不能說(shuō)該說(shuō)什么，不能問(wèn)不該問(wèn)什么，看不出不該說(shuō)什么。文秘要以身作則，堅(jiān)決不講不利于團(tuán)結(jié)的話，堅(jiān)決不做不利于工作的事。我們應(yīng)該在幕后快樂(lè)，愿意獨(dú)處，忠誠(chéng)誠(chéng)實(shí)，實(shí)事求是，不隱瞞事實(shí)，不給領(lǐng)導(dǎo)“壞”的想法，不打著領(lǐng)導(dǎo)的旗號(hào)追求名利。

（三）組織協(xié)調(diào)能力

在經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展的今天，辦公室文秘也必須注重加強(qiáng)組織協(xié)調(diào)，優(yōu)化自身的能力結(jié)構(gòu)。一方面要重視加強(qiáng)內(nèi)部組織協(xié)調(diào)能力建設(shè)，確保領(lǐng)導(dǎo)和部門(mén)做好信息傳遞和工作協(xié)調(diào)工作;另一方面要注重加強(qiáng)外部組織協(xié)調(diào)能力，確保及時(shí)有效地處理工作中和政府之間的工作關(guān)系。該部門(mén)建立了良好的溝通關(guān)系。此外，在實(shí)際的組織協(xié)調(diào)中，我們也要堅(jiān)持整體的工作理念，確保我們能夠靈活處理工作中的各種問(wèn)題。

二、提高辦公室文秘工作質(zhì)量與水平的途徑

（一）明確辦公室規(guī)章制度

制定完善的辦公室文秘工作的規(guī)章制度、工作職責(zé)、工作流程和工作標(biāo)準(zhǔn)，并為辦公室文秘的入職登記、面試、實(shí)習(xí)、評(píng)估和在職培訓(xùn)提供機(jī)構(gòu)支持。在此基礎(chǔ)上，嚴(yán)格執(zhí)行這一制度，要求領(lǐng)導(dǎo)干部和職能辦公室工作人員嚴(yán)格遵守規(guī)章制度，在招聘、管理和崗位考核的基礎(chǔ)上進(jìn)行系統(tǒng)的培訓(xùn)，大力支持書(shū)記的職務(wù)，協(xié)助和配合文秘的工作。在辦公室里做一些具體的工作。辦公室文秘也應(yīng)嚴(yán)格遵守辦公室的規(guī)章制度。一方面，我們必須服從和服從上級(jí)的監(jiān)督管理，努力做好辦公室工作。一方面，要與內(nèi)部同事溝通，團(tuán)結(jié)協(xié)作，合理認(rèn)真地安排工作，營(yíng)造良好的辦公氛圍，提高辦公效率。

（二）加強(qiáng)對(duì)文秘進(jìn)行定期培訓(xùn)

在實(shí)際工作中，文秘的素質(zhì)直接影響到整個(gè)工作的效率和質(zhì)量。如果辦公室文秘接受定期培訓(xùn)，將大大提高他們的工作方法和效率。企業(yè)和單位要加大對(duì)員工培訓(xùn)的投入，營(yíng)造專業(yè)知識(shí)和學(xué)習(xí)的氛圍，提高員工的自我修養(yǎng)和能力。文秘的定期計(jì)算機(jī)培訓(xùn)使文秘能夠更有效地操作計(jì)算機(jī)和制作辦公文件。一旦形成熟練的計(jì)算機(jī)應(yīng)用能力，將大大提高工作效率，改變傳統(tǒng)的辦公模式。對(duì)整個(gè)辦公室來(lái)說(shuō)，它更方便、更快。其次，文秘的在職培訓(xùn)主要針對(duì)辦公室文秘的基本知識(shí)。培養(yǎng)文秘的專業(yè)素質(zhì)和技能，提高文秘的專業(yè)能力，讓員工了解行業(yè)的基本要求，加深對(duì)理論知識(shí)的理解，拓寬文秘的業(yè)務(wù)范圍。

（三）開(kāi)設(shè)文秘工作獎(jiǎng)罰制度

目前，在我國(guó)政府組織的發(fā)展中，實(shí)踐證明，員工的獎(jiǎng)懲有利于提高員工的效率。雖然文秘工作的內(nèi)容相對(duì)于其他職位相當(dāng)乏味，但為了提高文秘工作的水平，必須執(zhí)行獎(jiǎng)罰獎(jiǎng)勵(lì)制度。為了提高政府組織的整體效率，確保政府部門(mén)之間的良好關(guān)系，作為中央部的辦公室在其工作質(zhì)量方面發(fā)揮著至關(guān)重要的作用。辦公室領(lǐng)導(dǎo)可以采用現(xiàn)金、旅游、促銷等激勵(lì)措施。提高文秘工作人員的工作態(tài)度，有詳細(xì)的文秘工作計(jì)劃和理解，經(jīng)常鼓勵(lì)員工的工作量。

（四）合理規(guī)劃文秘工作人員的數(shù)量

這位文秘有各種各樣的工作和大量的工作。如果文秘人數(shù)減少，可能很難完成所需的任務(wù)。如果有更多的員工，可能會(huì)擠占，使辦公室效率低下，不能充分發(fā)揮人才的作用，造成人力資源的極大浪費(fèi)。因此，有必要合理評(píng)價(jià)辦公室工作，合理規(guī)劃文秘人數(shù)，使文秘人數(shù)保持在合理水平。

三、結(jié)語(yǔ)

在行政工作中，辦公室是主要的辦公空間，其重點(diǎn)是提高文秘工作人員的素質(zhì)和效率。本文提出了完善文秘工作獎(jiǎng)懲制度、充分激發(fā)文秘創(chuàng)新意識(shí)、加強(qiáng)技能培訓(xùn)等提高文秘工作水平的對(duì)策，以期提高辦公室工作質(zhì)量。（作者單位：國(guó)家稅務(wù)總局內(nèi)黃縣稅務(wù)局）