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        談人事檔案管理工作的創(chuàng)新

        2019-05-27 10:36:52李雪波
        青年與社會 2019年15期
        關(guān)鍵詞:人事檔案管理工作創(chuàng)新

        摘 要:檔案是事業(yè)單位最重要的信息來源,其完整的記錄著人們的資料,包括學(xué)歷、經(jīng)驗(yàn)、獎懲情況等等,與職務(wù)獲取、晉升、評級等息息相關(guān),也是人員分配最主要的參考依據(jù)。近年來,各大單位對檔案管理的重視度不斷提高,人們也意識到了保證檔案信息全面性和真實(shí)性的重要意義。但是由于固有理念的制約以及管理方式的滯后,導(dǎo)致當(dāng)前人事檔案管理還存在諸多不足,工作機(jī)制不夠完善,工作內(nèi)容不夠全面,工作方法過于單一。針對這樣的現(xiàn)象,人事檔案管理工作必須全面創(chuàng)新,遵循檔案管理的一般原則,通過科學(xué)的方法強(qiáng)化管理,以便進(jìn)一步凸顯檔案信息的優(yōu)勢和作用。

        關(guān)鍵詞:人事檔案;管理工作;創(chuàng)新

        進(jìn)入21世紀(jì)以來,社會經(jīng)濟(jì)迅猛發(fā)展,各單位之間的競爭也異常激烈。從根本上而言,其比拼的核心就是人力資源。合理的安排職工,做到人盡其才,不僅可以縮短工作時(shí)間,提高工作效率,還有助于推動事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展。人事檔案就是做好上述內(nèi)容,創(chuàng)新管理的基礎(chǔ)。那么何為人事檔案呢?簡單而言,就是以檔案的形式記錄下來的有關(guān)職工個(gè)人信息、學(xué)習(xí)經(jīng)驗(yàn)、考核狀況等的內(nèi)容。它是考核評比的主要信息,有助于事業(yè)人單位加深對職工的了解,并根據(jù)實(shí)際情況做出工作安排。近年來,人事檔案的重要作用愈加凸顯,唯有對檔案管理情況進(jìn)行深入剖析,并提出創(chuàng)新管理的方法,才能凸顯檔案的優(yōu)勢,為事業(yè)單位合理的安排職工奠定基礎(chǔ)。

        一、人事檔案管理工作存在的問題

        首先,檔案管理人員缺乏責(zé)任感。檔案管理人員的工作質(zhì)量直接決定檔案管理的效力,但是當(dāng)前的一些檔案管理者缺乏責(zé)任意識,對檔案管理的重要性認(rèn)識不到位,工作態(tài)度不認(rèn)真,存在信息漏寫、檔案損壞等的問題。還有一部分人不關(guān)心單位的發(fā)展,認(rèn)為并非是自己的檔案,即便出現(xiàn)錯(cuò)誤也和自己關(guān)系不大。長此以往,檔案管理就會出現(xiàn)嚴(yán)重問題,管理存在漏洞。

        其次,檔案材料信息不真實(shí),內(nèi)容不全面。人事檔案是人事安排最重要的參考信息,是事業(yè)單位用人的依據(jù),只有保證檔案內(nèi)容的完整性和真實(shí)性,才能利用好各項(xiàng)資源,強(qiáng)化服務(wù)工作。然而經(jīng)過調(diào)查顯示,某些單位的人事檔案內(nèi)容不夠全面,缺少必備的材料,如學(xué)歷證明、技能證書、獲獎證書等等。同時(shí),在管理過程中也沒有做到及時(shí)歸檔,人事檔案存在隨意擺放、隨意轉(zhuǎn)入的情況。

        再次,管理方式滯后。隨著信息技術(shù)的推廣和普及,在人事檔案管理過程中凸顯技術(shù)優(yōu)勢,是強(qiáng)化管理的必然之舉。然而當(dāng)前的檔案管理辦法卻相對單一,人事檔案管理還是以人工操作為主,分類劃分、歸檔不及時(shí),辦事效率低,無法在需要查詢時(shí)快速的查找資料。另外,缺乏健全的檔案管理制度,相關(guān)管理工作沒有細(xì)化也是造成管理滯后的原因。

        最后,人事檔案管理人員的綜合素養(yǎng)有待提高。從某種意義上而言,人事檔案管理工作的水平與相關(guān)人員的綜合素質(zhì)息息相關(guān),他們對檔案工作有深刻的理解,能夠熟練掌握計(jì)算機(jī)設(shè)備是有效管理的重要保障。可是目前一些人事檔案管理者素質(zhì)不高,對檔案管理缺乏理解,工作能力也不強(qiáng)。一些單位聘請的檔案管理者甚至是非專業(yè)人員,業(yè)務(wù)不夠熟練,無法滿足檔案管理的需要。

        二、人事檔案管理工作的創(chuàng)新

        (一)提高檔案管理人員的責(zé)任意識

        責(zé)任意識是做好檔案管理工作的前提,如果檔案管理人員沒有責(zé)任意識,則檔案管理工作就會變得雜亂無序。首先,提高檔案管理人員的責(zé)任意識,明確檔案管理工作的重要性。尤其要重視培養(yǎng)檔案管理人員對于檔案管理工作的興趣,只有這樣才能提高檔案管理人員的主觀能動性,發(fā)揮其最大潛能,將檔案管理工作做好。此外,加強(qiáng)單位領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作的重視程度,將檔案管理工作列為績效考核的目標(biāo)之一。最后,開展常規(guī)檢查與監(jiān)督,建立完善的考核與獎懲制度,以此來激發(fā)檔案管理人員的積極性與主觀能動性,讓檔案管理工作能夠更好地開展。

        (二)完善檔案管理現(xiàn)代化水平,健全善檔案管理制度

        現(xiàn)代化的管理方式以及完善的管理體系是人事檔案科學(xué)管理的前提。對此,事業(yè)單位要進(jìn)一步加大資金投入數(shù)量,完善硬軟件設(shè)備,結(jié)合自身情況建立信息化管理系統(tǒng)。如建立完善的電子信息化數(shù)據(jù)庫系統(tǒng),推行全動態(tài)管理,對信息進(jìn)行深入挖掘等等。同時(shí),要做到人事檔案的同步共享,對人事檔案進(jìn)行及時(shí)跟蹤,健全檔案函閱讀規(guī)范,保證借出檔案后能夠按時(shí)歸還。另外,在為了保證檔案信息不遭到損壞,還應(yīng)該在做好基礎(chǔ)管理工作,事業(yè)單位檔案存放區(qū)要安裝防護(hù)設(shè)備,加大相關(guān)投資。

        (三)加強(qiáng)檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)訓(xùn)練

        人事檔案管理工作需要具備一定的專業(yè)素質(zhì),只有具有專業(yè)素質(zhì)的檔案管理人員才能高效高質(zhì)量地完成檔案管理工作。可通過以下幾點(diǎn)措施來提高檔案管理人員的專業(yè)技能水平:

        1.盡量選用專業(yè)人員從事檔案管理工作,并定期開展技能培訓(xùn)。

        2.通過進(jìn)修、訪問、參觀與考察等多種形式來強(qiáng)化檔案管理人員的專業(yè)理論知識,增強(qiáng)檔案管理人員的實(shí)踐操作能力。

        3.不斷學(xué)習(xí)先進(jìn)的管理技術(shù)與理念,改變落后的觀念與思路。

        4.吸納優(yōu)秀的專業(yè)人才,逐步提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平與工作能力,從而提高檔案管理的整體水平。

        三、結(jié)語

        綜上,針對當(dāng)前人事檔案管理工作的現(xiàn)狀,為了切實(shí)彰顯檔案信息在推動企業(yè)發(fā)展中的重要作用,必須建立完善的人事檔案管理制度,提高人們的責(zé)任意識,實(shí)施現(xiàn)代化檔案管理方式,并做好相關(guān)人員的培訓(xùn),以創(chuàng)新的方式實(shí)施檔案管理。

        參考文獻(xiàn)

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        [2] 楊洪權(quán).創(chuàng)新方式在人事檔案管理工作中的應(yīng)用[J].黑龍江檔案,2017(04):106.

        [3] 譚隆.芻議人事檔案管理工作的改革與創(chuàng)新[A].《決策與信息》雜志社、北京大學(xué)經(jīng)濟(jì)管理學(xué)院.“決策論壇——地方公共決策鏡鑒學(xué)術(shù)研討會”論文集(上)[C].《決策與信息》雜志社、北京大學(xué)經(jīng)濟(jì)管理學(xué)院:《科技與企業(yè)》編輯部,2016:1.

        [4] 山東省巨野縣衛(wèi)生計(jì)生綜合執(zhí)法局郝秀梅袁芳.以科學(xué)發(fā)展觀為指導(dǎo),加快創(chuàng)新人事檔案管理工作的腳步[N].山西青年報(bào),2016-11-05(001).

        [5] 張瑩瑩.人事檔案工作管理體制的改革與創(chuàng)新[A].中國武漢決策信息研究開發(fā)中心、決策與信息雜志社、北京大學(xué)經(jīng)濟(jì)管理學(xué)院.“決策論壇——企業(yè)精細(xì)化管理與決策研究學(xué)術(shù)研討會”論文集(上、下)[C].中國武漢決策信息研究開發(fā)中心、決策與信息雜志社、北京大學(xué)經(jīng)濟(jì)管理學(xué)院:《科技與企業(yè)》編輯部,2015:1.

        作者簡介:李雪波,昆明經(jīng)濟(jì)技術(shù)開發(fā)區(qū)人才服務(wù)中心,漢語言文學(xué)專業(yè),研究方向:人事檔案及文書檔案的管理。

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