賈坤濤

[摘 要] 在系統(tǒng)分析人事檔案管理內(nèi)涵與特點的基礎(chǔ)上，結(jié)合信息化時代的發(fā)展訴求和客觀需求，強調(diào)信息化時代的人事檔案管理方式應(yīng)當(dāng)更加便捷、內(nèi)容需要更加全面、安全必須更加可靠。通過總結(jié)傳統(tǒng)人事檔案管理模式在理念、人員和手段等方面的弊端和問題，進一步提出要樹立人事檔案信息化管理理念、培養(yǎng)人事檔案信息化管理人才和搭建人事檔案信息化管理平臺的信息化時代人事檔案管理模式創(chuàng)新路徑。

[關(guān)鍵詞] 信息化時代；人事檔案管理；模式創(chuàng)新；路徑

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2019. 07. 058

[中圖分類號] G271 [文獻標(biāo)識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2019）07- 0143- 02

1 人事檔案管理的內(nèi)涵與特點

人事檔案是人事信息存放的現(xiàn)實載體，詳細(xì)記錄著檔案所有者的個人信息，在現(xiàn)代人力資源管理中發(fā)揮著關(guān)鍵性作用。人事檔案管理是專門從事人事檔案收集存放、分類整理與調(diào)配使用等諸多環(huán)節(jié)的一項具有服務(wù)屬性的工作，是人力資源管理過程中不可或缺的管理手段和工作內(nèi)容，對個人和單位發(fā)展具有重要作用。

人事檔案管理的管理對象、管理內(nèi)容、工作性質(zhì)等決定了其具有以下幾個特點：一是真實有效性。人事檔案作為記錄個人履歷的載體和人力資源管理的主要依據(jù)，這就要求人事檔案管理必須保證內(nèi)容真實、有效。二是內(nèi)容全面性。人事檔案是檔案所有者所在單位、上級主管部門出于實際需求了解其個人基本信息、學(xué)習(xí)成長經(jīng)歷、思想政治狀況等方面的重要依據(jù)，因此人事檔案管理從內(nèi)容層面講必須具有全面性。三是隨人流動性。檔案所有者由于工作需要而發(fā)生崗位變動、職務(wù)變動或單位變動時，人事檔案要隨人流動，確保始終與檔案所有者保持一致。四是隱私機密性。人事檔案記錄著許多重要的個人信息，其中相當(dāng)一部分信息屬于個人隱私機密，不適合對外公開，更要防止發(fā)生信息泄露，因而人事檔案管理工作要求確保人事檔案信息的絕對安全與保密，在何情況下都不可私自保存與泄露人事檔案的內(nèi)容。五是功能服務(wù)性。人事檔案管理本質(zhì)上是為檔案所有者、檔案所有者歸屬單位及其上級管理部門開展相關(guān)工作提供服務(wù)的渠道，具有極強的服務(wù)屬性，人事檔案管理工作的順利開展能夠有效提升與個人發(fā)展和組織需要等相關(guān)工作的推進效率，較大程度節(jié)約人力資源管理相關(guān)工作的人力成本和時間成本。

2 信息化時代加強人事檔案管理的必要性

當(dāng)前，人類社會已經(jīng)發(fā)展至信息化時代。信息化時代的人事檔案管理需要融入信息化手段、符合信息化趨勢、彰顯信息化特點。尤其在高效、全面和安全三個方面，亟需構(gòu)建滿足信息化時代要求的管理模式。

2.1 信息化時代的快速高效性要求人事檔案管理方式更加便捷

信息化時代，知識更新間隔極大縮短，對工作效率提出了更高要求。傳統(tǒng)模式的人事檔案管理已經(jīng)不能適應(yīng)信息化時代的效率需要，亟需實現(xiàn)更準(zhǔn)確、更高效的信息化管理。

2.2 信息化時代的數(shù)據(jù)海量性要求人事檔案管理內(nèi)容更加全面

數(shù)據(jù)是信息化時代的第一資源。對于人事檔案管理而言，既需要進一步豐富和完善傳統(tǒng)模式下的內(nèi)容，更需要通過信息化手段強化內(nèi)容管理。信息化時代，無紙化、信息化趨勢將滲透各行各業(yè)各個領(lǐng)域，人事檔案管理工作也不例外。這不僅有利于節(jié)約從事人事檔案管理的人力物力成本，也將帶來人事檔案管理的平臺換代和載體革新。因此，在信息化時代，必須盡快建立能夠支撐和承載內(nèi)容更全面、調(diào)取更快速的人事檔案管理平臺。

2.3 信息化時代的信息滲透性要求人事檔案管理安全更加可靠

信息安全是信息化時代無法回避的熱門話題之一。在帶來極大便利性的同時，信息的易滲透性使得信息安全問題頻發(fā)，小到用戶個人信息大到國家國防安全，信息安全必須得到有效保障。作為人事檔案管理的特點之一，無論時代如何發(fā)展、技術(shù)如何進步，隱私機密性將伴隨始終。因此，信息化的雙刃劍作用不容忽視。對人事檔案管理而言，必須加強信息化平臺的安全系數(shù)，確保人事檔案所有者個人信息的安全性、隱私性和保密性。

3 信息化時代人事檔案管理存在的問題

傳統(tǒng)的人事檔案管理模式與信息化時代要求明顯脫節(jié)，需要進一步加強和改進?！霸谌耸聶n案管理工作中，大多數(shù)單位依然采用傳統(tǒng)的管理制度與模式，其制度與模式已經(jīng)難以發(fā)揮應(yīng)有的作用，也無法滿足單位用人對人事檔案使用的要求。創(chuàng)新人事檔案管理制度與模式，不僅有利于提高單位的核心競爭力，還有利于規(guī)范我國人才市場競爭?！盵1]

3.1 管理理念與時代需求相脫節(jié)

在人事檔案管理理念層面，與時代需求相脫節(jié)，主要表現(xiàn)為不重視信息化對加強和改進人事檔案管理工作的重要意義，紙質(zhì)化、人工化問題突出。一方面，很多單位依然停留在傳統(tǒng)的紙質(zhì)材料收集、歸檔和保存上，信息化理念未能有效融入人事檔案管理工作的方方面面，紙質(zhì)人事檔案未能體現(xiàn)信息化、數(shù)字化和電子化的趨勢和要求。另一方面，很多單位開展人事檔案管理工作時依然主要依賴人工操作甚至仍然采取純?nèi)斯げ僮鞯氖侄?，這不僅造成人力資源浪費，還不利于管理效率的提高，甚至?xí)霈F(xiàn)各種各樣的人為失誤，滿足不了信息化時代對人事檔案管理的各種需求，延緩了人事檔案管理的信息化進程，導(dǎo)致人事檔案的各項功能和價值不能實現(xiàn)最大化發(fā)揮。

3.2 管理人員與實際需求不匹配

在當(dāng)前的人事檔案管理中，很多單位的工作人員往往不是專業(yè)出身，主要憑借自身的膚淺理解和其他工作經(jīng)驗開展檔案收集、分類、保存、調(diào)取等工作。在實際情況中，這部分工作人員往往是單位內(nèi)的“邊緣人”，不僅對人事檔案管理工作缺乏自己的思考和理解，甚至不懂得基本的電腦操作，無法滿足信息化時代對人事檔案管理工作的實際需求。應(yīng)然狀態(tài)下的人事檔案管理不僅要求收集、整理和保存，還要具備科學(xué)的分類能力和專業(yè)的修復(fù)能力。以企業(yè)為例，“在信息化管理過程中，要求操作人員有足夠的專業(yè)素養(yǎng)和扎實的專業(yè)知識，以全面提升企業(yè)的信息化管理?！盵2]

3.3 管理手段與創(chuàng)新需求不適應(yīng)

創(chuàng)新是社會發(fā)展的不竭動力。由于對創(chuàng)新重視程度不足，傳統(tǒng)的人事檔案管理手段與創(chuàng)新需求不適應(yīng)，主要表現(xiàn)在機制、內(nèi)容和平臺三個方面。首先，人事檔案管理尚未建立信息化機制。傳統(tǒng)的人事檔案管理機制創(chuàng)新動力不足，依然過于強調(diào)人力資源和人工操作，體現(xiàn)創(chuàng)新的體制機制尚未建立，更缺乏科學(xué)合理的人事檔案管理信息化發(fā)展規(guī)劃，不能為信息化時代的人事檔案管理提供制度保障。其次，人事檔案管理內(nèi)容缺乏可用性。受制于傳統(tǒng)人力資源限制，當(dāng)前人事檔案管理的內(nèi)容和形式大同小異，且不能隨人員流動實現(xiàn)實時更新、及時補充，檔案所有者的真實情況難以得到客觀、全面的反映。最后，人事檔案管理信息化平臺亟待建立完善。傳統(tǒng)的人事檔案管理更多依賴物理空間，特別是對人員數(shù)量較多、檔案材料較多的單位而言，對場地等硬件條件有現(xiàn)實需求。信息化平臺的缺乏，既造成了空間資源的極大浪費，也無法實現(xiàn)人事檔案相關(guān)信息資源的傳輸和利用。

4 信息化時代人事檔案管理模式創(chuàng)新路徑

4.1 樹立人事檔案信息化管理理念

一方面，要強化管理意識。要充分意識到人事檔案對個人發(fā)展的重要意義，充分認(rèn)識到人事檔案需要強化管理。同時，人事檔案管理是一項專業(yè)化程度高、內(nèi)容復(fù)雜、意義重大的服務(wù)性工作，真正實現(xiàn)在思想上高度重視，尤其是相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)干部，要堅決避免將人事檔案管理工作作為安排“邊緣人”的“冷衙門”，切忌成為作風(fēng)懶散、不求上進工作人員的“安樂窩”。

另一方面，要樹立信息化意識。身處信息化時代，要用信息化的思維看待工作，用信息化的手段開展工作。對人事檔案管理而言，要樹立信息化意識，用信息化手段推動傳統(tǒng)模式的人事檔案管理工作創(chuàng)新發(fā)展，既要保證人事檔案管理真實有效性、內(nèi)容全面性、隨人流動性、隱私機密性和功能服務(wù)性等特點的充分發(fā)揮，實現(xiàn)人事檔案自身的實用價值最大化，也要確保人事檔案管理適應(yīng)信息化時代快速、便捷、高效、安全的實際需求。

4.2 培養(yǎng)人事檔案信息化管理人才

“一支專業(yè)能力過硬的團隊是檔案管理工作能否取得成績的關(guān)鍵?！盵3]一方面，要重視人事檔案信息化管理工作人員專業(yè)化問題。在人員招聘和人員安排時加大對檔案管理、計算機、信息技術(shù)等相關(guān)專業(yè)人員的傾斜力度，確保建立一支懂檔案管理、懂信息化技術(shù)的專業(yè)人才隊伍從事人事檔案管理。另一方面，從事人事檔案管理的工作人員要加強自身學(xué)習(xí)。現(xiàn)有及未來從事人事檔案管理的工作人員要主動適應(yīng)信息化時代的挑戰(zhàn)，加強理論學(xué)習(xí)和技術(shù)實踐，不斷提升自身業(yè)務(wù)水平和專業(yè)能力?？傊⒁恢Ь邆淙耸聶n案管理知識體系、掌握信息化理念和技術(shù)以及終身學(xué)習(xí)意識能力的專業(yè)化人事檔案管理人才團隊，既能推動人事檔案管理不斷適應(yīng)信息化要求、提高信息化水平，也能通過信息化技術(shù)的不斷發(fā)展和有效運用提高人事檔案管理的質(zhì)量和效率。

4.3 搭建人事檔案信息化管理平臺

要加速人事檔案信息化管理平臺建設(shè)，充分利用網(wǎng)站、數(shù)據(jù)庫和新媒體搭建動態(tài)的、科學(xué)的、全面的、安全的人事檔案管理平臺，實現(xiàn)人事檔案管理的信息化、網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化、自動化和遠程化，這是信息化時代人事檔案管理模式創(chuàng)新的根本路徑。綜合利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和大數(shù)據(jù)技術(shù)，搭建集信息收集、分類、存儲與調(diào)取等傳統(tǒng)功能于一體，并集成雙向互動、實時更新、比對分析、趨勢研判等新型功能的人事檔案信息化管理平臺，能夠有效降低人力物力財力的使用和浪費，節(jié)約物理空間和時間成本。更重要的是，信息化的人事檔案管理，將極大提升工作的精準(zhǔn)度和效率性，全面提高人事檔案工作的管理水平和服務(wù)質(zhì)量，真正實現(xiàn)人事檔案管理工作的價值最大化。

主要參考文獻

[1]閔敏.創(chuàng)新人事檔案管理制度與模式的探索[J].黑龍江科學(xué)，2018（12）.

[2]安榮革.企業(yè)人事檔案信息化管理的實踐及思考[J].中國管理信息化，2017（14）.

[3]張曉波.關(guān)于人事檔案管理創(chuàng)新的幾點思考[J].中國管理信息化，2018（8）.