袁姣 馬鳴 雷樞 葉霖

華中科技大學(xué)同濟(jì)醫(yī)學(xué)院附屬協(xié)和醫(yī)院科研處，武漢，430022

大型公立醫(yī)院往往是集醫(yī)療、科研和教學(xué)于一體的研究型醫(yī)院[1]。這一類醫(yī)院的科研管理工作的一個(gè)重要環(huán)節(jié)就是各種票據(jù)的報(bào)銷。傳統(tǒng)的報(bào)銷模式涉及科研和財(cái)務(wù)兩個(gè)部門，報(bào)銷流程繁瑣，不同部門對(duì)票據(jù)的要求不同，往往需要往返數(shù)次才能完成，占用了醫(yī)務(wù)人員大量的時(shí)間[2]，間接影響了醫(yī)護(hù)人員的診療工作；各管理部門員工頻繁重復(fù)解答報(bào)銷相關(guān)問(wèn)題，工作效率低下；同時(shí)需要打印大量材料，既浪費(fèi)了醫(yī)院資源，又不利于環(huán)境保護(hù)。鑒于此，武漢市某醫(yī)院改革科研經(jīng)費(fèi)報(bào)銷流程，為進(jìn)一步完善大型公立醫(yī)院科研經(jīng)費(fèi)報(bào)銷工作提供參考。

1 科研項(xiàng)目報(bào)銷的權(quán)責(zé)和信息分析

該院科研處主要負(fù)責(zé)國(guó)際、國(guó)家級(jí)、省部級(jí)科研項(xiàng)目立項(xiàng)，項(xiàng)目資金進(jìn)入與支出審核工作，論文登記、報(bào)銷、獎(jiǎng)勵(lì)工作，以及專利、科研成果轉(zhuǎn)化等工作。財(cái)務(wù)處科研經(jīng)費(fèi)管理科執(zhí)行國(guó)家各級(jí)政府及相關(guān)部門的科研經(jīng)費(fèi)管理制度，按照醫(yī)院的實(shí)際情況，制定該院科研經(jīng)費(fèi)管理?xiàng)l例和具體實(shí)施方案；指導(dǎo)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人編制科研經(jīng)費(fèi)預(yù)算；對(duì)科研經(jīng)費(fèi)的來(lái)款認(rèn)領(lǐng)、票據(jù)、到款入賬和經(jīng)費(fèi)卡進(jìn)行管理；對(duì)項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)支出進(jìn)行檢查等。財(cái)務(wù)處會(huì)計(jì)科主要負(fù)責(zé)科研支出憑證、發(fā)票的核查、銀行對(duì)接等業(yè)務(wù)。而科研項(xiàng)目報(bào)銷的業(yè)務(wù)則由兩個(gè)部門共同負(fù)責(zé)，因此傳統(tǒng)的報(bào)銷流程往往面臨雙重負(fù)責(zé)、雙重領(lǐng)導(dǎo)的困境[3]，兩個(gè)部門分別需要不同的材料和憑證，但是信息卻相對(duì)分散，極大延誤了項(xiàng)目報(bào)銷的進(jìn)度。以委托-代理模型分析，報(bào)銷人是委托人，代理人是科研部門和財(cái)務(wù)部門，由于信息不對(duì)稱往往導(dǎo)致逆向選擇和道德風(fēng)險(xiǎn)問(wèn)題[4]。在醫(yī)院科研項(xiàng)目報(bào)銷問(wèn)題上是一個(gè)雙重代理模型，代理方相互獨(dú)立造成信息壁壘，部門壁壘往往疊加委托-代理模型中基于委托方和代理方的信息不對(duì)稱問(wèn)題，導(dǎo)致信息不對(duì)稱的問(wèn)題更加嚴(yán)重，這也是在報(bào)銷過(guò)程中步驟復(fù)雜的問(wèn)題根源。

2 傳統(tǒng)報(bào)銷流程及存在的問(wèn)題

2.1 傳統(tǒng)報(bào)銷流程

傳統(tǒng)報(bào)銷流程主要分四步：①醫(yī)務(wù)人員將相關(guān)票據(jù)交至科研管理部門；②等待科研管理部門各級(jí)人員審核簽字，簽字完畢后醫(yī)務(wù)人員將票據(jù)取走；③醫(yī)務(wù)人員將報(bào)銷材料拿到財(cái)務(wù)管理部門審核；④醫(yī)務(wù)人員到財(cái)務(wù)管理部門填寫單據(jù)、排隊(duì)報(bào)銷。見(jiàn)圖1。

圖1 傳統(tǒng)報(bào)銷流程

2.2 存在的問(wèn)題

科研部門和財(cái)務(wù)部門因工作性質(zhì)不同，對(duì)同樣的報(bào)銷材料有不同的審批程序和要求。負(fù)責(zé)報(bào)銷工作的人員往往不固定，對(duì)報(bào)銷政策及流程不熟悉。

由于各部門規(guī)章制度繁雜多變，醫(yī)務(wù)人員不能詳細(xì)掌握各種報(bào)銷流程。由于流程沒(méi)有信息化，報(bào)銷過(guò)程無(wú)法追蹤，既浪費(fèi)時(shí)間又不易操作，醫(yī)務(wù)人員只能打電話咨詢或者到科研部門查看，浪費(fèi)了大量的時(shí)間和精力。

由于信息不對(duì)稱，科研和財(cái)務(wù)部門的工作人員需要花大量的精力和時(shí)間向報(bào)銷人員解答相關(guān)疑問(wèn)，增加了工作量。同時(shí)，簽字報(bào)銷材料存在各種錯(cuò)漏，既增加了工作人員的審查難度，也大大降低了工作效率。

3 基于釘釘平臺(tái)的報(bào)銷流程

該院以釘釘平臺(tái)為依托，以簡(jiǎn)道云為媒介，自行開(kāi)發(fā)了報(bào)銷流程管理系統(tǒng)。所有報(bào)銷材料在線提交審核，可在手機(jī)端查詢狀態(tài)，全程透明可追蹤。同時(shí)各部門的信息在信息系統(tǒng)里得以打通，消除了信息壁壘。醫(yī)務(wù)人員將相關(guān)票據(jù)交至科研部門即可，不再需要往返于科研和管理部門，其他的簽字報(bào)銷流程由科研管理部門的負(fù)責(zé)人完成。由科研管理部門代替財(cái)務(wù)部門完成相關(guān)材料的審核；審核完畢后，科研部門簽字，然后由科研部門相關(guān)人員統(tǒng)一交給財(cái)務(wù)部門進(jìn)行審核、報(bào)銷。報(bào)銷后費(fèi)用將打入報(bào)銷人賬戶，實(shí)現(xiàn)簽字報(bào)銷一體化。見(jiàn)圖2。

圖2 基于釘釘平臺(tái)的報(bào)銷流程

4 討論

4.1 基于釘釘平臺(tái)的報(bào)銷流程為醫(yī)務(wù)人員節(jié)約了時(shí)間

基于釘釘平臺(tái)的報(bào)銷流程實(shí)行后，醫(yī)務(wù)人員只需要在系統(tǒng)中提交相關(guān)信息，上傳相關(guān)附件材料即可，不需要去科研部門提交紙質(zhì)材料，節(jié)約了時(shí)間。互聯(lián)網(wǎng)管理系統(tǒng)使報(bào)銷流程透明化，各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的審核、簽字時(shí)間及結(jié)果均可在系統(tǒng)中查詢。同時(shí)，科研部門指派專人對(duì)接財(cái)務(wù)人員，專門負(fù)責(zé)簽字報(bào)銷工作，提高了科研和財(cái)務(wù)部門的工作效率。該院利用信息系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了報(bào)銷流程重塑，較大提升了效率。實(shí)施精細(xì)化管理的簽字報(bào)銷流程后，醫(yī)務(wù)人員足不出戶即可完成報(bào)銷，大大節(jié)約了醫(yī)務(wù)人員的時(shí)間。這在一定程度上提高了臨床醫(yī)務(wù)人員對(duì)科研工作的積極性，為醫(yī)務(wù)人員提高醫(yī)療技術(shù)水平和科研能力提供時(shí)間保障，也間接緩解了群眾看病難的問(wèn)題[5-6]。

4.2 基于釘釘平臺(tái)的報(bào)銷流程提高了醫(yī)院運(yùn)行效率

精細(xì)化管理就是要打破管理死角。通過(guò)精細(xì)化管理，部門之間的障礙被破除，這對(duì)于提高醫(yī)院的運(yùn)行效率有重要作用[7]。數(shù)字化的報(bào)銷流程必然帶來(lái)監(jiān)管方式的改變，相較于傳統(tǒng)的報(bào)銷模式，監(jiān)管更加數(shù)字化和智能化，實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)和數(shù)據(jù)多跑路、職工少跑路的目標(biāo)。同時(shí)通過(guò)信息化系統(tǒng)可以更好地保存相關(guān)數(shù)據(jù)，便于各個(gè)臨床科室和職能部門對(duì)科研項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)使用情況進(jìn)行核查與統(tǒng)計(jì)。數(shù)字化流程促進(jìn)了醫(yī)院運(yùn)行效率的提升，同時(shí)提升了核心競(jìng)爭(zhēng)力。

4.3 基于釘釘平臺(tái)的報(bào)銷流程節(jié)約了醫(yī)院運(yùn)行成本

醫(yī)院的信息化建設(shè)是醫(yī)院管理的重要內(nèi)容，信息化是醫(yī)院進(jìn)行無(wú)紙化辦公的基礎(chǔ)和前提。舊的報(bào)銷流程需要大量紙質(zhì)材料，既增加了醫(yī)院的成本，又間接造成環(huán)境污染。改革后的報(bào)銷模式利用信息化管理軟件打通科研與財(cái)務(wù)部門，不需要重復(fù)打印材料，節(jié)約了醫(yī)院運(yùn)行成本。同時(shí)，為打造無(wú)紙化綠色醫(yī)院奠定了堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)[8]。

行政多科室協(xié)作是涉及多個(gè)部門的復(fù)雜的問(wèn)題，需要進(jìn)一步優(yōu)化行政多科室協(xié)作模式，提高辦事效率[9]。下一步應(yīng)該發(fā)揮數(shù)字技術(shù)的協(xié)同效應(yīng)，整合各個(gè)系統(tǒng)相關(guān)數(shù)據(jù)，提升醫(yī)院內(nèi)部管理的數(shù)字化水平，促進(jìn)醫(yī)院核心競(jìng)爭(zhēng)力的提高。同時(shí)，信息系統(tǒng)安全問(wèn)題也值得關(guān)注，應(yīng)制定科學(xué)合理的信息系統(tǒng)管理規(guī)范，完善制度建設(shè)。