邸玉英

摘 要：隨著國企不斷發(fā)展，檔案管理受到的重視程度也越來越高，人事檔案管理是國企管理工作的重要內(nèi)容之一，在信息化時代背景下，國企人事檔案管理也要逐漸實現(xiàn)信息化發(fā)展，對人事檔案管理過程中存在的問題進行解決。本文對國企人事檔案管理存在的問題以及信息化管理措施進行分析與探討，旨在提高國企人事檔案管理水平，對國企人力資源進行有效配置。

關(guān)鍵詞：國企發(fā)展 檔案管理 人事檔案 信息化管理

中圖分類號：G270文獻標識碼：A文章編號：1003-9082（2019）05-00-02

引言

人事檔案屬于國企檔案體系中的重要組成部分，當前國企的人事檔案管理也在朝著更加科學以及合理的方向發(fā)展。在國企人事檔案管理過程中，管理制度是否健全、人事檔案管理方法是否先進，都會對人事檔案管理水平造成極大影響。隨著計算機信息技術(shù)的不斷發(fā)展和應(yīng)用，人事檔案管理模式也不斷創(chuàng)新，信息化管理成為人事檔案管理的發(fā)展方向，而且信息化技術(shù)也為人事檔案信息化管理提供了必要的條件。

一、國企人事檔案管理面臨的問題

1.人事檔案管理理念比較陳舊

人事檔案管理工作在國企發(fā)展過程中具有十分重要的地位，任何一個企業(yè)在發(fā)展過程中都會出現(xiàn)各種各樣的檔案資源，比如人事檔案、技術(shù)檔案、經(jīng)濟檔案，人事檔案是與人力資源管理有關(guān)的檔案信息，新時期企業(yè)必須要重視人事檔案管理工作，對人事檔案資源進行充分利用，促進本單位發(fā)展。由于國企受到計劃經(jīng)濟時代的影響較大，在企業(yè)發(fā)展過程中領(lǐng)導人員對人事檔案管理的重視程度不高，極大地影響了人事檔案管理水平。比如國企在開展人事檔案管理的時候，依舊習慣采用人工管理方式，各種人事檔案資源還主要以紙質(zhì)化形式出現(xiàn)，而且沒有及時對各種人事檔案資源進行歸檔，導致人事檔案信息雜亂。

2.人事檔案管理制度不健全

目前國企對人事檔案信息化建設(shè)的認識還不夠充分，即使開始信息化建設(shè)，也還處于起步階段，對人事檔案管理創(chuàng)新造成了極大影響，例如人事檔案的收集、整理工作缺乏系統(tǒng)性的規(guī)范制度，導致各種人事檔案信息資源的整理不全面，有遺失，而且人事檔案資源混亂，不利于人事檔案信息資源的利用。

3.信息化管理問題

信息化管理是未來人事檔案管理的發(fā)展方向，目前也有很多企業(yè)開始應(yīng)用信息化技術(shù)，對人事檔案資源進行整理、歸納，為企業(yè)服務(wù)。但信息化管理過程中依舊存在一些問題。比如人事檔案信息的安全性受到影響，在人事檔案的信息化管理中，確保檔案資源安全性是最基本的前提，但就當前現(xiàn)狀來看，人事檔案的安全性問題還一直存在，這為人事檔案信息化發(fā)展帶來了一定的阻礙。造成這一問題的原因主要是由于檔案管理人員自身素質(zhì)不高，不具備安全管理意識，同時還存在客觀性因素，比如電腦系統(tǒng)病毒、木馬、黑客等，對計算機系統(tǒng)造成大規(guī)模破壞，導致人事檔案信息沒有得到及時備份，造成無法挽回的損失。另外，在人事檔案信息化管理過程中，不能有效保障人事檔案信息的真實性。雖然信息化技術(shù)給人事檔案管理帶來了很多便捷，但同時也對人事檔案的真實性造成影響，因為信息化技術(shù)的應(yīng)用，在對人事檔案資源進行修改、編輯、復(fù)制的時候都利用計算機設(shè)備，不容易留下痕跡，作假也不容易被發(fā)現(xiàn)，所以導致企業(yè)的人事檔案信息的真實性難以保證。

4.人事檔案管理人員水平不高

人事檔案信息化管理與發(fā)展，需要一支高素質(zhì)隊伍，對人事檔案管理人員的技術(shù)水平以及職業(yè)道德素養(yǎng)要求較高，檔案管理人員一方面要具備檔案管理知識，另一方面要具備計算機技能水平，同時還應(yīng)該要具有良好的職業(yè)道德素養(yǎng)，在檔案管理過程中能夠保持足夠的耐心、細心，盡量減少檔案管理錯誤。從當前實際情況來看，國企的人事檔案管理隊伍整體水平不高，有的檔案管理人員思想陳舊，專業(yè)素質(zhì)水平較低，對計算機技術(shù)的認識不夠，操作水平參差不齊，整體上缺乏專業(yè)、復(fù)合型檔案管理人才。

二、國企人事檔案信息化管理的作用

國企人事檔案信息化管理指的是通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對傳統(tǒng)的紙質(zhì)化人事檔案進行管理，實現(xiàn)紙質(zhì)化向電子化和信息化方向轉(zhuǎn)變，同時還要注意在轉(zhuǎn)變過程中對人事檔案進行重新整理、歸類、保存。加強國企人事檔案管理信息化建設(shè)具有十分重要的意義，而且信息化管理的優(yōu)勢也比較突出，與傳統(tǒng)的人事檔案管理方法和模式相比起來，信息化管理的作用有以下幾點：

1.人事檔案管理更靈活

信息化時代的發(fā)展，使人們的生活與工作發(fā)生了天翻地覆的變化，信息化技術(shù)讓人們的工作變得越來越便捷，人們的溝通與交流也是不受時間和空間限制的。由于計算機信息技術(shù)的應(yīng)用，人事檔案內(nèi)容逐漸實現(xiàn)數(shù)字化發(fā)展，管理方式也實現(xiàn)信息化，所以在任何時間、任何地點，都能夠快速查閱到所需的內(nèi)容。

2.提高人事檔案利用率

人事檔案管理信息化建設(shè)是未來人事檔案管理發(fā)展趨勢，隨著計算機技術(shù)的不斷應(yīng)用，人事檔案管理模式發(fā)生了改變，不再是簡單的紙質(zhì)化檔案信息，可以通過計算機技術(shù)實現(xiàn)人事檔案資源的收集、整理，而且還能利用互聯(lián)網(wǎng)對人事檔案管理資源進行共享，實現(xiàn)人事檔案資源的全過程管理，簡單方便，易于操作，可以有效提高人事檔案管理工作效率。

3.有助于人事檔案資源的保護

紙質(zhì)化資源的保存難度較大，尤其是隨著時間推移，一些紙質(zhì)化主要被腐蝕，如果對檔案資源進行更替，難度也很大，所以開展人事檔案資源信息化管理，可以實現(xiàn)對人事檔案資源的保護。通過計算機終端直接完成人事檔案信息的收集、整理、瀏覽、查找、下載等操作，使傳統(tǒng)的紙質(zhì)人事檔案被翻閱和復(fù)印的次數(shù)降低，并且還能存儲大量的人事檔案信息，從而對人事檔案資源進行了有效保護。

三、國企人事檔案信息化管理的基本原則

為了提高國企人事檔案信息化管理水平，必須要為信息化管理工作制定基本原則：

1.規(guī)范性原則

規(guī)范性指的是人事檔案管理工作必須要滿足一定的規(guī)范和要求，檔案管理部門可以根據(jù)企業(yè)的發(fā)展制定人事檔案工作標準和規(guī)范。尤其是信息化時代，人事檔案也以信息化和數(shù)字化形式呈現(xiàn)出來，在檔案的收集、整理、保存等過程中，都必須要制定相應(yīng)的規(guī)范和法規(guī)，使電子文件的歸檔，促進人事檔案管理更標準、規(guī)范、有序。

2.安全性原則

隨著數(shù)字化技術(shù)和信息化技術(shù)的不斷應(yīng)用，網(wǎng)絡(luò)安全問題也越來越突出，在人事檔案信息化管理過程中，必須要以安全為基本原則，對互聯(lián)網(wǎng)的潛在威脅進行有效控制，加強網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)的研究與開發(fā)，并且采取有效的安全管理措施，充分保障人事檔案管理的安全性與穩(wěn)定性。

3.效益性原則

人事檔案管理是國企檔案管理中的重要內(nèi)容，而且檔案信息化建設(shè)是一個系統(tǒng)而且復(fù)雜的工程，需要投入相當大的人力、物力、財力，而且需要遵守效益原則，不斷提高國企人事檔案信息化工作效益。

四、國企人事檔案管理規(guī)范化對策分析

1.加強對人事檔案信息化管理的認識

在國企人事檔案管理過程中，應(yīng)該要不斷樹立新意識、新理念，對人事檔案信息化建設(shè)工作加以重視，提高信息服務(wù)理念。國企領(lǐng)導人員必須要樹立信息化管理意識，對人事檔案信息化管理加以重視，引導國企的所有工作人員都形成信息化意識，為人事檔案信息化管理提供良好的認知基礎(chǔ)?？梢栽谄髽I(yè)內(nèi)部加強對信息化技術(shù)的宣傳，利用微信、微博、企業(yè)網(wǎng)站等媒介平臺，對檔案管理的重要性以及檔案信息化管理的發(fā)展趨勢進行宣傳，讓企業(yè)檔案管理人員可以逐漸轉(zhuǎn)變思想觀念，努力學習更多新技術(shù)、新方法，改變傳統(tǒng)的人事檔案管理模式。

2.加強軟硬件設(shè)施建設(shè)，為檔案信息化管理提供支持

人事檔案信息化建設(shè)需要依賴于各種信息化設(shè)備、計算機設(shè)備，但是就當前國企的硬件設(shè)施條件來看，國企的硬件條件還不夠好，缺乏計算機設(shè)備、通信設(shè)備等，所以不利于人事檔案信息化建設(shè)工作。所以，要加強對人事檔案管理信息化發(fā)展的支持，例如要撥出更多資金用于人事檔案管理信息化建設(shè)，采購計算機設(shè)備、通信設(shè)備，為人事檔案管理提供良好的硬件條件。另一方面，要加強國企檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)，提升檔案信息共享水平。信息化技術(shù)時代，數(shù)據(jù)庫可以存儲大量信息資源，人事檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)，也是構(gòu)建人事檔案管理信息平臺的過程，可以構(gòu)建技術(shù)先進、功能全面、高效快捷的人事檔案信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)，對人事檔案資源進行深度開發(fā)利用，并且將這些信息存儲到數(shù)據(jù)庫中，給予不同部門的人員不同的權(quán)限，讓不同部門的人可以根據(jù)自己的需要查詢企業(yè)的人事檔案信息，實現(xiàn)人事檔案信息資源的良性循環(huán)與共享，讓人事資源檔案的價值達到最大化。

3.建立規(guī)范化人事檔案管理制度

對國企人事檔案管理工作而言，必須要建立規(guī)范化管理制度，確保人事檔案管理工作順利推進。具體來講，可以從以下幾個方面著手：

第一，完善人事檔案工作中的各項制度。根據(jù)上級下發(fā)的人事檔案管理目標，結(jié)合國企的實際發(fā)展情況，完善人事檔案管理制度、人事檔案保密制度、人事檔案整理制度、人事檔案崗位職責等一系列掛歷制度，并且建立人事檔案的歸檔和不歸檔范圍，辦理人事檔案移交手續(xù)，逐一進行檢查，做到人事檔案及時歸檔，人事檔案內(nèi)容齊全、完整、規(guī)范，提高人事檔案利用率。

第二，要建立人事檔案開發(fā)利用管理制度，人事檔案的收集、整理，就是為了利用，以前的很多人事檔案的利用率都不高，甚至有的人事檔案被保存之后就封存起來，沒有得到真正的利用，浪費嚴重。企業(yè)的人力資源部門是最需要應(yīng)用人事檔案資源的部門，檔案管理部門要加強和其他部門之間的溝通交流，尤其是人力資源部門，可以從檔案部門調(diào)用企業(yè)的人事檔案，對企業(yè)的人力資源進行合理配置，讓企業(yè)員工發(fā)揮出更大的價值和作用。

第三，嚴格落實責任監(jiān)督管理機制。責任監(jiān)督管理機制是確保國企人事檔案信息化管理工作持續(xù)發(fā)展的重要保障，隨著國企不斷發(fā)展，人事檔案資源也越來越多，為了避免人事檔案資源丟失、被篡改等，必須要建立人事檔案工作責任機制，對人事檔案管理過程中的各個環(huán)節(jié)進行嚴格控制，比如人事檔案的轉(zhuǎn)入、轉(zhuǎn)出、接收、登記、查閱等，都應(yīng)該要落實責任監(jiān)督機制，落實到具體的責任人身上，有效地防止人事檔案泄密和涂改。對于人事檔案中出現(xiàn)的各種問題，要及時追究責任，比如人事檔案資源被人為損壞，要及時追責，找到責任人，按照相應(yīng)的處理機制對責任人進行處理，通過嚴格的責任機制，對人事檔案管理和使用人員的行為進行約束、規(guī)范，防止人事檔案受損。

4.加強國企檔案管理人員的培訓教育

4.1提高人事檔案服務(wù)意識

國企人事檔案記錄了國企發(fā)展過程中的各種人力資源信息，新時期，企業(yè)應(yīng)該要重視人事檔案管理的重要性，可以不斷提高人事檔案服務(wù)意識，讓檔案管理人員可以認識到人事檔案管理的重要性，并且在日常管理過程中變得更加主動、積極，對企業(yè)的人事檔案進行準確地收集、整理和充分利用，提高人事檔案資源服務(wù)效率。

4.2加強檔案工作人員素質(zhì)及工作技能的培訓

人事檔案管理人員的信息化水平不高，是影響人事檔案管理信息化發(fā)展的重要因素。在信息化技術(shù)不斷應(yīng)用的背景下，必須要積極加強人事檔案管理隊伍的培訓教育，一方面，從技能上著手加強教育，開展計算機信息技術(shù)培訓、人事檔案管理技術(shù)培訓，讓檔案管理人員學會使用現(xiàn)代化信息技術(shù)開展人事檔案管理。尤其是在信息化時代，人事檔案信息化管理技術(shù)必須要應(yīng)用到實踐過程中，確保檔案管理人員可以科學管理好、維護好本部門的局域網(wǎng)、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、數(shù)據(jù)庫、軟件系統(tǒng)，提高人事檔案管理效率，確保信息化系統(tǒng)安全、穩(wěn)定運行。另一方面，要從職業(yè)道德素養(yǎng)方面著手開展培訓，選擇作風正派、責任心強的人從事人事檔案管理工作，并且要增強其責任心，使其了解人事檔案管理的重要性，知道要如何收集人事檔案、整理人事檔案、管理人事檔案，確保人事檔案資源的安全、完整。

5.加強人事檔案安全管理

信息化時代背景下，人事檔案安全管理至關(guān)重要，信息化技術(shù)是一把雙刃劍，為了減少信息安全問題，國企人事檔案管理必須要注意以下幾個方面：

第一，積極加強人事檔案管理系統(tǒng)的安全防護，加強防病毒軟件、防黑客攻擊技術(shù)的應(yīng)用，選擇規(guī)范、科學、安全的計算機操作系統(tǒng)，購買正版可靠的殺毒軟件，并且定期對人事檔案管理信息系統(tǒng)進行殺毒，確保系統(tǒng)安全。

第二，對人事檔案管理人員進行教育，提高他們對人事檔案管理工作的重視，減少不規(guī)范的操作以及上網(wǎng)行為，減少人事檔案資源安全問題。在進行人事檔案管理時應(yīng)該要具備一定的保密意識。

第三，制定人事檔案管理安全規(guī)則。在國企人事檔案管理過程中，應(yīng)該要制定規(guī)范、合理的安全規(guī)則，比如在收集人事檔案信息時要收集哪些信息，設(shè)置管理權(quán)限，防止人員隨意進入檔案管理系統(tǒng)對人事檔案資源進行調(diào)用，確保人事檔案管理工作可以持續(xù)推進，為人事檔案管理的信息化建設(shè)提供一定的標準。

結(jié)語

綜上所述，隨著國企經(jīng)濟水平不斷提高，國企的檔案管理工作越來越受重視，人事檔案是國企檔案管理中的重要內(nèi)容之一，在信息化時代背景下，應(yīng)該要積極加強對人事檔案管理信息化發(fā)展的重視，同時要積極探索信息化管理的路徑，從人事檔案管理技術(shù)創(chuàng)新、方法創(chuàng)新等方面著手，不斷規(guī)范人事檔案管理工作，加強信息化技術(shù)的應(yīng)用，提高人事檔案資源管理水平，促進國企實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。

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