孟紅葉

摘 要 企業(yè)人事檔案是企業(yè)進(jìn)行人員調(diào)度、人員管理工作的重要參考依據(jù)，也是員工履歷的重要記錄，做好企業(yè)人事檔案管理工作有利于提高企業(yè)人事管理方面的工作水平。本文就是針對目前我國企業(yè)人事檔案管理工作的現(xiàn)狀做出詳細(xì)介紹，以求提高我國企業(yè)人事檔案管理工作的工作水平，保證人事檔案管理的工作質(zhì)量。

關(guān)鍵詞 企業(yè)人事檔案管理 現(xiàn)狀 應(yīng)對措施

一、引言

社會保障機(jī)制的完善性決定了一個(gè)國家的穩(wěn)定發(fā)展，而社會保障機(jī)制又是建立在良好的人事檔案管理工作基礎(chǔ)之上的。企業(yè)是社會重要的組成部分，提高每個(gè)企業(yè)的人事檔案管理水平，有助于提高國家對國民信息的掌握水平，只有完整的掌握每個(gè)國民的個(gè)人信息，才能讓國家更好地制定社會保障機(jī)制，進(jìn)而提高國民的福利待遇。[1]同時(shí)，企業(yè)提高人事檔案管理工作水平，也有利于企業(yè)提高人事管理的工作效率，進(jìn)而為企業(yè)發(fā)展打下良好的基礎(chǔ)。

二、企業(yè)人事檔案管理工作的現(xiàn)狀及問題

（一）企業(yè)對人事檔案的利用率不高

在相關(guān)調(diào)查中發(fā)現(xiàn)，我國許多企業(yè)對人事檔案管理工作的認(rèn)識水平不高，在企業(yè)的人事管理工作中，主要是根據(jù)員工的實(shí)際業(yè)務(wù)水平和技術(shù)能力來決定員工崗位的。人事檔案往往只在企業(yè)招聘工作中被使用，人事管理人員也不太關(guān)注人事檔案中的內(nèi)容，這也造成了人事檔案利用率低下的問題。在員工升職、薪酬調(diào)整和人員調(diào)動工作中沒有應(yīng)用人事檔案來輔助人事管理工作的進(jìn)行，這不僅浪費(fèi)了相關(guān)信息資源，還降低了人事管理的效率。其實(shí)，人事檔案在企業(yè)中的作用也是極大的，其不僅可以為人事管理工作起到參考性價(jià)值，也是對企業(yè)內(nèi)部員工工作水平的重要記錄，做好人事檔案管理可以有效地降低人事管理工作的難度，因此，企業(yè)應(yīng)該提高對人事檔案管理的重視性，提高人事檔案的利用率。[2]

（二）人事檔案管理整合能力不強(qiáng)

我國的人事檔案管理部門較多，人事檔案管理的權(quán)力不夠集中，這也出現(xiàn)了一定的混亂，例如高校畢業(yè)生的檔案通常會移交到省級、市級的人事檔案管理部門進(jìn)行統(tǒng)一管理，進(jìn)入企業(yè)單位后，人事檔案又根據(jù)職工不同的身份分配到不同的管理單位，其管理單位不同、存放地點(diǎn)也不同。這就不利于企業(yè)調(diào)用人事檔案，極大地限制了人事檔案信息的可利用性，另外不同管理部門管理方式也有所差別，這也增加了人事檔案管理的復(fù)雜性。

（三）人事檔案管理人員業(yè)務(wù)水平參差不齊

人事檔案管理工作，是一項(xiàng)嚴(yán)謹(jǐn)、專業(yè)的管理工作，從業(yè)人員業(yè)務(wù)水平不足，就不能保證人事檔案的管理質(zhì)量，業(yè)務(wù)熟練度不夠，就會影響人事檔案整理、調(diào)出等工作的效率，進(jìn)而影響人事檔案的利用率。同時(shí)，隨著時(shí)代的發(fā)展，人們思想意識的轉(zhuǎn)變，企業(yè)也面臨著人員流動性大的問題，人事檔案管理人員業(yè)務(wù)水平不足就影響了人事檔案變更效果，許多檔案長期沒有更新記錄，一些相關(guān)材料沒有及時(shí)歸檔，這也讓企業(yè)人事檔案信息缺乏了完整性和準(zhǔn)確性，嚴(yán)重制約了企業(yè)人事檔案工作水平的提高。

三、提高企業(yè)人事檔案管理水平的措施

（一）提高對人事檔案工作的認(rèn)識水平

企業(yè)應(yīng)該提高對人事檔案管理工作的認(rèn)識水平，人事檔案管理人員應(yīng)該對工作內(nèi)容充分了解，掌握相應(yīng)的業(yè)務(wù)能力，做好人事檔案的記錄、整理和調(diào)用工作。[3]企業(yè)應(yīng)該通過合理的規(guī)劃與管理工作，制定完善的人事檔案管理制度，提供經(jīng)濟(jì)上的支持，加強(qiáng)對檔案管理工作的信息化建設(shè)，通過科學(xué)、規(guī)范的管理模式，提高檔案管理的工作效率，進(jìn)而提升企業(yè)人事檔案管理工作水平，通過企業(yè)內(nèi)部各個(gè)部門的密切配合，最終形成一個(gè)多元化人事檔案管理體系。

（二）信息化建設(shè)整合人事檔案資源

信息化技術(shù)有利于提高管理類工作的工作效率，因此，近年來信息化技術(shù)在各個(gè)行業(yè)中都得以應(yīng)用，企業(yè)在人事檔案管理中融入信息化技術(shù)，有利于整合人事檔案資源。企業(yè)通過實(shí)現(xiàn)對人事檔案管理方面的信息化建設(shè)，可以有效地提高人事檔案的收集效率，將檔案信息以數(shù)字化的形式存儲在數(shù)據(jù)庫中，不僅方便管理人員對這些人事檔案信息進(jìn)行整理，通過計(jì)算機(jī)也可以更加快速的調(diào)取相關(guān)人員的個(gè)人檔案，這樣可以顯著提高人事檔案管理部門的辦事效率。通過人事檔案信息化網(wǎng)絡(luò)技術(shù)也可以提高其傳輸效率，進(jìn)而提高檔案信息資源的利用率，有助于提升企業(yè)的人事管理工作水平。信息化人事檔案管理可以實(shí)現(xiàn)多個(gè)人事檔案管理部門的資源整合，不僅保證了人事檔案的存儲質(zhì)量，也提高了人事檔案信息資源的完整性，有助于企業(yè)制定相關(guān)的工作計(jì)劃，同時(shí)，也可以在國家制定相應(yīng)社會保障機(jī)制時(shí)提供更有效的參考價(jià)值。

（三）提高人事檔案管理人員業(yè)務(wù)水平

企業(yè)應(yīng)該對人事檔案管理工作加以重視，努力提高人事檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平以及職業(yè)素養(yǎng)，應(yīng)該通過相關(guān)培訓(xùn)課程提升管理人員的專業(yè)業(yè)務(wù)能力，通過宣傳工作讓管理人員對人事檔案管理工作形成正確的認(rèn)識，進(jìn)而提升職業(yè)素養(yǎng)。企業(yè)還應(yīng)該定期考察檔案管理人員的業(yè)績，檢查檔案管理人員完成工作的具體效果，進(jìn)而保證企業(yè)人事檔案管理的工作質(zhì)量。

四、結(jié)語

企業(yè)人事檔案管理對企業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展及人員管理是至關(guān)重要的，企業(yè)應(yīng)該對人事檔案管理工作加以重視，端正管理人員的工作態(tài)度，提高檔案管理水平，保證工作質(zhì)量，結(jié)合信息化技術(shù)提升人事檔案管理工作的科技含量，提高檔案的整理、調(diào)用效率，最終促進(jìn)企業(yè)人事檔案管理的科學(xué)化、規(guī)范化發(fā)展。

（作者單位為山西煤炭進(jìn)出口集團(tuán)有限公司）

參考文獻(xiàn)

[1] 劉芳.企業(yè)人事檔案管理工作的運(yùn)用與創(chuàng)新[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018（22）：171-172.

[2] 趙東艷.企業(yè)人力資源管理對人事檔案管理工作的新要求[J].金融經(jīng)濟(jì)，2018（18）：122-123.

[3] 贠蕊娥.新時(shí)期如何做好企業(yè)人事檔案管理工作[J].青海教育，2018（08）：55.