陳佳

摘 要：經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展給檔案管理帶來(lái)了變化，檔案管理有了新的挑戰(zhàn)，本文針對(duì)檔案管理過(guò)程中的主要問(wèn)題進(jìn)行了研究，首先介紹了檔案管理的重要性，然后分析了現(xiàn)階段檔案管理存在的問(wèn)題，在此基礎(chǔ)上分析了提高檔案管理效率的對(duì)策和措施。

關(guān)鍵詞：檔案；檔案管理；問(wèn)題；對(duì)策措施

社會(huì)的進(jìn)步和科技的發(fā)展給檔案管理提供了很多的機(jī)遇，信息技術(shù)日新月異，檔案管理的手段也有了新的變化，在檔案管理過(guò)程中，需要從各方面加強(qiáng)，找出問(wèn)題，并找到解決問(wèn)題的對(duì)策措施。

1 檔案管理的重要性

檔案是一種無(wú)形資產(chǎn)，是日常管理的重點(diǎn)工作，強(qiáng)化檔案管理對(duì)于任何單位來(lái)說(shuō)都非常重要，如果想要高效率的推進(jìn)各項(xiàng)日常工作，就必須要重視檔案管理工作。在檔案管中，有著單位日常經(jīng)營(yíng)的各種資料，所以需要更好的保障檔案的安全性和有效性，對(duì)檔案的價(jià)值進(jìn)行有效的開(kāi)發(fā)。因此，在現(xiàn)代化發(fā)展過(guò)程中，必須要重點(diǎn)加強(qiáng)檔案管理，及時(shí)的發(fā)現(xiàn)檔案管理中存在的問(wèn)題，對(duì)問(wèn)題進(jìn)行糾正，才能更好的完成檔案管理工作，使各項(xiàng)工作向高效率、高質(zhì)量的方向發(fā)展。

2 現(xiàn)階段檔案管理存在的問(wèn)題

2.1 對(duì)檔案管理工作重要性認(rèn)識(shí)不夠，重視不足

在實(shí)際工作中，一個(gè)單位的檔案管理工作雖然非常關(guān)鍵，但是卻沒(méi)有引起足夠的重視，因?yàn)楣芾碚咄褭n案管理工作當(dāng)做是一項(xiàng)復(fù)雜的案頭工作，沒(méi)有從一定的高度上來(lái)認(rèn)識(shí)檔案管理工作，因此對(duì)于檔案管理工作的投入比較少，所以檔案管理工作的效率有待提升，檔案的開(kāi)發(fā)程度也不足。

2.2 檔案管理制度不完善，欠缺系統(tǒng)的管理機(jī)制

我國(guó)現(xiàn)階段大部分單位沒(méi)有特別清晰、明確的檔案管理制度，非常欠缺系統(tǒng)的管理機(jī)制。制度的缺失導(dǎo)致組織分工的不明確，所以很多檔案管理的責(zé)任沒(méi)有落實(shí)，檔案管理工作人員的日常工作積極性不高。在檔案的整理、借閱、銷(xiāo)毀、保存等過(guò)程中，并沒(méi)有明確的制度來(lái)進(jìn)行管理，所以對(duì)于檔案管理的效率提升是非常不利的。

2.3 檔案管理方法不科學(xué)，管理過(guò)程不規(guī)范

信息技術(shù)的快速發(fā)展帶來(lái)了技術(shù)的革命，因此對(duì)于傳統(tǒng)的檔案管理工作來(lái)說(shuō)，管理方法的落后導(dǎo)致了管理效率的底下，現(xiàn)階段檔案管理方法不科學(xué)，管理過(guò)程不規(guī)范是影響檔案管理有效性的重要因素。檔案在收集的過(guò)程中可能因?yàn)楣芾矸椒ǖ牟豢茖W(xué)、不規(guī)范而發(fā)生遺失，尤其是對(duì)于一些使用價(jià)值非常高的信息資源類(lèi)的檔案的收集和保存來(lái)說(shuō)，需要使用現(xiàn)代化的技術(shù)來(lái)保存。

2.4 硬件投入不高，檔案管理信息化建設(shè)程度較低

在檔案管理過(guò)程中，信息化建設(shè)非常重要，但是信息化建設(shè)需要一定的硬件設(shè)備的投入，比如配置網(wǎng)絡(luò)化管理軟件以及計(jì)算機(jī)硬件設(shè)備。現(xiàn)階段，一些檔案管理機(jī)構(gòu)沒(méi)有足夠的資金支持來(lái)購(gòu)買(mǎi)設(shè)備，同時(shí)也沒(méi)有足夠的工作人員來(lái)進(jìn)行信息化建設(shè)，所以整個(gè)檔案管理系統(tǒng)無(wú)法有效的建設(shè)起來(lái)。

2.5 檔案管理監(jiān)管機(jī)制不健全，管理模式不統(tǒng)一

在檔案管理過(guò)程中，因?yàn)楦鞣N因素的影響，使得監(jiān)管機(jī)制不健全、不完善。因?yàn)樵跈n案管理的過(guò)程中，不同單位的管理機(jī)制大不相同，沒(méi)有形成系統(tǒng)的檔案監(jiān)管機(jī)制，因此無(wú)法進(jìn)行統(tǒng)一的管理。同時(shí)也因?yàn)闄n案管理模式不規(guī)范、不統(tǒng)一，使得檔案信息資源的價(jià)值沒(méi)有得到體現(xiàn)，整體優(yōu)勢(shì)沒(méi)有充分的發(fā)揮出來(lái)。還有一些檔案在借閱之后長(zhǎng)時(shí)間沒(méi)有歸還，檔案發(fā)生丟失、損壞等現(xiàn)象，這些問(wèn)題都會(huì)影響檔案管理功能的發(fā)揮。

2.6 檔案管理專(zhuān)業(yè)程度不夠，缺乏高素質(zhì)人才

檔案的管理是一項(xiàng)非常復(fù)雜的工作，涉及到非常多的問(wèn)題，因此需要高素質(zhì)的管理人才來(lái)管理檔案，但是現(xiàn)階段大部分檔案管理人員都是沒(méi)有足夠能力的一些年齡較大的工作人員，不具備專(zhuān)業(yè)化管理能力，因此日常管理效率較低，不能有效的發(fā)揮檔案管理的作用。

3 提高檔案管理效率的對(duì)策和措施

3.1 提高檔案管理重視程度，加強(qiáng)檔案管理意識(shí)

對(duì)于檔案管理工作來(lái)說(shuō)，首先就要提高檔案管理重視程度，加強(qiáng)檔案管理意識(shí)，只有從思想上加強(qiáng)了認(rèn)識(shí)，才能在實(shí)際的檔案管理工作中做得更好。檔案管理工作的本質(zhì)其實(shí)是一種服務(wù)，所以要在工作中加強(qiáng)服務(wù)精神，強(qiáng)化服務(wù)理念，拓展服務(wù)的范圍，從而讓檔案管理工作發(fā)揮有效性。

3.2 完善檔案管理制度體系，規(guī)范管理工作流程

現(xiàn)階段，與檔案管理有密切關(guān)系的制度和體系還沒(méi)有建立起來(lái)，因此首先就要推動(dòng)檔案管理制度、體系的建立，這一點(diǎn)是非常有必要的。在制定檔案管理制度的過(guò)程中，要結(jié)合國(guó)家頒布的《中華人民共和國(guó)檔案法》等基本法律制度規(guī)范，從實(shí)際出發(fā)，與檔案管理工作的實(shí)際需求相結(jié)合，制定有效的、科學(xué)的管理制度和體系。同時(shí)，要隨著社會(huì)的不斷發(fā)展和變化及時(shí)的對(duì)制度進(jìn)行完善，促進(jìn)檔案管理制度動(dòng)態(tài)健康的發(fā)展。

3.3 建立科學(xué)有效的檔案管理方法，規(guī)范管理過(guò)程

檔案在實(shí)際的管理過(guò)程中，需要建立科學(xué)有效的檔案管理方法，對(duì)不同類(lèi)別的檔案進(jìn)行分類(lèi)管理?？茖W(xué)的管理方法能夠事半功倍，對(duì)于工作人員來(lái)說(shuō)也能工作的更加容易，比如內(nèi)部檔案和外部檔案的管理，一定要有不同的管理方法，使得管理方法和檔案類(lèi)別相適應(yīng)，規(guī)范管理的過(guò)程，這樣就能夠讓檔案的管理更加有效。

3.4 加大軟硬件投入，提升信息化建設(shè)水平

傳統(tǒng)的檔案管理過(guò)程已經(jīng)不適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)的發(fā)展和要求，因此需要在檔案管理過(guò)程中加大軟硬件投入，提升信息化建設(shè)水平。建設(shè)信息化、系統(tǒng)化的檔案管理流程，對(duì)實(shí)物檔案和信息類(lèi)檔案的保存都會(huì)大有益處。對(duì)于檔案資源的使用和借閱，一定要有信息化的服務(wù)平臺(tái)，從而減少檔案資源的流轉(zhuǎn)時(shí)間，并且能夠及時(shí)的準(zhǔn)確的保存檔案管理的各種過(guò)程，從而使得檔案管理的使用效率得到大幅度的提升。

3.5 建立健全的監(jiān)督管理制度，讓檔案管理處于有效的監(jiān)督之中

檔案管理的工作需要有健全的監(jiān)督管理制度，從而保障檔案的完整性和準(zhǔn)確性，定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，查漏補(bǔ)缺，保障檔案是完整的。只有讓檔案管理處于有效的監(jiān)督之中，才能讓檔案資料更好的服務(wù)大眾。任何工作的開(kāi)展和運(yùn)行都離不開(kāi)有效的監(jiān)督管理機(jī)制，只有加強(qiáng)對(duì)于檔案管理的監(jiān)督管理制度的建設(shè)，才能讓整個(gè)檔案管理流程更加順暢，也才能更好的保障工作的有效性。

3.6 培養(yǎng)高素質(zhì)的檔案管理工作人員，定期進(jìn)行培訓(xùn)和學(xué)習(xí)

檔案管理的工作都是由人來(lái)做的，所以一定要培養(yǎng)高素質(zhì)的檔案管理工作人員，定期對(duì)工作人員進(jìn)行培訓(xùn)，讓他們學(xué)習(xí)各種技能，從而加強(qiáng)自身素質(zhì)。高素質(zhì)的工作人員在進(jìn)行檔案管理的時(shí)候，能夠充分的利用資源，發(fā)揮主動(dòng)性，也能夠掌握各種信息化的技術(shù)和手段，對(duì)于檔案管理工作效率的提升非常重要。

4 結(jié)束語(yǔ)

總而言之，無(wú)論對(duì)于企業(yè)還是事業(yè)單位來(lái)說(shuō)，檔案都是日常規(guī)劃、工作管理的基礎(chǔ)，是日常工作的重要資源。我國(guó)的檔案管理還處于初步管理階段，還因?yàn)榻?jīng)濟(jì)的發(fā)展、社會(huì)的變化等影響因素，使得我國(guó)的檔案管理工作還存在一定的問(wèn)題，還需要進(jìn)一步的完善，通過(guò)對(duì)檔案管理過(guò)程的完善，能夠讓檔案管理效率更高。

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