朱緒如

摘要：醫(yī)院經(jīng)營發(fā)展過程中會產(chǎn)生大量的檔案資料，為了進一步提高醫(yī)院管理水平，保證檔案的規(guī)范化管理，積極應用現(xiàn)代化信息技術(shù)具有重要意義。文章主要從檔案管理問題出發(fā)，探討提升醫(yī)院檔案規(guī)范化管理的有效措施，希望能夠為相關人員提供一些幫助。

關鍵詞：醫(yī)院檔案；規(guī)范化；檔案管理；醫(yī)院管理

引言

醫(yī)院檔案主要是醫(yī)院在從事醫(yī)療、科研、教學及其他業(yè)務活動過程中形成的有價值的歷史記錄。傳統(tǒng)檔案管理無法使檔案資源被最大限度的大限度開發(fā)和利用，同時檔案使用效率，不能滿足當前現(xiàn)代化醫(yī)院對檔案資料的使用需求。因此實施規(guī)范性、科學化的檔案管理，對減少醫(yī)療資源浪費，提高醫(yī)院管理工作效率和推動醫(yī)院事業(yè)的蓬勃有重要意義。

1醫(yī)院檔案管理的重要性

在醫(yī)院的發(fā)展與建設中必然會形成大量的歷史資源與醫(yī)療文件資料，而醫(yī)院檔案管理工作主要針對于上述各類資料進行專業(yè)化管理。從醫(yī)院檔案管理工作內(nèi)容來看，其所涉及的范圍較廣，常見的有載體文件、工作記錄、影像資料與錄音材料等，這些都是在醫(yī)院發(fā)展中所形成的各類文件。通過開展高效率的醫(yī)院檔案管理工作，便于為醫(yī)院進行學術(shù)研討與行政管理工作等提供必要的參考資料，同時在處理醫(yī)療糾紛時這些檔案是極為重要的證據(jù)。第一，真實反映出醫(yī)院的發(fā)展歷史。醫(yī)院檔案管理部門屬于醫(yī)院的重要部門之一，在推進醫(yī)院的發(fā)展中發(fā)揮著至關重要的作用，對于醫(yī)院長遠發(fā)展來說意義重大。換言之，在醫(yī)院的改革進程中醫(yī)院檔案提供了必要的信息數(shù)據(jù)，為醫(yī)院領導者制訂戰(zhàn)略發(fā)展規(guī)劃提供重要的依據(jù)，從而推進醫(yī)院的健康發(fā)展。同時，醫(yī)院檔案詳細地記錄了醫(yī)療、設備、器械以及財務技術(shù)等方面內(nèi)容，真實、客觀、全面地反映出醫(yī)院的歷史發(fā)展進程。第二，為醫(yī)院開展各項工作提供重要依據(jù)，醫(yī)院在開展日常工作中離不開檔案管理工作的重要支持，包括人才隊伍建設、人事組織工作等，尤其是在人才考核、培養(yǎng)與管理等方面醫(yī)院檔案管理工作發(fā)揮著不可替代的作用。醫(yī)院在招聘人才與選拔人才方面需要檔案管理工作的支持，由此可以看出，要想保證醫(yī)院各項工作的順利進行，有必要做好并落實醫(yī)院檔案管理工作。

2目前醫(yī)院檔案管理存在的問題

辦公自動化環(huán)境下的醫(yī)院檔案管理著實為醫(yī)院煩雜的工作減輕了不小負擔，但在具體的醫(yī)院檔案管理工作中還存在很多細節(jié)問題需要辦公自動化進一步完善，加之很多醫(yī)院檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)不高，影響著醫(yī)院檔案管理的進一步發(fā)展。目前，我國多數(shù)醫(yī)院在檔案管理工作中還停留在用人力進行收集、整理的現(xiàn)象。眾所周知，醫(yī)院是一個龐大的系統(tǒng)，它分為各個科室，每個科室都有具體的工作，每個科室的病人也要有具體的病歷需要整理，如果單純依靠人力進行歸檔需要消耗大量的時間和經(jīng)歷，并且在這些檔案整理的過程中多數(shù)為紙質(zhì)檔案，檔案管理人員還要對紙質(zhì)檔案進行不同的分類及保管，在整理過程中很容易出現(xiàn)遺漏，所以要不斷加強檔案管理的研究。此外，醫(yī)院在檔案管理上沒有足夠的重視也是目前醫(yī)院檔案管理存在的問題，這種現(xiàn)象的發(fā)生與醫(yī)院的領導層有很大關系，領導層如果把醫(yī)院檔案管理工作當作重點工作來抓，那么檔案管理人員自身對檔案管理的意識也會逐漸增強，樹立正確的檔案管理觀念，對檔案管理工作進行規(guī)范整理和提升檔案管理的保密性來說是非常有幫助的。而且檔案管理觀念的樹立還可以全面提升醫(yī)院檔案管理工作的整體效率，在很多醫(yī)院檔案管理工作上還存在檔案丟失或隨意外調(diào)的現(xiàn)象，這種現(xiàn)象直接影響醫(yī)院檔案管理的效率，要想實現(xiàn)醫(yī)院檔案管理辦公自動化就要加快解決檔案管理存在的問題。

3實現(xiàn)醫(yī)院檔案管理規(guī)范化的有效途徑

3.1樹立相應的檔案管理意識

對于醫(yī)院的檔案管理工作而言，最突出的一個問題就是醫(yī)院檔案管理意識不強，也就是說目前提升醫(yī)院檔案管理工作最有效的措施就是全面提升檔案管理工作的效率、加大對醫(yī)院檔案管理工作的重視程度，并在此基礎上不斷完善檔案管理流程。對于不按規(guī)范進行檔案管理的人員制定相應的懲罰措施，幫助醫(yī)院檔案管理人員共同樹立辦公自動化管理的意識，這對于辦公自動化環(huán)境下的醫(yī)院檔案管理來說意義重大，與此同時，還要時刻加強對醫(yī)院檔案管理工作的宣傳和推廣，讓每個人對檔案管理工作做到心中有數(shù)，并且從自身做起，積極收集、整理資料，幫助檔案管理人員共同完成醫(yī)院檔案管理的建設，合理利用好辦公自動化管理系統(tǒng)，為醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展打好基礎。

3.2增強法制意識，完善制度建設

醫(yī)院作為和人民群眾的切身利益息息相關的特殊行業(yè)，依法行醫(yī)、依法管理已經(jīng)成為該行業(yè)的行為準則。無論從醫(yī)學方面的學術(shù)研究、科技交流，還是到醫(yī)院的行政管理、法律糾紛，無不依賴于醫(yī)院的檔案管理依據(jù)，所以，必須高度重視醫(yī)院檔案的依法管理工作。醫(yī)院檔案部門在促進檔案業(yè)務建設過程中，應抓住國家加強法制建設這個契機，在檔案工作中認真抓好《檔案法》及實施辦法以及相配套的有關檔案工作的行政法規(guī)、條例的實施。要適應衛(wèi)生體制改革的發(fā)展，醫(yī)院檔案部門在認真執(zhí)行《醫(yī)藥衛(wèi)生檔案管理暫行辦法》《醫(yī)學科學技術(shù)檔案管理辦法》的前提下，聯(lián)系衛(wèi)生改革實際制訂本單位的規(guī)章制度體系，將檔案工作諸環(huán)節(jié)通過科學的規(guī)章規(guī)范，使醫(yī)院各類檔案管理工作有法可依，有章可循。

3.3創(chuàng)新醫(yī)院檔案管理模式，引入信息管理技術(shù)

在新醫(yī)改背景下，傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理模式逐漸落后甚至遭到淘汰，因此醫(yī)院要在創(chuàng)新檔案管理模式的基礎上，引入現(xiàn)代化的信息管理技術(shù)，提升醫(yī)院檔案管理的水平和效率。醫(yī)院要加強對檔案管理的扶持，多為醫(yī)院的檔案管理工作提供資金支持以及技術(shù)支持，不斷強化醫(yī)院檔案管理的硬件設施建設，比如建設檔案管理中心，采購網(wǎng)絡設施，搭建檔案管理服務器以及使用終端等，還要對傳統(tǒng)的紙質(zhì)病例實現(xiàn)電子文檔的存儲，強化醫(yī)院的軟件設施，增強醫(yī)院信息資源的流通和共享，整合好醫(yī)院的信息，優(yōu)化醫(yī)院的檔案管理模式，實現(xiàn)醫(yī)院一體化發(fā)展。

3.4運用現(xiàn)代化的檔案管理技術(shù)

隨著信息時代的到來，網(wǎng)絡技術(shù)與計算機技術(shù)在社會各個領域之中應用廣泛，因此，醫(yī)院檔案管理工作要注重計算機技術(shù)的應用，利用網(wǎng)絡信息技術(shù)優(yōu)勢改進檔案管理工作。除此之外，通過計算機技術(shù)的應用可以實現(xiàn)對信息數(shù)據(jù)的整理、分類、傳輸與共享等，不僅可以減輕檔案管理人員的工作負擔，而且可以提升檔案管理工作的質(zhì)量與效果，避免出現(xiàn)檔案流失的問題，從而為檔案管理的科學性與安全性提供重要保障。

3.5確定檔案標準

醫(yī)院檔案管理信息化建設中，除了要有先進設備外，還要實施標準化的管理方式。檔案的內(nèi)容、分類、編號和案卷目錄等內(nèi)容，要與標準規(guī)范相符。檔案信息化管理中，避免出現(xiàn)遺漏、丟失檔案的情況，記錄與存檔的方式應符合標準。醫(yī)院檔案信息化管理中，要加大檔案資料的開發(fā)力度，確保醫(yī)院醫(yī)療、教學以及科研等順利進行，盡快編制各種有效的檢索工具，提升檔案信息的利用效率，以充分發(fā)揮檔案的作用，促進醫(yī)院和諧、穩(wěn)定發(fā)展。

結(jié)語

綜上所述，醫(yī)院的檔案管理工作是醫(yī)院管理工作的重要組成部分，對醫(yī)院的日常運營和可持續(xù)發(fā)展具有重要意義，分析現(xiàn)代醫(yī)院在檔案管理工作中存在的問題，總結(jié)提高醫(yī)院檔案管理工作的對策，對于加強醫(yī)院檔案管理工作，提高醫(yī)院醫(yī)療、科研水平，保證醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展，建立健全現(xiàn)代化醫(yī)療體制具有一定作用。

參考文獻

[1]劉婷婷.新醫(yī)改背景下醫(yī)院檔案管理的創(chuàng)新與研究[J].辦公室業(yè)務，2016（5）：48-49.

[2]馬茂盛.新醫(yī)改背景下醫(yī)院檔案管理的改進方法探究[J].黑河學刊，2016（5）：20-21.

[3]田偉.新醫(yī)改背景下醫(yī)院檔案管理的優(yōu)化思路研究[J].辦公室業(yè)務，2015（13）：66.

[4]劉喜珍.新醫(yī)改背景下醫(yī)院檔案管理改進探析[J].辦公室業(yè)務，2015（13）：73.

（作者單位：魚臺縣人民醫(yī)院）