王恩蘭

摘要：隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展和信息技術(shù)在檔案管理領(lǐng)域的應(yīng)用，我國(guó)紙質(zhì)檔案信息的逐步發(fā)展加快了數(shù)字化檔案信息的進(jìn)程。數(shù)字化檔案建設(shè)已經(jīng)成為檔案工作的重要組成部分。在數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化檔案信息為人們帶來(lái)方便的同時(shí)，也給檔案管理人員帶來(lái)了許多管理問(wèn)題。由于數(shù)字文件信息的管理需要信息的收集和傳輸?shù)仍S多過(guò)程，影響這些步驟實(shí)施的因素很多，數(shù)字文件信息的安全管理變得非常重要。文件信息的安全性變得尤為重要，如系統(tǒng)的脆弱性、病毒的入侵等。

關(guān)鍵詞：數(shù)字檔案；信息安全管理；主要問(wèn)題；對(duì)策分析

導(dǎo)言：

檔案信息記錄著社會(huì)活動(dòng)歷史進(jìn)程中的文化財(cái)富，是國(guó)家信息資源的重要組成部分。新時(shí)期，信息技術(shù)迅速發(fā)展，先進(jìn)技術(shù)逐步應(yīng)用于檔案管理工作，為數(shù)字化檔案信息提供了極大的便利。同時(shí)，與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案相比，計(jì)算機(jī)軟硬件是數(shù)字檔案信息管理的重要組成部分。因此，文件信息的安全性不是由安全性決定的，它往往受到不利因素的威脅。這也是檔案管理員試圖解決的一個(gè)關(guān)鍵問(wèn)題。本文首先介紹了數(shù)字檔案安全管理中存在的主要問(wèn)題，并根據(jù)實(shí)際情況探討了解決策略，以進(jìn)一步促進(jìn)我國(guó)檔案信息化建設(shè)的健康發(fā)展。

1數(shù)字檔案信息化的概況及安全管理的必要性

目前，計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理中得到了廣泛應(yīng)用，我國(guó)的數(shù)字檔案信息逐步完善，全國(guó)檔案中心已經(jīng)建立。網(wǎng)絡(luò)信息共享系統(tǒng)中的文件信息安全管理包括信息管理、信息服務(wù)、數(shù)字處理、數(shù)據(jù)庫(kù)管理等。

隨著經(jīng)濟(jì)水平的快速發(fā)展，數(shù)字檔案信息管理必須不斷完善，以更好地適應(yīng)發(fā)展的需要。但是，傳統(tǒng)的文件處理方法只能進(jìn)行存儲(chǔ)和手工檢索，不能滿足新時(shí)期檔案管理的需要，需要在速度和效率上加以改進(jìn)。數(shù)字文件信息化具有很大的優(yōu)勢(shì)。這不僅減少了工作人員的工作量，而且提高了檔案的搜索速度和工作效率。數(shù)字文件信息的安全管理是非常必要的。在滿足文件管理和搜索需求的同時(shí)，可以避免信息丟失，進(jìn)一步促進(jìn)信息技術(shù)的發(fā)展。建立良好的信息管理系統(tǒng)是十分必要的。

2數(shù)字檔案信息安全管理所面臨的主要問(wèn)題

2.1 數(shù)字檔案信息安全管理技術(shù)層面的落后，致使安全隱患無(wú)法消除

首先，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的廣泛分布，信息資源的密集共享，通信渠道的共性，為犯罪分子竊取和非法刪除數(shù)字文件信息提供了機(jī)會(huì)。第二，文件信息網(wǎng)絡(luò)中使用的系統(tǒng)或軟件存在一些漏洞。黑客利用這個(gè)攻擊并導(dǎo)致信息泄露或丟失。第三是計(jì)算機(jī)病毒的威脅。一些檔案防毒措施的數(shù)字管理系統(tǒng)還不夠完善，對(duì)檔案信息的安全構(gòu)成了較大的威脅。

2.2 檔案管理人員素質(zhì)不高

為了充分發(fā)揮數(shù)字檔案信息的優(yōu)勢(shì)，必須有更多的專業(yè)人才進(jìn)行科學(xué)的管理。但數(shù)字檔案管理人員的素質(zhì)普遍不高，表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：一是管理人員的安全意識(shí)比較薄弱。數(shù)字文件信息的安全保護(hù)還沒(méi)有形成正確的認(rèn)識(shí)。第二，管理者缺乏豐富的專業(yè)知識(shí)和熟練的操作技能。他們沒(méi)有足夠的計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)知識(shí)，也無(wú)法定期進(jìn)行軟件升級(jí)和系統(tǒng)更新。第三，管理人員在工作過(guò)程中缺乏足夠的責(zé)任感，在巨大壓力下容易處理不當(dāng)，從而對(duì)數(shù)字文件信息的安全構(gòu)成威脅。

2.3數(shù)字檔案信息安全管理領(lǐng)域的制度不健全

目前，我國(guó)的數(shù)字文件信息安全系統(tǒng)還不夠完善，實(shí)際的數(shù)字文件信息安全管理存在很多缺陷。由于數(shù)字信息安全管理系統(tǒng)的不完備，我國(guó)的數(shù)字文件信息安全管理水平普遍較低。從實(shí)際情況看，我國(guó)檔案管理部門(mén)大多建立了相應(yīng)的數(shù)字檔案信息管理系統(tǒng)。許多系統(tǒng)是為了應(yīng)付檢查而設(shè)計(jì)的，并且有許多互相抄襲的案例。這種情況將導(dǎo)致系統(tǒng)無(wú)法與實(shí)際的數(shù)字文件信息安全管理工作相匹配。數(shù)字檔案館信息安全管理的實(shí)際工作沒(méi)有任何制約和指導(dǎo)，甚至可能給數(shù)字檔案館信息安全管理帶來(lái)不必要的安全隱患。

3針對(duì)數(shù)字檔案信息安全管理采取的對(duì)策

3.1 完善相應(yīng)的保護(hù)制度，構(gòu)建有效的管理機(jī)制

系統(tǒng)與法律是數(shù)字檔案信息安全管理的有力支撐，必須加強(qiáng)管理體系在實(shí)際工作中的完善，結(jié)合管理工作中遇到的具體問(wèn)題，嚴(yán)格遵守標(biāo)準(zhǔn)管理制度。建立有效的安全管理機(jī)制結(jié)構(gòu)，實(shí)施合理配置，提高數(shù)字文件信息安全管理水平。隨著數(shù)字化檔案生命周期的進(jìn)行，對(duì)整個(gè)過(guò)程進(jìn)行監(jiān)控，選擇合適的評(píng)價(jià)方法，收集相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，進(jìn)行明確的保護(hù)和約束，從源頭到數(shù)字化檔案信息標(biāo)準(zhǔn)化管理。

3.2不斷提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)。

首先，數(shù)字化檔案要高度重視對(duì)工作人員的培訓(xùn)和教育，定期對(duì)檔案信息管理人員進(jìn)行專業(yè)講師的培訓(xùn)和教育，向他們傳授計(jì)算機(jī)操作、網(wǎng)絡(luò)通信和數(shù)字化知識(shí)；不斷提高檔案信息管理人員的操作技能。二是加強(qiáng)檔案管理人員職業(yè)道德教育，不斷提高檔案管理人員的職責(zé)，督促檔案管理人員在日常經(jīng)營(yíng)管理工作中嚴(yán)格遵守有關(guān)規(guī)定和要求，為保障數(shù)字檔案信息的安全創(chuàng)造條件。此外，為了保證資金和人力資源，數(shù)字檔案管理部門(mén)應(yīng)積極向財(cái)務(wù)部門(mén)申請(qǐng)資金轉(zhuǎn)移，并將有限的資金用于培訓(xùn)技術(shù)人員和建設(shè)檔案管理隊(duì)伍。最后，我們需要與相應(yīng)的人員考核和處罰機(jī)制合作，對(duì)那些能夠嚴(yán)格遵守規(guī)則和要求，在數(shù)字文件信息安全和保護(hù)方面做出杰出工作的人給予一定的獎(jiǎng)勵(lì)。這樣，檔案管理人員就不斷加強(qiáng)自身的要求，努力把自己打造成懂得技術(shù)和管理的綜合人才，進(jìn)一步提高數(shù)字文件信息的安全性。

3.3增強(qiáng)檔案從業(yè)者的安全管理意識(shí)。

作為一個(gè)文件管理器，安全意識(shí)的高低直接決定了文件保存的安全性。因此，提高文件管理員的安全意識(shí)，讓他們了解數(shù)字文件安全管理的重要性就顯得尤為重要。應(yīng)在管理數(shù)字檔案所需的保管和其他專門(mén)知識(shí)領(lǐng)域提供培訓(xùn)。尤其是從業(yè)人員，對(duì)數(shù)字文件信息管理人員進(jìn)行專業(yè)和系統(tǒng)的培訓(xùn)。其主要目的是通過(guò)培訓(xùn)提高檔案管理人員的安全意識(shí)和安全意識(shí)，使從業(yè)人員對(duì)檔案管理有清晰的認(rèn)識(shí)。對(duì)機(jī)密信息進(jìn)行加密保護(hù)，對(duì)存儲(chǔ)環(huán)境進(jìn)行適當(dāng)清理。維護(hù)數(shù)字文件信息的計(jì)算機(jī)不與網(wǎng)絡(luò)連接，以避免黑客攻擊或病毒入侵。如果它引起泄漏，根據(jù)保密程度，承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任。使從業(yè)人員能夠在提高業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)上認(rèn)真和負(fù)責(zé)任地管理檔案。

3.4提高面向互聯(lián)網(wǎng)的安全保障系統(tǒng)。

由于數(shù)字文件信息的主要載體是計(jì)算機(jī)，而信息通過(guò)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)傳輸?shù)酱鎯?chǔ)和網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中，目前的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)本身存在一些漏洞，直接影響到數(shù)字文件信息的安全。因此，為了確保通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)傳輸?shù)臄?shù)字檔案的信息安全，我們應(yīng)該使用尖端技術(shù)來(lái)保護(hù)我們的信息。防火墻技術(shù)可以很好地保護(hù)計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)，防止病毒入侵，網(wǎng)絡(luò)蠕蟲(chóng)攻擊等。但是，我們也應(yīng)該認(rèn)識(shí)到，時(shí)代在不斷變化，技術(shù)在不斷改進(jìn)。因此，我們必須不斷開(kāi)發(fā)新技術(shù)，以防止黑客和病毒攻擊和有效保護(hù)數(shù)字信息安全。

結(jié)束語(yǔ)

總之，管理是貫穿數(shù)字文件信息安全全過(guò)程的生命線。在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，檔案部門(mén)必須建立高效的數(shù)字檔案信息安全管理系統(tǒng)，以滿足更高層次的數(shù)字檔案信息需求。只有制定合理、嚴(yán)格的管理措施和規(guī)范，才能真正保障數(shù)字信息的真實(shí)性、可靠性和完整性。

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（作者單位：大唐觀音巖水電開(kāi)發(fā)有限公司）