摘 要：高校檔案管理記錄著團(tuán)隊(duì)以及個(gè)人的發(fā)展情況?，F(xiàn)階段高校的檔案信息越來(lái)越多，高校面臨著如何做好檔案管理工作的重要問題。高校應(yīng)該將現(xiàn)代化數(shù)字技術(shù)電子設(shè)備充分利用，在檔案管理中融入數(shù)字化技術(shù)以及信息技術(shù)，使檔案管理得到進(jìn)一步創(chuàng)新，使檔案管理逐漸趨向數(shù)字化，進(jìn)而使高校的檔案管理變得更加科學(xué)、規(guī)范。

關(guān)鍵詞：高校檔案管理 創(chuàng)新 檔案管理數(shù)字化

一、高校檔案管理創(chuàng)新分析

高校的檔案管理是各項(xiàng)管理工作中的重要內(nèi)容，對(duì)于高校的科研以及教學(xué)工作的有效開展起著重要作用。因此，相關(guān)的檔案管理部門應(yīng)該對(duì)傳統(tǒng)的管理體制進(jìn)行創(chuàng)新，逐漸形成現(xiàn)行的創(chuàng)新體制，進(jìn)而使高校檔案管理工作的質(zhì)量得到有效提高。

1.思路方面的創(chuàng)新

（1）觀念以及思想上的創(chuàng)新

高校要想在檔案管理過程中進(jìn)行創(chuàng)新，就需要打破常規(guī)，將原有的管理思維模式進(jìn)行改變，對(duì)傳統(tǒng)的觀念以及思想進(jìn)行轉(zhuǎn)變，促使管理人員從多個(gè)角度去考慮問題，并且在檔案管理工作開展的過程中貫穿創(chuàng)新理念。比如，高校的檔案管理工作不僅是針對(duì)文檔信息進(jìn)行管理，還應(yīng)該是針對(duì)查閱人員、檔案管理人員的管理，將檔案管理人員的觀念以及思想打破，使他們更好的認(rèn)識(shí)檔案管理工作，將檔案管理工作的歸納、收集以及整理工作有效做好。除此之外，檔案管理人員還應(yīng)該對(duì)查閱信息的來(lái)訪人員進(jìn)行管理，這樣才可以使檔案管理工作做得更加全面。[1]

（2）管理方式的創(chuàng)新

管理方式在很大程度上影響著最終管理的效果。高校使用的傳統(tǒng)檔案管理方式屬于威嚴(yán)管理，主張決策者、領(lǐng)導(dǎo)者要樹立威嚴(yán)，有威嚴(yán)才能使足夠的執(zhí)行力得到保障，才能使管理任務(wù)得到全面落實(shí)。隨著現(xiàn)代化社會(huì)的進(jìn)步發(fā)展，人們對(duì)尊嚴(yán)提起了重視，無(wú)論是管理人員還是底層人員都希望受到他人的尊敬，如果這時(shí)再使用威嚴(yán)管理，有可能讓員工產(chǎn)生不滿，這就會(huì)使管理工作難以得到有效展開。因此，現(xiàn)階段實(shí)行的管理應(yīng)該是人性化管理，將威嚴(yán)管理與人性化管理有效結(jié)合在一起，這樣可以使執(zhí)行力得到進(jìn)一步提高。

2.管理模式方面的創(chuàng)新

檔案管理屬于學(xué)校辦公室的分支部門，并不是一個(gè)單獨(dú)的部門，沒有單獨(dú)的決策權(quán)，不具有執(zhí)行權(quán)力。隨著教育改革的進(jìn)一步推進(jìn)，部分學(xué)校將檔案管理部門作為一個(gè)單獨(dú)的部門，并賦予該部門一定的決策權(quán)力，這就使檔案管理工作者擁有了主動(dòng)權(quán)，檔案管理人員在管理的過程中如果發(fā)現(xiàn)了問題可以及時(shí)進(jìn)行處理。[2]

3.方法上的創(chuàng)新

人力手抄是高校傳統(tǒng)的檔案管理方法，隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，數(shù)字化技術(shù)已經(jīng)在多個(gè)領(lǐng)域中被應(yīng)用，傳統(tǒng)的人力手抄方法已經(jīng)難以滿足現(xiàn)階段檔案管理發(fā)展的需求。檔案管理人員應(yīng)該將數(shù)字化技術(shù)以及信息化技術(shù)進(jìn)行充分利用，使檔案管理方法得到進(jìn)一步改革，實(shí)現(xiàn)信息存儲(chǔ)、信息載體以及信息傳輸?shù)确矫娴膭?chuàng)新，使檔案管理工作的效率逐步提高。

二、高校檔案管理數(shù)字化建設(shè)過程中出現(xiàn)的問題

1.檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)不夠

現(xiàn)階段檔案管理工作與專業(yè)技術(shù)掛鉤，而高校的檔案管理人員大部分學(xué)歷比較低，沒有接受過數(shù)字化技術(shù)、信息化技術(shù)方面的培訓(xùn)，不具備相應(yīng)的專業(yè)技能，在操作過程中會(huì)出現(xiàn)操作不規(guī)范、不科學(xué)的情況，進(jìn)而使數(shù)字化檔案管理平臺(tái)的作用難以得到充分發(fā)揮，甚至造成檔案信息遺失。

2.管理人員的思想意識(shí)不足

現(xiàn)階段的檔案管理部門已經(jīng)成為單獨(dú)的部門，并且建立了數(shù)字化檔案管理平臺(tái)，但是部分管理工作人員的思想水平?jīng)]有與時(shí)俱進(jìn)，缺乏主動(dòng)決策意識(shí)，他們的工作思維以及工作習(xí)慣仍然保持原狀，這就使檔案管理部門的主動(dòng)性難以得到發(fā)揮，使搭建的工作平臺(tái)難以發(fā)揮其工作效率。

3.網(wǎng)絡(luò)安全存在隱患

高校建立數(shù)字化的檔案管理平臺(tái)使檔案信息的網(wǎng)絡(luò)共享得以實(shí)現(xiàn)，可以在網(wǎng)絡(luò)中將檔案信息進(jìn)行高速傳輸，但是現(xiàn)在的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境還存在一些安全隱患，尤其在近些年經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)個(gè)人檔案信息泄露的情況，這是現(xiàn)階段檔案管理部門遇到的最嚴(yán)重問題，部分學(xué)校因?yàn)檫@些問題難以將數(shù)字化檔案管理平臺(tái)進(jìn)行開放，這就使該平臺(tái)的作用難以得到有效發(fā)揮。

三、高校檔案管理創(chuàng)新以及數(shù)字化建設(shè)的有效途徑

1.檔案管理工作人員思想意識(shí)需要進(jìn)一步提高

高?？梢远ㄆ趯?duì)檔案管理人員開展一些培訓(xùn)，可以是講座形式的，通過培訓(xùn)可以使管理人員的思想意識(shí)不斷提高，讓他們充分認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，他們的管理思想意識(shí)得以樹立，進(jìn)而更好的開展檔案管理工作。

2.提高管理人員的工作技能

高?？梢蚤_展一些數(shù)字化技術(shù)、信息化技術(shù)的專業(yè)培訓(xùn)班，鼓勵(lì)檔案管理人員積極學(xué)習(xí)，并制定相應(yīng)的激勵(lì)政策，讓管理人員的學(xué)習(xí)與業(yè)績(jī)掛鉤。通過這樣的方式，可以使員工的工作技能得以提高，并且學(xué)會(huì)正確操作數(shù)字化檔案管理平臺(tái)，使檔案管理的高效運(yùn)行得到進(jìn)一步保障。[3]

3.消除網(wǎng)絡(luò)安全隱患

高校應(yīng)該對(duì)檔案管理人員的網(wǎng)絡(luò)安全意識(shí)進(jìn)行提高，在高校檔案管理的網(wǎng)絡(luò)中設(shè)置防火墻，管理人員在工作中嚴(yán)格遵守管理?xiàng)l例，按照正確的操作規(guī)范使用檔案管理平臺(tái)。管理人員如果發(fā)現(xiàn)檔案管理平臺(tái)出現(xiàn)了泄露情況，要及時(shí)上報(bào)給管理人員，管理人員與其他人員應(yīng)該積極制定出相應(yīng)的解決措施，進(jìn)而使網(wǎng)絡(luò)安全隱患得到得以排除。[4]

結(jié)語(yǔ)

新時(shí)代的發(fā)展要求高校檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新，在創(chuàng)新的過程中應(yīng)該充分利用先進(jìn)技術(shù)，將數(shù)字化檔案管理平臺(tái)進(jìn)行建立。但是數(shù)字化檔案管理平臺(tái)在建立的過程中仍然存在一些問題，針對(duì)這些問題管理人員以及學(xué)校應(yīng)該積極進(jìn)行分析，找出應(yīng)對(duì)之策，使檔案管理數(shù)字化中的難題得到有效解決。在檔案管理創(chuàng)新的過程中，管理人員應(yīng)該積極創(chuàng)新，敢于打破常規(guī)，積極獻(xiàn)計(jì)獻(xiàn)策，并且積極與領(lǐng)導(dǎo)人員進(jìn)行探討，這樣才能使創(chuàng)新工作得到有效的開展，使檔案管理數(shù)字化得以實(shí)現(xiàn)。

參考文獻(xiàn)

[1]劉愷蓉.高校獨(dú)立學(xué)院檔案管理數(shù)字化建設(shè)[J].電子技術(shù)與軟件工程，2018（06）：21.

[2]霍成龍.高校檔案管理中的信息數(shù)字化建設(shè)分析[J].呂梁教育學(xué)院學(xué)報(bào)，2018，35（01）：94-95.

[3]鄭愛軍.新媒體視角下高校檔案管理工作探究[J].山西檔案，2015（05）：102-105.

[4]張艷.高校檔案數(shù)字化管理的創(chuàng)新與發(fā)展[J].城建檔案，2014（07）：62-63.

作者簡(jiǎn)介

曹娜 （1981.01.07—），女， 漢， 本科學(xué)歷 碩士學(xué)位， 研究方向：檔案管理，現(xiàn)有職稱：中級(jí)。