周培芳

摘 要 地鐵工程具有投資大、周期長(zhǎng)、單位多、專(zhuān)業(yè)廣、系統(tǒng)復(fù)雜、地質(zhì)多變等特點(diǎn)。地鐵牢固樹(shù)立“為百年工程奠基礎(chǔ)，為企業(yè)發(fā)展強(qiáng)支撐”的理念，高度重視檔案工作，堅(jiān)持“高起點(diǎn)建設(shè)、精細(xì)化管理”的原則。精細(xì)化管理的重要特點(diǎn)就是重視事務(wù)處理的細(xì)節(jié)、重視處理的過(guò)程、重視將細(xì)節(jié)處理落實(shí)到位、重視事務(wù)完成的效果、重視專(zhuān)注的做好每個(gè)細(xì)節(jié)，力求在細(xì)節(jié)的處理上精益求精，爭(zhēng)取將效果處理到最佳水平。

關(guān)鍵詞 地鐵檔案精細(xì)化管理 人員素質(zhì) 提升策略

一、保障檔案工作高起點(diǎn)建設(shè)

（一）強(qiáng)化組織保障，構(gòu)建“一體化”管理模式

地鐵實(shí)行工程建設(shè)、運(yùn)營(yíng)管理、開(kāi)發(fā)經(jīng)營(yíng)“一體化”管理，實(shí)現(xiàn)資源有機(jī)整合和管理有效協(xié)同。在“一體化”管理模式下，檔案工作遵循“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理”的原則，建立一體化、集中式的檔案管理架構(gòu)。

（二）筑牢制度保障，完善管理體系

堅(jiān)持制度管人、制度管檔的原則，建立了總公司、總部、施工現(xiàn)場(chǎng)三級(jí)檔案管理制度及流程，形成了完善的檔案管理制度體系。積極參與地鐵行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)，牽頭編寫(xiě)的《城市軌道交通工程文件歸檔要求與檔案分類(lèi)規(guī)則》，作為廣東省地方標(biāo)準(zhǔn)頒布，填補(bǔ)了國(guó)家城市軌道交通行業(yè)的空白。

（三）穩(wěn)固責(zé)任保障，健全管理機(jī)制

采取合同、考評(píng)、經(jīng)濟(jì)3個(gè)制約手段，貫穿前期、施工、驗(yàn)收、結(jié)算4個(gè)核心環(huán)節(jié)，在建設(shè)全過(guò)程中實(shí)現(xiàn)了檔案責(zé)任固化。通過(guò)在招投標(biāo)和項(xiàng)目合同簽訂階段，設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案工作條款，明確各方檔案管理責(zé)任。

二、地鐵檔案精細(xì)化管理下管理人員素質(zhì)的提升策略

（一）加強(qiáng)培訓(xùn)

強(qiáng)化檔案管理人員規(guī)則意識(shí)。精細(xì)化管理在目前還屬于新興的管理模式，對(duì)目前就職的檔案管理人員來(lái)說(shuō)還比較陌生，因此，需要通過(guò)培訓(xùn)的方式來(lái)幫助檔案管理人員掌握精細(xì)化管理的理論和技術(shù)操作，從而強(qiáng)化他們的精細(xì)化管理理念和規(guī)則意識(shí)。同時(shí)還需要建立起精細(xì)化管理的各項(xiàng)規(guī)章制度促使精細(xì)化管理理念得到貫徹落實(shí)，促使他們從檔案的歸檔范圍、收集、整理、鑒定、保管、利用等方面都能做到分門(mén)別類(lèi)。地鐵公司的檔案資料涉及多個(gè)層面，在日后工程建設(shè)中有重要的參考指導(dǎo)作用，因此，檔案管理人員通過(guò)精細(xì)化管理，要確保其準(zhǔn)確無(wú)誤。在階段性工程完工后，及時(shí)組織對(duì)項(xiàng)目施工、監(jiān)理材料完整性、準(zhǔn)確性的檢查。為確保工程檔案的案卷質(zhì)量，我們建立了對(duì)案卷質(zhì)量的“五把關(guān)”制度：第一關(guān)由質(zhì)檢等技術(shù)干部收集整理；第二關(guān)由承包商資料編制小組收集、驗(yàn)收、審查；第三關(guān)由監(jiān)理單位檢查、驗(yàn)收；第四關(guān)由地鐵檔案管理人員定期或不定期檢查、指導(dǎo)；第五關(guān)案卷歸檔前由檔案管理部門(mén)集中進(jìn)行質(zhì)量驗(yàn)收和檢查。經(jīng)統(tǒng)計(jì)，通過(guò)“五關(guān)”的案卷合格率達(dá)99%。

（二）引入競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制

引入競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制，實(shí)行目標(biāo)管理責(zé)任制、健全激勵(lì)機(jī)制，可以充分調(diào)動(dòng)檔案管理人員工作的積極性和管理創(chuàng)新性，從而推動(dòng)精細(xì)化管理的實(shí)現(xiàn)。首先，要根據(jù)管理需要制定明確的檔案管理目標(biāo)、崗位職責(zé)規(guī)范以及目標(biāo)責(zé)任機(jī)制，促使長(zhǎng)期目標(biāo)和短期目標(biāo)吻合、工作目標(biāo)和自身建設(shè)目標(biāo)一致；其次，建立檔案管理效果監(jiān)督考核機(jī)制，考核內(nèi)容既要看工作績(jī)效，也要看思想作風(fēng)和工作能力，這樣才有助于促使檔案管理人員養(yǎng)成良好的工作習(xí)慣，提高綜合素質(zhì)能力，從而有利于精細(xì)化管理的貫徹落實(shí)，而后再制訂一套與其能力水平符合的訓(xùn)練方案，并在下一次考核中，根據(jù)考核結(jié)果進(jìn)行職位的調(diào)動(dòng)。在一定時(shí)間內(nèi)進(jìn)行重新考核，分析結(jié)果。

（三）培養(yǎng)注重細(xì)節(jié)

地鐵檔案管理的目標(biāo)就是要對(duì)相關(guān)文件材料進(jìn)行收集、分類(lèi)、編碼、錄入、裝盒、歸檔等環(huán)節(jié)進(jìn)行處理，以確保檔案的完整性，方便快速調(diào)閱，這是需要耐心和細(xì)心的工作。所以，精細(xì)化管理就要求檔案管理人員要養(yǎng)成注重細(xì)節(jié)、重視細(xì)化工程流程的習(xí)慣，按照精細(xì)化管理的標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)過(guò)程中能夠量化的盡量量化，對(duì)過(guò)程能夠細(xì)化的盡量細(xì)化，在管理過(guò)程中要做到精益求精，以達(dá)到“細(xì)化、量化、標(biāo)準(zhǔn)化、系統(tǒng)化、信息化和適時(shí)化”的要求。在工程實(shí)施階段，嚴(yán)格按照有關(guān)條款進(jìn)行績(jī)效考核，強(qiáng)化檔案工作的執(zhí)行力度；在驗(yàn)收階段，采用尾款支付的限制，確保責(zé)任落實(shí)。

（四）增強(qiáng)檔案管理人員的服務(wù)意識(shí)

檔案管理工作是一項(xiàng)默默無(wú)聞、無(wú)私奉獻(xiàn)的工作，通過(guò)確保檔案資料的完整性和滿(mǎn)足檔案使用者的使用需求來(lái)體現(xiàn)其工作的價(jià)值，其實(shí)質(zhì)就是一項(xiàng)服務(wù)性工作，所以要求檔案管理人員必須要有良好的服務(wù)意識(shí)，做到主動(dòng)、態(tài)度謙和、耐心，主動(dòng)熟悉本部門(mén)的工作，了解不同使用者對(duì)不同時(shí)期檔案的需求，以便及時(shí)、完整、準(zhǔn)確為不同使用者提供檔案服務(wù)。協(xié)同各方，實(shí)施全員智能化管理。將原先分散獨(dú)立的業(yè)主，施工、監(jiān)理項(xiàng)目資料人員集中到一體化平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)、標(biāo)準(zhǔn)、流程三協(xié)同。

三、結(jié)語(yǔ)

精細(xì)化管理是一種管理理念，更是一種文化，在檔案管理中引入精細(xì)化管理，就要求管理人員必須具備細(xì)心、注重細(xì)化工作流程、較強(qiáng)規(guī)則意識(shí)的品質(zhì)，而且還需要有良好的服務(wù)意識(shí)和業(yè)務(wù)素質(zhì)。地鐵單位的檔案資料種類(lèi)多，技術(shù)性強(qiáng)，所以需要通過(guò)不斷提高檔案管理人員的素質(zhì)，來(lái)貫徹落實(shí)精細(xì)化管理的要求。

參考文獻(xiàn)：

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[2] GB/T50326-2016.建設(shè)工程項(xiàng)目管理規(guī)范[S].