崔艷玲

摘 要 新時代科學(xué)發(fā)展、經(jīng)濟(jì)發(fā)展與檔案工作息息相關(guān)，習(xí)近平總書記曾指出：“經(jīng)驗(yàn)得以總結(jié)，規(guī)律得以認(rèn)識，歷史得以延續(xù)，各項事業(yè)得以發(fā)展，都離不開檔案”。而要做好新時期檔案工作，必須要“堅持問題導(dǎo)向和改革精神，突出抓重點(diǎn)、補(bǔ)短板、強(qiáng)弱項，立足當(dāng)前、著眼長遠(yuǎn)，不斷提升檔案事業(yè)發(fā)展質(zhì)量和效益?！眹覚n案局局長李明華指出。這是廣大檔案工作者努力的目標(biāo)和方向。

關(guān)鍵詞 檔案 發(fā)展 導(dǎo)向

做好檔案工作，是新時期企事業(yè)發(fā)展的重要支撐和保障，而如何使檔案管理工作破除短板，由幕后到前臺，讓檔案發(fā)揮應(yīng)用的作用，體現(xiàn)檔案的真正價值和檔案管理人員的作為，這其實(shí)一直是困擾著廣大檔案工作者乃至企業(yè)科學(xué)發(fā)展的現(xiàn)狀之一。從目前來看，在企業(yè)內(nèi)部，要實(shí)現(xiàn)檔案管理由邊緣化向中心化轉(zhuǎn)移，仍然需要一段艱難的路要走?？s短目標(biāo)與現(xiàn)實(shí)的距離，首先應(yīng)該從思維方向上進(jìn)行轉(zhuǎn)變，從檔案工作的認(rèn)識角度上進(jìn)行改變，以問題為導(dǎo)向，積極查找短板，進(jìn)行缺陷思維，從存在問題分析入手，找到癥結(jié)所在，才能真正扭轉(zhuǎn)檔案管理的弱勢局面。

一、收集難，機(jī)構(gòu)設(shè)置存在缺陷

當(dāng)前，企業(yè)內(nèi)部機(jī)構(gòu)設(shè)置和分工十分明確，檔案部門作為獨(dú)立的管理機(jī)構(gòu)，基于庫存安全的考慮，不被一些機(jī)關(guān)重要部門所管轄，處于邊緣化狀態(tài)，這就脫離了重要信息資源的直接獲取渠道，檔案部門只能是被動狀態(tài)的索要，而使之坐冷板凳。一是執(zhí)行力不足，處于二三線位置，行使職權(quán)較弱。二是一些部門不是沒有檔案意識，而是本位主義思想過強(qiáng)，不愿意交出和全部交出檔案材料，而檔案部門人員被動，并非檔案材料和重要事件的參與者，又存在“坐享其成”之嫌。因此，這就直接造成庫存危機(jī)的“收集難”。

歸檔部門檔案意識不強(qiáng)，而檔案管理部門又有“吃現(xiàn)成”之嫌，其他部門缺乏對檔案管理部門的深入了解，仍然基于檔案是“看庫守攤”而已。首先，部門工作人員不能完全作到依法歸檔，其次，歸檔責(zé)任不能在每個部門工作人員的職責(zé)中體現(xiàn)，從而使歸檔工作不能達(dá)到全覆蓋。第三，檔案的宣傳力度和執(zhí)行力度欠缺，沒有從根本上解決歸檔齊全的問題。

二、利用難，各種權(quán)限設(shè)置缺陷

檔案資料多數(shù)是在檔案庫房深閨緊鎖，嚴(yán)格的查借閱制度，給部門歸檔積極性又打了折扣，或者部門在歸檔前先自行備份一套，不再到檔案部門查借閱，這就使得歸檔的檔案成為永久性地束之高閣，而不出自檔案管理部門的檔案，利用起來也會缺乏唯一真實(shí)可考性。國家推行檔案利用公開化平臺，顯然是個大的進(jìn)步，但就企業(yè)內(nèi)部暫不能作到全部公開化、信息化而言，應(yīng)該從考慮給部門歸檔人員優(yōu)先查檔的權(quán)力入手，或者查檔審批權(quán)限下放給歸檔部門，以增加歸檔人員的積極性，歸檔材料的真實(shí)性、齊全性、準(zhǔn)確性和完整性。

三、兩張皮，信息和檔案脫節(jié)缺陷

現(xiàn)如今，檔案信息化建設(shè)從某種程序上弱化了紙質(zhì)實(shí)體檔案的管理，由于進(jìn)度過快而缺乏監(jiān)督，造成一些上網(wǎng)的檔案信息失真，或者個人行為的修改，與實(shí)體檔案記錄不符，很難說數(shù)字信息化的檔案是實(shí)體檔案的真實(shí)反映。尤其突出表現(xiàn)在人事檔案，在人事信息部門和檔案管理部門不屬于同一機(jī)構(gòu)的前提下，人事信息的無可查考和人事檔案脫節(jié)，管理部門的被動提供利用，更別說想查詢?nèi)藛T為圖省事方便，真接從人事信息認(rèn)定，不再以實(shí)體人事檔案為證據(jù)和藍(lán)本，造成兩張皮現(xiàn)象，從而使實(shí)體檔案處于尷尬境地。

要保證檔案信息化的真實(shí)性和完整性，只有通過大量的原件掃描，非手動信息化的抄錄，是杜絕假檔案信息的直接手段和有效做法。

四、開發(fā)難，管理人員素質(zhì)缺陷

檔案最直接的受用者，應(yīng)該是檔案管理人員，檔案管理人員如果僅限于幫助別人查檔，尋找依據(jù)，僅為一時所用，那就大大失去了檔案保管的價值。有為才有位，檔案管理人員不僅要找得快，查得準(zhǔn)，還要跟蹤查檔效果，跟蹤檔案在實(shí)際生產(chǎn)經(jīng)營中解決的問題。檔案是軟資產(chǎn)，守著龐大資源，不能有效挖掘這個寶藏，只能是檔案管理人員的不作為或者是失職。

如何更有效的利用檔案資源，一方面，檔案管理人員要結(jié)合企業(yè)當(dāng)前的重點(diǎn)、難點(diǎn)，整合以往經(jīng)驗(yàn)材料，尋求重要事實(shí)數(shù)據(jù)，為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營提供可參考的信息。一方面，結(jié)合某項成果，綜合整理企業(yè)發(fā)展史，宣傳企業(yè)業(yè)績，樹立企業(yè)形象。真正改變“寂寞沙洲冷”的現(xiàn)狀，以正向思維，激勵檔案管理工作，由此給檔案的利用和檔案事業(yè)的發(fā)展提供加速器。

集團(tuán)公司檔案工作“十三五”規(guī)劃綱要，著重指出檔案工作應(yīng)輕整理、重利用，重在挖掘檔案的價值，而推出的E6檔案管理系統(tǒng)，是加速檔案成果轉(zhuǎn)化的快車道，將逐步融合OA、合同和生產(chǎn)管理系統(tǒng)，更加便于研究利用，為廣大檔案工作者和檔案利用者提供了快捷便利的檔案資訊平臺，使檔案管理工作出現(xiàn)了質(zhì)的飛躍。

中國石油集團(tuán)渤海鉆探工程有限公司成立以來，對檔案管理工作極為重視，建館立舍，同時在各二級單位明確經(jīng)理辦公室是檔案管理部門，并納入QHSE體系和內(nèi)控管理范疇，推行歸檔確認(rèn)制及備案制，從一定程度上推動了檔案管理工作的深入有序開展。集團(tuán)公司檔案管理系統(tǒng)正式運(yùn)行以來，渤海鉆探加快推進(jìn)，第五鉆井公司及時成立項目組，以普及推廣迅速、檔案數(shù)據(jù)上線快、內(nèi)容完整齊全、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，在渤海鉆探公司名列前茅，首批獲得A級管檔單位，連續(xù)獲得渤海鉆探檔案管理先進(jìn)單位。

參考文獻(xiàn)：

[1] 奮力開創(chuàng)全國檔案事業(yè)發(fā)展新局面[J].中國檔案報，2018：3229.