陳瑛

【摘要】高校都重視教學(xué)的效果，打造良好的高校口碑，殊不知在高校的學(xué)生管理之外，檔案的整理也十分重要，管理效率的高低，也在一定程度上影響到各項工作的順利開展。本文主要對目前辦公室管理工作中存在的問題進(jìn)行簡要分析，探索高校辦公室檔案管理工作的優(yōu)化措施。希望提高對高校辦公室檔案管理工作的重視程度，優(yōu)化高校辦公室檔案管理工作質(zhì)量，推動高校教育與管理事業(yè)健康發(fā)展。

【關(guān)鍵詞】高校辦公室;檔案管理;存在問題;優(yōu)化措施

隨著社會的發(fā)展和進(jìn)步，辦公室管理各部門之間的職責(zé)更趨于細(xì)分化，檔案管理工作的規(guī)范化發(fā)展十分重要，辦公室的工作就是連接學(xué)校和學(xué)生的紐帶，也是高校快速發(fā)展的強大后方，新時代，高校辦公室更應(yīng)該發(fā)揮帶頭作用，不斷提高辦公質(zhì)量，保證學(xué)校各項工作有效運轉(zhuǎn)。

一、辦公室檔案管理常見問題

（一）高校領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作重視程度不夠。對于人員檔案工作這些后方工作，雖然不出彩，卻不可或缺，但是檔案工作沒有被納入高?？己梭w系中，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對于科研成果和學(xué)術(shù)研究十分重視，而對檔案管理工作重視程度低，導(dǎo)致各方面支持不夠，同時檔案管理工作者意識薄弱，沒能意識到檔案管理工作的重要性，其管理工作發(fā)展規(guī)劃缺乏規(guī)范性、全面性與深入性，甚至因為領(lǐng)導(dǎo)不重視而放松自己的工作標(biāo)準(zhǔn)，從而造成檔案管理工作的實效性缺失，影響到高校整體工作的開展。

（二）檔案管理工作人員能力不足。正因為高校領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理不重視，所以在招聘員工的時候，并沒有嚴(yán)格的要求，另外由于高校的行政管理部門多是“認(rèn)親唯賢”許多管理者工作者能力不強，水平不能滿足實際工作要求。還有的人手資金不夠，兼任檔案管理工作，他們都缺乏檔案管理的相關(guān)經(jīng)驗，更不用說專門的學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，所以導(dǎo)致檔案管理工作混亂，工作效率低。

（三）檔案管理工作方式僵化。隨著科技的發(fā)展，我們已經(jīng)進(jìn)入互聯(lián)網(wǎng)時代，但是許多地方的管理方式還是手寫和紙質(zhì)檔案的收藏，這造成了存儲工作不完善，極大地降低了辦事效率，同樣也造成了資源浪費。另外，檔案管理工作需要多個部門的協(xié)助，但是在檔案的創(chuàng)辦組檔中，每個步驟都需要走繁瑣的程序，這讓復(fù)雜的管理工作變得更加繁瑣，不利于實際工作的有效開展。

（四）基礎(chǔ)設(shè)施較差，防范意識薄弱。檔案工作沒有納入高?？己梭w系中，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對于科研成果和學(xué)術(shù)研究十分重視，所以學(xué)校的資金也有所偏重，導(dǎo)致許多高校的檔案管理室沒有消防、保衛(wèi)、溫濕度控制等設(shè)備，有可能造成高校檔案資料損壞，另外投入資金不足也會造成軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施得不到有效的維修與養(yǎng)護(hù)，就會給不法分子可乘之機(jī)，技術(shù)水平不足阻擋黑客襲擊，就會導(dǎo)致檔案信息資料泄露。

三、新時期高校辦公室檔案管理工作的優(yōu)化措施

（一）管理者需要重視辦公室檔案管理工作。檔案管理工作是高校管理工作的一部分，將檔案管理工作融入學(xué)校發(fā)展規(guī)劃中，領(lǐng)導(dǎo)需定期去視察并指導(dǎo)工作，加強檔案管理的監(jiān)督工作，以提升檔案管理人員對于自身工作的責(zé)任感。另外要設(shè)立專門的檔案管理工作崗，具體明確每個人的工作責(zé)任，使辦公室檔案管理工作定期得到考核與督察，以促進(jìn)檔案管理工作的健康開展。

（二）招聘專業(yè)檔案管理人才。檔案管理工作是一個繁瑣復(fù)雜的工作，需要有專業(yè)的人員來操作，我們應(yīng)該嚴(yán)格規(guī)定招聘標(biāo)準(zhǔn)，同時也要對員工進(jìn)行專業(yè)知識的培訓(xùn)。組織他們定期開展會議，談?wù)搯栴}，解決問題，可以派骨干人員去別的高校學(xué)習(xí)檔案管理經(jīng)驗，另外檔案管理人員也要切實做好機(jī)密文件的管理工作，保證檔案的安全性。

（三）檔案材料的全網(wǎng)信息化管理。隨著時代的發(fā)展科技的進(jìn)步，我們應(yīng)該與時俱進(jìn)，對于常見的會議記錄與決策、人事資料、重要電話記錄、重要圖片以及帶有實用價值的文書稿件等，我們需要妥善保存，管理人員對檔案只需要檢索與查閱信息就可快捷查找資料。同樣，高校信息資源各部門人員也可以通過登錄網(wǎng)址的方式直接共享檔案信息，我們實現(xiàn)電子化管理可以替代人工避免實際工作中出現(xiàn)的問題。電子化管理把紙質(zhì)文件、聲像文件這些傳統(tǒng)文件轉(zhuǎn)型為電子檔案，這樣可以減少資源浪費和不方便查找等問題。另外各個單位應(yīng)該通力合作，積極協(xié)調(diào)內(nèi)部關(guān)系，努力加強高校檔案管理的信息化建設(shè)。

（四）加大現(xiàn)代化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。對于檔案管理工作我們應(yīng)該加大資金投入，配置現(xiàn)代化的檔案設(shè)施，在高校的檔案管理教室配備消防、保衛(wèi)、溫濕度控制等設(shè)備，并定時檢查，同樣招聘專業(yè)的技術(shù)維修人員，定時對軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施進(jìn)行有效的維修與養(yǎng)護(hù)，加強電腦防護(hù)墻的建設(shè)，防止不法分子竊取資料。

四、結(jié)論

我們必須重視檔案管理工作，檔案管理工作需要多個部門的協(xié)助，我們要積極加強辦公室檔案管理工作的合理化利用，努力實現(xiàn)信息化與數(shù)字化管理，加大資金投入力度，落實基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)工作，同時加強管理工作者的相關(guān)專業(yè)的培訓(xùn)，提高其專業(yè)技能和相關(guān)的知識。進(jìn)一步完善檔案管理制度，確保檔案管理制度得以規(guī)范化發(fā)展。辦公室的工作是連接學(xué)校和學(xué)生的紐帶，也是高?？焖侔l(fā)展的強大后方，新時代，高校辦公室更應(yīng)該發(fā)揮帶頭作用，不斷提高辦公質(zhì)量，保證學(xué)校各項工作的有效運轉(zhuǎn)。

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