楊娜

摘 要：企業(yè)檔案是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理和科技創(chuàng)新研發(fā)的歷史記載，主要包括文書(shū)檔案、人事檔案、會(huì)計(jì)檔案、工程技術(shù)檔案等。在這些檔案中，工程技術(shù)檔案與文書(shū)檔案所占比重較大，但是二者之間又存在很多不同之處。本文基于筆者多年從事企業(yè)檔案管理的實(shí)踐，對(duì)現(xiàn)階段企業(yè)檔案管理存在的問(wèn)題與如何規(guī)范管理，以及文書(shū)檔案和工程檔案管理新方法進(jìn)行探討，供業(yè)界參考。

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案管理；問(wèn)題與對(duì)策；歸檔方法

企業(yè)檔案是非常重要的信息資源，是一個(gè)企業(yè)寶貴的精神和物質(zhì)財(cái)富，是歷史經(jīng)驗(yàn)的積累與見(jiàn)證，用得好它就是一座金礦。而檔案工作是企業(yè)生存發(fā)展的管理基礎(chǔ)，企業(yè)檔案工作貫穿于整個(gè)企業(yè)內(nèi)部控制，是企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)情報(bào)工作的基礎(chǔ)，是企業(yè)可持續(xù)發(fā)展的動(dòng)力和源泉。目前企業(yè)檔案管理水平亟待提高，針對(duì)企業(yè)檔案管理，本文從以下幾個(gè)關(guān)鍵的方面進(jìn)行探討。

1 企業(yè)檔案管理發(fā)展現(xiàn)狀

改革開(kāi)放以來(lái)我國(guó)經(jīng)濟(jì)發(fā)展突飛猛進(jìn)，在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下，檔案管理對(duì)企業(yè)具有新的重要意義，但是檔案管理工作長(zhǎng)期滯后，不能有效提高企業(yè)在激烈市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)中的競(jìng)爭(zhēng)力。我國(guó)企業(yè)檔案管理水平發(fā)展參差不齊，主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：國(guó)有企業(yè)檔案管理普遍比民企好一些，國(guó)企有良好的基礎(chǔ)，在一定程度上參照了國(guó)家機(jī)關(guān)事業(yè)單位的管理方式，一般能得到檔案局的監(jiān)督和指導(dǎo)，而民企大多數(shù)處于起步階段，有些甚至沒(méi)有真正意義上的檔案工作。大型企業(yè)比中小型企業(yè)做的好，往往越是大型企業(yè)，檔案管理的水平越能體現(xiàn)出一個(gè)企業(yè)的管理水平，企業(yè)越大，行為越復(fù)雜，產(chǎn)生的文件越多，檔案管理的重要性就體現(xiàn)的越明顯，而小型企業(yè)往往重視的是市場(chǎng)和生產(chǎn)，檔案工作還未引起領(lǐng)導(dǎo)者的重視。而小部分成功的民營(yíng)企業(yè)檔案管理也能達(dá)到領(lǐng)先水平，這與領(lǐng)導(dǎo)者的關(guān)注不無(wú)關(guān)系。

2 企業(yè)檔案管理存在的問(wèn)題

2.1 體制機(jī)制運(yùn)轉(zhuǎn)不暢

企業(yè)改制后，檔案工作弱化、邊緣化跡象明顯，項(xiàng)目檔案的管理體制機(jī)制運(yùn)轉(zhuǎn)不暢。一是由集團(tuán)公司統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，按照項(xiàng)目管理權(quán)限分級(jí)管理，采用“統(tǒng)一制度、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一要求、統(tǒng)一內(nèi)容”，進(jìn)行統(tǒng)一驗(yàn)收的管理體制受到?jīng)_擊。二是以垂直管理為主的體制，造成地方檔案局對(duì)央企項(xiàng)目檔案工作指導(dǎo)不夠。三是由各級(jí)分公司檔案館組織協(xié)調(diào)項(xiàng)目檔案管理的運(yùn)行機(jī)制也難以為繼。

2.2 管理制度執(zhí)行困難

項(xiàng)目檔案管理制度是依法依規(guī)治檔的基礎(chǔ)，但有制不遵、隨心所欲、各自為政現(xiàn)象比較突出。其原因主要有，國(guó)家有關(guān)項(xiàng)目檔案的管理制度，未進(jìn)行本地化；行業(yè)項(xiàng)目檔案管理制度更新滯后，無(wú)法與技術(shù)發(fā)展相適應(yīng)；參建單位遵循的管理制度兼容性差，標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一；項(xiàng)目建設(shè)單位和參建單位檔案意識(shí)不強(qiáng)，項(xiàng)目建設(shè)重質(zhì)量、進(jìn)度和投資管理，輕檔案管理。

2.3 人員配置難堪重任

檔案人員專業(yè)化是檔案管理現(xiàn)代化的標(biāo)志之一，項(xiàng)目檔案管理人才是支撐項(xiàng)目檔案實(shí)現(xiàn)“完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全”管理的基礎(chǔ)和前提。目前項(xiàng)目檔案人員配置存在四大不足：一是業(yè)務(wù)素質(zhì)不高，缺乏良好的專業(yè)素養(yǎng)；二是人員更換頻繁，隊(duì)伍不穩(wěn)定；三是責(zé)任感激發(fā)困難，崗位與薪酬低于其他專業(yè)技術(shù)人員，責(zé)權(quán)利不匹配；四是話語(yǔ)權(quán)較弱，在項(xiàng)目管理中處于弱勢(shì)地位。

3 企業(yè)檔案的規(guī)范管理

3.1 做好公文制發(fā)，是檔案規(guī)范管理的首要條件

檔案是由承辦完畢的文件直接轉(zhuǎn)化來(lái)的，公文制發(fā)得怎樣，不僅決定公文本身的質(zhì)量，而且影響日后檔案的質(zhì)量。因此，規(guī)范檔案管理要首先從公文制發(fā)做起：用紙的質(zhì)量要好，幅面尺寸符合規(guī)定；橫排橫寫(xiě)，左側(cè)裝訂；簽發(fā)手續(xù)齊全，審批權(quán)限正確；字跡牢固清晰，未使用易褪色的墨水；文種合理，格式規(guī)范；落款明確，日期無(wú)誤，等等。在這一系列過(guò)程中，檔案管理工作者雖不直接參與公文制作，但負(fù)有監(jiān)督、查驗(yàn)、建議的權(quán)利，及時(shí)發(fā)現(xiàn)公文制作中的質(zhì)量問(wèn)題，為文書(shū)檔案管理規(guī)范化奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

3.2 加強(qiáng)檔案工作培訓(xùn)，全員增強(qiáng)檔案意識(shí)

不僅檔案工作者要對(duì)檔案管理有專業(yè)系統(tǒng)的知識(shí)，更要加強(qiáng)管理層、企業(yè)員工的檔案意識(shí)，不僅要對(duì)檔案工作者進(jìn)行定期培訓(xùn)學(xué)習(xí)，而且全員都要學(xué)習(xí)，檔案工作者要不斷學(xué)習(xí)的是檔案管理的工作方法，全員要學(xué)習(xí)的是公司檔案制度文件，每位員工都要清楚自己在檔案工作中的責(zé)任。只有通過(guò)學(xué)習(xí)，才能提高全員的檔案素養(yǎng)，才能創(chuàng)新工作方法，否則只能按照舊方法故步自封。另外，給檔案工作者建立晉升機(jī)制是穩(wěn)住檔案建設(shè)的有力措施，是給檔案工作者自發(fā)積極探索學(xué)習(xí)做好檔案管理的一劑良藥。

3.3 結(jié)合現(xiàn)代信息技術(shù)創(chuàng)新企業(yè)檔案管理工作

普通電腦軟件的信息收集與處理能力已經(jīng)不能適應(yīng)新常態(tài)下的企業(yè)檔案管理需求，檔案管理應(yīng)該及時(shí)進(jìn)行信息技術(shù)革新才能保證檔案管理工作效率。企業(yè)可以將計(jì)算機(jī)、掃描儀等現(xiàn)代設(shè)備進(jìn)入檔案管理系統(tǒng)，讓公司報(bào)表、文字檔案能夠高效轉(zhuǎn)化為可視化電腦數(shù)據(jù)，能夠減少人工數(shù)據(jù)抄錄可能出現(xiàn)的紕漏。大型企業(yè)可以與軟件公司合作開(kāi)發(fā)自身檔案管理操作系統(tǒng)，在軟件設(shè)計(jì)時(shí)充分考慮本企業(yè)檔案特點(diǎn)實(shí)行個(gè)性化設(shè)計(jì)，保證檔案系統(tǒng)能夠?yàn)槠髽I(yè)其他系統(tǒng)提供穩(wěn)定、高效的檔案信息，公司還應(yīng)該做好檔案管理系統(tǒng)的信息安全工作，防止外部人員鉆空子盜取企業(yè)內(nèi)部信息。利用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)與企業(yè)經(jīng)營(yíng)決策系統(tǒng)協(xié)同互動(dòng)，提升企業(yè)管理經(jīng)營(yíng)科學(xué)性與正確性，實(shí)現(xiàn)企業(yè)現(xiàn)代化創(chuàng)新管理。

4 企業(yè)文書(shū)檔案與工程檔案歸檔整理新方法

4.1 收集檔案資料

上呈下傳形成的企業(yè)文件資料往往會(huì)在各部門(mén)之間傳閱，在傳閱過(guò)程中，如果沒(méi)有對(duì)文件資料進(jìn)行有效監(jiān)管保存，往往會(huì)導(dǎo)致文件遺失或出現(xiàn)不合理的流動(dòng)，對(duì)企業(yè)的文書(shū)檔案收集整理產(chǎn)生不良影響。因此前提條件就是確保檔案的完整性，保證有完好的檔案才可以進(jìn)行有序的分類保存，為今后的運(yùn)用和查閱提供保證。特別是企業(yè)會(huì)議記錄以及人事變化和相關(guān)統(tǒng)計(jì)報(bào)表等，更是企業(yè)需要重點(diǎn)歸檔整理的檔案材料。對(duì)于一些領(lǐng)導(dǎo)和業(yè)務(wù)部門(mén)仍在使用的文件，可以使用復(fù)印件而將原件妥善保存。通過(guò)使用復(fù)印件，能夠有效防止文件丟失或者發(fā)生損壞現(xiàn)象。

4.2 文件分類、排列

企業(yè)在不斷發(fā)展進(jìn)程中，形成的文件資料越來(lái)越多，而且呈多樣化發(fā)展。很多企業(yè)在對(duì)文件資料的整理上堅(jiān)持“誰(shuí)形成、誰(shuí)整理”的原則，文件資料在哪個(gè)部門(mén)形成則需要由哪個(gè)部門(mén)進(jìn)行整理，而且對(duì)每個(gè)部門(mén)的歸檔責(zé)任也有明確規(guī)定。在新《規(guī)則》中，則要求通過(guò)三級(jí)分類的方法進(jìn)行分類。而在歸檔文件排列過(guò)程中，則應(yīng)該根據(jù)新《規(guī)則》中“按時(shí)間結(jié)合事由排列”的要求，在對(duì)文檔進(jìn)行整理時(shí)不再以文檔重要性原則作為衡量的標(biāo)準(zhǔn)。

5 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，為使企業(yè)在新一輪的改革重組中有效的參與市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)，實(shí)現(xiàn)企業(yè)自我發(fā)展和經(jīng)濟(jì)效益的最大化，必須加快企業(yè)檔案管理工作信息化改革與隊(duì)伍建設(shè)，讓企業(yè)檔案管理工作為企業(yè)創(chuàng)新改革更好服務(wù)。因此檔案管理體制改革的重要性也自然不言而喻。隨著社會(huì)的發(fā)展以及經(jīng)濟(jì)體制的逐漸完善，過(guò)去的檔案管理體制已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能夠適應(yīng)當(dāng)前發(fā)展的需求，因此檔案管理體制改革勢(shì)在必行。只有這樣，才能夠使得檔案管理體制能夠緊跟時(shí)代步伐，真正地為社會(huì)服務(wù)，成為我國(guó)經(jīng)濟(jì)、社會(huì)發(fā)展的強(qiáng)有力保障。

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