金碧蓮

摘 要：伴隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)發(fā)展速度的不斷增加和人民生活水平的穩(wěn)步前進(jìn)，檔案的作用在實(shí)際生活中越來(lái)越顯現(xiàn)出來(lái)，衛(wèi)生和計(jì)劃生育委員會(huì)是執(zhí)行計(jì)劃生育這個(gè)基本國(guó)策的重要部門，其發(fā)展也不斷的實(shí)現(xiàn)了規(guī)范化和科學(xué)化，其中檔案管理實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化是衛(wèi)生和計(jì)劃生育委員會(huì)在工作過(guò)程中的一個(gè)巨大提升和進(jìn)步，通過(guò)實(shí)現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理，可以緩解諸多不利因素造成的影響，促進(jìn)衛(wèi)生和計(jì)劃生育委員會(huì)的可持續(xù)發(fā)展。

關(guān)鍵詞：衛(wèi)生計(jì)生；檔案管理；思考

在當(dāng)前這個(gè)階段，衛(wèi)生和計(jì)劃生育委員會(huì)的檔案管理工作逐步實(shí)現(xiàn)了現(xiàn)代化，在這樣的趨勢(shì)下，一方面能夠讓檔案的時(shí)效性得到顯著的提升，另一方面有效的讓衛(wèi)生和計(jì)劃生育委員會(huì)的工作效率得以保障，可謂一舉兩得，基于以上的原因，本文結(jié)合筆者多年的工作實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，對(duì)衛(wèi)生和計(jì)劃生育委員會(huì)檔案管理現(xiàn)代化的趨勢(shì)進(jìn)行了有效的分析和思考，并提出了自己的看法和觀點(diǎn)，通過(guò)與各位進(jìn)行分享，希望能夠給廣大的同行帶來(lái)一些幫助和指導(dǎo)，以此來(lái)促進(jìn)我國(guó)衛(wèi)生事業(yè)的發(fā)展。

1 檔案管理工作中存在的問(wèn)題

1）重視程度不足。對(duì)檔案管理工作重視程度不足是當(dāng)前普遍存在的現(xiàn)象，不管是領(lǐng)導(dǎo)層還是一線的工作人員，對(duì)檔案管理的認(rèn)知還是停留在傳統(tǒng)的狀態(tài)，認(rèn)為檔案管理工作就是簡(jiǎn)單的對(duì)檔案進(jìn)行保管，在需要的時(shí)候能調(diào)出所需的檔案即可。這種認(rèn)知嚴(yán)重影響了檔案管理工作的發(fā)展，沒有充分的發(fā)揮出檔案管理的意義。

2）檔案管理制度不健全。雖然我國(guó)《檔案法》已經(jīng)實(shí)施了一段時(shí)間，檔案管理工作在一定程度上有了提升，但是大部分衛(wèi)生計(jì)生委員會(huì)都未制定詳細(xì)的管理制度，這種制度的不健全導(dǎo)致工作人員在開展工作的時(shí)候缺乏依照，而且制度的不健全也使檔案管理工作缺乏約束性，導(dǎo)致其他部門不能更好的配合檔案管理工作。同時(shí)，因?yàn)楣芾碇贫鹊牟唤∪?，在出現(xiàn)問(wèn)題的時(shí)候，往往不能責(zé)任到人，發(fā)生相互推諉的情況[1]。

3）工作人員能力不強(qiáng)。在我國(guó)不少衛(wèi)生計(jì)生委員會(huì)中，進(jìn)行檔案管理工作的人員大多數(shù)都是那些已經(jīng)快要退休的工作人員，這些人員缺少系統(tǒng)的管理知識(shí)，使得雖然檔案在他們的管理之下，盡管能夠做到不丟失，但是在尋找資料的時(shí)候，往往會(huì)因?yàn)槟芰?wèn)題和檔案管理不系統(tǒng)，導(dǎo)致檔案非常難以查找。另外，檔案管理這個(gè)職位大多數(shù)情況下沒有固定的人員，這就使得在進(jìn)行工作交接的過(guò)程中，可能會(huì)出現(xiàn)各種突發(fā)狀況，造成檔案丟失等問(wèn)題。

4）硬件設(shè)施薄弱，管理手段落后。當(dāng)前，不少衛(wèi)生計(jì)生委員會(huì)在開展檔案管理工作時(shí)，仍采用傳統(tǒng)的人工錄入方式進(jìn)行檔案信息的錄入，缺乏對(duì)現(xiàn)代信息技術(shù)的運(yùn)用，從而消耗大量的時(shí)間和精力，而且還不能保證錄入信息的準(zhǔn)確性，在今后進(jìn)行查閱時(shí)也不能做到有效性。主要原因就是領(lǐng)導(dǎo)層對(duì)檔案管理工作的重要性缺乏認(rèn)識(shí)，缺乏有效的管理手段和資金、設(shè)備上的支持，大部分的檔案室都較為狹小，防潮、防腐、防蟲、防火等工作都沒有到位，從而嚴(yán)重影響了檔案的保存[2]。

2 衛(wèi)生計(jì)生檔案管理的對(duì)策措施

1）加強(qiáng)衛(wèi)生執(zhí)法檔案管理。衛(wèi)生計(jì)生執(zhí)法檔案管理要求準(zhǔn)確、完整，所有適用于衛(wèi)生執(zhí)法工作的檔案材料都必須要經(jīng)過(guò)檔案信息資源的篩選整理，進(jìn)而加工之后發(fā)揮出價(jià)值。我們要重視執(zhí)法檔案的完整性和正確性，力求分類明確、歸檔規(guī)范、組卷合理。針對(duì)年代較為久遠(yuǎn)的檔案材料，部分存在缺卷或者紙張老化、書寫材料不符合規(guī)范要求、檔案損壞或字跡模糊的問(wèn)題，必須要第一時(shí)間進(jìn)行搶救，部分具有價(jià)值的執(zhí)法檔案材料要進(jìn)行信息化轉(zhuǎn)化，同時(shí)做好保存工作。此外，部分衛(wèi)生執(zhí)法檔案材料在很長(zhǎng)的時(shí)間內(nèi)都能夠發(fā)揮出重要價(jià)值，所以在進(jìn)行歸檔整理的過(guò)程中應(yīng)當(dāng)堅(jiān)持廣泛利用和長(zhǎng)久保存相結(jié)合的原則，實(shí)現(xiàn)檔案利用和保護(hù)工作相互促進(jìn)，從而符合衛(wèi)生計(jì)生執(zhí)法工作的實(shí)際需要[3]。

2）不斷完善相關(guān)管理制度。唯有完善的管理制度才能夠保證檔案管理工作的有序開展，結(jié)合筆者多年實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，衛(wèi)生計(jì)生檔案管理制度應(yīng)當(dāng)包含下面幾部分內(nèi)容：對(duì)檔案管理人員實(shí)施月度、季度、年度考評(píng)機(jī)制，計(jì)生檔案的收集、整理以及保存工作必須規(guī)范有序，嚴(yán)格按照上級(jí)業(yè)務(wù)部門的要求和標(biāo)準(zhǔn)實(shí)施操作；建立定期談話制度，檔案管理工作人員應(yīng)當(dāng)定期對(duì)各科室負(fù)責(zé)人進(jìn)行溝通，從而取得工作主動(dòng)權(quán)；建立衛(wèi)生計(jì)生項(xiàng)目登記制度，為各級(jí)衛(wèi)生計(jì)生辦公室和醫(yī)療保健相關(guān)機(jī)構(gòu)制作檢查登記表，收集完整的一手資料；推行檔案收集整理時(shí)限機(jī)制，要求檔案管理人員在每天下班之前應(yīng)當(dāng)對(duì)各個(gè)科室、部門的資料進(jìn)行匯總，每月對(duì)檔案收集整理和歸檔情況進(jìn)行匯報(bào)等。

3）加強(qiáng)檔案人員隊(duì)伍建設(shè)。21世紀(jì)已經(jīng)進(jìn)入信息時(shí)代，衛(wèi)生計(jì)生檔案管理的信息化建設(shè)也逐漸推進(jìn)，這不僅要求檔案管理人員必須要具備豐富的專業(yè)知識(shí)，同時(shí)還應(yīng)掌握一定的計(jì)算機(jī)操作技能。所以我們應(yīng)當(dāng)鼓勵(lì)支持檔案管理人員積極參與培訓(xùn)學(xué)習(xí)，定期開展培訓(xùn)講座會(huì)議，努力提升在職檔案工作者的綜合能力，同時(shí)幫助他們樹立現(xiàn)代化、信息化的檔案管理理念[4]。在組織進(jìn)行培訓(xùn)教育的過(guò)程中必須要選擇多樣化的培訓(xùn)方式，構(gòu)建立體化的培訓(xùn)模式，力求培訓(xùn)工作的針對(duì)性與時(shí)效性。此外，還應(yīng)進(jìn)一步強(qiáng)化衛(wèi)生計(jì)生檔案工作者的圖書館學(xué)與情報(bào)學(xué)等關(guān)聯(lián)學(xué)科知識(shí)，讓他們能夠主動(dòng)地投入到檔案管理研究工作中來(lái)，清楚地認(rèn)識(shí)和了解檔案管理工作的現(xiàn)狀與發(fā)展趨勢(shì)，更新其知識(shí)結(jié)構(gòu)體系。

4）加快檔案數(shù)字化建設(shè)。隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，要求檔案管理工作要進(jìn)行有效的創(chuàng)新，檔案信息化和數(shù)字化的建設(shè)是時(shí)代發(fā)展的必然趨勢(shì)，因此，衛(wèi)生計(jì)生要加快檔案數(shù)字化的建設(shè)。首先要確保紙質(zhì)檔案與電子檔案的一致性，在進(jìn)行電子檔案錄入時(shí)，要求工作人員必須做到細(xì)心、負(fù)責(zé)，對(duì)錄入的電子檔案進(jìn)行檢驗(yàn)，以避免出現(xiàn)檔案有誤的情況，為今后的工作減少不必要的麻煩。檔案數(shù)字化的建設(shè)要適應(yīng)本單位的實(shí)際情況，不能盲目的開展，而是要借助信息化技術(shù)，對(duì)檔案管理工作中存在的弊端進(jìn)行改革，從而促進(jìn)檔案管理與本單位共同發(fā)展[5]。

5）實(shí)施檔案科學(xué)化管理。衛(wèi)生計(jì)生檔案管理人員必須定期對(duì)收集的檔案實(shí)施科學(xué)規(guī)范的歸檔整理。為確保檔案管理質(zhì)量和效率，實(shí)現(xiàn)檔案類目規(guī)范設(shè)置的要求，我們應(yīng)當(dāng)努力做好下面幾方面的工作：第一是科學(xué)設(shè)置檔案類目；第二是推行定期整理歸檔機(jī)制；第三是貫徹落實(shí)衛(wèi)生計(jì)生檔案管理工作檢查制度；第四是檔案人員要樹立依法治檔意識(shí)，落實(shí)檔案歸檔利用相關(guān)規(guī)范，保證檔案材料的準(zhǔn)確性與完善性；第五是開展好年度檔案收集整理工作。綜上所述，如果衛(wèi)生計(jì)生檔案管理工作混亂，必然會(huì)導(dǎo)致衛(wèi)生計(jì)生各項(xiàng)工作受到影響。推行科學(xué)化規(guī)范化的管理方式，可以保證各項(xiàng)工作的有序開展，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題之后能夠第一時(shí)間排查解決，實(shí)現(xiàn)衛(wèi)生計(jì)生檔案管理的制度化、規(guī)范化。

3 結(jié)語(yǔ)

隨著近年來(lái)我國(guó)檔案事業(yè)的飛速發(fā)展，對(duì)衛(wèi)生計(jì)生檔案管理工作也提出了更多的要求，這成為了每一名檔案管理人員必須深入研究的課題。而檔案管理模式的創(chuàng)新與改革在于認(rèn)清當(dāng)前衛(wèi)生計(jì)生檔案管理工作存在的問(wèn)題，采取有針對(duì)性的解決措施才能夠讓檔案管理工作順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的要求，滿足衛(wèi)生計(jì)生工作的實(shí)際需要。我們要認(rèn)識(shí)到，檔案管理工作的創(chuàng)新是一項(xiàng)長(zhǎng)期性系統(tǒng)性的工程，檔案管理改革還有很長(zhǎng)的路要走，只有不斷努力才能夠發(fā)揮出檔案材料的價(jià)值與優(yōu)勢(shì)。

參考文獻(xiàn)

[1]茅清.規(guī)范基層衛(wèi)生計(jì)生檔案管理[N].中國(guó)人口報(bào)，2018-10-12（003）

[2]明晶.加強(qiáng)檔案管理助力衛(wèi)生健康事業(yè)發(fā)展[J].山東檔案，2018（03）：43-44

[3]劉發(fā)權(quán).對(duì)衛(wèi)生和計(jì)劃生育檔案工作的幾點(diǎn)思考[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017（11）：130

[4]姚彩霞.做好衛(wèi)生計(jì)生醫(yī)療機(jī)構(gòu)檔案管理的幾點(diǎn)思考[N].中國(guó)人口報(bào)，2017-02-16（003）

[5]陳素英.關(guān)于衛(wèi)生計(jì)生檔案管理的幾點(diǎn)思考[J].辦公室業(yè)務(wù)，2016（10）：149