皮序宇

摘 要：文書(shū)檔案管理在管理方面具備較強(qiáng)的專(zhuān)業(yè)性，在檔案管理過(guò)程中要求管理方面應(yīng)該不斷提高檔案管理的保密性，同時(shí)在檔案管理過(guò)程中應(yīng)該遵守相關(guān)政策和法律法規(guī)。在經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平不斷提高的當(dāng)前形勢(shì)下，相應(yīng)產(chǎn)生的文書(shū)檔案管理工作要求需不斷提高，基于文書(shū)檔案管理中存在的問(wèn)題，應(yīng)該加強(qiáng)解決對(duì)策的研究，以此促進(jìn)文書(shū)檔案管理工作更加規(guī)范化的開(kāi)展。

關(guān)鍵詞：文書(shū)檔案；管理缺失；對(duì)策探析

文書(shū)檔案管理工作是機(jī)關(guān)事業(yè)單位在開(kāi)展行政工作時(shí)重要的工作內(nèi)容，文書(shū)管理由記錄的文書(shū)內(nèi)容轉(zhuǎn)化而來(lái)的部分記錄資料統(tǒng)稱(chēng)為檔案。在檔案管理中，主要包含一些決議、指示、命令、通知、會(huì)議記錄紀(jì)要、工作成果總結(jié)、科研成果等的內(nèi)容。在機(jī)關(guān)事業(yè)單位中行政管理工作的開(kāi)展情況，從文書(shū)檔案管理的水平就可以看出來(lái)，同時(shí)在文書(shū)檔案管理中，工作開(kāi)展情況的收集整理及質(zhì)量高低直接關(guān)系到所記錄檔案的完整性和全面性。因此，對(duì)于文書(shū)檔案管理工作中出現(xiàn)的問(wèn)題應(yīng)該加強(qiáng)重視和解決方案的研究探析。

1 文書(shū)檔案管理中存在的缺失

1.1 事業(yè)機(jī)構(gòu)行政管理文書(shū)記錄和檔案管理聯(lián)系不緊密

在檔案管理中文書(shū)工作和檔案管理之間應(yīng)該形成密切的聯(lián)系。檔案和文書(shū)之間各自所起到的功能應(yīng)該有互相區(qū)分的部分，同時(shí)又能顯示出各自管理開(kāi)展的特點(diǎn)，通過(guò)二者之間形成密切的配合，使得文書(shū)檔案管理水平和質(zhì)量達(dá)到新的要求。在事業(yè)機(jī)構(gòu)行政管理工作中既要保持好檔案文書(shū)記錄工作和檔案管理間的配合，又要形成獨(dú)立的分工管理，在實(shí)際的事業(yè)行政單位中對(duì)于檔案文書(shū)管理，普遍采用的是分模塊式的管理。在管理過(guò)程中，文書(shū)記錄管理和檔案管理之間明顯會(huì)產(chǎn)生割裂的現(xiàn)象。在文書(shū)檔案管理中由于這種工作模式的采用使兩大管理工作體系分工嚴(yán)謹(jǐn)明確，但是從另一方面來(lái)看拉開(kāi)了文書(shū)記錄與檔案管理之間的聯(lián)系，導(dǎo)致在事業(yè)單位檔案管理中文書(shū)和檔案之間轉(zhuǎn)換銜接出現(xiàn)問(wèn)題。

1.2 檔案管理缺乏足夠認(rèn)識(shí)，管理力度不足

在事業(yè)單位行政管理工作中，檔案管理在事業(yè)機(jī)構(gòu)做出重大調(diào)整和戰(zhàn)略決策時(shí)，才能夠發(fā)揮出其應(yīng)該有的作用。在事業(yè)機(jī)構(gòu)行政工作中日常管理工作開(kāi)展與文書(shū)檔案管理之間的關(guān)系聯(lián)系性一般。因此在行政工作日常開(kāi)展過(guò)程中，對(duì)于文書(shū)檔案管理就會(huì)出現(xiàn)不重視檔案管理的價(jià)值。在管理工作中開(kāi)展管理工作積極性和工作力度不足的問(wèn)題普遍存在。同時(shí)，受到文書(shū)檔案管理工作功能性的限制導(dǎo)致在管理工作中對(duì)于應(yīng)該實(shí)施的管理流程進(jìn)行簡(jiǎn)化，同時(shí)在管理認(rèn)識(shí)上認(rèn)為檔案管理是一項(xiàng)簡(jiǎn)單而且作用不大的工作。因此，在事業(yè)單位行政管理中，對(duì)于文書(shū)檔案管理資金的投入和管理基礎(chǔ)設(shè)施的發(fā)展也不會(huì)特別重視資金的投入。同時(shí)，在文書(shū)檔案管理中往往會(huì)出現(xiàn)這樣的錯(cuò)誤認(rèn)識(shí)：在管理工作中通過(guò)投入資金和人力資源，加強(qiáng)文書(shū)檔案的管理也不會(huì)發(fā)揮出特別明顯的作用。這樣就會(huì)形成錯(cuò)誤的管理意識(shí)，對(duì)于事業(yè)機(jī)構(gòu)行政管理中文書(shū)檔案管理不能夠創(chuàng)造直接價(jià)值，對(duì)提高事業(yè)機(jī)構(gòu)的經(jīng)濟(jì)效益不會(huì)產(chǎn)生實(shí)質(zhì)性影響的認(rèn)識(shí)。因此受到錯(cuò)誤管理工作意識(shí)的影響，在事業(yè)單位文書(shū)管理工作中只要求相關(guān)檔案管理人員做好檔案維護(hù)和保管，在需要調(diào)用的時(shí)候能夠及時(shí)調(diào)取即可。在檔案文書(shū)管理中雖然在口頭工作安排上加強(qiáng)了對(duì)管理工作的重視，但是在實(shí)際檔案管理開(kāi)展過(guò)程中并未將加強(qiáng)管理的措施應(yīng)用到實(shí)際工作中去。這樣在檔案管理中就會(huì)更加凸顯管理工作不受重視的情況，進(jìn)一步削減管理人員的工作積極性。另外在事業(yè)機(jī)構(gòu)中，不同的領(lǐng)導(dǎo)人對(duì)于文書(shū)檔案管理產(chǎn)生的作用認(rèn)識(shí)不一致，同時(shí)對(duì)工作開(kāi)展有效性的要求也不一樣，導(dǎo)致在文書(shū)檔案管理中出現(xiàn)脫節(jié)的現(xiàn)象，進(jìn)一步對(duì)檔案管理工作造成不好的影響。

2 文書(shū)檔案管理規(guī)范化對(duì)策

2.1 加強(qiáng)各自管理職能保持緊密銜接

在事業(yè)機(jī)構(gòu)檔案管理工作中，由于工作開(kāi)展過(guò)程中檔案管理會(huì)涉及到事業(yè)單位各個(gè)部門(mén)，在文書(shū)記錄形成過(guò)程中需要加強(qiáng)各個(gè)部門(mén)之間的溝通。同時(shí)檔案管理工作開(kāi)展的前提就是文書(shū)記錄工作的準(zhǔn)確記錄，在檔案管理過(guò)程中應(yīng)該密切二者之間的聯(lián)系。在行政管理工作中為了進(jìn)一步提高檔案管理工作開(kāi)展水平，就要在管理的關(guān)鍵環(huán)節(jié)加強(qiáng)文書(shū)工作和檔案管理工作之間的協(xié)調(diào)配合，通過(guò)文書(shū)工作有效開(kāi)展來(lái)提高檔案管理質(zhì)量。所以在進(jìn)行事業(yè)單位文書(shū)檔案整理工作時(shí)，應(yīng)該充分的對(duì)記錄資料進(jìn)行合理梳理，同時(shí)在文書(shū)工作開(kāi)展過(guò)程中也要為檔案管理打下基礎(chǔ)。在檔案管理中應(yīng)該對(duì)文書(shū)記錄中的一些內(nèi)容進(jìn)行核實(shí)和檢查，確保在檔案管理中不會(huì)出現(xiàn)資料的錯(cuò)誤，和人為記錄疏忽導(dǎo)致的檔案問(wèn)題。在規(guī)范化檔案管理中應(yīng)該進(jìn)一步加強(qiáng)文書(shū)工作和檔案管理工作之間的一體化發(fā)展，使事業(yè)單位檔案管理工作能夠規(guī)范高效開(kāi)展。保證檔案管理工作應(yīng)該具備的水平。

2.2 強(qiáng)化事業(yè)單位各部門(mén)間的合作

在事業(yè)單位中對(duì)檔案管理內(nèi)容和質(zhì)量要求嚴(yán)格，在檔案資料的采集和整理上應(yīng)該對(duì)數(shù)據(jù)和資料的準(zhǔn)確性進(jìn)行不斷提高。同時(shí)，在檔案管理工作中記錄內(nèi)容的來(lái)源主要是事業(yè)機(jī)構(gòu)單位中，不同工作職能部門(mén)之間實(shí)際工作情況和數(shù)據(jù)采集而來(lái)的，因此在檔案管理資料采集過(guò)程中，檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)該充分的做好部門(mén)間溝通樞紐的作用，在檔案資料集中時(shí)應(yīng)該對(duì)事業(yè)單位中不同部門(mén)之間的關(guān)系進(jìn)行妥善的調(diào)節(jié)，確保在資料數(shù)據(jù)采集中各個(gè)部門(mén)能夠進(jìn)行有效配合，提升檔案管理資料收集的工作效率和質(zhì)量。在檔案管理部門(mén)工作的人員，應(yīng)該在檔案文書(shū)記錄中對(duì)事業(yè)單位內(nèi)部的實(shí)際情況進(jìn)行充分了解，在文書(shū)記錄工作中積極主動(dòng)和各個(gè)不同部門(mén)達(dá)成良好的工作安排，通過(guò)事業(yè)單位不同職能部門(mén)提供的資料幫助，有效把握事業(yè)單位中最新的資料和數(shù)據(jù)信息，在文書(shū)記錄上做好記錄資料，做到及時(shí)、準(zhǔn)確、高效。同時(shí)在檔案資料和文書(shū)記錄中，應(yīng)該確定圍繞怎樣的重心來(lái)開(kāi)展工作，事業(yè)單位檔案管理部門(mén)之間的人員應(yīng)該加強(qiáng)在各部門(mén)之間走動(dòng)的頻率，在文書(shū)資料整理上做好相關(guān)的審核資料、收發(fā)文的整理工作等，在事業(yè)單位檔案管理中展現(xiàn)出管理部門(mén)的參謀功能。

3 結(jié)語(yǔ)

在事業(yè)單位檔案管理中，通過(guò)文書(shū)資料進(jìn)行詳細(xì)的記錄和整理，將事業(yè)單位中各個(gè)不同工作部門(mén)的工作情況進(jìn)行良好的記錄。在檔案管理工作中，文書(shū)記錄和檔案管理工作在開(kāi)展過(guò)程中看似簡(jiǎn)單，但是在實(shí)際操作執(zhí)行中卻具有一定的挑戰(zhàn)性。在事業(yè)單位行政管理中應(yīng)該充分認(rèn)識(shí)檔案管理工作的挑戰(zhàn)性，通過(guò)不斷培養(yǎng)檔案管理工作人員的工作技能，提高自身的素養(yǎng)來(lái)實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的高效開(kāi)展。同時(shí)在事業(yè)單位日常的工作學(xué)習(xí)中，加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員專(zhuān)業(yè)知識(shí)的培訓(xùn)，注重在檔案管理環(huán)節(jié)中文書(shū)資料采集、記錄和檔案管理之間形成密切的聯(lián)系，同時(shí)二者之間又能夠發(fā)揮出獨(dú)有的功能，在文書(shū)資料收集中應(yīng)該加強(qiáng)檔案管理人員收集資料的責(zé)任心，通過(guò)對(duì)檔案資料的整合分析，提高檔案信息功能性的發(fā)揮，促使事業(yè)單位檔案管理工作規(guī)范化科學(xué)化開(kāi)展。

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