摘 要：本文以武漢80萬噸/年乙烯項(xiàng)目檔案管理為例，闡述了重大建設(shè)項(xiàng)目建設(shè)過程中具體措施對重大建設(shè)項(xiàng)目檔案工作的影響。

關(guān)鍵詞：提升；檔案管理水平；重大建設(shè)項(xiàng)目工作

重大建設(shè)項(xiàng)目檔案是項(xiàng)目建設(shè)過程及結(jié)果的記錄，是投產(chǎn)后運(yùn)行、維護(hù)、管理、改擴(kuò)建的重要依據(jù)，反映著項(xiàng)目建設(shè)水平。武漢80萬噸/年乙烯項(xiàng)目（以下簡稱：重大建設(shè)項(xiàng)目） 2007年獲國家發(fā)改委核準(zhǔn)，2007年12月開工，2008年6月項(xiàng)目部成立，2012年12月建成中交， 2013年8月13日產(chǎn)出合格乙烯，該項(xiàng)目形成單套紙質(zhì)檔案16043卷，光盤587張，2016年7月項(xiàng)目檔案通過國家檔案局驗(yàn)收。項(xiàng)目部成立后，筆者被派駐到該項(xiàng)目從事檔案管理工作，對檔案管理有以下幾點(diǎn)體會(huì)：

1 先進(jìn)的檔案管理理念，集中統(tǒng)一管理項(xiàng)目文件

項(xiàng)目檔案作為項(xiàng)目管理的一個(gè)環(huán)節(jié)，領(lǐng)導(dǎo)的重視及先進(jìn)的管理理念不可缺少，提出要求，配置工作資源，解決實(shí)際問題。重大建設(shè)項(xiàng)目先進(jìn)的管理理念主要體現(xiàn)在三個(gè)方面：

1.1 項(xiàng)目建設(shè)期同步建設(shè)實(shí)施了文檔一體化管理系統(tǒng)

重大建設(shè)項(xiàng)目涉及單位眾多，交付文檔的內(nèi)容、數(shù)量、格式、版本多樣，本著文檔一體化管理的原則，通過電子文檔系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)的有機(jī)集成，建立一個(gè)協(xié)同共享的工作平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)電子文件從生成、流轉(zhuǎn)到歸檔管理的全生命周期管理，滿足項(xiàng)目建設(shè)期及生產(chǎn)運(yùn)行期各類文檔交付、查閱和歸檔要求。重大建設(shè)項(xiàng)目建設(shè)期間，除采購文件、招投標(biāo)等涉密文件，電子文檔系統(tǒng)共接收管理類文件2.1萬份、技術(shù)文檔1.9萬份、綜合類文件1.2萬份，有效促進(jìn)了資源共享，降低了紙質(zhì)文件借閱率，更提高了檔案人員工作效率。

1.2 項(xiàng)目建設(shè)同步建設(shè)了符合檔案保管規(guī)范要求的檔案樓

重大建設(shè)項(xiàng)目同步設(shè)計(jì)并建設(shè)了符合規(guī)范、滿足使用功能的綜合性檔案樓。新建檔案樓共三層，占地面積1200平方米，建筑面積2200平米，每層主要由檔案庫區(qū)和辦公區(qū)組成，庫區(qū)設(shè)置了檔案庫房、電子介質(zhì)庫、檔案裝具庫、掃描復(fù)印室、閱檔室。樓內(nèi)安裝了恒溫空調(diào)、火災(zāi)報(bào)警和七氟丙烷滅火系統(tǒng)；庫房全部采用密集架形式，能安全、集中地保存建設(shè)項(xiàng)目檔案并滿足今后20年使用需求。新建檔案樓投用，項(xiàng)目文件得以妥善保管。

1.3 專業(yè)化檔案管理模式，滿足項(xiàng)目檔案管理需求

重大建設(shè)項(xiàng)目遵循文檔一體化管理思路，根據(jù)項(xiàng)目檔案管理人員少的實(shí)際情況，結(jié)合專業(yè)化管理的優(yōu)勢，在充分發(fā)揮項(xiàng)目檔案機(jī)構(gòu)監(jiān)管職能的基礎(chǔ)上，引進(jìn)了專業(yè)檔案外包服務(wù)團(tuán)隊(duì)。專業(yè)檔案外包服務(wù)團(tuán)隊(duì)按照建設(shè)單位要求，在立項(xiàng)、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、驗(yàn)收等各個(gè)階段、各相關(guān)方之間，建立滿足文檔全生命周期管理的文檔管理服務(wù)，協(xié)助重大建設(shè)項(xiàng)目做好項(xiàng)目前期文件、過程文件、電子數(shù)據(jù)、外事資料、設(shè)備文件、歸檔文件審核及整編、竣工驗(yàn)收文件服務(wù)及其他服務(wù)，使項(xiàng)目建設(shè)單位在建設(shè)期的全部文件得到高效率管理和整編。

2 實(shí)施前端控制，有序開展項(xiàng)目檔案工作

重大建設(shè)項(xiàng)目部成立之初即設(shè)立了項(xiàng)目檔案管理機(jī)構(gòu)，明確檔案機(jī)構(gòu)職責(zé)，全面統(tǒng)管重大建設(shè)項(xiàng)目檔案工作，為檔案工作正常開展提供先決條件；明確項(xiàng)目檔案分管領(lǐng)導(dǎo)及其職責(zé)，設(shè)立兼職檔案員，建立項(xiàng)目檔案管理網(wǎng)絡(luò)圖，為檔案工作提供強(qiáng)有力的組織保障；發(fā)布《項(xiàng)目管理手冊》、《項(xiàng)目檔案管理制度》，為項(xiàng)目文件管理提供制度保障。

3 加強(qiáng)過程管理，確保項(xiàng)目檔案真實(shí)、規(guī)范

重大建設(shè)項(xiàng)目檔案專業(yè)性、成套性、現(xiàn)實(shí)性強(qiáng)，通過抓過程管理，有效維護(hù)項(xiàng)目文件真實(shí)、規(guī)范。重大建設(shè)項(xiàng)目檔案專題會(huì)多次強(qiáng)調(diào)，標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化是項(xiàng)目檔案管理的根本；在項(xiàng)目建設(shè)的不同節(jié)點(diǎn)，檔案部門采取不同應(yīng)對措施。項(xiàng)目準(zhǔn)備階段，檔案部門參與合同的簽訂，設(shè)立專門條款，對項(xiàng)目檔案的套數(shù)、版本質(zhì)量、移交時(shí)間提出要求，明確承包單位歸檔文件編制和提交責(zé)任，罰則中明確項(xiàng)目文件提交占質(zhì)量保證金的比例；項(xiàng)目設(shè)計(jì)階段，配合設(shè)計(jì)部門對設(shè)計(jì)文件編碼、竣工圖編制等作出統(tǒng)一規(guī)定；施工階段，檢查項(xiàng)目檔案整理情況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決承包單位檔案整編問題。重大建設(shè)項(xiàng)目建設(shè)期間，檔案部門深入施工現(xiàn)場，對承包單位答疑30余次；組織大規(guī)模標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范培訓(xùn)2次；參加各專業(yè)資料審查會(huì)幾十次。重大建設(shè)項(xiàng)目建設(shè)期間，檔案部門編制發(fā)布了《關(guān)于規(guī)范項(xiàng)目及主項(xiàng)名稱的通知》、《項(xiàng)目交工技術(shù)文件編制細(xì)則》、《項(xiàng)目竣工圖編制要求》、《項(xiàng)目文件審查、移交流程》等制度文件，指導(dǎo)承包單位項(xiàng)目文件編制，為項(xiàng)目交工文件真實(shí)規(guī)范打下基礎(chǔ)。

4 實(shí)施考核，促進(jìn)項(xiàng)目文件優(yōu)質(zhì)高效提交

重大建設(shè)項(xiàng)目后期，項(xiàng)目管理部根據(jù)各承包單位合同執(zhí)行情況，重申各承包單位的合同履行職責(zé)，出臺(tái)考核細(xì)則，明確考核內(nèi)容和考核程序，加大合同執(zhí)行情況考核力度，促進(jìn)重大建設(shè)項(xiàng)目文件優(yōu)質(zhì)高效提交。

5 結(jié)束語

通過重大建設(shè)項(xiàng)目檔案管理，筆者深深體會(huì)到，做好項(xiàng)目檔案工作，是項(xiàng)目自身的需求，是國家法律法規(guī)的要求，是各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和廣大參建人員“對歷史負(fù)責(zé)，為現(xiàn)實(shí)服務(wù)，替未來著想”的具體實(shí)踐。做好項(xiàng)目檔案工作，領(lǐng)導(dǎo)的重視，先進(jìn)的管理理念是做好項(xiàng)目檔案工作的前提，操作性強(qiáng)的管理制度是做好項(xiàng)目檔案工作的基礎(chǔ)，過程控制是做好項(xiàng)目檔案工作的關(guān)鍵，實(shí)施考核是做好項(xiàng)目檔案工作的保障。

作者簡介

孔海英，女，中韓（武漢）石油化工有限公司，信息中心。