華毛
摘 要:隨著改革開放越來越深入,社會主義市場經(jīng)濟高速發(fā)展,人們對檔案的需求日益廣泛,檔案管理作為組成社會主義現(xiàn)代化建設(shè)事業(yè)的重要部分,勢必會不斷向前發(fā)展,這就要求基層檔案局把握時代脈搏,做好檔案管理工作,滿足時代需要。所以針對基層檔案局檔案管理的主要問題,思考加強檔案管理的策略,優(yōu)化檔案服務(wù),尋求新的社會服務(wù)增長點。
關(guān)鍵詞:檔案局;基層工作;檔案管理;問題與策略
在基層一般實行檔案局與檔案館整合的管理模式,基層檔案局不但要擔負管理轄區(qū)內(nèi)檔案的職責,還要管理本級檔案庫,面向社會提供檔案服務(wù)。但目前基層檔案局的檔案管理呈現(xiàn)出重管理輕利用的狀況,偏離職能,服務(wù)被動,和經(jīng)濟、社會與文化等事業(yè)的蓬勃發(fā)展不協(xié)調(diào),急需改進和強化。
1 基層檔案局檔案管理的主要問題
1.1 檔案管理制度不完善
基層檔案局的檔案管理工作之所以存在缺陷和問題,根本原因就在于不具備完善的檔案管理制度及運行機制,這是當下基層檔案局改革檔案管理必須解決的問題。由于檔案管理制度不完善,或落實不到位,導致基層檔案局的檔案歸檔、保管、借閱等工作混亂無序,缺乏必要的參考與依據(jù),引發(fā)更多新的問題,阻礙檔案管理的改革與發(fā)展[1]。
1.2 檔案存儲保管不齊全
一些基層檔案局目前并未收錄轄區(qū)內(nèi)的所有檔案,民政局、財政局、工商局等重要職能部門通常是單獨建立檔案管理系統(tǒng),不會把檔案管理歸屬給同級檔案局,導致檔案局在檔案管理大格局下存在檔案分散在職能部門的情況,存儲檔案也有兩條線,它們互不交涉,影響基層檔案局檔案存儲與保管的齊全性。
1.3 檔案利用服務(wù)不理想
管理檔案的最終目的在于利用,高質(zhì)量檔案管理有助于提高檔案利用率,但基層檔案局的歸檔分類不夠用心,也沒有準確劃分保管期限,特別是忽視對網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的應用,查找檔案時往往只有紙質(zhì)目錄,尚未實行數(shù)字化檢索,導致檔案查詢與利用費時費力,制約基層檔案局提高檔案管理質(zhì)量,檔案利用服務(wù)效果不佳。
1.4 檔案安全管理有隱患
進入新時代以來,國家在檔案利用方面有一些新的特征,即利用渠道越來越多、利用范圍越來越大、實現(xiàn)檔案價值的途徑越來越多元化,這種開放式的檔案利用服務(wù)趨勢已經(jīng)不可逆轉(zhuǎn)。但凡事過猶不及,基層檔案局在強調(diào)檔案開放利用時沒有把握好度,一些需要保密的檔案信息被泄露,或檔案受到破壞,存在安全隱患。
2 基層檔案局加強檔案管理的策略建議
2.1 完善檔案管理制度,有序開展工作
沒有規(guī)矩不成方圓,為推動檔案管理工作的有序進行,基層檔案局務(wù)必要完善建立檔案管理制度,要求檔案人員嚴格依據(jù)規(guī)章制度開展各項工作,有序避免發(fā)生一些錯誤,提升檔案管理效率。例如基層檔案局要基于實際情況明確檔案管理職能,制定檔案歸檔制度、保管制度和借閱制度以及二級檔案管理要求等制度,依據(jù)這一系列制度確定檔案工作人員的義務(wù)、職責,明確有關(guān)于檔案歸檔和利用的流程,有條不紊地開展檔案管理工作。
2.2 促進部門交流合作,有效存儲檔案
基層檔案局怎樣協(xié)調(diào)和其他職能部門之間的檔案管理關(guān)系與矛盾,這是最需要解決的一個現(xiàn)實問題。從理論上講,將各個職能部門的檔案統(tǒng)一收編給檔案局是可行的,然而這在很多情況下是無法操作的,例如當?shù)胤ㄔ夯驒z察院的各種卷宗檔案就需要保密,無法備份。因而基層檔案局要重視創(chuàng)新檔案工作模式,改變完整收編檔案的傳統(tǒng),創(chuàng)新檔案存儲管理,積極和其他職能部門現(xiàn)有的獨立檔案室之間建立直接聯(lián)系,進行合作辦公,兩邊不僅要及時互通信息,還要形成層次更深的制度性聯(lián)系,密切快捷地管理檔案。在必要時基層檔案局還要主動和其他職能部門交流,專門建立網(wǎng)絡(luò)檔案數(shù)據(jù)庫,打破檔案存儲限制,滿足各類需求,提升檔案管理質(zhì)量。
2.3 加強數(shù)字檔案建設(shè),優(yōu)化利用服務(wù)
基層檔案局要針對檔案材料及時建立目錄數(shù)據(jù)庫,保證檔案目錄數(shù)據(jù)信息的質(zhì)量,同時適當增加投入,做好紙質(zhì)檔案的全文數(shù)字化轉(zhuǎn)化工作,建設(shè)與質(zhì)量標準相符的檔案全文數(shù)據(jù)庫,加快基層檔案多媒體數(shù)據(jù)庫建設(shè)步伐,促使實物、照片、錄像檔案的數(shù)字化,形成電子檔案數(shù)據(jù)庫,為整個轄區(qū)提供多層次、全方位、高效率、優(yōu)質(zhì)的檔案信息服務(wù)。基層檔案局還要完善檔案信息檢索平臺,確保提供實時服務(wù)[2]。例如某縣的政務(wù)云辦公系統(tǒng)、檔案管理系統(tǒng),通過門戶網(wǎng)站實施檔案信息的電子化查詢;在基層檔案局建立多類人工檢索目錄,保證在網(wǎng)絡(luò)故障、停電事故或服務(wù)器運行故障等特殊情況下可以調(diào)閱檔案信息,提高檔案的網(wǎng)上查詢率。
除此以外,要加大編研檔案資料的力度,促使檔案成果轉(zhuǎn)化?;鶎訖n案局在每一年完成歸檔任務(wù)以后都要基于檔案內(nèi)容進行全宗指南、大事記、人事任免、表彰獎勵、機構(gòu)沿革等基礎(chǔ)資料的匯編,并進行檔案資料的研究挖掘和二次匯編,形成多種有深度的匯編成果,主要有《大事記匯編》、《檔案管理總結(jié)匯編》、《組織機構(gòu)沿革》、《發(fā)文匯編》等,為轄區(qū)內(nèi)的經(jīng)濟與社會發(fā)展提供針對性更強的參考資料;搭建檔案信息服務(wù)的交互定制平臺,提升檔案信息服務(wù)上線速度、拓展檔案信息服務(wù)上線廣度、挖掘檔案信息服務(wù)上線深度,促使基層檔案局為更多用戶提供檔案利用服務(wù)成為現(xiàn)實;加強互動反饋,公開開發(fā)檔案信息服務(wù)相關(guān)產(chǎn)品的流程,及時更新、優(yōu)化線上服務(wù)的各個環(huán)節(jié)與數(shù)據(jù)產(chǎn)品,最終用極少的成本為海量用戶提供檔案信息服務(wù),提升基層檔案局服務(wù)水平。
2.4 運用網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù),保證檔案安全
互聯(lián)網(wǎng)的高速發(fā)展和普及應用引發(fā)網(wǎng)絡(luò)病毒入侵和黑客攻擊等問題,基層檔案局在檔案管理信息化與數(shù)字化建設(shè)中必須維護檔案信息的安全性,這是新時代對檔案管理提出的嚴峻挑戰(zhàn)[3]?;鶎訖n案局要按照《檔案法》和檔案管理的相關(guān)條例,規(guī)范電子檔案的管理與利用標準,完善建立網(wǎng)絡(luò)安全保障體系,基于管理體制與行政權(quán)力對檔案管理工作進行監(jiān)督、檢查、指導等,在網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)的支持下促進檔案管理的制度化、規(guī)范化、標準化和系統(tǒng)化建設(shè),顯著提升基層檔案局的整體工作水平。例如基層檔案局要加強對實體檔案的安全管理,大力建設(shè)檔案安全體系,針對檔案網(wǎng)絡(luò)信息成立安全工作小組,制定檔案局的網(wǎng)絡(luò)和安全應急預案,保證檔案在檔案管理信息化建設(shè)進程中的安全性。
與此同時,明確由專人負責管理及維護檔案局的計算機系統(tǒng),涉密計算機應確保斷網(wǎng),阻止使用U盤或移動硬盤等外接設(shè)備,保證檔案信息資源不泄露、不流失;針對上網(wǎng)的計算機,嚴禁共享文件資源,專門設(shè)立檔案管理信息系統(tǒng)的防火墻以及密碼訪問控制,安裝防病毒軟件并不斷更新,形成備份和恢復系統(tǒng),完善基層檔案局的檔案信息系統(tǒng)安全維護措施;定期檢查基層檔案局的檔案信息安全風險,并進行評估,對在自我檢查中找到的問題要加強分析和研究,提出有效的解決方案,填補安全漏洞,做好檔案信息安全保密工作。
3 結(jié)語
檔案是對歷史的真實記錄,是基層發(fā)展各項事業(yè)的基礎(chǔ),是滿足群眾需求的切入點,加強檔案管理是基層檔案局在新時代發(fā)展檔案事業(yè)的需要,基層檔案局在實際工作中務(wù)必要正視問題,完善檔案管理制度,在網(wǎng)絡(luò)與信息技術(shù)、數(shù)字技術(shù)的支持下促進和各部門的交流合作,加強數(shù)字檔案建設(shè),同時注意運用網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù),在有效存儲檔案、利用檔案的基礎(chǔ)上保證檔案的安全性,更好地滿足新時代的新要求,切實做好基層檔案管理工作,不斷提升社會服務(wù)水平。
參考文獻
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