段建敏

摘 要：隨著大數(shù)據(jù)技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案管理對于大數(shù)據(jù)的應(yīng)用在目前已經(jīng)比較普遍，近年來很多高校紛紛利用大數(shù)據(jù)技術(shù)建立了學(xué)生電子檔案，并實(shí)現(xiàn)了信息化的學(xué)生檔案管理。然而在對學(xué)生電子檔案的應(yīng)用過程中，當(dāng)前高校學(xué)生檔案管理的很多問題也隨之暴露了出來，為此，本文對大數(shù)據(jù)時(shí)代下的高校學(xué)生檔案管理問題進(jìn)行了分析，并針對這些問題提出了一些較為可行的解決策略。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)；高校；檔案管理

高校學(xué)生檔案管理是學(xué)生管理工作的重要內(nèi)容，能夠明確學(xué)生的基本信息與學(xué)習(xí)狀況，從而為學(xué)生管理決策提供重要依據(jù)，而電子檔案的出現(xiàn)不僅能夠讓學(xué)生檔案管理的工作效率與服務(wù)質(zhì)量得到提升，避免學(xué)生檔案的損壞或遺失，同時(shí)也可以從心理、生活等多方面對學(xué)生信息進(jìn)行收集與深入分析，具有著很高的應(yīng)用價(jià)值。因此，高校學(xué)生檔案管理對于電子檔案的應(yīng)用是非常必要的。

1 大數(shù)據(jù)時(shí)代下高校學(xué)生檔案管理存在的問題

1.1 工作效率比較低下

近年來，受我國高校擴(kuò)招等教育政策改革的影響，高校學(xué)生數(shù)量迅速增多，而學(xué)生檔案管理的工作量也大大提升，單純依靠人工進(jìn)行學(xué)生檔案管理已經(jīng)比較困難，因而很多學(xué)校都開始利用電子檔案進(jìn)行學(xué)生檔案管理，以提高工作效率，滿足工作需求。然而從實(shí)際上來看，由于電子檔案管理的相關(guān)工作制度與標(biāo)準(zhǔn)并未建立起來，而各方面的電子檔案也尚未形成系統(tǒng)，因而在具體執(zhí)行過程中仍然比較混亂，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)重復(fù)保存、查找困難的情況，而這也極大的影響了學(xué)生檔案管理的工作效率[1]。

1.2 檔案內(nèi)容過于局限

在大數(shù)據(jù)時(shí)代下，數(shù)據(jù)的價(jià)值大大提升，而對于數(shù)據(jù)的收集與分析也成為了各個(gè)領(lǐng)域?qū)Υ髷?shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用的必然趨勢，從高校學(xué)生檔案管理的角度來看，大數(shù)據(jù)、云計(jì)算不僅能夠突破傳統(tǒng)檔案管理工作在檔案信息上的局限，對學(xué)生生活中的各方面信息進(jìn)行收集，同時(shí)也可以通過云平臺(tái)對這些檔案信息進(jìn)行整合、分析與挖掘，從中提取出更多有價(jià)值的信息，從而為學(xué)生管理工作提供更大的幫助。然而目前的高校學(xué)生檔案管理雖然在軟硬件設(shè)施方面已經(jīng)進(jìn)行了完善，但在技術(shù)水平上仍然是比較低的，學(xué)生信息收集、數(shù)據(jù)挖掘等功能根本無法實(shí)現(xiàn)，這對于高校學(xué)生檔案管理發(fā)展的限制是比較大的。

1.3 管理人員素質(zhì)不足

大數(shù)據(jù)時(shí)代下高校學(xué)生檔案管理開始向電子檔案的方向發(fā)展，學(xué)生檔案管理的工作內(nèi)容與工作要求也隨之發(fā)生了變化，而高校檔案管理人員在專業(yè)素質(zhì)方面的問題自然也就顯現(xiàn)了出來。電子檔案管理雖然難度并不大，但對于專業(yè)性的要求是非常高的，必須要掌握一定的計(jì)算機(jī)、軟件操作能力以及網(wǎng)絡(luò)信息知識(shí)，然而目前高校檔案管理人員在年齡結(jié)構(gòu)普遍較大，對于計(jì)算機(jī)、電子檔案的接觸與了解較少，對新事物的接受能力與學(xué)習(xí)能力也比較差，因而在短期內(nèi)很難適應(yīng)全新的工作需求，而學(xué)生電子檔案管理的質(zhì)量也因此受到了影響。

1.4 檔案安全缺乏保障

在大數(shù)據(jù)時(shí)代下，電子檔案所面臨的安全威脅使非常大的。首先，高校學(xué)生電子檔案通常都會(huì)直接存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)之中，一旦出現(xiàn)硬件設(shè)備損壞、計(jì)算機(jī)更新?lián)Q代等情況，就很容易造成學(xué)生檔案信息的遺失。其次，受技術(shù)水平限制，高校的學(xué)生檔案管理系統(tǒng)的安全防護(hù)等級一般都比較低，甚至完全未進(jìn)行安全防護(hù)，一旦有步伐分子對系統(tǒng)進(jìn)行攻擊，同樣會(huì)造成檔案信息的泄露或丟失。

2 大數(shù)據(jù)時(shí)代下高校學(xué)生檔案管理問題的解決對策

2.1 重視檔案管理人員培養(yǎng)

針對學(xué)生檔案管理人員的素質(zhì)問題，高校需要充分認(rèn)識(shí)到大數(shù)據(jù)時(shí)代下電子檔案管理在專業(yè)性方面的變化，積極引進(jìn)專業(yè)的電子檔案管理人才來負(fù)責(zé)學(xué)生檔案的管理工作，保證學(xué)生檔案管理的專業(yè)性，并推動(dòng)學(xué)生檔案管理隊(duì)伍的年輕化，以更好的適應(yīng)新時(shí)期檔案管理領(lǐng)域飛速的技術(shù)發(fā)展與變革。同時(shí)，也要對檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，除了要培養(yǎng)其對于計(jì)算機(jī)、軟件系統(tǒng)的操作能力以及信息技術(shù)素養(yǎng)，還要結(jié)合實(shí)際工作內(nèi)容，對學(xué)生檔案管理的工作標(biāo)準(zhǔn)與相關(guān)制度進(jìn)行明確，從而保證檔案管理的規(guī)范性。

2.2 加快學(xué)生分析工具開發(fā)

在檔案管理領(lǐng)域，基于大數(shù)據(jù)、云計(jì)算的數(shù)據(jù)收集與分析通常是通過相關(guān)的分析軟件工具來實(shí)現(xiàn)的，而在對于不同的需求與分析目的，其使用的分析軟件往往也是完全不同的。由于目前國內(nèi)對于這方面的軟件工具開發(fā)基本處于空白狀態(tài)，因而各高校未來應(yīng)積極與相關(guān)科研機(jī)構(gòu)或是掌握先進(jìn)技術(shù)的企業(yè)進(jìn)行合作，結(jié)合學(xué)校實(shí)際情況與工作需求，從學(xué)生獎(jiǎng)學(xué)金申請、住宿管理等多方面入手進(jìn)行學(xué)生分析軟件工具的開發(fā)，為未來的高校學(xué)生檔案管理的進(jìn)一步發(fā)展提供基礎(chǔ)支持[2]。

2.3 全面整合學(xué)生檔案信息

大數(shù)據(jù)時(shí)代下的檔案管理是更加高效、更加智能、更加多樣化的，要想真正提高學(xué)生檔案管理的工作效率，高校必須要對當(dāng)前的學(xué)生檔案進(jìn)行全面整合，同時(shí)建立專門的學(xué)生檔案數(shù)據(jù)庫與檔案管理系統(tǒng)，對學(xué)生檔案進(jìn)行統(tǒng)一管理與存儲(chǔ)[3]。從具體上來看，無論是心理健康中心的信息系統(tǒng)還是學(xué)校食堂、宿舍的管理信息，都需要納入到檔案管理系統(tǒng)中來，進(jìn)行統(tǒng)一的整合，這樣不僅能夠豐富學(xué)生檔案的內(nèi)容，同時(shí)統(tǒng)一的管理也能夠讓學(xué)生檔案管理工作更加高效。

2.4 加強(qiáng)電子檔案安全防護(hù)

對于高校學(xué)生檔案的信息安全問題，從現(xiàn)階段的技術(shù)水平與條件上來看是很難完全杜絕的，但學(xué)?？梢曰趯W(xué)生檔案數(shù)據(jù)庫，做好學(xué)生檔案的備份存儲(chǔ)，以防止檔案信息的丟失。同時(shí)，也可以利用防火墻技術(shù)、信息人證、權(quán)限分配等網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)手段對學(xué)生檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行全面的安全防護(hù)，提高安全防護(hù)等級，從而防止而已的網(wǎng)絡(luò)攻擊。此外，學(xué)校還需要提高檔案管理人員的安全防護(hù)意識(shí)，從工作細(xì)節(jié)入手降低信息安全事故的發(fā)生幾率。

3 結(jié)束語

總之，大數(shù)據(jù)技術(shù)的發(fā)展為高校學(xué)生檔案管理的發(fā)展提供了契機(jī)，但同時(shí)也讓高校學(xué)生檔案管理工作體現(xiàn)出了很多的問題，未來各高校必須要明確當(dāng)前實(shí)際問題，并在檔案安全、管理人員培養(yǎng)等方面采取合適的應(yīng)對策略，才能夠讓高校學(xué)生檔案管理得到更好的發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1]王泓.大數(shù)據(jù)時(shí)代對高校檔案管理的影響[J].城建檔案，2018（08）：65-66.

[2]王學(xué)娟，楊陽，閆桂蓮.淺談大數(shù)據(jù)時(shí)代下承德高校電子檔案管理存在的問題和對策[J].承德醫(yī)學(xué)院學(xué)報(bào)，2016，33（06）：537-539.

[3]張冉妮，楊松平.大數(shù)據(jù)時(shí)代高校學(xué)生檔案管理的挑戰(zhàn)與對策研究[J].蘭臺(tái)世界，2015（02）：21-22.