摘 要：固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案管理是固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目管理的重要組成部分。本文闡述了做好項(xiàng)目檔案管理的重要性，分析了項(xiàng)目檔案管理存在的問題，提出了加強(qiáng)項(xiàng)目檔案管理的對(duì)策。

關(guān)鍵詞：固定資產(chǎn)；投資項(xiàng)目；檔案管理

固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目是指利用國(guó)家預(yù)算內(nèi)基本建設(shè)撥款、自籌資金、銀行貸款等多種籌資方式，以擴(kuò)大生產(chǎn)能力為目的進(jìn)行的新建、擴(kuò)建、改建等技術(shù)改造基本建設(shè)工程和設(shè)備儀器的更新或升級(jí)換代等建設(shè)項(xiàng)目。

固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案（以下簡(jiǎn)稱項(xiàng)目檔案）指在項(xiàng)目論證、批復(fù)、實(shí)施、竣工驗(yàn)收、運(yùn)行維護(hù)等各階段形成的具有保存價(jià)值的各種載體形式的項(xiàng)目文件。項(xiàng)目檔案是項(xiàng)目建設(shè)的一個(gè)重要組成部分，真實(shí)反映項(xiàng)目建設(shè)的全過程。筆者主要從事固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案管理工作，結(jié)合工作實(shí)際，在此就項(xiàng)目檔案管理中存在的主要問題和對(duì)策淺談一些個(gè)人的看法。

1 固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案管理的重要性

1.1 項(xiàng)目檔案是項(xiàng)目建設(shè)的原始記錄，具有留存?zhèn)淇甲饔?，滿足利用需要

項(xiàng)目檔案是項(xiàng)目建設(shè)建設(shè)過程中產(chǎn)生的一系列具有保存價(jià)值的文件、圖紙、照片、光盤、實(shí)物等資料，是項(xiàng)目建設(shè)全過程和建設(shè)成果的真實(shí)反映；是項(xiàng)目投產(chǎn)后運(yùn)行、管理、維修、改造擴(kuò)建及后評(píng)估的主要依據(jù)。做好項(xiàng)目檔案管理工作是對(duì)項(xiàng)目過程中產(chǎn)生的文件資料的收集、整理、歸檔、保管和利用，使文件資料實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)化和規(guī)范化的管理，為單位科研生產(chǎn)和發(fā)展提供利用。

1.2 固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案管理是項(xiàng)目竣工驗(yàn)收通過的有力保障

近年來，國(guó)防科技工業(yè)局對(duì)國(guó)有企業(yè)建設(shè)的固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案管理越來越嚴(yán)格，檔案專項(xiàng)驗(yàn)收越來越規(guī)范。項(xiàng)目竣工驗(yàn)收前必須通過檔案的專項(xiàng)驗(yàn)收，未進(jìn)行檔案專項(xiàng)驗(yàn)收或檔案專項(xiàng)驗(yàn)收不通過的，不得進(jìn)行或者通過項(xiàng)目竣工驗(yàn)收。由此可見，做好項(xiàng)目檔案管理工作非常重要。

2 固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案管理過程中存在的主要問題

2.1 檔案資料收集不齊全，不能完整、準(zhǔn)確、真實(shí)反映固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目建設(shè)過程的全面貌

不管是項(xiàng)目建設(shè)單位，還是施工單位、監(jiān)理單位，都偏重項(xiàng)目的建設(shè)進(jìn)度和質(zhì)量，在項(xiàng)目建設(shè)過程中缺乏檔案收集、管理意識(shí)，且項(xiàng)目建設(shè)周期長(zhǎng)，導(dǎo)致項(xiàng)目建設(shè)的過程文件收集不齊全、不準(zhǔn)確，到項(xiàng)目竣工驗(yàn)收時(shí)移交的項(xiàng)目檔案資料質(zhì)量不高，無法滿足固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案驗(yàn)收的要求。

2.2 職責(zé)不清晰，責(zé)任機(jī)制落實(shí)不到位

項(xiàng)目基建部門和設(shè)備儀器采購(gòu)部門認(rèn)為項(xiàng)目檔案資料歸檔是檔案部門的事，他們只要把現(xiàn)有資料移交檔案部門，由檔案部門整理、立卷。項(xiàng)目基建部門和設(shè)備儀器采購(gòu)部門人手不足，缺乏兼職檔案員，沒有明確項(xiàng)目檔案的職責(zé)，沒有真正做到“誰形成，誰整理”。在項(xiàng)目建設(shè)過程中，沒有把固定資產(chǎn)項(xiàng)目檔案管理工作納入項(xiàng)目管理中，沒有建立責(zé)任機(jī)制。

2.3 檔案信息化管理水平低

目前大多數(shù)單位項(xiàng)目檔案管理還處于手工操作階段，費(fèi)時(shí)、費(fèi)力、效率低，管理手段落后，缺乏基本的現(xiàn)代化管理設(shè)備與手段，沒有實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目檔案信息化管理。有的單位檔案管理部門即使利用計(jì)算機(jī)管理，也僅限于簡(jiǎn)單的檔案材料目錄輸入、輸出與檢索的管理，計(jì)算機(jī)現(xiàn)代化管理的潛質(zhì)完全不能發(fā)揮出來，并沒有從根本上改變手工操作運(yùn)轉(zhuǎn)慢、效率低的問題。項(xiàng)目檔案管理的傳統(tǒng)方法表現(xiàn)出明顯的落后和不適用，不能滿足利用的需要。

3 加強(qiáng)固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案管理的對(duì)策

3.1 明確職責(zé)分工，落實(shí)責(zé)任機(jī)制，納入崗位考核

從領(lǐng)導(dǎo)層面認(rèn)識(shí)到項(xiàng)目檔案工作的重要性，實(shí)行領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制和工作崗位責(zé)任制，納入崗位考核。從項(xiàng)目立項(xiàng)開始，項(xiàng)目歸口管理部門下達(dá)任務(wù)書，明確各部門的職責(zé)，相互協(xié)調(diào)，充分發(fā)揮各部門的工作職能，做好項(xiàng)目檔案的收集、整理、歸檔工作。

3.2 建立健全檔案管理制度，保證制度有效實(shí)施。

根據(jù)國(guó)家檔案局、國(guó)防科技工業(yè)局以及集團(tuán)公司的固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案管理辦法，制定符合本單位情況的固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案管理制度，明確項(xiàng)目建設(shè)單位內(nèi)部各部門和參建單位的職責(zé)。根據(jù)建設(shè)項(xiàng)目的具體情況制定有針對(duì)性的歸檔范圍、歸檔要求等，并對(duì)項(xiàng)目建設(shè)部門和其他參加單位開展針對(duì)性的培訓(xùn)，保證制度有效實(shí)施。

3.3 開展同步管理，實(shí)行跟蹤服務(wù)

項(xiàng)目檔案工作要與項(xiàng)目建設(shè)工作同步管理，檔案人員要直接與項(xiàng)目管理部門進(jìn)行溝通，經(jīng)常了解項(xiàng)目建設(shè)的進(jìn)展情況和文件資料歸檔情況。要求基建部門在工程竣工驗(yàn)收后及時(shí)收集、整理文件資料，設(shè)備儀器采購(gòu)部門在單臺(tái)設(shè)備儀器驗(yàn)收后及時(shí)收集、整理文件資料，在移交文件資料時(shí)必須提供目錄和移交清單，檔案人員接收時(shí)要對(duì)移交清單逐一清點(diǎn)核對(duì)。在整理、鑒定文件資料時(shí)發(fā)現(xiàn)不完整、有問題的文件資料，提出異議和整改辦法，并及時(shí)責(zé)成有關(guān)部門進(jìn)行整改和完善，直到移交的文件資料符合歸檔要求。

3.4 充分利用計(jì)算機(jī)和多媒體技術(shù)，提高檔案信息化管理水平

利用計(jì)算機(jī)技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案自動(dòng)編目和自動(dòng)檢索；檔案自動(dòng)全文（原文）存儲(chǔ)與檢索；檔案業(yè)務(wù)輔助管理；計(jì)算機(jī)自動(dòng)立卷；檔案自動(dòng)標(biāo)引等。另外，利用一些多媒體設(shè)備，充分利用多媒體技術(shù)，比如用計(jì)算機(jī)、掃描儀等將檔案資料整理輸入計(jì)算機(jī)，通過相應(yīng)的技術(shù)處理，將文字、圖片、聲像等資料轉(zhuǎn)換成數(shù)據(jù)資料，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目檔案的數(shù)字化、信息化；利用多媒體技術(shù)設(shè)備實(shí)現(xiàn)圖、文、聲、像并茂的檔案館（室）的機(jī)構(gòu)設(shè)置、工作職能、檔案狀況、利用方式等情況介紹及對(duì)利用者的自動(dòng)化引導(dǎo)。

3.5 加強(qiáng)培訓(xùn)，提高檔案人員綜合素質(zhì)

檔案人員自身的綜合素質(zhì)在一定程度上影響著項(xiàng)目檔案的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性，這就要檔案人員要有較高的業(yè)務(wù)素質(zhì)，檔案人員要積極參加各種檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，掌握項(xiàng)目檔案收集、整理、歸檔的方法和技巧，提升項(xiàng)目檔案管理質(zhì)量。要加強(qiáng)檔案法規(guī)的學(xué)習(xí)，強(qiáng)化檔案意識(shí)，增強(qiáng)做好檔案工作的自覺性。要有甘于奉獻(xiàn)的精神，較強(qiáng)的服務(wù)意識(shí)，做好檔案保管、利用工作。

固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案管理工作是整個(gè)項(xiàng)目建設(shè)的重要環(huán)節(jié)，工作內(nèi)容多而復(fù)雜，在管理過程中還會(huì)遇到很多問題，要我們?cè)诠ぷ髦胁粩嗵剿鹘鉀Q方法，從而實(shí)現(xiàn)固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案更好地服務(wù)于固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目。

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作者簡(jiǎn)介

陸琳艷（1988-），女，漢，江蘇省宜興市人，助理館員，本科，研究方向：固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案管理。