顧偉

摘 要： 供方管理是企業(yè)管理的重要內(nèi)容，加強供方管理是保證產(chǎn)品質(zhì)量的關(guān)鍵，是提升產(chǎn)品競爭力的重要手段，是決定企業(yè)獲利的重要因素，密切關(guān)系到企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略的實現(xiàn)和轉(zhuǎn)型升級的成功。本文重點介紹如何在供方管理過程中，建立健全供方管理體系，不斷優(yōu)化供方管理結(jié)構(gòu)，穩(wěn)步提高物資采購質(zhì)量，與供方建立合作共贏的戰(zhàn)略伙伴關(guān)系，使企業(yè)在與供方的價格談判中處于優(yōu)勢，為進一步降低采購成本拓展空間，充分發(fā)揮供方管理的利潤杠桿作用，同時加強采購風(fēng)險控制，提高采購管理運營質(zhì)量。

關(guān)鍵詞： 供方管理體系；信息化；協(xié)同管理；采購風(fēng)控

供方管理水平是企業(yè)獲利的重要因素，是保證產(chǎn)品質(zhì)量的關(guān)鍵，是產(chǎn)品占領(lǐng)市場的重要保障，密切關(guān)系到企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略的實現(xiàn)。作為生產(chǎn)制造企業(yè)，從供方采購的各種物料成本占到企業(yè)主營業(yè)務(wù)收入的70%，采購效率的高低直接影響企業(yè)是否能夠快速靈活地滿足客戶的需求；采購成本的高低直接影響到企業(yè)產(chǎn)品的最終定價情況和純利潤；加強供方管理是保證產(chǎn)品質(zhì)量的關(guān)鍵，是提升產(chǎn)品競爭力的重要手段，也是決定企業(yè)獲利的重要因素。

以28所為例，作為軍工科研生產(chǎn)企業(yè)，具有計劃經(jīng)濟和市場經(jīng)濟的雙重特點。采購特點是小批量、多品種、時間緊、質(zhì)量要求高、計劃性強、采購周期較長和成本控制嚴格，其商業(yè)化程度遠低于同類民品企業(yè)。由于軍工企業(yè)的特點和實際使用需求，28所迫切需要建立高效且與之相適應(yīng)的供方管理體系，形成快速統(tǒng)一的信息反饋和處理機制，全面、高效地完成各項供方管理工作。

同時把供方作為企業(yè)發(fā)展的重要外部資源納入到企業(yè)統(tǒng)一規(guī)劃里去，改變過去視供方為競爭對手相互封鎖信息、一味地壓榨供方的做法，根據(jù)發(fā)展需要和采購實際情況，同長期大額給28所供貨的A類和B類供方建立戰(zhàn)略合作關(guān)系，共同解決產(chǎn)品質(zhì)量成本控制和技術(shù)開發(fā)問題，并根據(jù)生產(chǎn)需求協(xié)調(diào)供方的計劃以實現(xiàn)準時化采購，最終使供應(yīng)鏈延伸到生產(chǎn)過程，與銷售過程實現(xiàn)雙贏。

一、設(shè)計思路

深入貫徹“合作共贏”的理念，以客商管理、精細化管理、過程管理和績效管理等管理理論中的新思想、新觀點、新論斷為依據(jù)；基于充分挖掘供應(yīng)鏈價值資源的發(fā)展目標(biāo)，以“主動、規(guī)范、高效”為工作要求，運用“管理制度化、制度流程化、流程信息化”的方法，建立完善供方評審與監(jiān)控體系，嚴格優(yōu)選供方，開展框架合作，優(yōu)化供方管理結(jié)構(gòu)，提高到貨按時完成率，提升采購運營質(zhì)量。主要設(shè)計思路是：

1、建立供方全面評價指標(biāo)體系，建立供方的考察評定納入制度，實行合格供方分級、分類及有效期管理；

2、編制并發(fā)布《合格供方名錄》，實行合格供方準入機制，堅持在合格供方采購，實行合格供方動態(tài)管理及退出機制；

3、同供方建立戰(zhàn)略伙伴關(guān)系，共同發(fā)展，資源共享，以便得到長期穩(wěn)定低成本的物資資源供應(yīng)；

4、充分運用信息化工具，及時識別采購風(fēng)險，提升供方管理精細度和管理效率，提高物資到貨按時完成率，有效保障科研生產(chǎn)項目的順利完成。

二、主要內(nèi)容

（一）加強信息化管理，健全供方管理體系

1、建立合格供方考評體系

合格供方考評是供方管理的核心環(huán)節(jié)，結(jié)合供方考評實踐，建立了供方考察、評價指標(biāo)體系，明確了供方選擇、評價和再評價的準則，細化、明確了供方首次考評、到期復(fù)評的量化評分標(biāo)準，將產(chǎn)品售后服務(wù)過程涉及的配套產(chǎn)品質(zhì)量問題及其解決情況納入供方業(yè)績評價內(nèi)容，實行合格供方的分級、分類及有效期管理；編制、發(fā)布并維護《合格供方名錄》，實行合格供方動態(tài)管理及退出機制；堅持在合格供方外協(xié)外購的原則，嚴格控制名錄外采購，提高審批級別和要求

2、建立合格供方分級、分類管理及有效期機制

根據(jù)供貨特點，將供方分為研制和生產(chǎn)廠家、商家及服務(wù)供方三類；根據(jù)單位性質(zhì)、規(guī)模和供貨頻率等特點將供方分為A、B、C三個等級。供方等級決定了供貨范圍和有效期（A類可提供關(guān)鍵產(chǎn)品：如不滿足要求，將危及人身安全并導(dǎo)致產(chǎn)品不能完成主要任務(wù)的采購產(chǎn)品；B類可提供重要產(chǎn)品：如不滿足要求，將導(dǎo)致產(chǎn)品不能完成主要任務(wù)的采購產(chǎn)品；有效期到期將對供方進行復(fù)評）。

A類產(chǎn)品供方中的國有軍工企業(yè)、中央企業(yè)或國家部屬生產(chǎn)企業(yè)，通過質(zhì)量體系認證，產(chǎn)品質(zhì)量、服務(wù)質(zhì)量、企業(yè)信譽優(yōu)良，年供貨次數(shù)10次以上或貨值在100萬元以上的，有效期3年。A類、B類產(chǎn)品供方中的長期為軍工單位配套的國有企事業(yè)單位或注冊資本人民幣1000萬元以上的其它類型企業(yè)，且通過質(zhì)量體系認證，產(chǎn)品質(zhì)量、服務(wù)質(zhì)量、單位信譽良好的生產(chǎn)企業(yè)有效期2年。注冊資本人民幣500萬元以上的商家，具有生產(chǎn)廠家授權(quán)資質(zhì)，且廠家通過質(zhì)量體系認證，產(chǎn)品質(zhì)量、進貨渠道、服務(wù)質(zhì)量和單位信譽良好的商家有效期2年；注冊資本人民幣100萬元以上，通過質(zhì)量體系認證的服務(wù)方有效期2年。其他單位有效期1年。

3、建立快速反饋處理機制，強化供方資質(zhì)管理

整合質(zhì)量、物資、售后、項目管理等業(yè)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)，為供方評定過程提供精確、量化的數(shù)據(jù)支撐，增強考評的科學(xué)性。完善供方基礎(chǔ)檔案管理、資質(zhì)管理、狀態(tài)管理，將供方管理要素與集采平臺、采購信息庫、招標(biāo)詢價、供方選擇、合同、付款、送檢的流程勾稽，在供方優(yōu)選、超范圍采購等環(huán)節(jié)進行關(guān)聯(lián)控制。建立快速統(tǒng)一的信息反饋和處理機制，及時處理采購過程中發(fā)現(xiàn)的問題，對供方進行追蹤打分和動態(tài)考評，進一步提高工作效率和采購風(fēng)險控制能力。

強化供方資質(zhì)管理。經(jīng)營資質(zhì)和服務(wù)供方能力資質(zhì)作為強制資質(zhì)。外協(xié)供方須通過權(quán)威機構(gòu)的質(zhì)量管理體系認證，并重點強化軍品外協(xié)供方資質(zhì)管理，資質(zhì)臨期系統(tǒng)自動提醒更新。建立供方產(chǎn)品質(zhì)量問題庫，量化供方質(zhì)量業(yè)績評價，發(fā)現(xiàn)主要問題、薄弱環(huán)節(jié)和重點廠家，對供方質(zhì)量績效進行量化打分，為合格供方考評、后續(xù)供方選擇、質(zhì)量管控和持續(xù)改進提供有效支撐。

4、加強供方分級管理，提升質(zhì)量保證能力

將合格供方名錄中的供貨單位按照軍用配套產(chǎn)品、通用產(chǎn)品和輔助物資分類，相應(yīng)提出供方考評和采購管理要求進一步加強質(zhì)量管控。梳理完善供方分類，根據(jù)采購用途和產(chǎn)品特點，將物資分為3大類，197小類，并與合格供方供貨范圍建立勾稽關(guān)系，加強分級分類管理。開展供方軍、民分級管理。重要客戶、高校和集團內(nèi)二級成員單位納入合格供方白名單，針對性地加強管控。

實施質(zhì)量保證金管理，倒逼供方產(chǎn)品質(zhì)量提升。因供方產(chǎn)品發(fā)生批次性、重復(fù)性質(zhì)量問題，或因其質(zhì)量問題導(dǎo)致的直接經(jīng)濟損失、計劃進度或聲譽影響達到一定程度的，供方除承擔(dān)相應(yīng)的維修費用與損失賠償外，還應(yīng)承擔(dān)其產(chǎn)品和服務(wù)質(zhì)量保證責(zé)任的附加追償，倒逼供方對其產(chǎn)品的研制、生產(chǎn)過程和服務(wù)提供過程實施自主、嚴格的管控，確保產(chǎn)品和服務(wù)質(zhì)量滿足顧客要求和法律法規(guī)要求。

（二）加強戰(zhàn)略供方管理，構(gòu)建合作共贏環(huán)境

1、建立雙向激勵機制

28所對供方不再只是單方面的一再壓價，而是給予供方一定的盈利空間，如建立長期集中采購協(xié)議，從供方集中采購物資；給予供方較為寬松的付款條件，調(diào)動供方積極性；授予表現(xiàn)優(yōu)秀的供方“28所優(yōu)秀供方”榮譽稱號，讓供方在軍工行業(yè)類獲得廣告效應(yīng)。雙方簽訂框架協(xié)議，建立雙向激勵機制，共同解決市場爭取、技術(shù)開發(fā)、產(chǎn)品質(zhì)量、成本控制和到貨進度問題，最終使供應(yīng)鏈延伸到生產(chǎn)過程，與銷售過程實現(xiàn)雙贏。采購金額與預(yù)算金額相比減少約6%，實現(xiàn)降本增效。

2、建立良好的溝通渠道

建立暢通的多重溝通機制，在保持現(xiàn)有的業(yè)務(wù)人員間溝通渠道基礎(chǔ)上，建立與供方質(zhì)量部門、供方高層領(lǐng)導(dǎo)間的溝通渠道，將與供方的溝通渠道由合同執(zhí)行人級別提升到部門級、組織級，根據(jù)問題性質(zhì)、影響程度和解決問題的及時性、有效性等情況，選擇溝通渠道，適時提升溝通級別，及時將到貨進度和質(zhì)量問題有效傳遞給供方質(zhì)量部門、供方領(lǐng)導(dǎo)層，有效提高產(chǎn)品按時到貨率和一次送檢合格率。

3、建立共同的管理觀念

供應(yīng)鏈要保持有效的運作，必須在共同認可的管理理念的基礎(chǔ)上才有保證，主要如下：

1）供方按照需方管理要求，承諾做好質(zhì)量、保密、廉政、環(huán)境和職業(yè)健康等方面的管理工作，并嚴格執(zhí)行承諾；

2）供方準時、按量供貨，向需方提供符合采購合同、技術(shù)協(xié)議要求的產(chǎn)品；

3）供方積極配合整改產(chǎn)品質(zhì)量問題，做到問題歸零；

4）供方提供良好的售前和售后服務(wù)，做好技術(shù)支持、培訓(xùn)、安裝調(diào)試集成等配合工作；

5）供方努力提升創(chuàng)新能力，以滿足需方不斷增長的新需求，需方提供必要的幫助，如技術(shù)溝通等。

（三）加強采購風(fēng)險管控，提升采購管理運營質(zhì)量

1、全面監(jiān)控采購過程，及時識別采購風(fēng)險

運用信息化工具進一步加強供方管理，提前識別供方不能按時到貨等采購風(fēng)險，并采取相應(yīng)措施處理，有效保障科研生產(chǎn)任務(wù)的項目進度。在采購過程中，28所使用物資預(yù)警看板信息化系統(tǒng)多維度展現(xiàn)物資流轉(zhuǎn)進程，實現(xiàn)采購進程透視化；同時提取采購過程中的核心信息、關(guān)鍵信息，充分發(fā)揮雷達作用，全面監(jiān)控物資采購進程；使用采購溝通平臺關(guān)注重點工程和重要項目的采購進度，對出現(xiàn)的問題進行分級分類管理，以信息化手段采取針對性措施解決；建立采購周期基線，將重要物資的實際采購周期與采購周期基線相比對，分析不能按時到貨的原因，穩(wěn)固采購過程中的薄弱環(huán)節(jié)。

2、進一步加強合同管理

采取要求供方整改并簽署承諾函等措施，嚴格要求廠家按照合同約定時間交貨。對不能履約的供方采取按雙方約定罰款處理，同時在采購合同模板中明確，如延期交付，28所將相應(yīng)延期付款，進一步加強合同約束力，提高采購到貨按時完成率，保障科研生產(chǎn)項目的順利進行。

建立合同標(biāo)準化模板，要求計劃員盡量使用制式合同，使用供方合同要求重點審查非標(biāo)條款；同時重點關(guān)注預(yù)付款和物權(quán)管理等，有效控制采購風(fēng)險。

3、加強供方業(yè)務(wù)專員管理

在供方動態(tài)管理過程中，詢價報價、合同簽訂、合同執(zhí)行、質(zhì)量問題處理、技術(shù)支持等最終由供方業(yè)務(wù)專員負責(zé)執(zhí)行，通過建立供方業(yè)務(wù)專員管理制度，進一步提高采購工作質(zhì)量和效率，降低采購風(fēng)險。

由于客觀上供方業(yè)務(wù)專員變動比較頻繁，所以必須對業(yè)務(wù)專員授權(quán)。通過供方業(yè)務(wù)專員授權(quán)機制，明確管理責(zé)任，防范各類風(fēng)險。

對供方的考核也掛鉤到相應(yīng)的業(yè)務(wù)專員，對于在動態(tài)管理過程中發(fā)現(xiàn)業(yè)務(wù)專員發(fā)生不能按時到貨等問題并重復(fù)發(fā)生的，28所將及時要求供方更換業(yè)務(wù)員；對于考核優(yōu)秀的業(yè)務(wù)專員，28所提請供方對其進行表揚和獎勵。

三、實施效果

（一）保證了采購產(chǎn)品質(zhì)量

通過完善的供方評審與監(jiān)控體系，對供方的產(chǎn)品質(zhì)量、價格、交貨能力、技術(shù)裝備、資信、研發(fā)能力等進行評估，還對其領(lǐng)導(dǎo)更迭、管理狀況、財務(wù)狀況、勞動力狀況等進行評估，不僅把不合格的產(chǎn)品拒之門外，更把不合格的供方拒之門外。通過不斷優(yōu)化供方結(jié)構(gòu)，實施動態(tài)管理，了解能提供適應(yīng)28所科研生產(chǎn)需要的新產(chǎn)品的供方，同時對原有供方的供貨質(zhì)量、價格、服務(wù)等進行追蹤打分； 2017年產(chǎn)品一次送檢合格率99.99%，有效節(jié)約了對不合格品復(fù)檢所產(chǎn)生的人力、物力和時間成本；進一步提高采購產(chǎn)品質(zhì)量和加強采購風(fēng)險防范。

（二）提升了采購效率

通過持續(xù)加強供方管理，通過設(shè)置合格供方有效期和關(guān)鍵資質(zhì)到期提前預(yù)警功能，及時提醒供方管理人員開展評定工作，為供方考評計劃制定提供數(shù)據(jù)支持，提高了供方檔案管理的追溯性，同原來的手工方式相比供方考評效率提升30%以上。將質(zhì)量管理要素融入采購業(yè)務(wù)過程，通過加強記錄供方獎懲情況，為供方優(yōu)化和量化評價提供支撐；通過加強系統(tǒng)關(guān)聯(lián)控制，降低采購過程風(fēng)險。顯著提高物資到貨按時完成率，有效保障了科研生產(chǎn)項目生產(chǎn)進度，進一步增強了28所產(chǎn)品生產(chǎn)制造的敏捷性和柔性。

（三）降低了采購成本

通過嚴格優(yōu)先供方，對供方進行分級分類和動態(tài)考評管理，有力的降低了28所產(chǎn)品的總成本，提升了產(chǎn)品競爭力。充分發(fā)揮集中采購的規(guī)模優(yōu)勢，通過供應(yīng)鏈優(yōu)勢地位和采購產(chǎn)品目標(biāo)價管理體系，獲得最優(yōu)價格，平均降本率約4%。集采物資范圍涉及服務(wù)器、交換機、元器件、原材料等共14大類物資，相關(guān)產(chǎn)品現(xiàn)行價格與歷史采購價格相比，2015年共節(jié)約金額近430萬元；2016年共節(jié)約金額近516萬元；2017年集采總金額4.5億元，集團考核指標(biāo)3.5億元，共節(jié)約金額近1800萬元，累計節(jié)約金額2746萬元。