付蓉

摘要：本文從辦公自動(dòng)化體系的發(fā)展入手，以面向協(xié)同管理的辦公自動(dòng)化應(yīng)用在高校的應(yīng)用為例，對(duì)這一辦公自動(dòng)應(yīng)用化系統(tǒng)進(jìn)行了研究。

關(guān)鍵詞：協(xié)同管理；辦公自動(dòng)化；應(yīng)用研究

中圖分類(lèi)號(hào)：TP311 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1009-3044（2016）27-0191-02

協(xié)同管理一種以打破人力、物力、財(cái)力、信息、流程等資源之間的邊界壁壘為目標(biāo)的管理體制，它是讓各種資源因素為同一個(gè)共同目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)而進(jìn)行的協(xié)調(diào)運(yùn)作，這一體制可以通過(guò)對(duì)各個(gè)資源的最大程度的開(kāi)發(fā)、利用、和增值來(lái)發(fā)揮一種協(xié)調(diào)作用。辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，從廣義上講，是提高日常工作效率的軟硬件系統(tǒng)的總稱(chēng)，打印機(jī)復(fù)印機(jī)以及各種辦公軟件都可以被看做是辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的組成部分。從狹義上講是通過(guò)對(duì)辦公室內(nèi)部的事務(wù)性工作進(jìn)行有效處理的方式來(lái)提高辦公效率和管理效率的管理系統(tǒng)。隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，面向協(xié)同管理的辦公自動(dòng)化體系已經(jīng)得到了一定程度的應(yīng)用，因此我們有必要對(duì)面向協(xié)同管理的辦公自動(dòng)化體系的應(yīng)用進(jìn)行研究。

1 我國(guó)辦公自動(dòng)化的發(fā)展

面向協(xié)同管理的辦公自動(dòng)化應(yīng)用是我國(guó)辦公自動(dòng)化發(fā)展的產(chǎn)物，它是知識(shí)管理辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的一種應(yīng)用。我國(guó)的辦公自動(dòng)化發(fā)展是從20世紀(jì)80年代初期開(kāi)始的，從20世紀(jì)80年代初期至今，我國(guó)的辦公自動(dòng)化發(fā)展經(jīng)歷了三個(gè)主要的發(fā)展階段。其中，第一個(gè)發(fā)展階段是20世紀(jì)80年代初期至20世紀(jì)80年代中期，在這一階段，學(xué)術(shù)界開(kāi)始對(duì)中國(guó)愛(ài)發(fā)展辦公自動(dòng)化的模式進(jìn)行了探討，我國(guó)辦公自動(dòng)化的發(fā)展規(guī)劃得到了制定和應(yīng)用，一些單一功能的辦公自動(dòng)化設(shè)備已經(jīng)開(kāi)始在一些機(jī)關(guān)單位得到應(yīng)用，單項(xiàng)業(yè)務(wù)的自動(dòng)化成為了這一時(shí)辦公自動(dòng)化的典型特點(diǎn)。第二個(gè)發(fā)展階段是20世紀(jì)80年代中期至20世紀(jì)90年代初期這一段時(shí)期。這一時(shí)期，辦公自動(dòng)化試點(diǎn)工作開(kāi)始在全國(guó)范圍內(nèi)推行。通過(guò)全國(guó)通信網(wǎng)絡(luò)的大規(guī)模改造，辦公自動(dòng)化的標(biāo)準(zhǔn)化工作取得了很大的進(jìn)展。第三個(gè)階段就是20世紀(jì)90年代至今這一段歷史時(shí)期，在這一時(shí)期全國(guó)市級(jí)以上的機(jī)關(guān)和大中型企事業(yè)單位基本實(shí)現(xiàn)了辦公的自動(dòng)化，以上海市人民政府的辦公系統(tǒng)為例，該系統(tǒng)對(duì)文字處理、行文處理、文檔管理以及辦公日常管理等多個(gè)領(lǐng)域進(jìn)行了開(kāi)發(fā)，讓市政府的辦公效率得到了顯著的提高?？梢哉f(shuō)，這一時(shí)期形成的辦公自動(dòng)化體系是一種知識(shí)管理的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，面向協(xié)同管理的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)就是這種辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的一種體現(xiàn)。

2 面向協(xié)同管理的辦公自動(dòng)化應(yīng)用系統(tǒng)的應(yīng)用研究

2.1 面向協(xié)同管理的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)在軍事院校中的應(yīng)用研究

隨著軍隊(duì)信息化建軍的發(fā)展進(jìn)程的加快，軍隊(duì)指揮自動(dòng)化、主戰(zhàn)裝備的信息化以及軍隊(duì)日常業(yè)務(wù)的信息化成為了軍隊(duì)信息化建設(shè)過(guò)程中重點(diǎn)關(guān)注的問(wèn)題。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)也已經(jīng)成為了軍事院校開(kāi)展日常管理的工具。但是計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)在給軍事院校的辦公室管理工作帶來(lái)便利的同時(shí)也在一定程度上增加了泄密渠道，這就給軍事院校的建設(shè)與發(fā)展帶來(lái)了一定的危險(xiǎn)性[1]。為了提高軍事院校辦公室工作的辦公效率，減少軍事機(jī)密泄露的風(fēng)險(xiǎn)，面向協(xié)同管理的辦公自動(dòng)化應(yīng)用就在軍事院校中得到了應(yīng)用。

通過(guò)對(duì)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)進(jìn)行研究，我們可以發(fā)現(xiàn)，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)主要由事務(wù)型辦公自動(dòng)化系統(tǒng)、管理型辦公自動(dòng)化系統(tǒng)和決策型辦公自動(dòng)化系統(tǒng)組成?？梢哉f(shuō)，面向協(xié)同管理的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)可以讓這些系統(tǒng)的功能得到充分的發(fā)揮。軍隊(duì)中現(xiàn)行的自動(dòng)化辦公系統(tǒng)就是一種讓這三種系統(tǒng)進(jìn)行有機(jī)融合，借助管理科學(xué)的引進(jìn)而建立起來(lái)的一種高效協(xié)調(diào)的數(shù)字化辦公系統(tǒng)，它的協(xié)調(diào)性說(shuō)明這樣的系統(tǒng)可以被看作是一種面向協(xié)同管理的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)。因此，軍事院校的辦公系統(tǒng)就成為了面向協(xié)同管理的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)在軍事領(lǐng)域應(yīng)用的一種體現(xiàn)。在軍事院校的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中，用戶(hù)界面的優(yōu)化可以讓系統(tǒng)根據(jù)使用者的身份、動(dòng)態(tài)等信息來(lái)有針對(duì)性的顯示操作界面，這樣使用者就可以通過(guò)對(duì)滿(mǎn)足自身需求的模塊界面的操作、查看、查詢(xún)功能的應(yīng)用來(lái)完成自身所需完成的工作。在公文流轉(zhuǎn)過(guò)程中，使用者可以根據(jù)不同的文件來(lái)對(duì)文件的傳遞流程進(jìn)行確定。在表單定制方面，辦公化自動(dòng)系統(tǒng)可以根據(jù)軍事院校自身的業(yè)務(wù)需求來(lái)讓用戶(hù)對(duì)用戶(hù)表單進(jìn)行自行設(shè)計(jì)，這樣學(xué)校就可以有效地結(jié)合自身狀況來(lái)制定滿(mǎn)足自身狀況的辦公系統(tǒng)。通過(guò)這種辦公自動(dòng)化體系的應(yīng)用，軍事院校的公文管理效率得到了有效的提高，以通用收文工作為例，圖中所示的內(nèi)容是通用收文的處理流程，通過(guò)面向協(xié)同管理的軍用自動(dòng)化辦公系統(tǒng)的應(yīng)用，軍事院?？梢詫?duì)收文的處理全過(guò)程進(jìn)行自動(dòng)化的管理跟蹤和記錄，這樣就對(duì)軍用文書(shū)的管理工作進(jìn)行了強(qiáng)化。

針對(duì)軍事工作的特殊性，面向協(xié)同管理的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)在軍事領(lǐng)域的應(yīng)用過(guò)程中。軍方為辦公自動(dòng)化系統(tǒng)設(shè)立了五層系統(tǒng)安全結(jié)構(gòu)，其中第一層為物理層安全系統(tǒng)，這一安全系統(tǒng)的應(yīng)用讓軍隊(duì)的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)體系在實(shí)際應(yīng)用過(guò)程中既實(shí)現(xiàn)了內(nèi)網(wǎng)與外網(wǎng)、軍網(wǎng)與因特網(wǎng)的隔離又實(shí)現(xiàn)了內(nèi)外網(wǎng)的邏輯互通。第二層安全系統(tǒng)為網(wǎng)絡(luò)層安全系統(tǒng)，這一層安全系統(tǒng)主要通過(guò)三種方式對(duì)軍隊(duì)辦公自動(dòng)化應(yīng)用系統(tǒng)的安全性進(jìn)行保障，首先，第一，網(wǎng)絡(luò)層安全系統(tǒng)通過(guò)防火墻、入侵檢測(cè)系統(tǒng)等技術(shù)的應(yīng)用來(lái)阻擋外部網(wǎng)站對(duì)軍網(wǎng)的網(wǎng)絡(luò)攻擊，第二，通過(guò)將對(duì)外公開(kāi)的服務(wù)器集合劃入專(zhuān)門(mén)服務(wù)器子網(wǎng)的方式來(lái)為軍隊(duì)對(duì)用戶(hù)群和服務(wù)器群的管理提供便利條件，進(jìn)而為服務(wù)器的安全提供一定的保障，第三，軍隊(duì)通過(guò)在各網(wǎng)的邊界處安裝高強(qiáng)度保密機(jī)的措施來(lái)對(duì)外部通訊線(xiàn)路的數(shù)據(jù)安全提供保障。第四層是應(yīng)用層結(jié)構(gòu)安全系統(tǒng)，以L(fǎng)OTUS NOTES應(yīng)用系統(tǒng)平臺(tái)的認(rèn)證機(jī)制、數(shù)據(jù)庫(kù)加密措施、角色功能設(shè)置、簽名域明確創(chuàng)建人和簽發(fā)人職責(zé)性、區(qū)段安全性保障措施以及安全工作流機(jī)制的綜合運(yùn)用來(lái)對(duì)軍隊(duì)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的安全運(yùn)行提供保障。第五層安全保障體系是管理層網(wǎng)絡(luò)體系，這一層網(wǎng)絡(luò)體系是通過(guò)在軍網(wǎng)設(shè)立安全體系規(guī)范，建立網(wǎng)絡(luò)安全小組以及對(duì)安全管理制度的完善等措施來(lái)對(duì)軍隊(duì)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)。在對(duì)這些措施進(jìn)行應(yīng)用的過(guò)程中，國(guó)防大學(xué)通過(guò)保密文化與辦公室辦公系統(tǒng)相結(jié)合的方式來(lái)對(duì)軍事信息的安全性進(jìn)行了強(qiáng)化，通過(guò)將保密守則、手機(jī)使用規(guī)定與辦公室管理工作相結(jié)合的方式，辦公室管理工作與軍事保密工作得到了一定程度的融合。

2.2 面向協(xié)同管理的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)在普通高校研究

通過(guò)前文的論述，我們可以這樣認(rèn)為理想的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)是一種能夠?yàn)楣ぷ魅藛T提供集成化多功能的辦公桌面環(huán)境的應(yīng)用系統(tǒng)。圖中所示的內(nèi)容是辦公系統(tǒng)的系統(tǒng)環(huán)境結(jié)構(gòu)圖

通過(guò)對(duì)圖表進(jìn)行分析，我們可以發(fā)現(xiàn)，在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的體系構(gòu)建之中，具有工作流性質(zhì)的處理流程和監(jiān)督功能是兩種不可缺少的因素。在面向協(xié)同管理的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中，這兩種因素是解決多部門(mén)協(xié)作問(wèn)題的重要工具。集成處理與信息發(fā)布平臺(tái)的完善可以解決傳統(tǒng)的辦公自動(dòng)化體系中出現(xiàn)的信息收集處理處理和發(fā)布過(guò)程相分割的問(wèn)題。安全保障體系可以被看作是讓辦公自動(dòng)化系統(tǒng)安全運(yùn)轉(zhuǎn)的保障。這同時(shí)也可以說(shuō)明面向協(xié)同管理的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)是一種具有時(shí)效性的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)。

我們通過(guò)對(duì)這一系統(tǒng)在普通高校的應(yīng)用狀況進(jìn)行研究，我們可以發(fā)現(xiàn)，三明學(xué)院建立了一種面向協(xié)同管理的辦公自動(dòng)化應(yīng)用體系，在該校的這一辦公體系之中，教師通過(guò)教務(wù)平臺(tái)就可以完成課程表、學(xué)生名單、選修課及學(xué)生成績(jī)的管理工作，通過(guò)內(nèi)網(wǎng)外網(wǎng)相結(jié)合的方式，教工對(duì)學(xué)校、院系以及相關(guān)部門(mén)的信息傳達(dá)溝通需求得到了充分的滿(mǎn)足，這就對(duì)辦公效率的提高起到了促進(jìn)作用。

3 結(jié)論

面向協(xié)同管理的辦公自動(dòng)化應(yīng)用可以在應(yīng)用過(guò)程中對(duì)企事業(yè)單位中的資源進(jìn)行有效協(xié)調(diào)，它是提升辦公效率的有效手段，它可以在高校領(lǐng)域進(jìn)行應(yīng)用，也可以在一般的企事業(yè)單位辦公室管理中得到應(yīng)用。這一體系的應(yīng)用會(huì)對(duì)政府機(jī)關(guān)及企事業(yè)單位的辦公室管理工作的優(yōu)化起到促進(jìn)作用。

參考文獻(xiàn)：

[1] 陳帥.面向協(xié)同管理的醫(yī)院辦公自動(dòng)化系統(tǒng)應(yīng)用研究[D].南方醫(yī)科大學(xué)，2013.

[2] 王福剛.軍隊(duì)日常辦公管理信息自動(dòng)化系統(tǒng)開(kāi)發(fā)與研究[D].電子科技大學(xué)，2008.