聶敏

摘要：高校的聲像檔案是高等學校歷史發(fā)展的結(jié)晶，是教學、科研、管理等多方面的長期積累，是高校寶貴的文化資源財富。信息技術(shù)日新月異的發(fā)展帶來了各個領(lǐng)域的深刻變革，高校聲像檔案管理的數(shù)字化早已成為高校檔案管理的主流趨勢，尤其是近年來計算機云技術(shù)的廣泛滲透，各類信息獲取及服務領(lǐng)域全面進入了以“數(shù)據(jù)網(wǎng)絡集中存儲”為顯著優(yōu)勢的“云時代”，為高校聲像檔案管理的收集、存儲和使用提供了更多可能的技術(shù)手段，也為高校聲像檔案管理提供了更加集約化、規(guī)?；蛯I(yè)化的信息技術(shù)整合平臺，使高校聲像檔案有了更為便捷的管理和共享方式，有了更加安全、更易于訪問的存放位置，使高校聲像檔案管理全面走向智能化。本文通過對高校聲像檔案管理工作的主要瓶頸的分析，旨在探索云計算技術(shù)在聲像檔案管理中應用方向，并對云時代背景下高校聲像檔案數(shù)字化管理挑戰(zhàn)提出相應應對策略。

關(guān)鍵詞；高校聲像檔案；數(shù)字化；云時代

中圖分類號：TP393 文獻標識碼：A 文章編號：1009-3044（2016）27-0279-02

高校的聲像檔案是高等學校歷史發(fā)展的結(jié)晶，通過畫面、聲音的生動內(nèi)容，客觀形象地記錄和再現(xiàn)一個學校發(fā)展的歷史面貌和各方面的情況，不僅是教學、科研、管理等多方面的長期積累，是高校寶貴的文化資源財富，更是高校未來發(fā)展戰(zhàn)略制定的翔實依據(jù)。信息技術(shù)日新月異的發(fā)展帶來了各個領(lǐng)域的深刻變革，高校聲像檔案管理的數(shù)字化早已成為高校檔案管理的主流趨勢，尤其是近年來計算機云技術(shù)的廣泛滲透，各類信息獲取及服務領(lǐng)域全面進入了以“數(shù)據(jù)網(wǎng)絡集中存儲”為顯著優(yōu)勢的“云時代”，為高校聲像檔案管理的收集、存儲和使用提供了更多可能的技術(shù)手段，也為高校聲像檔案管理提供了更加集約化、規(guī)模化和專業(yè)化的信息技術(shù)整合平臺，使高校聲像檔案有了更為便捷的管理和共享方式，有了更加安全、更易于訪問的存放位置，使高校聲像檔案管理全面走向智能化。

1 高校聲像檔案管理工作的主要瓶頸

1.1 來源復雜 缺乏甄選機制

隨著數(shù)碼相機、攝像機技術(shù)的發(fā)展，特別是智能手機、移動互聯(lián)網(wǎng)的廣泛應用，微信、美拍、QQ空間、微博等自媒體平臺的新興和發(fā)展，使每位師生都有可能成為聲像資料的來源，特別是在基層組織的活動中，檔案部門往往處于被動地位，無法預先掌握活動信息，對拍攝者水平、聲像資料的拍攝質(zhì)量、保存條件都無法控制，更遑論控制聲像檔案的質(zhì)量。在拍攝條件和拍攝水平良莠不齊的情況下所產(chǎn)生海量的聲像數(shù)據(jù)面前，如何進行甄選顯得尤為重要，但在實際的操作中，第一手資料的篩選主體是資料產(chǎn)生的部門還是檔案管理部門都較為模糊，高校檔案管理也沒有明確的規(guī)范和篩選標準，缺乏完善甄選的機制，要么是簡單的資料收集匯總，要么墨守于以往的個人工作經(jīng)驗。

另外，高校原有其他載體的聲像檔案如實體照片、錄音磁帶、錄像帶資料的數(shù)字化也是一項巨大的工程，也需要完善的甄選機制來進行甄選，對具有重大歷史價值的聲像檔案進行無損數(shù)字化轉(zhuǎn)換、修復、妥善保存和有效開發(fā)利用都是高校檔案管理中亟待解決的問題。

1.2 歸檔模糊 檢索效率低下

聲像檔案的歸檔范圍較廣，內(nèi)容也較為繁雜，大多數(shù)高校檔案管理部門沒有明確的規(guī)范來界定歸檔范圍和內(nèi)容；檔案的管理分類依循也各不相同，但原有的分類方法的滯后是當前比較突出的問題，無論是以時間為序或是以事件為題，還是以人物為主，單一線性的分類方法都無法滿足日后工作的檢索需要。

1.3 各自為政 存在共享盲區(qū)

學校的聲像檔案管理部門往往是重大活動和事件發(fā)生后的資料整理和匯總部門，事件策劃和發(fā)生的主體部門有著更豐富和詳盡的一手資料，有些生動活潑的畫面往往因為不夠嚴謹和嚴肅而被屏蔽在轉(zhuǎn)交檔案管理部門之前，而高校的管理和宣傳都應緊跟時代潮流，順應學生的實際需要，檔案部門不僅要保存具有歷史記錄價值的聲像資料，更要注意搜集這些反映時代潮流和思想風向的趣聞趣事，全方位的記錄和再現(xiàn)師生的精神面貌。另外，在工作實踐中發(fā)現(xiàn)，越是有價值的聲像檔案涉及重大的事件和重要人物，具有較高的觀賞性和個人榮譽性，往往越難歸檔，更容易散落于資料檔案發(fā)生當事人和當事部門。事件發(fā)生部門不知檔案管理部門篩選和留存了哪些資料，檔案管理部門也不了解當事部門實際的檔案交接情況，造成了一定的信息不對稱。加之因為檢索效率的低下，其他相關(guān)部門在使用和查找資料往往不愿大費周章的查閱學校的檔案，也免于沉溺浩瀚的資料翻閱查找，更樂于直接向當事人和當事部門索取。

2 云計算技術(shù)在高校聲像檔案數(shù)字化管理中的應用

云計算（cloud computing）是基于互聯(lián)網(wǎng)的相關(guān)服務的增加、使用和交付模式，通?；诨ヂ?lián)網(wǎng)來提供動態(tài)易擴展且經(jīng)常是虛擬化的資源?，F(xiàn)階段廣為接受的是美國國家標準與技術(shù)研究院（NIST）定義：云計算是一種提供可用的、便捷的、按需的網(wǎng)絡訪問的模式， 通過進入可配置的計算資源共享池，快速獲取包括網(wǎng)絡、服務器、存儲、應用軟件、服務等資源。簡而言之，云計算技術(shù)與以往IT技術(shù)相比較，其優(yōu)勢在于能夠通過網(wǎng)絡服務模式進行大規(guī)模的信息數(shù)據(jù)處理，對信息的獲取、存儲及服務實現(xiàn)集約化、規(guī)模化和專業(yè)化整合。

2.1 云計算技術(shù)在聲像檔案收集方面的作用

云技術(shù)在攝影攝像產(chǎn)業(yè)的廣泛應用，云相機、云攝像機的出現(xiàn)無限地延伸了聲像檔案的信息量，聲像資料的收集不再受相機、攝像機的存儲能力所限，可以隨意采集盡可能詳盡的聲像資料，通過這些終端設備所產(chǎn)生的聲像文件可以即時直接上傳至云服務器，也可以通過微信、百度云端等自媒體平臺隨時隨地的分享，免去了以往活動或事件發(fā)生之后檔案管理部門逐一向基層部門收集的繁瑣，既簡化了工作的流程，還將聲像資料在收集和交接過程中的流失風險減小到最低程度。

2.2 云計算技術(shù)在聲像檔案存儲方面的作用

目前，云存儲的市場已形成一定規(guī)模，為企業(yè)和機構(gòu)提供的信息服務也日臻成熟。建立高校聲像檔案的云存儲平臺與以往將照片、視頻、音頻文件匯總后刻錄光盤的方法有著不可比擬的優(yōu)越性。其一，多用戶共享及共享的權(quán)限化。為基層部門開設低級用戶，僅授權(quán)給基層文件上傳、查看和編輯本部門文件的工作權(quán)限，檔案管理部門只需將他們上傳的聲像文件進行分類篩選、歸檔即可；待基層有查找需求時，臨時開通權(quán)限，既便于對聲像檔案的管理，又避免重要信息被刪、誤路徑轉(zhuǎn)移等誤操作。其二，安全性高。云存儲平臺的專業(yè)的數(shù)據(jù)加密技術(shù)和防火墻設計以及多機房互備，最大可能地保證了聲像檔案的數(shù)據(jù)安全，比以往在光盤、移動硬盤、本地硬盤的存儲方式更具專業(yè)和安全性。其三，協(xié)作機制簡化工作流程。云存儲平臺不僅可以實現(xiàn)數(shù)據(jù)的快速傳輸，還可以通過檔案留言的功能，來建立協(xié)同作業(yè)的機制，擁有留言權(quán)限的使用者可以留言讓上傳者或其他同事修改，也可組織組員討論該檔案是否有留存的必要和意義以及提出相應的修改和編輯方案；上傳者也可以將聲像檔案的文字描述盡可能細致；一旦修改完成，上傳者直接上傳修改后文件，檔案管理者即可收到消息提醒，實時了解工作進度，免去了以往通過電話、郵件進行通知、詢問、文件傳輸、文件下載、再歸檔等一系列繁瑣工作。

2.3 云計算技術(shù)在聲像檔案使用方面的作用

隨著云計算技術(shù)的不斷發(fā)展，云平臺不僅是聲像檔案便捷、安全的存儲平臺，還是聲像檔案文件的初級處理平臺。通過平臺提供的對象存儲 OSS 功能可以對圖片進行格式轉(zhuǎn)換、縮略圖、剪裁、水印、縮放，對音視頻轉(zhuǎn)碼等操作，檔案管理者和上傳者都無需掌握專業(yè)圖像、音頻、視頻處理軟件就可以將聲像檔案編輯為適當?shù)母袷胶头弦蟮臉邮胶痛笮?，更便于聲像檔案的使用。

云技術(shù)使海量的聲像檔案數(shù)據(jù)庫中的檢索操作變得容易，通過檢索聲像檔案文件的關(guān)鍵字就能迅速地查找到相關(guān)的資料，再通過瀏覽縮略圖或在線預覽音視頻文件，進行下一步的文件下載等操作，比起以往的聲像檔案檢索方法在速度和準確性上有質(zhì)的飛躍。

云平臺的操作日志化，對于多成員共享和編輯的環(huán)境，實現(xiàn)了記錄用戶操作路徑的功能，更易于糾正聲像檔案管理者和使用者的不規(guī)范操作，實現(xiàn)了聲像檔案從上傳到使用的全程規(guī)范管理。

3 云時代背景下高校聲像檔案數(shù)字化管理的挑戰(zhàn)及應對策略

云計算技術(shù)為高校的聲像檔案管理提供了便捷而安全的文件收集、存儲平臺，為提高聲像檔案管理效率和使用質(zhì)量提供了有力的技術(shù)支持，也給聲像檔案管理帶來新的挑戰(zhàn)。網(wǎng)絡文件傳輸?shù)谋憬菀彩怪R產(chǎn)權(quán)保護、國家信息安全等相關(guān)領(lǐng)域的法規(guī)空白點突顯，提高和增強檔案管理的知識產(chǎn)權(quán)和保密意識是檔案管理工作者首要任務。與其他職能部門協(xié)同，參與建立和完善相關(guān)制度法規(guī)也是業(yè)界同仁嚴肅思考的首要課題。

由于技術(shù)的發(fā)展，聲像檔案的數(shù)據(jù)安全性已有非常成熟的技術(shù)保證，但不時爆出服務商服務器被黑客攻陷造成客戶數(shù)據(jù)外流的新聞，高級別機密文件的云存儲安全問題仍然不容忽視。通過多服務器多重備份等技術(shù)手段數(shù)據(jù)的持久性盡管已如云技術(shù)平臺服務商所標榜的99.99%，但仍有丟失損毀的風險存在，這就要求檔案管理者認真篩選合作服務商，選擇技術(shù)成熟、硬件設備優(yōu)質(zhì)、開發(fā)維護技術(shù)團隊實力雄厚的服務商進行合作，多學習多考察，為聲像檔案管理做好客觀技術(shù)保證。

云時代的到來為高校聲像檔案管理水平提供了高質(zhì)量提升的契機，為檔案管理提供了有力的技術(shù)支持和保證，所帶來的挑戰(zhàn)歸根結(jié)底就是對檔案管理人員素質(zhì)提出的新要求，不僅要求檔案管理者需要具備檔案管理經(jīng)驗和信息技術(shù)的綜合能力，還要求具備適應時代發(fā)展不斷地學習能力，來處理和解決檔案管理工作中信息的收集、歸檔、開發(fā)及挖掘各環(huán)節(jié)的管理瓶頸，應對不斷涌現(xiàn)的技術(shù)難題，以先進科學的管理意識、與時俱進的管理手段和踏實穩(wěn)健的工作態(tài)度來開創(chuàng)高校聲像檔案的新時代。

參考文獻：

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