劉靜

摘 要：醫(yī)院檔案系統(tǒng)中的會(huì)計(jì)檔案是重要構(gòu)成部分，會(huì)計(jì)檔案與普通的醫(yī)療檔案不同，主要記載著醫(yī)院的各種會(huì)計(jì)經(jīng)濟(jì)信息，處理會(huì)計(jì)檔案時(shí)需要對(duì)一些專業(yè)化的材料進(jìn)行關(guān)注，進(jìn)而確定醫(yī)院的各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動(dòng)。檢查醫(yī)院的是否遵守相應(yīng)的財(cái)務(wù)處理規(guī)定時(shí)，也可從其會(huì)計(jì)檔案材料入手，總之醫(yī)院的會(huì)計(jì)檔案與醫(yī)院的發(fā)展直接相關(guān)，現(xiàn)針對(duì)醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案的內(nèi)容，探討創(chuàng)新管理檔案管控系統(tǒng)的方法。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案；管理方法；創(chuàng)新；檔案管理

管理者在管理醫(yī)院內(nèi)部的會(huì)計(jì)檔案材料時(shí)，需要對(duì)會(huì)計(jì)事務(wù)處理流程持有一定的熟悉程度，以便可以對(duì)醫(yī)院會(huì)計(jì)核算環(huán)節(jié)中需運(yùn)用的會(huì)計(jì)報(bào)表、賬簿以及憑證等材料進(jìn)行專業(yè)化的處理，確認(rèn)醫(yī)院在一定時(shí)期范圍內(nèi)的財(cái)務(wù)變動(dòng)情況，醫(yī)院的一部分會(huì)計(jì)檔案與來院治療的患者的利益也息息相關(guān)，為了保護(hù)醫(yī)院的外在形象，調(diào)控內(nèi)部管理，必須要更醫(yī)院檔案管控工作，創(chuàng)新管理這類經(jīng)濟(jì)性檔案時(shí)運(yùn)用的工作理念。

1 收集醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案

會(huì)計(jì)環(huán)節(jié)：要及時(shí)出齊當(dāng)日預(yù)處理會(huì)計(jì)憑證，憑證內(nèi)容要正確無誤，能清楚地反映會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)的內(nèi)容，并確保附件完整。每月月底將處理完的會(huì)計(jì)資料和會(huì)計(jì)報(bào)表裝訂成冊(cè)，年底將每月憑證及賬表等一并送交會(huì)計(jì)檔案人員進(jìn)行整理歸檔。

出納環(huán)節(jié)：要以“當(dāng)日業(yè)務(wù)當(dāng)日清”為原則，借、貸款完畢的憑證要及時(shí)登記現(xiàn)金、銀行存款日記賬，結(jié)出當(dāng)日余額，與實(shí)有現(xiàn)金庫(kù)存核對(duì)無誤，并要定期與銀行對(duì)賬單核對(duì)。經(jīng)編制“未達(dá)賬調(diào)節(jié)表”調(diào)節(jié)余額核對(duì)相符后，將借、貸款憑證按月逐日編號(hào)裝訂成冊(cè)。

電算化下會(huì)計(jì)檔案比傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案具有更廣泛的內(nèi)涵，電算化會(huì)計(jì)檔案除傳統(tǒng)概念上的會(huì)計(jì)檔案外，還包括電算化過程中形成的紙質(zhì)文件、電子文件以及系統(tǒng)軟件。其中系統(tǒng)軟件檔案又可分文字材料與計(jì)算機(jī)軟件程序兩部分。這就要求實(shí)行會(huì)計(jì)電算化核算的單位，不僅要有電子數(shù)據(jù)，而且要保存打印出紙張的會(huì)計(jì)檔案。

2 整理醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案

全面收集醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案之后，需要在正式應(yīng)用與管理檔案材料前，現(xiàn)展開整理檔案的工作，根據(jù)檔案的外部形式與具體記錄的內(nèi)容，對(duì)檔案材料進(jìn)行分類，按照一定的順序來排列與存放檔案材料，預(yù)先完成整理檔案的工作，可以確保后續(xù)檔案管理工作更加順利地進(jìn)行，管理與使用會(huì)計(jì)檔案的工作均能夠變得更加高效。檔案整理工作建議如下：

首先需要對(duì)會(huì)計(jì)憑證類型的檔案材料進(jìn)行整理，并歸檔；而后需要整理會(huì)計(jì)賬簿檔案材料；會(huì)計(jì)報(bào)表類型的檔案的整體數(shù)量比較多，需要有效整理；除了需要正確歸檔其他類型的會(huì)計(jì)檔案，還需要整理電算化會(huì)計(jì)檔案。完成所有類別的會(huì)計(jì)檔案的整理工作之后，需要對(duì)其進(jìn)行檢查，而后就可以使用與處理總量比較大的會(huì)計(jì)檔案。

3 管理與應(yīng)用醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案

3.1 保障會(huì)計(jì)檔案的管理工作的安全性

會(huì)計(jì)檔案的管理者需要指派專門的工作人員負(fù)責(zé)管理內(nèi)容復(fù)雜、種類繁多的會(huì)計(jì)檔案。部分醫(yī)院并沒有專門的工作人員負(fù)責(zé)管理會(huì)計(jì)檔案，導(dǎo)致會(huì)計(jì)檔案被管理的過程中產(chǎn)生混亂的工作局面，因此醫(yī)院應(yīng)當(dāng)結(jié)合財(cái)務(wù)處理需求，來組建專門負(fù)責(zé)管理各種類型的檔案的工作部門，給會(huì)計(jì)檔案管理部門中使用充足的物理以及人力資源，根據(jù)制度與規(guī)定來安排管理會(huì)計(jì)檔案管控的工作，確保每一階段的會(huì)計(jì)檔案處理工作都有專門的工作人員負(fù)責(zé)，清點(diǎn)檔案之后，還要保持檔案材料被整齊地方式。保障存儲(chǔ)的會(huì)計(jì)檔案的安全與完整，全方位展開檔案防護(hù)工作，如防盜、防塵與防磁等工作。根據(jù)檔案保密制度來改進(jìn)網(wǎng)絡(luò)化的會(huì)計(jì)檔案信息庫(kù)，出現(xiàn)應(yīng)用會(huì)計(jì)檔案的需求時(shí)，需要將登記工作做好，確保在移交、借閱以及歸檔的環(huán)節(jié)中均不會(huì)出現(xiàn)檔案受損的問題，通過提升檔案管理工作的安全意識(shí)來保持會(huì)計(jì)檔案的價(jià)值，更加有效地管理醫(yī)院的會(huì)計(jì)檔案。

3.2 形成會(huì)計(jì)檔案管理工作制度

建立電算化檔案定期備份制度，電算會(huì)計(jì)檔案應(yīng)定期將會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)備份到磁性介質(zhì)，并設(shè)立備查登記簿，提供備份時(shí)間、數(shù)量、保管方式等備份細(xì)節(jié)信息；同時(shí)由于磁性介質(zhì)的特殊性，管理人員必須對(duì)這些會(huì)計(jì)電算檔案進(jìn)行定期檢查、復(fù)制，以防止會(huì)計(jì)信息損壞。建立嚴(yán)格的借用手續(xù)制度，查閱會(huì)計(jì)檔案需經(jīng)財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，按照檔案管理的有關(guān)規(guī)定，辦理借閱手續(xù)；外單位查閱本部門會(huì)計(jì)檔案，要有單位介紹信，并經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)、財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。

3.3 提升管理會(huì)計(jì)檔案的工作人員的素養(yǎng)

盡快提高檔案管理人員素質(zhì)。計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展，特別是網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用改變著傳統(tǒng)的檔案管理模式，要求檔案人員在網(wǎng)上進(jìn)行收集、整理、編目、檢索、借閱、統(tǒng)計(jì)工作?，F(xiàn)代化檔案管理工作中，檔案人員除了具備檔案專業(yè)知識(shí)外，還要具備良好的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)知識(shí)及運(yùn)用操作能力。而目前醫(yī)院現(xiàn)有的檔案專業(yè)人員知識(shí)結(jié)構(gòu)較為單一，尤其是計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用能力較低，知識(shí)面較窄。因此，檔案專業(yè)人才的培養(yǎng)也是日益顯得重要了。只有通過學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，提高檔案干部隊(duì)伍的綜合素質(zhì)，才能適應(yīng)計(jì)算機(jī)技術(shù)、信息技術(shù)不斷發(fā)展的需要，才能充分發(fā)揮檔案計(jì)算機(jī)管理的優(yōu)勢(shì)，這也是當(dāng)今檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展必須解決的問題。

加強(qiáng)檔案管理者的職業(yè)道德修養(yǎng)，增強(qiáng)責(zé)任心。檔案管理者的職責(zé)就是維護(hù)檔案的完整與安全，做到不壞、不丟、不散、不亂。不壞是指對(duì)檔案保管的完好無損，不致因各種不利因素而使檔案損壞。不丟指要保證檔案絕對(duì)安全，不致因工作疏忽而使其遺失或被竊。不散是指檔案保管相對(duì)集中，不致因檔案的分散保管而使檔案管理不便。不亂，就是要求檔案保管整齊規(guī)范，有據(jù)可循、有目可查。檔案管理者必須加強(qiáng)理論學(xué)習(xí)，提高檔案方面的理論修養(yǎng)，充分認(rèn)識(shí)檔案的價(jià)值，增強(qiáng)檔案管理工作的責(zé)任心和法制觀念。

4 處理醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案

根據(jù)檔案的保管期設(shè)定情況，來處理會(huì)計(jì)檔案，一部分特殊的檔案需要管理者永久保存，除了需要將其保存在會(huì)計(jì)檔案室中，還要將相應(yīng)的檔案信息輸入到數(shù)據(jù)庫(kù)中，做好檔案?jìng)浞莨ぷ?，一些不需要被永久保存的檔案一般會(huì)設(shè)有最低的保管期限，因情況比較特殊需要被特別處理的檔案主要有未了事項(xiàng)的相關(guān)原始憑證、未結(jié)清的債務(wù)與債權(quán)的相應(yīng)原始憑證。處理已經(jīng)到了保存期的檔案時(shí)，需要有會(huì)計(jì)工作部門與醫(yī)院的檔案室共同給出銷毀工作建議，否則不可隨意處理會(huì)計(jì)檔案。對(duì)銷毀的檔案也要進(jìn)行記錄，將檔案的具體信息全面且清晰地記錄，包括檔案號(hào)、起止日期、冊(cè)數(shù)與卷號(hào)等，同時(shí)還要在記錄中體現(xiàn)銷毀檔案的時(shí)間。在領(lǐng)導(dǎo)同意的前提下才能銷毀這部分財(cái)務(wù)檔案，銷毀過程中需要有相關(guān)人員監(jiān)督。

5 結(jié)束語

醫(yī)院逐漸加大了對(duì)內(nèi)部管理工作的關(guān)注程度，不僅改進(jìn)了人員管理方法，還結(jié)合各種不同類型的檔案材料的管控與使用需求，對(duì)檔案管理工作的流程進(jìn)行了調(diào)整，本文主要分析的是醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案處理環(huán)節(jié)的工作方法，當(dāng)會(huì)計(jì)檔案的實(shí)際內(nèi)容被豐富之后，管理者也要?jiǎng)?chuàng)新傳統(tǒng)化的會(huì)計(jì)檔案管理手段，將一些新的管理方法融入到會(huì)計(jì)檔案管理過程之中，以標(biāo)準(zhǔn)化的方式和嚴(yán)謹(jǐn)化的態(tài)度應(yīng)對(duì)會(huì)計(jì)檔案，處理這部分檔案時(shí)同樣要將信息化平臺(tái)的作用積極發(fā)揮。

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