遲曉霞

摘 要：隨著信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，我國的信息化建設(shè)也隨之迅速發(fā)展。尤其在事業(yè)單位檔案管理中，信息化技術(shù)也逐漸普及，為事業(yè)單位檔案管理帶來了一些優(yōu)勢。但不可避免的，在事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)過程中，由于各方面存在一定的原因，給信息化建設(shè)工作造成了一定的阻礙，本文就事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)過程展開探討。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;信息化建設(shè)

在事業(yè)單位中，檔案管理是必不可少的一項(xiàng)工作。針對(duì)事業(yè)單位的人員檔案、機(jī)密檔案等都需要進(jìn)行妥善的處理和保存。隨著時(shí)間的推移，檔案的內(nèi)容越來越復(fù)雜，且數(shù)量越來越龐大，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)不能滿足當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理的需要，而信息化技術(shù)又處于飛速發(fā)展期間，將信息化建設(shè)與事業(yè)單位檔案管理相結(jié)合，推動(dòng)檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化，促進(jìn)單位檔案管理的發(fā)展。

1 推動(dòng)檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化的重要意義

1.1 改善檔案管理途徑

在傳統(tǒng)的檔案模式下，檔案管理途徑主要以人工錄入為主，不僅費(fèi)時(shí)費(fèi)力，而且極容易出錯(cuò)。推動(dòng)方案管理實(shí)現(xiàn)信息化，建立以網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)和信息技術(shù)為媒介的智能化管理模式，改善檔案管理途徑，拓寬信息保存以及信息收集的方式，提高檔案服務(wù)質(zhì)量，從而提高檔案的利用效率。

1.2 方便開展檔案管理

推動(dòng)檔案信息實(shí)現(xiàn)信息化，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)為電子檔案，不僅利于檔案的保存，而且可以節(jié)省空間，有利于檔案管理工作朝著規(guī)范化的方向前進(jìn)。同時(shí)在提供檔案服務(wù)時(shí)，將智能檢索替代人工查詢服務(wù)，短時(shí)間內(nèi)即可獲取相應(yīng)的檔案資源，不受地域和時(shí)間的限制。且電子檔案更容易保存，出現(xiàn)遺失和損壞的現(xiàn)象極少，能確保檔案保存處于安全的環(huán)境中。

2 事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)過程中存在的不足

2.1 缺乏專業(yè)的工作人員

縱觀我國大部分的事業(yè)單位，在推進(jìn)檔案管理朝著信息化方向發(fā)展的過程中，仍然存在部分缺陷，比如在錄入檔案時(shí)，會(huì)出現(xiàn)標(biāo)題欠缺、目錄不全等現(xiàn)象，出現(xiàn)這些現(xiàn)象的原因，除了事業(yè)單位內(nèi)部缺乏嚴(yán)格的管理制度以及管理標(biāo)準(zhǔn)之外，另一大主要原因就是工作人員的專業(yè)素質(zhì)不夠。大多數(shù)單位認(rèn)為檔案管理部門只是輔助部門，并沒有起到太大的作用，所以在安排檔案管理工作的人員時(shí)，一般都排后安排，可能是退休老員工進(jìn)行監(jiān)管，也可能是兼職人員進(jìn)行監(jiān)管，總之，基本不是專業(yè)人員。非檔案管理專業(yè)人員，缺少專業(yè)的檔案管理知識(shí)，且對(duì)于如今的信息化技術(shù)接收程度緩慢，無法合理的將檔案管理與信息化建設(shè)結(jié)合起來，嚴(yán)重阻滯了檔案管理工作的進(jìn)行。

2.2 信息化建設(shè)進(jìn)程緩慢，檔案服務(wù)率低

雖然當(dāng)前在大多數(shù)的檔案管理工作中，已經(jīng)有了信息化建設(shè)的意識(shí)，但在實(shí)際應(yīng)用中，并沒有將信息化建設(shè)與檔案管理做到完美融合。目前檔案服務(wù)的方式主要是通過人工或者計(jì)算機(jī)，檔案服務(wù)率低，若想提高檔案服務(wù)效率，必須引入現(xiàn)代信息化技術(shù)工具，加快檢索效率，為用戶提供更好的服務(wù)質(zhì)量。且工作人員的素質(zhì)方面也是一大問題，其沒有相應(yīng)的專業(yè)知識(shí)，不足以支撐檔案管理工作的進(jìn)行。不僅如此，管理人員的管理觀念仍然沿用傳統(tǒng)理念，談不上創(chuàng)新，也就無從改變。

2.3 缺乏資金支持

事業(yè)單位在開展資金配置時(shí)，因?yàn)閷?duì)檔案管理缺乏相應(yīng)的重視，所以對(duì)檔案管理工作的資金支持力度不夠。檔案管理想要實(shí)現(xiàn)信息化，不可避免的需要大量的資金投入去建設(shè)基礎(chǔ)設(shè)施，從而為信息化建設(shè)提供必要基礎(chǔ)。然而現(xiàn)在檔案管理工作得不到相應(yīng)的資金投入，單位的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)不完整，缺乏先進(jìn)的技術(shù)與設(shè)備，無法開展信息化建設(shè)，嚴(yán)重滯后了檔案管理工作的發(fā)展。

3 如何促進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)

3.1 提高工作人員的綜合素質(zhì)，打造專業(yè)人才隊(duì)伍

檔案管理需要專業(yè)的工作人員來操作，工作人員的素質(zhì)高低直接影響著檔案管理水平的高低。首先單位應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案管理信息化建設(shè)的重視程度，為檔案管理信息化建設(shè)提供良好的發(fā)展氛圍。其次在單位內(nèi)部組織相應(yīng)的培訓(xùn)活動(dòng)，內(nèi)容涉及設(shè)備操作、信息安全等各類知識(shí)，為檔案管理人員提供再學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)，提高檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)。最后，為了提高檔案管理水平，單位要引入相應(yīng)的新鮮專業(yè)人才，可以與當(dāng)?shù)氐母咝Ｏ嗪献?，?yōu)先錄用相關(guān)專業(yè)人才，為檔案管理工作提供人才支持，促進(jìn)檔案管理朝著信息化的方向發(fā)展。

3.2 完善事業(yè)單位檔案管理制度

為了提高檔案服務(wù)效率，促進(jìn)檔案管理工作的進(jìn)行，最大程度發(fā)揮大信息的價(jià)值，就必須完成事業(yè)單位檔案管理制度。檔案管理制度必須合乎我國相關(guān)法律法規(guī)的要求，不得出現(xiàn)與法律相悖的現(xiàn)象，另外在制定之后不能隨意修改。完善的事業(yè)單位檔案管理制度可以為開展檔案管理工作提供方向，提供依據(jù)，是下一步的信息化建設(shè)的重要環(huán)節(jié)。

3.3 重視檔案管理安全問題

加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)就必須要考慮其安全問題。因?yàn)樵谑聵I(yè)單位內(nèi)部，許多檔案都具備機(jī)密性，一旦泄露，后果不堪設(shè)想。在信息技術(shù)廣泛應(yīng)用的今天，信息資源的安全問題一直是眾人焦點(diǎn)。在事業(yè)檔案管理過程中，管理人員應(yīng)提高檔案安全意識(shí)，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)信息安全防護(hù)建設(shè)，比如防火墻等，為檔案信息安全加設(shè)保障。另外為信息設(shè)立權(quán)限和身份驗(yàn)證，多方面加強(qiáng)安全防護(hù)，保證信息檔案的安全性。

3.4 加大資金投入

為了更好地加快信息化建設(shè)的進(jìn)程，事業(yè)單位要加大對(duì)檔案管理部門的人力、物力、資金投入，完善檔案管理部門的基礎(chǔ)設(shè)施，提高對(duì)檔案信息化的重視程度，以上帶下，帶動(dòng)廣大工作人員相應(yīng)的加強(qiáng)對(duì)檔案信息化的責(zé)任心。在信息化建設(shè)過程中，需要多種信息化設(shè)備，比如計(jì)算機(jī)、掃描儀、投影儀等各類設(shè)備，需要大量的資金投入，在添置完設(shè)備以后，需要專業(yè)的工作人員合理利用，做到人盡其才，物盡其用，促進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)的進(jìn)展。

4 小結(jié)

如今，信息化技術(shù)已經(jīng)運(yùn)用到了各行各業(yè)中，且取得了顯著的成效。在事業(yè)單位檔案管理中運(yùn)用信息化技術(shù)，通過完善相應(yīng)的管理制度，購置完善的基礎(chǔ)設(shè)施，提高工作人員的綜合素質(zhì)，做好網(wǎng)絡(luò)安全防控，為檔案管理信息化建設(shè)保駕護(hù)航。

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