劉鳳娟

摘 要：隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的高速發(fā)展，檔案數(shù)字化管理已成為現(xiàn)代管理的一種趨勢(shì)，在發(fā)揮其優(yōu)勢(shì)的同時(shí)，我們還要對(duì)其不足不斷改進(jìn)，特別是要同紙質(zhì)檔案一起進(jìn)行科學(xué)管理，使其配套管理更有效地為我們基層事業(yè)單位的發(fā)展服務(wù)。

關(guān)鍵詞：紙質(zhì)文件;電子文檔;歸檔管理;開(kāi)發(fā)利用

在推進(jìn)檔案綜合管理方面，我們?cè)跈n案分類、整理、編目、檢索等管理環(huán)節(jié)上，如何開(kāi)發(fā)利用檔案信息資源，作為基層事業(yè)單位在電子檔案與紙質(zhì)檔案配套管理方面，我們作了較為深入地探索，獲得一些有益的啟示。

1 事先要明確檔案管理體制和程序

作為公益型和生產(chǎn)型兼融的事業(yè)單位，我們?cè)谶M(jìn)行檔案的歸檔、整理、保管與保護(hù)、利用與借閱、鑒定與銷毀等管理工作當(dāng)中，要依據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》《中華人民共和國(guó)檔案法實(shí)施辦法》《廣東省檔案條例》《深圳經(jīng)濟(jì)特區(qū)檔案與文件收集利用條例》等法律法規(guī)[1]，并結(jié)合工作實(shí)際，進(jìn)一步規(guī)范檔案管理工作，有效地提高檔案管理水平。

那么，我們所說(shuō)的“檔案”，是指我們從事社會(huì)公益和水務(wù)生產(chǎn)的工作活動(dòng)中形成的、具有查考利用價(jià)值的各種文字、圖表、聲像、實(shí)物、電子等不同形式的歷史記錄。

就檔案管理體制而言，我們基層事業(yè)單位作為局直屬事業(yè)單位，要對(duì)應(yīng)局里的設(shè)置并與之加強(qiáng)工作聯(lián)系。就綜合檔案的管理工作，我們應(yīng)在局辦公室的統(tǒng)籌、協(xié)調(diào)、組織、管理下，接受局檔案室的檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)，積極參加其組織的培訓(xùn)，并結(jié)合本單位實(shí)際制訂檔案工作發(fā)展規(guī)劃等。

我們的檔案員如何嚴(yán)格按照檔案室各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的管理程序開(kāi)展工作呢？大致承擔(dān)以下職責(zé)：一是貫徹執(zhí)行檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，建立健全本局檔案工作規(guī)章制度，并向上級(jí)檔案部門(mén)備案。二是負(fù)責(zé)局綜合檔案的接收、整理、編目、保管和提供利用等管理。三是負(fù)責(zé)檔案整理工作，根據(jù)檔案分類歸檔范圍和保管期限，做好檔案鑒定，對(duì)有存毀疑義的檔案作出合理判定。四是熟悉室藏檔案的內(nèi)容與結(jié)構(gòu)組成，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和妥善解決保護(hù)工作中出現(xiàn)的技術(shù)問(wèn)題。

2 有序做好紙質(zhì)文件和電子文檔的歸檔

當(dāng)檔案的形成時(shí)，我們要將在本單位工作活動(dòng)中形成的已辦理完畢并具有查考、利用和保存價(jià)值的文件材料有序地歸檔;比如：黨務(wù)管理、行政管理、業(yè)務(wù)管理、工程建設(shè)資料、信息化建設(shè)、財(cái)務(wù)管理、人事管理、科研成果、課題研究、行政執(zhí)法、規(guī)劃設(shè)計(jì)、設(shè)備采購(gòu)、材料匯編、會(huì)議材料、出版的刊物及書(shū)籍、電子文檔和聲像等方面的文件材料。同時(shí)要將相對(duì)應(yīng)的電子文檔一一整理歸檔，力求通過(guò)涵蓋傳統(tǒng)紙質(zhì)的文件材料和各類辦公自動(dòng)化平臺(tái)的電子文檔，來(lái)反映本單位職能活動(dòng)和基本歷史面貌的文件材料。那么，紙質(zhì)文件按以下要求歸檔：1）歸檔的文件材料要完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確;2）歸檔的文件材料必須是原件，確保其真實(shí)性;3）歸檔的文件材料原則上一式一份。正式發(fā)文（紙質(zhì)）應(yīng)有發(fā)文處理表、正文、附件;來(lái)文辦件（紙質(zhì)）應(yīng)有辦文處理表、正文、附件;各類業(yè)務(wù)材料按業(yè)務(wù)性質(zhì)將正文及領(lǐng)導(dǎo)批示一并歸檔;各類業(yè)務(wù)簡(jiǎn)報(bào)、期刊需將正式刊物及其電子版一并歸檔;4）紙質(zhì)文件歸檔時(shí)如有電子版，使用檔案級(jí)藍(lán)光光盤(pán)、移動(dòng)硬盤(pán)等離線方式報(bào)送。

3 對(duì)紙質(zhì)檔案和電子檔案實(shí)行科學(xué)分類

如何做好紙質(zhì)文件和電子文檔的管理呢？實(shí)踐告訴我們，關(guān)鍵是要依據(jù)歸檔對(duì)象內(nèi)容對(duì)檔案進(jìn)行分類管理。其具體類別及管理要求包括：1）文書(shū)檔案（包括黨務(wù)管理、行政管理、業(yè)務(wù)管理所形成的文件材料）歸檔要求如下：（1）需歸檔的文件應(yīng)齊全完整，保持文件之間的聯(lián)系，同一問(wèn)題的正件與附件不能分開(kāi)。（2）來(lái)文與復(fù)文（請(qǐng)示與批復(fù)、報(bào)告與批示、函與復(fù)函）應(yīng)獨(dú)立成件整理，應(yīng)盡量排列在一起，并在備注欄互做參照。（3）采用統(tǒng)一的檔案盒和裝具材料，按規(guī)范化要求組件、分類、排列、編號(hào)、裝訂、編頁(yè)、裝盒等。2）設(shè)備檔案。本單位購(gòu)買并進(jìn)行了固定資產(chǎn)登記的機(jī)器、設(shè)備、儀器等，及在其購(gòu)置、驗(yàn)收、調(diào)試、運(yùn)行、報(bào)廢等全部活動(dòng)過(guò)程中形成的、具有保存利用價(jià)值材料，以及隨機(jī)材料均屬設(shè)備檔案，均需列入檔案管理。3）會(huì)計(jì)檔案。會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告和其他財(cái)務(wù)資料，由本單位根據(jù)財(cái)政部、國(guó)家檔案局聯(lián)合發(fā)布的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》（第79號(hào)令）歸檔管理。4）聲像檔案。本單位在工作中產(chǎn)生的、具有歷史保存意義的照片、錄音、錄像等聲像資料，由各部門(mén)整理后，移交檔案室歸檔。

4 對(duì)文件材料和電子文檔有明確的規(guī)定

在檔案管理中，我們注重在文件材料歸檔整理的同時(shí)，還要加快建設(shè)水務(wù)數(shù)字檔案室工作，提高本系統(tǒng)檔案管理數(shù)字化、信息化、現(xiàn)代化水平，提高檔案管理安全性和工作效率，為本單位提供便捷高效的檔案利用與借閱服務(wù)。

在實(shí)踐中，我們對(duì)文件材料歸檔范圍和移交要求都有明確的規(guī)定。比如，傳統(tǒng)紙質(zhì)文件材料：1）發(fā)文：除在本單位OA系統(tǒng)以外的所有發(fā)文，每份發(fā)文歸檔要求包含正式文件、附件、發(fā)文審批表及相關(guān)其他材料。2）收文：除在本單位OA系統(tǒng)以外的所有來(lái)文辦件，每份收文歸檔要求包含正文、辦文審批表及其他相關(guān)材料。3）業(yè)務(wù)類：各部門(mén)根據(jù)自身職能辦理各類業(yè)務(wù)產(chǎn)生的紙質(zhì)文件材料，如各部門(mén)有使用除OA系統(tǒng)辦公平臺(tái)辦理的業(yè)務(wù)，辦結(jié)后打印成紙質(zhì)文件歸檔。一是工程建設(shè)類：工程在項(xiàng)目建議書(shū)、可行性研究、項(xiàng)目設(shè)計(jì)、施工實(shí)施、試運(yùn)行、竣工驗(yàn)收等各建設(shè)階段過(guò)程中形成的，有保存價(jià)值的文字、圖紙、圖表、聲像、電子等各種形式和載體的文件材料。

對(duì)于電子類檔案管理，我們有如下體會(huì)：一是除OA系統(tǒng)外的其他平臺(tái)辦理的各類文件和審批業(yè)務(wù)，應(yīng)在辦結(jié)歸檔后打印成紙質(zhì)文件留存歸檔，每份文件歸檔一般應(yīng)包含正式文件、呈批處理單及相關(guān)材料。二是各部門(mén)在開(kāi)展工作中形成的照片、錄音、視頻等各類音像檔案。對(duì)電子類檔案移交我們作了如下要求：1）歸檔的照片類文件格式要求為JGP、PNG以及GIF三種。以系列活動(dòng)為主題，每個(gè)主題單獨(dú)文件夾保存，文件夾命名“時(shí)間+活動(dòng)主題+照片總數(shù)”，文件夾內(nèi)照片需要著錄照片號(hào)、主要人物、地點(diǎn)、攝影者。聲像檔案中的照片移交歸檔時(shí)，須精選有代表性的照片，普通政務(wù)活動(dòng)歸檔的照片數(shù)量在20張以內(nèi)，重大政務(wù)活動(dòng)歸檔的照片數(shù)量不少于20張，不超過(guò)50張。2）音頻類文件格式要求為MP3及WMA兩種。以系列活動(dòng)為主題，每個(gè)主題單獨(dú)文件夾保存，文件夾命名“時(shí)間+活動(dòng)主題+音頻總數(shù)”，文件夾內(nèi)每段音頻需要著錄音頻編號(hào)、音頻對(duì)象、簡(jiǎn)單內(nèi)容。3）視頻類文件格式要求為MP4、WMV以及AVI三種。以系列活動(dòng)為主題，每個(gè)主題單獨(dú)文件夾保存，文件夾命名“時(shí)間+活動(dòng)主題+視頻總數(shù)”，文件夾內(nèi)每段音頻需要著錄視頻編號(hào)、主要人物、簡(jiǎn)單內(nèi)容、地點(diǎn)。

5 結(jié)束語(yǔ)

數(shù)字檔案是電子信息技術(shù)在各領(lǐng)域中得以廣泛應(yīng)用的產(chǎn)物。檔案數(shù)字化管理是檔案管理和計(jì)算機(jī)軟件技術(shù)相結(jié)合共同實(shí)現(xiàn)的，就是把傳統(tǒng)的以各類原始檔案資料（如紙質(zhì)文件、實(shí)物等），通過(guò)壓縮、掃描、轉(zhuǎn)化等手段轉(zhuǎn)換為圖片文件、聲音文件與錄像文件等，再通過(guò)存儲(chǔ)管理技術(shù)把圖片與索引字段存儲(chǔ)在光盤(pán)庫(kù)、磁帶庫(kù)等各類大容量存儲(chǔ)介質(zhì)里，發(fā)布到本事業(yè)單位內(nèi)部網(wǎng)，便于使用者利用各種方便的查詢手段快速檢索所需要的檔案資料，實(shí)現(xiàn)了數(shù)字化檔案管理的新興管理技術(shù)?？梢哉f(shuō)，隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的高速發(fā)展，檔案數(shù)字化管理已成為現(xiàn)代管理的一種趨勢(shì)，在發(fā)揮其優(yōu)勢(shì)的同時(shí)，我們還要對(duì)其不足不斷改進(jìn)，特別是要同紙質(zhì)檔案一起進(jìn)行科學(xué)管理，使其配套管理更有效地為我們基層事業(yè)單位的發(fā)展服務(wù)。