聶燕霞

摘 要：科技的進(jìn)步不斷促進(jìn)生產(chǎn)力的發(fā)展，為人民的生活帶來(lái)便利，為工作帶來(lái)便捷，隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展和信息化技術(shù)的不斷普及，可以將繁瑣的檔案管理在電腦上便捷的完成，更可以將機(jī)密文件進(jìn)行加密設(shè)置權(quán)限以防信息泄露，同時(shí)也可以實(shí)現(xiàn)異地查閱，建立電子檔案是社會(huì)發(fā)展的必然需求。本文就電子檔案建立的必要性及其如何進(jìn)行收集和整理談?wù)勛约旱南敕ā?/p>

關(guān)鍵詞：電子檔案;計(jì)算機(jī);信息化;必要性

1 計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)科技的發(fā)展對(duì)于電子檔案收集與整理的必要性

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)科技的不斷發(fā)展，人們的生活也發(fā)生了翻天覆地的變化。手機(jī)的智能化為信息采集和存儲(chǔ)提供了便利條件，為檔案的收集工作和整理工作提供了一定的基礎(chǔ)。

1.1 降低檔案管理者的工作強(qiáng)度，提升工作效率

知識(shí)時(shí)代的到來(lái)，使得如今的歸檔，在網(wǎng)絡(luò)體系下能擁有高效便捷的處理方法。對(duì)于使用信息渠道來(lái)說(shuō)，更有其快速性。避免以往傳統(tǒng)檔案歸檔前需立卷，找尋時(shí)檢索上的不便，大大降低管理者的工作強(qiáng)度，縮短檢索檔案的時(shí)間，提升管理檔案的品質(zhì)，并讓檔案管理者擺脫了傳統(tǒng)無(wú)趣的手工式工作。

1.2 電子化管理檔案有助于檔案的保密性

傳統(tǒng)檔案的查找與閱讀，一般都是選擇整卷供以查找人員使用，可使用人員僅需其中的一小部分檔案文件，便可完全查看到整卷的檔案文件，對(duì)于檔案管理的保密性來(lái)說(shuō)，這是完全不合理的。而當(dāng)檔案管理電子化后，便能依照使用人員所需來(lái)提供其文件內(nèi)容，這樣使用人員便不能完全地查看到文件的其他部分內(nèi)容，由此實(shí)現(xiàn)檔案的保密性需求。

1.3 電子化管理檔案有助于檔案文件遺漏補(bǔ)缺

以往檔案立卷若遇上其檔案文件無(wú)法搜集齊全或是有遺漏的情況出現(xiàn)，需將裝訂好的檔案重新拆除，并補(bǔ)全后再次立卷歸檔。使用電子化管理檔案，檔案只需要通過(guò)計(jì)算機(jī)以“件”來(lái)歸檔處理，若遇上遺漏之處，便能方便地做到隨時(shí)增補(bǔ)，不會(huì)致使檔案堆積的現(xiàn)象出現(xiàn)。方便地敲擊鍵盤(pán)，增加遺漏內(nèi)容，修改檔案目錄保存便可。如此電子化管理檔案不僅省卻不少管理人員的時(shí)間與精力，且能讓管理人員騰出更多的時(shí)間來(lái)提升業(yè)務(wù)技能。

1.4 電子化管理檔案有助于檔案的共享及重復(fù)使用性

紙質(zhì)檔案只能提供給單一的使用者，有著排它使用的約束性，而電子檔案則不同，它能方便地將檔案文件提供給需要的任何人共同使用，較容易地實(shí)現(xiàn)多人同用一檔案，由此達(dá)到共享信息的目的。而電子檔案還能重復(fù)地使用，即使使用多次，也不會(huì)留下被翻閱的痕跡，不論其打印在紙上多少回，檔案中的內(nèi)容都不會(huì)受到任何影響。可紙質(zhì)檔案卻無(wú)法做到這一點(diǎn)，它會(huì)受使用壽命及外界環(huán)境的影響，隨著使用次數(shù)的增加，其檔案的質(zhì)量明顯下降。

2 計(jì)算機(jī)結(jié)合網(wǎng)絡(luò)科技實(shí)現(xiàn)檔案的收集

近年來(lái)手機(jī)微信的使用已經(jīng)趨于完整，基本上大多數(shù)人都會(huì)使用手機(jī)微信進(jìn)行聊天和溝通，而且多數(shù)行業(yè)管理部門(mén)也開(kāi)通了公眾賬號(hào)用于服務(wù)廣大的人民群眾。

現(xiàn)在我就如何利用手機(jī)微信公眾賬號(hào)和各行業(yè)管理常用的軟件--釘釘軟件來(lái)談?wù)勱P(guān)于如何收集相關(guān)信息。

例如如果我們要收集某市建設(shè)項(xiàng)目用地情況，我們可以將公眾號(hào)發(fā)放給窗口工作人員，讓窗口工作人員指導(dǎo)服務(wù)對(duì)象如何利用手機(jī)微信關(guān)注公眾號(hào)。讓窗口工作人員指導(dǎo)服務(wù)對(duì)象如何利用公眾賬號(hào)上的功能。最后我們可以將編輯好需要填寫(xiě)的檔案資料以公眾號(hào)的形式發(fā)送給各科室涉及建設(shè)項(xiàng)目審批的科室，讓其進(jìn)行填寫(xiě)，填寫(xiě)完后，讓檔案室及窗口工作人員進(jìn)行核實(shí)。核實(shí)完成后進(jìn)行整理。同時(shí)也可以利用自建的公眾號(hào)為服務(wù)對(duì)象提供相關(guān)的政策信息和各類項(xiàng)目基礎(chǔ)信息。這樣利用現(xiàn)代科技的產(chǎn)物我們就可以在辦公室實(shí)時(shí)實(shí)行該市建設(shè)項(xiàng)目用地情況的信息收集工作。不僅實(shí)現(xiàn)了信息實(shí)時(shí)收集，更大大節(jié)約時(shí)間，提高了收集工作的效率。同時(shí)如果下次還需收集什么資料和信息我們就可以直接在微信公眾賬號(hào)上進(jìn)行收集。

3 計(jì)算機(jī)結(jié)合網(wǎng)絡(luò)科技實(shí)現(xiàn)檔案整理

在信息收集和檢查核實(shí)完以后，我們就要利用現(xiàn)有軟件對(duì)下級(jí)工作收集的檔案進(jìn)行整理。整理的過(guò)程比較枯燥也需要一定水準(zhǔn)的計(jì)算機(jī)水平，因此在現(xiàn)在的電子收集和整理的員工就需要有較高的計(jì)算機(jī)水平，同時(shí)檔案涉及的內(nèi)容有的需要保密，因此員工的保密工作也要做好。

在檔案整理的過(guò)程中，我們可以將檔案按照地區(qū)，年限，內(nèi)容分門(mén)分類進(jìn)行整理。同時(shí)也要不斷更新檔案庫(kù)。防止因?yàn)樽儎?dòng)造成檔案出現(xiàn)錯(cuò)誤。

檔案從人力變?yōu)殡娮有畔⒒?，是一個(gè)漫長(zhǎng)的過(guò)程。隨著計(jì)算機(jī)水平的高速發(fā)展，檔案管理的技術(shù)的水平也在發(fā)展。檔案整體的建設(shè)也隨著是時(shí)代和科技的發(fā)展不斷進(jìn)步。在當(dāng)下，檔案整理要實(shí)現(xiàn)公開(kāi)化，盡可能的服務(wù)大眾。這就要求有關(guān)部門(mén)要站在時(shí)代前沿，融入科技的發(fā)展。因此我們的檔案工作人員一定要遵守檔案管理制度，對(duì)于不同的檔案設(shè)置不同的權(quán)限。

4 結(jié)語(yǔ)

科技的進(jìn)步，計(jì)算機(jī)以及自媒體的蓬勃發(fā)展為我們檔案收集及整理工作帶來(lái)的極大的便利，檔案的收集與整理，正面臨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的新一輪挑戰(zhàn)。這就要求我們不斷的進(jìn)步學(xué)習(xí)。保證檔案在新的時(shí)代徹底發(fā)揮出它應(yīng)有的作用。

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