趙柏葉

摘 要：新時代下，大數(shù)據(jù)、數(shù)據(jù)庫、云計算等科學技術不斷涌現(xiàn)，我們已然進入了“互聯(lián)網+”時代，立足于互聯(lián)網優(yōu)勢，企業(yè)文書檔案管理信息化趨勢明顯，為企業(yè)提供更系統(tǒng)、準確、完整的信息資料，提高檔案資源的利用率，確保企業(yè)可持續(xù)健康發(fā)展。鑒于此，本研究從大數(shù)據(jù)環(huán)境入手，重點探究了企業(yè)文書檔案信息化管理及利用策略，僅供參考。

關鍵詞：企業(yè);文書檔案;大數(shù)據(jù);信息化管理

信息時代中，文書檔案管理借助信息技術與計算機，長時間有效保存檔案資源，且可確保完整地保護檔案資源，憑借其便捷性不斷延伸檔案發(fā)展空間、查閱方式，延伸其發(fā)展方向。但是大多數(shù)事物的改變都是一個不斷探索、實踐的過程，并不是一蹴而就的[1]。所以，大數(shù)據(jù)環(huán)境下，文書檔案管理與利用應注意和有效解決各種細節(jié)問題。對于復雜的社會環(huán)境，企業(yè)應積極轉變檔案管理理念，創(chuàng)新管理方式與內容，積極參與，促使檔案管理工作同市場經濟相融合，促進企業(yè)的發(fā)展。

1 大數(shù)據(jù)環(huán)境與企業(yè)文書檔案概述

企業(yè)文書檔案主要是企業(yè)企劃文件、往來文書、合同與協(xié)議書、審計和考核等，不僅記載著過去，對企業(yè)經濟發(fā)展及管理優(yōu)化具有基礎依據(jù)性作用，特別是企業(yè)工作開展不僅要立足于全局，還需保持持續(xù)性，這需要檔案提供輔助性服務。傳統(tǒng)文書檔案管理往往以紙質文件與人工管理的方式為主，不僅工作量大，而且查詢難度較大，利用率較低。在企業(yè)文書檔案中，信息技術運用越來越普及，采取數(shù)字化方式處理紙質檔案，可即時查詢與搜索檔案。利用大數(shù)據(jù)技術，有效處理企業(yè)文書檔案數(shù)據(jù)，深入挖掘有價值的數(shù)據(jù)，提高檔案資源的價值。

2 大數(shù)據(jù)環(huán)境下企業(yè)檔案信息化管理策略

2.1 數(shù)字化管理

對于企業(yè)傳統(tǒng)文書檔案管理模式中，紙質材料為信息的重要載體，詳細記載了檔案文字信息，有效整理與存檔。因企業(yè)檔案文書信息類型較多，內容十分繁雜，檔案管理與錄入人員工作量大，整理、收集與記錄信息過程中常常出錯，工作重復性高，檔案管理質量差強人意。大數(shù)據(jù)背景下，企業(yè)加強文書檔案信息管理，可有效避免以上各種不足之處，以計算機為信息載體，數(shù)字化處理紙質檔案，以電子檔案的方式進行保存。這一方法不僅可提高檔案管理效率與質量，而且可確保檔案信息的完整性，為管理與查詢提供便捷。

2.2 網絡化管理

通過數(shù)字化處理的檔案文件，借助計算機網絡技術，有效突破了傳統(tǒng)檔案管理的局限性，引導檔案管理人員對檔案文件數(shù)據(jù)進行深入挖掘，探尋檔案信息內在邏輯關系，全方位、多層次查詢檔案信息。另外，查找與利用檔案信息時，數(shù)字化的檔案文件不再被固定地點、人工查找等管理方式制約，能夠共享與利用不同層次、不同類型與不同地域的用戶資源，切實符合企業(yè)領導、管理人員、技術人員、服務人員等檢索、查詢、分析、研究、儲存企業(yè)文書檔案的不同需求。因此，對于企業(yè)而言，共享文書檔案資源，對其進行網絡化管理尤為必要[2]。

2.3 安全化管理

加強企業(yè)文檔文件安全管理，是現(xiàn)代社會管理的重點。大數(shù)據(jù)環(huán)境十分復雜，有的犯罪分子投機取巧，利用企業(yè)網絡漏洞來竊取商業(yè)信息。所以，為了確保企業(yè)文書檔案的安全，應積極變革文書檔案管理方式，完善與升級系統(tǒng)，保證企業(yè)文件的安全性。同時，為了能夠積極預防網絡風險，企業(yè)員工應強化自身操作習慣，安裝計算機系統(tǒng)防火墻及防病毒軟件，及時查殺病毒，保證計算機系統(tǒng)的安全。

3 大數(shù)據(jù)環(huán)境下企業(yè)檔案信息化的利用策略

3.1 完善企業(yè)檔案門類建設

隨著大數(shù)據(jù)時代的到來，企業(yè)檔案種類得到了迅速的擴充，各自的價值也不相同。確保企業(yè)能夠對檔案予以科學的運用，屬于大數(shù)據(jù)環(huán)境下企業(yè)在檔案信息化管理的方面的主要內容?，F(xiàn)階段，互聯(lián)網技術的進一步發(fā)展，讓企業(yè)檔案管理在內容方面變得更加的豐富，諸如電子文檔、文本、音頻以及圖像等，運用這樣方式能夠將檔案更加直觀的呈現(xiàn)在我們眼前[3]。其次，科學技術的推陳出新，大量的傳統(tǒng)紙質檔案被編輯到了互聯(lián)網大數(shù)據(jù)之中，然后通過信息技術對其予以整理與分類，針對使用價值高的相關檔案，進行重點索引標注，進而形成了大量的電子數(shù)據(jù)。就企業(yè)而言，此類技術在對檔案資源予以整合的基礎上，還實現(xiàn)了共享，有利于企業(yè)工作效率的提升。

3.2 擴展企業(yè)檔案的信息化利用范圍

在社會生產力持續(xù)進步，企業(yè)不斷創(chuàng)新與發(fā)展的背景下，企業(yè)之中的檔案種類與數(shù)量逐漸增多，對信息技術予以改造前，大多數(shù)檔案表現(xiàn)出了混亂的保存狀況，難以較好的滿足企業(yè)在檔案管理、利用以及存儲等相關方面的需求。因此，企業(yè)檔案管理將信息化作為基本發(fā)展方向，屬于時代發(fā)展的一種確實。例如，通過互聯(lián)網技術，對檔案予以數(shù)字化保存，讓形式與內容變得更加的豐富，進而達到對檔案的信息化管理與運用。并且，在大數(shù)據(jù)時代，企業(yè)有條件對各類互聯(lián)網技術予以運用，和企業(yè)檔案信息化管理進行融合，促進企業(yè)檔案信息化的全面發(fā)展，并讓檔案資源利用的深度以及廣度能夠得到更好的拓展。

3.3 不斷挖掘利用企業(yè)檔案信息化發(fā)展的潛力

大數(shù)據(jù)在運用方面的價值為對數(shù)據(jù)進行全面的分析，若只有數(shù)據(jù)，缺少分析，亦或是只對數(shù)據(jù)意義初步檢索以及統(tǒng)計處理，那么就不能夠將數(shù)據(jù)所具備的價值展現(xiàn)出來，并且企業(yè)檔案數(shù)字化成果也得不到有效的運用。所以，數(shù)據(jù)挖掘分析屬于企業(yè)檔案管理最為關鍵的部分。通過數(shù)據(jù)挖掘技術，對海量的檔案資料予以分類整理、綜合挖掘、全面整合以及數(shù)據(jù)分析，探尋檔案數(shù)據(jù)之中包含的“檔案知識”，并將數(shù)據(jù)之間存在的潛在聯(lián)系找出來，消除信息孤島，增強信息傳遞，進而體現(xiàn)出檔案數(shù)據(jù)所具備的價值，增強企業(yè)檔案運用工作的質量。

對用戶信息予以數(shù)據(jù)挖掘，并提取用戶查閱信息，通過關聯(lián)規(guī)則分析技術對用戶需求進行推測，然后立足于用戶需求，制定有層次、有針對性的服務策略，進而為用戶提供具有個性化特點的檔案服務。

3.4 提供便捷的信息服務

企業(yè)檔案的服務對象為客戶，所以在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，利用企業(yè)檔案信息化，增強信息服務的質量，向用戶提供不同需要以及類型，有價值的檔案資源，表現(xiàn)出了大數(shù)據(jù)背景下信息服務的特色。運用電子郵件、視頻以及網絡短信等相關信息傳輸方式，讓用戶能夠對檔案信息予以有效的查詢以及利用[4]。立足于網絡技術，構建信息資源共享平臺，進而讓檔案能夠實現(xiàn)開放式服務，同時通過檔案資源，有目的性的向用戶提供企業(yè)、產品以及服務等相關信息，進而滿足用戶的具體需求，促進信息服務質量以及效率的提升。

4 結語

隨著互聯(lián)網技術的日益成熟與廣泛普及，大數(shù)據(jù)時代已經悄然而至，大數(shù)據(jù)環(huán)境下，加強企業(yè)文書檔案管理十分關鍵。借助計算機網絡環(huán)境與大數(shù)據(jù)環(huán)境，借助數(shù)據(jù)挖掘技術進一步挖掘檔案信息數(shù)據(jù)，為用戶提供優(yōu)質、多樣化服務，促使企業(yè)文書檔案資源價值充分實現(xiàn)，提高利用率，以此來保證企業(yè)可持續(xù)健康發(fā)展。

參考文獻

[1]嚴卉.大數(shù)據(jù)環(huán)境中企業(yè)文書檔案的信息化管理及利用分析[J].信息通信，2019（06）：153-154.

[2]王西龍，曹景德.大數(shù)據(jù)環(huán)境中企業(yè)檔案信息化管理及利用策略探究[J].信息記錄材料，2019，20（06）：91-92.

[3]華琦.大數(shù)據(jù)環(huán)境下企業(yè)文書檔案的信息化管理及利用研究[J].蘭臺內外，2019（12）：34-35.

[4]米月琴.大數(shù)據(jù)環(huán)境下企業(yè)文書檔案的信息化管理及利用研究[J].辦公室業(yè)務，2018（17）：51.