梁璐

摘 要：辦公室文書(shū)檔案管理的管理水平的高低影響著企事業(yè)單位整體管理水平的高低，但是目前辦公室文書(shū)檔案管理仍然存在諸多問(wèn)題影響著辦公室文書(shū)管理的管理水平以及企事業(yè)單位整體管理水平的提升，因此本文首先對(duì)辦公室文書(shū)檔案管理的理論進(jìn)行簡(jiǎn)要概述，其次對(duì)辦公室文書(shū)檔案管理中的常見(jiàn)問(wèn)題進(jìn)行詳細(xì)的論述，最后有針對(duì)性的提出相關(guān)改善措施。期望本的論述能夠幫助相關(guān)人員更深入的認(rèn)識(shí)辦公室文書(shū)檔案管理及其現(xiàn)狀中存在的常見(jiàn)問(wèn)題，為解決辦公室文書(shū)檔案管理中存在的問(wèn)題提供些許有益的啟示。

關(guān)鍵詞：辦公室文書(shū)檔案;管理問(wèn)題;辦公自動(dòng)化

1 引言

一方面，辦公室文書(shū)檔案在單位的發(fā)展運(yùn)營(yíng)中記錄和保存單位事物各項(xiàng)內(nèi)容的，是單位決策，進(jìn)一步發(fā)展的重要數(shù)據(jù)來(lái)源，對(duì)于單位有重要的作用，因此我們應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)辦公室文書(shū)檔案的管理;另一方面，辦公室文書(shū)檔案的管理是單位整體管理的重要一部分，影響著單位整體管理水平。而現(xiàn)實(shí)中辦公室文書(shū)檔案管理中存在諸多常見(jiàn)問(wèn)題嚴(yán)重影響辦公室文書(shū)檔案管理水平的提升，因此本文有研究的必要性。

2 辦公室文書(shū)檔案管理理論概述

辦公室文書(shū)檔案管理是指專(zhuān)門(mén)人員對(duì)記錄著單位發(fā)展運(yùn)營(yíng)中的各項(xiàng)事務(wù)的文書(shū)檔案進(jìn)行保存，整理，歸類(lèi)等的管理行為。辦公室文書(shū)檔案管理經(jīng)過(guò)總結(jié)可以得出其具備兩大特點(diǎn)：一是文書(shū)檔案管理的目的是收集和保存與單位相關(guān)的材料，便于日后查找和利用;二是管理的手段主要是對(duì)文件進(jìn)行收集，分類(lèi)，編目編冊(cè)，妥善保存;三是文書(shū)檔案的載體具有多樣性，可以文書(shū)檔案性質(zhì)以及內(nèi)容的不同可以選擇紙質(zhì)或者電子等方式。

3 辦公室文書(shū)檔案管理的常見(jiàn)問(wèn)題

3.1 對(duì)辦公室文書(shū)檔案管理工作的重視程度有待提高

由于單位的文書(shū)檔案管理對(duì)于單位沒(méi)有產(chǎn)生簡(jiǎn)單直接的經(jīng)濟(jì)效益或者產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益的周期較長(zhǎng)，因此很多單位沒(méi)有認(rèn)識(shí)到辦公室文書(shū)檔案管理工作的重要性，對(duì)文書(shū)檔案管理的重視程度遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，因此對(duì)辦公室文書(shū)管理工作的資本投入很小，進(jìn)而導(dǎo)致辦公室文書(shū)檔案管理混亂，不科學(xué)且效率低下。

3.2 辦公室文書(shū)檔案管理的銜接脫節(jié)

辦公室文書(shū)檔案管理需要文書(shū)檔案管理的專(zhuān)門(mén)人員到各個(gè)部門(mén)進(jìn)行檔案收集，然后再進(jìn)行分類(lèi)整理進(jìn)而進(jìn)行保存，因此涉及到很多部門(mén)之間的協(xié)作。各個(gè)部門(mén)負(fù)責(zé)文書(shū)檔案管理的人員與專(zhuān)門(mén)負(fù)責(zé)整個(gè)公司的文書(shū)檔案管理的部門(mén)由于對(duì)文書(shū)檔案內(nèi)容以及書(shū)寫(xiě)方式的了解以及溝通不夠?qū)е挛臅?shū)檔案內(nèi)容以及書(shū)寫(xiě)方式不統(tǒng)一，嚴(yán)重影響辦公室文書(shū)檔案管理水平。

3.3 辦公室文書(shū)檔案管理模式單一且滯后

隨著電子信息化的飛速發(fā)展，辦公室文書(shū)檔案管理模式也進(jìn)入信息化時(shí)代，但是眾多單位仍然沿用傳統(tǒng)單一的人工方式對(duì)文書(shū)檔案進(jìn)行管理，這樣一方面會(huì)產(chǎn)生人工誤差;另一方面不便于記錄，查找等管理工作的展開(kāi)，嚴(yán)重影響管理效率，影響辦公室文書(shū)檔案管理水平的提高。

3.4 電子文書(shū)與紙質(zhì)文書(shū)檔案管理存在問(wèn)題

紙質(zhì)以及電子是文書(shū)檔案管理的兩大最主要的載體，隨著信息化水平的不斷深化以及電子辦公的普及，電子文書(shū)檔案管理所占比重日益提高，雖然電子文書(shū)檔案管理相較于紙質(zhì)更加便于記錄，查找，但是文書(shū)檔案的安全性和真實(shí)性也受到威脅，很容易被復(fù)制或者篡改，因此我們應(yīng)該倍加關(guān)注。

3.5 電子文書(shū)檔案管理人員素質(zhì)有待提高

伴隨著電子信息化水平的不斷深化，我國(guó)辦公室文書(shū)檔案管理也進(jìn)入電子化時(shí)代，因此傳統(tǒng)的文書(shū)檔案管理方式已經(jīng)不適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，對(duì)管理人員的計(jì)算機(jī)操作能力，數(shù)據(jù)庫(kù)操作能力等專(zhuān)業(yè)技能以及素質(zhì)的要求也更高了，因此為了提升辦公室文書(shū)檔案管理水平，文書(shū)檔案管理相關(guān)人員的素質(zhì)有待提升。

4 辦公室文書(shū)檔案管理優(yōu)化策略

4.1 提高對(duì)辦公室文書(shū)檔案管理的重視程度

提高單位對(duì)辦公室文書(shū)檔案管理的重視程度是解決辦公室文書(shū)檔案管理中存在問(wèn)題的首要問(wèn)題，只要重視起來(lái)才能順利開(kāi)展相關(guān)提高辦公室文書(shū)管理水平的落實(shí)工作。具體可以采用舉辦講座和學(xué)習(xí)會(huì)等宣傳方式讓相關(guān)人員尤其是單位的決策層以及管理層了解到提高辦公室文書(shū)檔案管理水平的重要性，提高重視程度，進(jìn)而加大資金投入。

4.2 健全文書(shū)檔案管理制度

沒(méi)有規(guī)矩不成方圓，因此要想保證文書(shū)檔案管理工作順利有序的進(jìn)行就要制定完善的辦公室文書(shū)檔案管理制度，讓相關(guān)工作人員按照規(guī)章制度工作，一方面讓文書(shū)檔案管理有標(biāo)準(zhǔn)可以依據(jù);另一方面將文書(shū)檔案管理的責(zé)任落實(shí)到具體的人員，提高相關(guān)管理人員的責(zé)任意識(shí)，促進(jìn)辦公室文書(shū)檔案管理朝著規(guī)范化方向發(fā)展。

4.3 加強(qiáng)文書(shū)檔案管理部門(mén)的銜接

做好文書(shū)檔案的銜接工作是確保提高工作效率和質(zhì)量，提高管理水平的關(guān)鍵之一。我們首先應(yīng)該在管理制度中明確文書(shū)檔案銜接的相關(guān)內(nèi)容，確立相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)保證銜接工作順利有序進(jìn)行;其次應(yīng)該根據(jù)單位實(shí)際情況制定好各部門(mén)之間銜接工作的具體計(jì)劃;第三應(yīng)該加強(qiáng)各部門(mén)之間的溝通交流，統(tǒng)一文書(shū)方案管理的內(nèi)容以及書(shū)寫(xiě)方式，確保文書(shū)檔案管理規(guī)范化。

4.4 提高辦公室文書(shū)檔案管理人員的素質(zhì)

文書(shū)檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)能力以及專(zhuān)業(yè)素質(zhì)是確保辦公室文書(shū)管理水平高低的關(guān)鍵因素之一，我們大致可以從兩個(gè)方面提高辦公室文書(shū)檔案管理人員的素質(zhì)：一方面定期舉辦計(jì)算機(jī)操作以及文書(shū)檔案管理等方面的培訓(xùn)會(huì)以及學(xué)習(xí)交流會(huì)，培養(yǎng)和提高文書(shū)檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)能力以及綜合素質(zhì);另一方面采用物質(zhì)以及精神獎(jiǎng)勵(lì)等機(jī)制鼓勵(lì)相關(guān)人員自發(fā)進(jìn)行學(xué)習(xí)，定期舉辦考試進(jìn)行考核，對(duì)于優(yōu)秀員工予以物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)或者公開(kāi)表?yè)P(yáng)。

5 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，對(duì)辦公室的文書(shū)檔案進(jìn)行科學(xué)合理且有效的管理對(duì)于提升單位整體管理水平十分重要，但是目前辦公室文書(shū)檔案管理工作存在重視程度有待提高;辦公室文書(shū)檔案管理的銜接脫節(jié);辦公室文書(shū)檔案管理模式單一且滯后;電子文書(shū)與紙質(zhì)文書(shū)檔案管理混亂;電子文書(shū)檔案管理人員素質(zhì)有待提高等一系列問(wèn)題。本文在對(duì)以上問(wèn)題進(jìn)行簡(jiǎn)要論述的基礎(chǔ)上從提高對(duì)辦公室文書(shū)檔案管理的重視程度;健全文書(shū)檔案管理制度;加強(qiáng)文書(shū)檔案管理部門(mén)的銜接;做好電子文書(shū)與紙質(zhì)文書(shū)檔案的管理工作;提高辦公室文書(shū)檔案管理人員的素質(zhì)五個(gè)方面入手對(duì)改善辦公室文書(shū)檔案管理現(xiàn)狀中存在的問(wèn)題提出有效策略。期望本文的論述能夠幫助相關(guān)人員更深入的了解辦公室文書(shū)檔案管理存在的問(wèn)題，不斷提升辦公室文書(shū)檔案管理的科學(xué)性以及有效性。

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